鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的構(gòu)建

尹子元

（山東省高密市大牟家中心衛(wèi)生院，山東 高密 261509）

引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作任務(wù)復(fù)雜繁瑣，需要經(jīng)常組織群眾開展衛(wèi)生活動(dòng)、召開會(huì)議為群眾普及醫(yī)療知識(shí)、為群眾診治疾病、為群眾定期體檢。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院越來越重視信息化體系的構(gòu)建，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院雖然是基層醫(yī)療組織但是其工作復(fù)雜瑣碎，為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的處理效率，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的快速發(fā)展，必須加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的構(gòu)建。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)的重要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案記載著登記、運(yùn)行、業(yè)務(wù)、患者的病歷等信息，涉及衛(wèi)生院開展工作的方方面面，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常工作的依據(jù)[1]。

（一）保證了檔案原件保存完好

在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展中，離不開各種檔案資料的保存，尤其在這個(gè)領(lǐng)域涉及人們的生命安全，文字資料和影像資料都顯得十分重要，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展、病人的治療記錄、疑難雜癥的研究報(bào)告等都需要經(jīng)常查閱，隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)資料就會(huì)出現(xiàn)破損，所以，要完好無缺的保存好這些資料有一定的難度。計(jì)算機(jī)、影印技術(shù)的發(fā)展與普及，使得紙質(zhì)原件的內(nèi)容可以通過掃描記錄到計(jì)算機(jī)中，在醫(yī)生或者護(hù)士在翻看記錄時(shí)，就不需要在翻看紙質(zhì)資料，就不會(huì)對(duì)紙質(zhì)原件造成損害，而且查閱起來非常方便，這就提高了檔案資料的利用率，此外計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息，還可以對(duì)信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存、快速檢索，大大提高了醫(yī)生就診的效率[2]。

（二）有利于提高檔案查詢的效率

當(dāng)前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理各科室、各部門之間的工作沒有明確的界限，檔案資料的存放更加沒有規(guī)劃，當(dāng)工作需要查閱各種資料時(shí)，就會(huì)是很費(fèi)事費(fèi)力的一項(xiàng)任務(wù)。對(duì)衛(wèi)生院檔案進(jìn)行信息化體系的構(gòu)建，就可以預(yù)防這類情況的發(fā)生，檔案管理人員可以將檔案進(jìn)行整理分類，將各科室、各部門可能會(huì)查閱的資料分發(fā)給對(duì)應(yīng)的工作人員，以方便其隨時(shí)查看。

（三）有利于對(duì)檔案進(jìn)行管理

目前我國條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院會(huì)配有專門的檔案室用來存放檔案，條件較差的衛(wèi)生院只能隨便存放在柜子里，要保存好這些資料，防止潮濕、蟲咬，是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，尤其是南方的檔案室，天氣會(huì)更加潮濕，資料很容易出現(xiàn)破損。而且隨著衛(wèi)生院的發(fā)展，檔案會(huì)越來越多，對(duì)這些資料進(jìn)行存放、管理，會(huì)需要很多的工作人員來負(fù)責(zé)，加之人員的缺少，會(huì)嚴(yán)重拖延衛(wèi)生院工作的開展效率。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案進(jìn)行信息化體系的構(gòu)建，只需要安排專門的一名檔案管理人員即可，節(jié)省了人力。

（四）有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作效率

紙質(zhì)版資料的查詢不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且是重復(fù)性工作，會(huì)讓檔案整理的工作人員產(chǎn)生厭煩心理，影響工作的順利進(jìn)行。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化體系構(gòu)建以后，會(huì)對(duì)檔案資料的收集方式和處理方式進(jìn)行改變，提高資料收集和整理的效率，方便衛(wèi)生院的工作開展，節(jié)約人力和物力，緩解了醫(yī)務(wù)人員的工作壓力，其可以騰出更多的時(shí)間用來醫(yī)術(shù)研究和治病救人，更好地為人民的生命健康服務(wù)，從而推動(dòng)衛(wèi)生院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化面臨的主要問題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的整體建設(shè)規(guī)模較小，醫(yī)療工作人員普遍短缺，絕大多數(shù)衛(wèi)生院僅僅依靠一兩位經(jīng)驗(yàn)豐富的醫(yī)生支撐，而且過去的管理模式很松懈，對(duì)檔案的信息化管理更是停留在形式，檔案管理的工作人員思想不積極，對(duì)檔案整理、歸檔工作十分拖沓，甚至是放任不管。出現(xiàn)這種情況，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)思想不積極，不重視檔案信息化處理有很大的關(guān)系，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常忙于行政工作、業(yè)務(wù)工作等日常工作，對(duì)衛(wèi)生院的信息化技術(shù)的應(yīng)用并不了解，從而對(duì)信息化處理的資金、人力投入也很少，導(dǎo)致了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作人員整體意識(shí)的欠缺，在一些經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū)，這樣的情況要更為嚴(yán)重，這樣嚴(yán)重阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的構(gòu)建。此外，檔案構(gòu)建的不及時(shí)會(huì)造成重要信息的遺失，導(dǎo)致新來的醫(yī)生或者其他工作人員很難適應(yīng)新的環(huán)境，對(duì)鄉(xiāng)民的身體狀況不了解，在提供醫(yī)療服務(wù)的時(shí)候不能有效開展治療。

（二）缺乏檔案管理的硬件設(shè)施

在醫(yī)療信息化的大力提倡下，當(dāng)前我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了部分信息化，大部分的檔案信息已經(jīng)進(jìn)行了電子輸入，通過信息聯(lián)網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)有效的管控，能夠根據(jù)患者的個(gè)人信息追溯到病人的過往病歷和健康信息，從而對(duì)患者的疾病快速作出正確判斷。但是，由于部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院地理位置偏僻，規(guī)模較小，資金投入有限，缺乏省力的硬件設(shè)備，檔案記錄多采用人工錄入，雖然與之前的情況比較有了很大的改善，但是容易造成信息丟失、出錯(cuò)的問題并沒有解決，影響了檔案的有效性和利用率。此外，缺乏專業(yè)的信息管理人員，復(fù)雜信息的整理并沒有實(shí)現(xiàn)條理化，查詢過程仍比較費(fèi)時(shí)間，缺乏效率。

（三）專業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員短缺

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的薪資待遇、地理位置等客觀條件的影響，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人才很短缺，具有對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理的人才就更加少有。當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作通常是由醫(yī)生或者醫(yī)療衛(wèi)生工作人員兼職處理的，一方面工作人員的精力是有限的，日常衛(wèi)生院的工作本身就比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還要兼顧檔案管理的工作，其很難全身心投入到工作中[3]。另一方面從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的工作人員普遍年紀(jì)已經(jīng)較大，對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的操作很陌生，而且接受新事物的能力也比較差，缺乏專業(yè)檔案信息化處理知識(shí)，這就導(dǎo)致無法滿足現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化和智能化的需求。

三、構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的策略

（一）加強(qiáng)建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的軟硬件設(shè)備

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院普遍存在缺少檔案存放的存儲(chǔ)空間的問題，而且目前大部分的檔案資料還是以紙質(zhì)版為主，存放條件對(duì)溫度、通風(fēng)、防火等都有要求，想要長期完好保存，就需要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院配備檔案信息化所需要的計(jì)算機(jī)、多媒體、電子信息錄入設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備等，安裝合適的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫、安全保護(hù)軟件、快速檢索軟件等，促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。此外在當(dāng)今信息化時(shí)代的背景下，電子設(shè)備的更新?lián)Q代很快，在購置硬件設(shè)備和安裝必要的軟件時(shí)，要充分考慮這些因素，避免造成設(shè)備資源浪費(fèi)，做好規(guī)劃，定時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢修[4]。

（二）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程

目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院存放的紙質(zhì)版檔案數(shù)量龐大，由于長期的積累，檔案信息也比較復(fù)雜，短時(shí)間內(nèi)很難實(shí)現(xiàn)全部信息化處理，為了加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，應(yīng)該首先將當(dāng)前新增加的檔案全部采用電子錄入方式保存，然后利用空閑的工作時(shí)間對(duì)以前存放的檔案進(jìn)行整理、歸納，安排技術(shù)人員整體進(jìn)行電子錄入，對(duì)檔案信息進(jìn)行分科室分部門的存儲(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系做好準(zhǔn)備。

（三）構(gòu)建合理的信息化檢索體系

構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系不僅需要加強(qiáng)有效資料的搜集工作，而且需要將檔案信息化體系全面應(yīng)用，建立科學(xué)的信息化檢索體系，可以促進(jìn)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。有效提高檢索工具的利用率，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，增加檔案管理部門的帶寬，為檔案信息設(shè)置專門的局域網(wǎng)，衛(wèi)生院檔案管理人員可以通過局域網(wǎng)對(duì)所需要的資料快速檢索，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分利用。

（四）對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)

由于客觀原因，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院將更多的人力和物力集中在醫(yī)療水平的提升和醫(yī)院經(jīng)營管理工作中，忽視了對(duì)檔案工作的重視，這也使得檔案管理人才嚴(yán)重短缺。再加上鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員以醫(yī)務(wù)人員的兼職為主，缺少專業(yè)素養(yǎng)，在工作中存在拖沓和混亂的問題，這就限制了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作水平的提高。在當(dāng)前構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院信息化體系的過程中，要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作的專業(yè)能力，定期組織專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的信息管理方法和技術(shù)，推動(dòng)檔案信息的數(shù)據(jù)庫建立，開展不同地區(qū)檔案管理人員溝通交流座談會(huì)，相互學(xué)習(xí)信息處理的經(jīng)驗(yàn)，不斷提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的水平。

（五）重視檔案信息資源建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)資源加大推廣

沒有可以利用的檔案信息資源作為基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)就是紙上談兵，必須對(duì)各部門的各種材料進(jìn)行電子數(shù)據(jù)庫的整合，確保其信息完整和準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)各地區(qū)各人員的資源共享，使得資源配置得到最大程度的優(yōu)化。醫(yī)療檔案資料是眾多醫(yī)療工作者智慧的結(jié)晶，是一筆無價(jià)的財(cái)富，可以通過信息化時(shí)代的契機(jī)，對(duì)珍貴的醫(yī)學(xué)資料進(jìn)行保存，上傳到網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源隨時(shí)隨地的查閱。

四、小結(jié)

隨著科技進(jìn)步，信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了各個(gè)行業(yè)中，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院做好檔案信息處理對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營管理具有重大的意義。為了構(gòu)建良好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系，必須依據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的實(shí)際情況，結(jié)合以最大程度提高檔案使用效率的原則，創(chuàng)新學(xué)習(xí)到的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，力求為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院打造一套量身定制的檔案信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)各衛(wèi)生院各有所長的長足發(fā)展。