趙媛
(北京奧運(yùn)博物館,北京 102008)
北京奧運(yùn)博物館庫房發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)時(shí)期:
2009年—2016年,北京奧運(yùn)博物館庫房在奧林匹克園區(qū),保管部只有奧組委給予的奧運(yùn)物資交接單,只包含物資名稱、節(jié)目名稱以及物資數(shù)量等,并沒有詳細(xì)的藏品信息,沒有摸清具體的家底。
2017年,保管部完成順義文物庫房的搬遷及第一次藏品整理工作,藏品分布在8個(gè)庫中,便于更準(zhǔn)確的分類統(tǒng)計(jì)和管理,將所有藏品分成服裝、文獻(xiàn)、勛章徽章證件、實(shí)用器物、旗幟、書刊傳單、音像制品、貨幣郵票和雜項(xiàng),共計(jì)九大類。同時(shí)在藏品整理和分類的過程中,開展基礎(chǔ)信息采集登記工作,保管部按照文物普查藏品信息采集規(guī)范要求,對藏品性質(zhì)、照片、定名、年代、類別、質(zhì)地、數(shù)量、質(zhì)量、尺寸、完殘狀況等數(shù)據(jù)進(jìn)行了采集和記錄。保管部有了電子化的《文物信息表》,經(jīng)過對文物庫房和展線藏品的整理、統(tǒng)計(jì),初步摸清了家底,我館共有藏品1698879件,對藏品的保護(hù)和科學(xué)管理奠定了基礎(chǔ)。
2020年,保管部開始進(jìn)行第二次藏品整理工作,我館根據(jù)館藏品現(xiàn)狀,按照上級領(lǐng)導(dǎo)要求,結(jié)合《北京奧運(yùn)博物館藏品定級標(biāo)準(zhǔn)》、《北京奧運(yùn)博物館文獻(xiàn)資料留存標(biāo)準(zhǔn)》要求對奧運(yùn)藏品進(jìn)行再次篩選。這次整理庫房,精簡了4個(gè)庫房,只留下1號、2號、3號、4號庫。每個(gè)庫的功能不同,1號庫保管奧運(yùn)會開閉幕節(jié)目服飾和相關(guān)奧運(yùn)書籍及報(bào)刊;2號庫保管各類奧運(yùn)實(shí)物藏品;3號庫是專門存放2022年冬奧會藏品庫房;4號庫是北京奧運(yùn)博物館藏品備用庫房。同時(shí)設(shè)立了精品庫房以及借展藏品周轉(zhuǎn)庫房。通過這次整庫對我館藏品進(jìn)行了再次梳理,形成了紙質(zhì)版和電子版《藏品清單》,也是對第一次整庫的復(fù)核與查對。
通過歷次的清點(diǎn)以及整庫,摸清了家底,補(bǔ)充了藏品信息,便于對藏品進(jìn)行科學(xué)化管理。
首先,庫房清點(diǎn)是藏品管理的重要內(nèi)容,是必要且必須的。根據(jù)博物館藏品管理辦法的有關(guān)規(guī)定,在博物館面臨重大變更時(shí),清點(diǎn)是必要的,如庫房搬遷;在文物管理人員變更時(shí),尤其是負(fù)責(zé)人變更時(shí),庫房清點(diǎn)是必要的;藏品管理工作的發(fā)展也使庫房清點(diǎn)成為必要,文博事業(yè)蓬勃發(fā)展,藏品管理越來越科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。國家文物局相繼出臺多項(xiàng)制度、規(guī)范對藏品管理工作提出新的要求,藏品管理體系不斷更新,藏品信息不斷補(bǔ)充,舊有的藏品管理方式必須與時(shí)俱進(jìn)。
其次,庫房清點(diǎn)是博物館摸清家底的唯一途徑。對于我館來說,從建館后就沒有清點(diǎn)過藏品,我館藏品種類豐富、數(shù)量眾多,只有通過庫房清點(diǎn),才能明確各類藏品的收藏情況。只有通過清點(diǎn),才能準(zhǔn)確掌握館藏文物數(shù)量,明確文物數(shù)量是藏品管理的首要任務(wù)。同時(shí),藏品不斷地被利用,或展覽、或保護(hù)修復(fù)等,難免會出現(xiàn)藏品管理混亂、數(shù)目不清情況。因此,對文物藏品進(jìn)行定期的全面清點(diǎn)與核對,不僅能杜絕藏品管理上的漏洞,還能為開展進(jìn)一步管理工作打下基礎(chǔ)。
再次,庫房清點(diǎn)有利于藏品管理工作進(jìn)一步的提高。通過庫房清點(diǎn),有利于發(fā)現(xiàn)藏品管理工作中存在的不足和失誤,及時(shí)糾正存在的問題,開展庫房清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)有的藏品用途不清晰、藏品計(jì)件單位不規(guī)范等問題,通過清庫,這些問題都能得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和很好的解決。
最后,庫房清點(diǎn)是博物館開展其他業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。文物隨著時(shí)間的流逝不斷發(fā)生著各種變化,清點(diǎn)時(shí)詳細(xì)記錄文物現(xiàn)狀是庫房清點(diǎn)的重要內(nèi)容,這次整理時(shí)發(fā)現(xiàn)有的藏品破損嚴(yán)重。同時(shí)通過清點(diǎn),保管部人員對館藏文物有了比較全面的了解,有利于提高參與人員的業(yè)務(wù)工作能力。清點(diǎn)、核對的各個(gè)環(huán)節(jié)都直接接觸文物,這就要求所有工作人員都必須熟悉和遵守有關(guān)制度和法則,確保文物安全,確保工作的高質(zhì)量、高效率,因此這項(xiàng)工作也是對文物管理工作的一次大檢驗(yàn)。同時(shí),通過對藏品進(jìn)行規(guī)范定名、統(tǒng)一計(jì)量方法、補(bǔ)錄完殘狀況、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等做法,有利于專業(yè)人員專業(yè)知識水平再次得到鍛煉和提高。
這次庫房文物清點(diǎn),保管員各盡其責(zé),明確整庫目的,要有高度的責(zé)任感,保證文物的安全、掌握藏品現(xiàn)狀,規(guī)范有秩序地對各類文物藏品進(jìn)行清點(diǎn)核查并認(rèn)真填寫了《藏品清單》。
下面就這次整庫,針對一些發(fā)現(xiàn)的問題,做以概述:
(一)各種類別藏品現(xiàn)狀不好的、且影響展覽使用的,都在這次清點(diǎn)備注中做出了有破損記錄。如書畫類,有撕裂、破損、開粘、起翹、污跡等;金屬藏品出現(xiàn)了生銹、脫落等;工藝品鏡框裝置破損等。
(二)這次按照上級要求對物資進(jìn)行精簡,這次精簡的原則是體現(xiàn)不了奧運(yùn)精神、奧運(yùn)文化,與2008年奧運(yùn)會無關(guān)的相關(guān)物資放在5號、6號、7號、8號庫,比如3萬余件衣架、工作餐券、設(shè)備設(shè)施等。對于數(shù)量多的藏品,每種基本保留5-50件,如奧運(yùn)會開閉幕服裝、道具等,其余也放入已精簡庫中。
(三)細(xì)化包裝,方便提取藏品,如請柬、明信片幾十件藏品同時(shí)放在一個(gè)箱子中,為了更好找到藏品,用透明收納袋放置,并在每個(gè)收納袋里放入紙質(zhì)說明,包含藏品名稱和數(shù)量,這樣的包裝就方便日后提取。
(四)統(tǒng)一規(guī)范藏品名稱,要反映藏品的主要內(nèi)容和本質(zhì)特征,外文藏品按照封面名稱命名。
(五)這次整庫的同時(shí)排好上架號,1號庫分為1-18架,每架分為上中下;2號庫分為1-16架,每架分為上中下;并在藏品清單中明確,整理完的藏品按照上架號整齊排列,箱子朝外一側(cè)張貼紙質(zhì)箱號,方便保管員查找和提取。如《論語》服裝,上架號位置在1-1-中,即1號庫1號架中層;箱號123,在中層找到123號箱即可。2號庫藏品同樣放置。
(六)在2017年第一次整庫時(shí),藏品按照9大類來分類,今年整庫在上次分類的基礎(chǔ)上,對藏品進(jìn)行了合并同類項(xiàng),便于更好的科學(xué)管理。
(七)對于一級、二級、三級藏品將繼續(xù)裝入2019年制作完成的囊匣中保存。
(八)今年整庫因?yàn)橐咔樵?,保管部人手有限,沒有分組進(jìn)行清點(diǎn),所有人員一起清理,按照庫房順序整理,分工有序,一名工作人員記錄整庫日記,詳細(xì)記錄箱號、藏品名稱以及數(shù)量,一名工作人員負(fù)責(zé)清點(diǎn)整理藏品,一名工作人員負(fù)責(zé)記錄《藏品檔案》。每件藏品的整理、清點(diǎn)、記錄都要經(jīng)過三人之手,保證了整庫的科學(xué)性和正確性,工作人員對所有藏品有了總體掌握和了解。
(九)現(xiàn)已整理完所有藏品,我部門一名工作人員專職負(fù)責(zé)錄入電子化《藏品檔案》,通過錄入,進(jìn)一步查缺補(bǔ)漏,同時(shí)形成最新版電子化藏品數(shù)據(jù),便于后期的藏品管理工作。
通過歷次清點(diǎn)整庫,我們認(rèn)為牢牢把握四個(gè)環(huán)節(jié),才能促進(jìn)科學(xué)、規(guī)范的庫房清點(diǎn)。
第一,庫房清點(diǎn)要選擇合理的時(shí)機(jī)。庫房清點(diǎn)是項(xiàng)科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的工作,同時(shí)又是繁瑣的、細(xì)致的、精確的,這項(xiàng)工作的完成不是一蹴而就的,往往需要人力、物力的較長時(shí)間投入,因此,科學(xué)合理的時(shí)間安排尤為重要。同時(shí),文物不同于一般的物品,不適合進(jìn)行經(jīng)常性的觸碰,尤其要避免反復(fù)性的清點(diǎn),那么清點(diǎn)時(shí)間的選擇就要統(tǒng)籌兼顧、合理選擇。庫房清點(diǎn)時(shí)間的選擇應(yīng)根據(jù)我館的實(shí)際情況,結(jié)合一定的契機(jī),大環(huán)境具備,人員具備的條件下進(jìn)行。也可以根據(jù)需要,以專題、專項(xiàng)的形式小范圍內(nèi)開展,小范圍開展清點(diǎn)工作,時(shí)間上更為靈活,方式選擇上也可相應(yīng)變化,有利于實(shí)現(xiàn)清點(diǎn)的目的。
第二,明確庫房清點(diǎn)的目標(biāo)。庫房清點(diǎn)的目標(biāo)是要進(jìn)行庫房清點(diǎn)的前提條件,清點(diǎn)目的不同,清點(diǎn)方式、參與人員就會有所不同。清點(diǎn)計(jì)劃的制訂要依據(jù)清點(diǎn)目標(biāo)來制定。如我館第一次整庫在庫房遷址后開展,從原庫房打包的藏品幾個(gè)種類都放在一個(gè)箱子中,第一次整庫清點(diǎn)目標(biāo)較多,沒有底賬,同時(shí)又要對藏品進(jìn)行分類,先要把搬遷過來的箱子打開,拿出每件藏品拍照、量尺寸、稱重,完善藏品信息、然后進(jìn)行分類,再裝箱,時(shí)間緊,工作人員又不斷變化,不能很快上手,無形中增加了工作強(qiáng)度和難度。所以在制訂清點(diǎn)計(jì)劃時(shí)要充分考慮目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)。
第三,要制訂切實(shí)可行的清點(diǎn)方案。在具備清點(diǎn)時(shí)間、明確清點(diǎn)目標(biāo)的前提下,制訂清點(diǎn)方案,是進(jìn)行庫房清點(diǎn)的首要工作。如今年保管部整庫,基于以上提到的清點(diǎn)目標(biāo),本次清點(diǎn)計(jì)劃共涉及以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
(一)進(jìn)行方式:成立藏品庫房清點(diǎn)整理小組。保管部人員負(fù)責(zé)具體清點(diǎn)工作,清點(diǎn)以庫房小組為單位進(jìn)行,明確各自責(zé)任。
(二)制訂清點(diǎn)工作時(shí)間:明確具體的整庫時(shí)間,明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
(三)明確清點(diǎn)具體操作程序。
(四)明確規(guī)定操作注意事項(xiàng)。
(五)完成清點(diǎn)整庫報(bào)告。
(六)做好整庫驗(yàn)收工作。
清點(diǎn)方案制訂完成后,應(yīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組,由領(lǐng)導(dǎo)小組組織有關(guān)人員討論后,確定切實(shí)可行的操作方案。
第四,庫房清點(diǎn)的實(shí)施過程中要注意細(xì)節(jié)。清點(diǎn)實(shí)施過程中,工作人員應(yīng)在明確各自責(zé)任的前提,以最為合理的方式協(xié)調(diào)工作,多溝通,確保文物安全。嚴(yán)格按照清點(diǎn)方案中的步驟執(zhí)行。正如前面所提到的庫房清點(diǎn)是項(xiàng)科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的工作,同時(shí)又是繁瑣的、細(xì)致的、精確的。那么前期工作越細(xì)致、準(zhǔn)備越充分,越有利于實(shí)現(xiàn)清點(diǎn)目標(biāo)。無論清點(diǎn)目標(biāo)是什么,以哪種方式進(jìn)行庫房清點(diǎn),以下工作要點(diǎn)都是必須注意的。
1.清點(diǎn)工作應(yīng)在《文物保護(hù)法》、《博物館藏品管理辦法》和我館館各項(xiàng)規(guī)章制度的指導(dǎo)下進(jìn)行。
2.庫房清點(diǎn)作為藏品管理工作的重要內(nèi)容,清點(diǎn)內(nèi)容、方式、方法也應(yīng)緊隨藏品管理工作發(fā)展的步伐,與時(shí)俱進(jìn)。
3.房清點(diǎn)應(yīng)得到館領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。館領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,是清點(diǎn)工作順利進(jìn)行的保證。
4.時(shí)刻樹立牢固的文物安全意識。由于清點(diǎn)人員較多,工作量大,文物安全要時(shí)刻注意。
5.對清點(diǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格要求,不僅要有嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度,工作期間著裝也要有明確要求。衣服應(yīng)簡潔、著平底鞋、無佩飾、戴帽子等,避免對文物造成安全隱患。
6.做好前期準(zhǔn)備工作。前期準(zhǔn)備工作包括:庫房徹底清潔,清點(diǎn)工作開始前,完成庫房內(nèi)的清潔;完成工作中所需要的各種表格;準(zhǔn)備好清點(diǎn)所需工具、設(shè)備;明確清點(diǎn)工作制度;培訓(xùn)工作表格的規(guī)范填寫等等。
7.清點(diǎn)過程中,清點(diǎn)人員應(yīng)明確各自責(zé)任,各司其職,同時(shí)做各自的記錄。清點(diǎn)是需要清點(diǎn)人員相互配合,應(yīng)協(xié)調(diào)溝通,逐漸磨合,形成一定的工作流程。
8.清點(diǎn)有關(guān)表、資料匯總至保管部負(fù)責(zé)人處。
9.做好后續(xù)工作。清點(diǎn)工作的目的不只是明確文物數(shù)量,更重要的是為下一步藏品工作提供基礎(chǔ)。后續(xù)工作更為重要,如清點(diǎn)工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)逐一解決,應(yīng)根據(jù)藏品現(xiàn)狀提出下一步文物保護(hù)措施等等。
文物藏品的保管工作,需要與時(shí)俱進(jìn)。隨著館藏文物數(shù)量、信息量的不斷增加,文物庫房的清點(diǎn)及管理工作仍在不斷地進(jìn)行著。創(chuàng)立好一套科學(xué)有序的管理機(jī)制、及時(shí)掌握藏品增減的實(shí)時(shí)動態(tài),是對國家的文化財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)、對博物館的文物藏品負(fù)責(zé)。只有不斷加強(qiáng)文物庫房管理的科學(xué)化和規(guī)范化,才能不斷提升藏品管理質(zhì)量和水平。適時(shí)地做好文物藏品的清點(diǎn)整庫工作,意義深遠(yuǎn)。