段秀影

（吉林省梨樹縣社會(huì)救助事業(yè)中心，吉林 梨樹 136500）

引言

自從進(jìn)入21 世紀(jì)以后，我國的信息化技術(shù)發(fā)展速度非常迅猛，應(yīng)用在各行各業(yè)當(dāng)中，使其獲得了飛速的發(fā)展。其中，在我國檔案管理事業(yè)中，為了更好地跟上時(shí)代發(fā)展速度，檔案管理工作也需要與信息化技術(shù)相融合，形成電子檔案的管理模式，能夠更好地提高檔案管理質(zhì)量和檔案管理效率。特別是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理模式能夠有較多的應(yīng)用優(yōu)勢，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的不足，可以更好地促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，使其管理模式更加科學(xué)合理，能夠有效地保障檔案的安全性，延長檔案的保存時(shí)間。因此，當(dāng)前電子檔案作為一種新的檔案管理模式已經(jīng)廣泛地應(yīng)用在檔案管理事業(yè)當(dāng)中，但是這并不代表著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式就此消失，二者目前仍然處于共存的狀態(tài)，所以如何保證紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理有效融合是我們當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮的問題，也是要進(jìn)行深入研究的問題。

一、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理中存在的區(qū)別

一直以來，我國在進(jìn)行檔案管理工作方面所應(yīng)用的都是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，有著相對(duì)成熟的工作機(jī)制和管理模式。而進(jìn)入新時(shí)期以后，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案管理工作也獲得了相應(yīng)的改變，與信息技術(shù)互相融合后，形成電子檔案管理模式取得了明顯的進(jìn)步，能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是電子檔案管理模式的應(yīng)用時(shí)間比較短，受到技術(shù)水平和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)因素的限制，會(huì)使電子檔案的保護(hù)技術(shù)存在一定的缺陷和問題，尤其是和紙質(zhì)檔案管理模式相比仍然存在一定的不足之處。所以紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式，各有各的優(yōu)勢和不足，我們要對(duì)其進(jìn)行討論和區(qū)分。

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔時(shí)間的區(qū)別

在傳統(tǒng)紙制檔案管理的過程當(dāng)中，對(duì)于歸檔的時(shí)間有著一般規(guī)定。在紙質(zhì)文件形成之后，需要在第二年的上半年向相關(guān)單位的檔案管理部門進(jìn)行移交，從而對(duì)檔案進(jìn)行再次利用和查考。紙質(zhì)檔案管理的歸檔時(shí)間持續(xù)時(shí)間較長，所以會(huì)存在檔案丟失或破損等風(fēng)險(xiǎn)。而進(jìn)入新時(shí)期后，檔案管理以電子檔案的形式進(jìn)行管理時(shí)，其歸檔時(shí)間沒有明確要求，在文件辦理完成之后，就可以立即進(jìn)行歸檔操作。檔案文件所形成的各個(gè)科室，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將電子檔案進(jìn)行及時(shí)的傳輸，可以立即移交給相關(guān)單位的檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)，將形成的交接數(shù)據(jù)合理管理。檔案管理部門的檔案管理人員當(dāng)接收到檔案后，要對(duì)其進(jìn)行登記，按照管理原則對(duì)檔案的分類號(hào)進(jìn)行設(shè)置，并對(duì)訪問權(quán)限和級(jí)別的進(jìn)行安排，這樣可以方便我們?cè)谌蘸髮?duì)相關(guān)檔案進(jìn)行查找和利用。這種可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔的方式有著明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，可以避免文件丟失的問題，使歸檔率和完整率都明顯提升。而且隨時(shí)歸檔也正是電子檔案管理模式的主要特點(diǎn)，可以使檔案管理的工作變得更加方便和快捷，及時(shí)歸檔能夠降低檔案文件在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失或受到病毒破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式不同

最開始在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的過程當(dāng)中所采取的歸檔方式主要是以厚卷的方式進(jìn)行管理，而隨著紙質(zhì)檔案管理方式的不斷進(jìn)步，當(dāng)前主要是以“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管與傳統(tǒng)的方式相比已經(jīng)有了相應(yīng)的進(jìn)步，但是卻不可避免的仍然存在較多的問題，比如在對(duì)文件進(jìn)行分類管理時(shí)有著一定難度，文件的管理程序比較多，要求嚴(yán)格，工作任務(wù)量非常龐大等。所以在當(dāng)前時(shí)代之下，檔案數(shù)量不斷增多，如果仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行歸檔處理，將會(huì)有較大的難度。而自從應(yīng)用信息技術(shù)建立電子檔案以后，我們可以利用電子編碼技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行任意的編輯和修改，而且還不會(huì)留下任何痕跡。對(duì)于電子文件的儲(chǔ)存載體也沒有過多要求，能夠修改很多文件的原始憑證中的關(guān)鍵信息。這給我們的歸檔工作提供了巨大的便利，但是也正因?yàn)殡娮訖n案可以隨意更改，導(dǎo)致電子檔案管理的安全性受到影響，會(huì)使電子文件的原始性、憑證性無法保證。因此，利用電子文件進(jìn)行檔案管理的形式，一定要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名和身份驗(yàn)證等有效的加密保護(hù)措施，確保文件能夠安全地進(jìn)行傳輸和處理。而且有關(guān)檔案管理部門也要對(duì)電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性加強(qiáng)重視，當(dāng)接收到電子文件時(shí)，一定要仔細(xì)地檢查，確定電子文件的原始性和真實(shí)性，使得電子文件的儲(chǔ)存更加具有法律憑證效率。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異

在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存保管的方式有著較強(qiáng)的針對(duì)性。我們需要重點(diǎn)考慮材料的耐久性，并且對(duì)于紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存環(huán)境要進(jìn)行優(yōu)化，需要考慮到很多內(nèi)容，包括溫、濕度調(diào)節(jié)控制的技術(shù)、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術(shù)。除此以外，紙質(zhì)檔案的最大缺點(diǎn)在于很容易被破壞，所以一定要對(duì)檔案修復(fù)技術(shù)進(jìn)行深入的研究，所需要研究的內(nèi)容包括去污、去酸、字跡恢復(fù)、紙張糊裱等方面，這些技術(shù)會(huì)針對(duì)檔案材料被破損的自然原因和結(jié)果進(jìn)行處理，能夠起到預(yù)防和治理的作用。而且紙質(zhì)檔案所需要占用的儲(chǔ)存面積較大，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備專門的檔案管理室對(duì)這些檔案進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，符合檔案管理室的要求才能滿足檔案的儲(chǔ)存時(shí)間等相關(guān)要求。電子檔案的主要管理特點(diǎn)在于有較長的管理壽命，電子文件有長期可讀性。當(dāng)檔案管理部門獲得電子文件之后，可以打印出一份紙質(zhì)檔案作為備份儲(chǔ)存，這樣可以避免電子檔案文件丟失后，檔案信息將全部丟失的問題，可以起到雙重保險(xiǎn)的作用。但是這種方式比較麻煩，要想對(duì)電子檔案的安全性加以提升，還是要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)化和發(fā)展。當(dāng)前，我們所能做到的只是將電子文件接收后進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，用統(tǒng)一的格式進(jìn)行電子文件檔案的儲(chǔ)存，可以使其有更長的使用壽命，在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，也能夠?qū)崿F(xiàn)良好的可讀性，確保電子檔案信息資源能夠得到有效利用。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同

檔案管理工作之所以被受到重視，是因?yàn)闄n案工作的開展能夠?yàn)橹蟮墓ぷ魈峁└嗟姆?wù)和數(shù)據(jù)支持。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查詢和利用時(shí)的方式與電子檔案有著很大的區(qū)別，只是檔案的主要服務(wù)對(duì)象是利用者給他們提供檔案獲取的資格和手段。但是，紙質(zhì)檔案的查詢與利用方式卻受到很多因素的限制，包括場地因素、人工服務(wù)因素等。而電子檔案的查詢與利用方式卻更加的便捷，只要滿足一個(gè)條件就能夠?qū)崿F(xiàn)。檔案的利用者提前進(jìn)行個(gè)人信息的注冊(cè)和登記，成為電子檔案的會(huì)員就能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的互動(dòng)，對(duì)電子文件進(jìn)行及時(shí)的查閱和利用，只有滿足自己的身份權(quán)限，符合要求就能進(jìn)行應(yīng)用。并且電子檔案的相關(guān)信息，除了能及時(shí)查詢以外，也可以實(shí)現(xiàn)借閱、登記和繳納查詢費(fèi)用等功能，十分的方便，會(huì)給利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。

二、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合

（一）電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的共存

在當(dāng)前時(shí)期之下，盡管電子檔案已經(jīng)成為主流的發(fā)展趨勢，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式仍然無法被完全取代，二者需要在一定的時(shí)間里共存，共同為檔案管理工作服務(wù)，而使得二者需要共存的原因有以下兩方面。

第一個(gè)方面是因?yàn)樽钕刃纬傻臋n案是以紙質(zhì)模式為主的，電子檔案是在此基礎(chǔ)之上所形成的新的檔案模式。它是紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化體現(xiàn)，電子檔案能夠按照不同的需求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)出來。在這樣的條件之下，形成的電子檔案分為兩種情況，一種情況是檔案管理部門在接收到紙質(zhì)檔案時(shí)，就要求將其改成電子檔案，因此此時(shí)有兩種形式的檔案共存，另一種情況是對(duì)以前累積的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子檔案的建設(shè)，將其數(shù)字化處理，所以兩種檔案模式共存。

另一方面，是先形成的檔案是電子檔案，隨后需要將其轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)檔案。這種情況在當(dāng)前時(shí)代之下比較普遍，因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展速度不斷加快，人們的生活節(jié)奏和工作節(jié)奏也不斷加快，如果用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式進(jìn)行記錄會(huì)非常的慢，消耗很多的時(shí)間，因此當(dāng)前主要以電子檔案的方式進(jìn)行活動(dòng)和工作等相關(guān)內(nèi)容的記錄。在對(duì)其進(jìn)行長久保存時(shí)，有可能會(huì)受到破壞，因此很多重要的電子檔案需要將其轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)檔案的形式，作為備份儲(chǔ)存。以這種情況所形成的兩種檔案共存的方式，包括兩種情況，一種情況是電子檔案建成之后，需要對(duì)其進(jìn)行傳輸，而儲(chǔ)存的部分需要以紙質(zhì)化的形式保存?zhèn)浞荨Ａ硪环N情況是已經(jīng)歸檔的電子檔案需要根據(jù)使用需求轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)的，所以此時(shí)兩種檔案共存。

（二）電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動(dòng)

當(dāng)紙質(zhì)檔案與電子檔案共存之后所產(chǎn)生的就是二者的互動(dòng)，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案將會(huì)形成兩種不同的管理模式和管理系統(tǒng)。不同的檔案管理系統(tǒng)，其內(nèi)部要求不同，應(yīng)當(dāng)形成獨(dú)立的管理方式，從而更好地促進(jìn)自身的更好發(fā)展。但是，兩種管理系統(tǒng)之間卻又有著緊密的聯(lián)系，所以需要相互融合、相互協(xié)調(diào)。兩種管理模式不僅僅要完成自身的管理系統(tǒng)內(nèi)部工作，還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的管理特點(diǎn)，相互配合、共同承擔(dān)有關(guān)責(zé)任，共同完成檔案管理任務(wù)。電子檔案管理模式與紙質(zhì)檔案管理模式之間的聯(lián)系屬于相互影響的關(guān)系，這種影響可以是積極的，能夠更好地促進(jìn)自身發(fā)展，將其自身的功能進(jìn)行完善，提高檔案管理系統(tǒng)的工作效率，這對(duì)于檔案管理事業(yè)的更好發(fā)展有著重要的意義。

（三）電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管相互影響的表現(xiàn)主要包括以下方面

電子檔案管理模式，對(duì)于促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理的改進(jìn)和優(yōu)化，有著明顯的作用，可以加快紙質(zhì)檔案的改進(jìn)速度。由于電子檔案的管理模式非常的現(xiàn)代化，檔案管理速度明顯提升，這對(duì)紙質(zhì)的管理工作造成了巨大的沖擊，也鞭策紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行改革，使檔案管理流程可以優(yōu)化，對(duì)檔案管理工作一體化的發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。利用電子檔案管理模式，可以加快檔案的檢索速度，配合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使利用者更加方便地獲取相關(guān)檔案信息。因此，利用這一優(yōu)勢可以使紙質(zhì)檔案的查詢速度加快，利用電子檔案的檢索功能能夠快速地尋找到紙質(zhì)檔案。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，電子檔案管理模式已經(jīng)成為主流的發(fā)展趨勢。當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理的規(guī)模不斷變小，電子檔案管理規(guī)模日益增大。但是電子檔案管理工作仍然存在不成熟的地方，會(huì)出現(xiàn)一些問題，無法將紙質(zhì)檔案管理模式完全取代，所以二者必須要學(xué)會(huì)融合，互相補(bǔ)充、共同發(fā)展、共同進(jìn)步。