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      大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的思考

      2021-11-30 08:24:32羅祖濤
      魅力中國 2021年10期
      關(guān)鍵詞:檔案管理利用人員

      羅祖濤

      (貴州黎陽航空動力有限公司,貴州 貴陽 550016)

      大數(shù)據(jù)時代也就是數(shù)據(jù)信息時代。在大數(shù)據(jù)時代背景下,企業(yè)要想做好檔案工作,就必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念,深度挖掘和利用大數(shù)據(jù)平臺中有價值的資源,發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢,不斷提升檔案工作水平,為企業(yè)的發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

      一、大數(shù)據(jù)的基本概念

      所謂大數(shù)據(jù),是指在特殊的時間周期內(nèi),不能使用常規(guī)軟件對數(shù)據(jù)集合進行捕捉、處置與管理,而需要采用發(fā)現(xiàn)力、決策力及引導(dǎo)力更強的技術(shù)手段,在不影響信息資產(chǎn)量化規(guī)模的前提條件下,實現(xiàn)集中化、規(guī)范化和精密化管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)也是繼互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計算技術(shù)之后的又一個高尖端技術(shù)。

      二、大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來的機遇

      (一)檔案信息資源存儲方式與管理方式的轉(zhuǎn)變

      大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了檔案信息資源的存儲方式和管理方式,使檔案信息資源的存儲與管理更加高效化、精密化與安全化。伴隨互聯(lián)網(wǎng)的快速普及與信息技術(shù)的日益完善,電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案。一方面,大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,可以使檔案信息資源的存儲、管理及服務(wù)保持獨立,避免紙質(zhì)檔案因反復(fù)利用而出現(xiàn)損壞,延長檔案的保存壽命。

      另一方面,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成數(shù)據(jù)備份,可以使機密檔案信息資源得以永久安全保存,保證檔案信息資源的完整性和安全性。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速且精確地對檔案信息資源的增長情況與使用情況加以統(tǒng)計?;诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源管理理念,可以將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來,節(jié)省大量的人力成本、時間成本和經(jīng)濟成本。

      (二)檔案信息資源管理系統(tǒng)的容量擴展

      大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,擴張了檔案信息資源管理系統(tǒng)的信息存儲量,豐富了信息資源種類。大數(shù)據(jù)技術(shù)框架中的云計算技術(shù),具有強大的信息資源調(diào)配能力與計算能力,可以根據(jù)用戶的需求對信息資源加以配置,有效解決信息資源量暴增導(dǎo)致的數(shù)據(jù)庫爆炸問題。

      (三)檔案工作體制的深化改革

      大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用可以從如下兩個方向展開探究:從橫向角度來看,大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用,可以提供檔案信息資源采集、整理與分析等一系列技術(shù)方案;從縱向角度來看,大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為檔案信息資源的用戶關(guān)系分析以及用戶需求預(yù)測等提供技術(shù)方案。

      三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)做好檔案工作的具體策略

      (一)深化對大數(shù)據(jù)時代檔案工作重要性的認知

      第一,企業(yè)需要樹立大檔案意識,對檔案展開合理分類,標記有利用價值的檔案,以便后續(xù)調(diào)取。第二,企業(yè)需要轉(zhuǎn)變檔案存儲觀念,將大數(shù)據(jù)技術(shù)拓展應(yīng)用到檔案存儲工作中,充分發(fā)揮計算機、遠程通訊設(shè)備及資料柜庫等存儲媒介的優(yōu)勢,再利用檢索功能對檔案信息資源實行檢索。第三,由于檔案信息資源種類繁雜,體量龐大,在很大程度上增加了檔案工作人員的壓力。為此,企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式,明確檔案分類規(guī)則,不斷改善檔案管理工作質(zhì)量。

      (二)創(chuàng)建完善的檔案收集體系

      在大數(shù)據(jù)時代背景下,企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源種類逐漸多樣化。企業(yè)要想提高檔案工作水平,必須創(chuàng)建完善的檔案收集體系。具體措施如下:

      其一,檔案管理人員要摒棄以往的檔案收集方法,對企業(yè)各生產(chǎn)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息實行采集,確保檔案信息資源的完整性。第二,企業(yè)檔案管理人員需全面了解檔案工作,合理分配工作任務(wù),且如實掌控各個部門工作人員的計算機操作技術(shù)水平,將檔案工作分配給各部門,提升檔案工作的效率。

      (三)拓寬檔案利用渠道

      從本質(zhì)上來說,企業(yè)開展檔案管理工作的目的是為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代背景下,企業(yè)需拓寬檔案的利用渠道,最大程度地發(fā)揮檔案的利用價值。檔案管理工作中,檔案的利用渠道以借閱者上門查檔為主。這并不符合大數(shù)據(jù)時代的檔案開放化管理要求。針對此,檔案管理人員可以在局域網(wǎng)環(huán)境下,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)向經(jīng)營管理者提供準確的檔案信息。進而向檔案利用人員提供精準化、個性化的檔案利用服務(wù)。

      (四)加強檔案信息化管理人才培養(yǎng)

      若想推行檔案信息化管理模式,企業(yè)必須組建一支高學(xué)歷、高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。在大數(shù)據(jù)時代,檔案管理人員不單單要具備一定的專業(yè)能力,還應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng),可以靈活操控信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù),優(yōu)化檔案管理工作的效率。

      企業(yè)要定期組織開展檔案管理人員培訓(xùn)活動,增強檔案管理人員的信息素養(yǎng),優(yōu)化檔案管理人員的技術(shù)水平,增強其責(zé)任感。不僅如此,在培訓(xùn)工作中還需培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識,從根源上杜絕違法亂紀問題的發(fā)生。另外,檔案管理人員要秉承與時俱進的基本原則,積極參與各種業(yè)余培訓(xùn)活動,不斷擴充自身的理論知識儲備,熟練運用微課、慕課等形式開展檔案管理工作。

      四、結(jié)束語

      綜上所述我們可以獲知,在檔案管理工作中,相關(guān)人員必須轉(zhuǎn)變思想觀念,合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù),實現(xiàn)檔案信息資源采集、整理與分析的智能化、安全化與精細化,充分發(fā)揮檔案信息資源的利用價值。

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