淺談事業(yè)單位人事檔案管理信息化

唐田

（平山縣干部信息管理中心，河北 石家莊 050400）

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的不斷加深，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境愈加激烈，事業(yè)單位的危機(jī)意識(shí)也在逐漸提升。為了提升綜合實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力，事業(yè)單位需要注重人力資源的管理環(huán)節(jié)，擴(kuò)充人才的儲(chǔ)備量，提升員工的職業(yè)能力與素質(zhì)，提高發(fā)展的速度。為此，要想將人事檔案管理工作與信息化融合在一起，需要立足事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需求，引入先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，提升日常工作標(biāo)準(zhǔn)，才能推動(dòng)人事檔案管理工作信息化的進(jìn)程，增強(qiáng)事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力。

一、事業(yè)單位信息化管理的不足

信息化管理是依靠信息技術(shù)為基礎(chǔ)的管理方式，可以提升員工的工作效率，提高員工的專業(yè)技能與素養(yǎng)，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)的檔案管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，增強(qiáng)了事業(yè)單位整體的工作速率，降低了人工操作的失誤率。檔案管理的信息化也便捷了領(lǐng)導(dǎo)人員的查閱與觀看，讓領(lǐng)導(dǎo)人員了解員工的特點(diǎn)與能力，能夠?qū)T工合理安排到適合自身發(fā)展的崗位，激發(fā)員工工作的活力，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（一）管理人員信息化意識(shí)不足

事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)人員的密切關(guān)注，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)。但，當(dāng)下較多事業(yè)單位檔案管理人員缺乏信息化的管理意識(shí)，對(duì)信息化的設(shè)備缺乏基本的操作技術(shù)，無(wú)法將信息化的設(shè)備與工作做到統(tǒng)一與完善，從而制約了檔案管理信息化的有效發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理信息化的過(guò)程中，不僅檔案管理人員缺乏信息化的操作手段，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員也缺乏信息化的認(rèn)知，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入資金不足，支持力度較小，從而在根本上阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展，限制了事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位了領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理信息化發(fā)展認(rèn)知不準(zhǔn)確，也導(dǎo)致了檔案管理部門未能引進(jìn)專業(yè)的人才，影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)，未能使工作標(biāo)準(zhǔn)達(dá)預(yù)期的目標(biāo)。

（二）設(shè)備更新緩慢

檔案管理的信息化發(fā)展離不開設(shè)備，良好的設(shè)備能夠提升工作人員的工作效率，提高工作人員的工作水平。目前，部分事業(yè)單位中設(shè)備硬件過(guò)于老化，其中的軟件系統(tǒng)也未定時(shí)更新。由此，相對(duì)與飛速發(fā)展的信息化過(guò)程，事業(yè)單位的檔案管理無(wú)疑落后了太多，影響了現(xiàn)代化的進(jìn)程。在以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息化時(shí)代不斷發(fā)展的前提下，各企業(yè)極為重視信息技術(shù)的發(fā)展，將信息技術(shù)有機(jī)融合到具體工作中，發(fā)揮其快速、便捷、限制小的優(yōu)勢(shì)，提升經(jīng)濟(jì)效率。但事業(yè)單位在人事檔案管理的發(fā)展方向卻遠(yuǎn)比不上各先進(jìn)企業(yè)，未能投入足夠的發(fā)展資金，未將信息技術(shù)引入到具體工作中，導(dǎo)致信息化的設(shè)備系統(tǒng)更新緩慢，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)值，嚴(yán)重拖后了工作的效能。甚至部分事業(yè)單位依舊采用了人事檔案管理傳統(tǒng)的管理方式，“面面溝通”“紙質(zhì)記錄”等，拉大了與先進(jìn)管理方式的差距，也降低了管理人員的信息化技術(shù)。檔案管理人員信息化技術(shù)的不足，影響了事業(yè)單位有序的工作流程，限制了事業(yè)單位有效的發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致了檔案管理工作只能使用計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)軟件進(jìn)行操作，也容易為檔案管理工作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

二、優(yōu)化信息化管理效果的措施

其一，事業(yè)單位應(yīng)重視信息化的建設(shè)，其領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識(shí)，了解信息化的建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者在了解檔案管理信息化的重要性后，需要增加資金的投入，為檔案管理部門配備先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)人員，普及管理人員的信息技術(shù)，增強(qiáng)管理人員的工作能力。事業(yè)單位還可以創(chuàng)立檔案管理信息化小組，以此小組為工作的核心點(diǎn)與基準(zhǔn)點(diǎn)，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，提升檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

其二，在信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該及時(shí)更新相關(guān)設(shè)備，制定出嚴(yán)格的工作規(guī)范，規(guī)劃好建設(shè)方案，根據(jù)計(jì)算合理的投入資金，才能切實(shí)的推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化建設(shè)方向發(fā)展。在發(fā)展期間，應(yīng)該注重信息化設(shè)備的引入，并且引進(jìn)最新出現(xiàn)的技術(shù)。事業(yè)單位應(yīng)引入當(dāng)前流行的云計(jì)算，大數(shù)據(jù)等技術(shù)，這是人事檔案管理工作能夠優(yōu)化工作質(zhì)量，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效方式。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在較多的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的工作效率，降低了事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，首先應(yīng)從轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的態(tài)度開始，讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)知檔案管理信息化的重要性，增加資金投入，其次引入信息技術(shù)的人才，提升檔案管理人員的工作素養(yǎng)，才能進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。