試析大數據下的國企檔案管理改革策略

惠瑩瑩（安徽江淮汽車集團股份有限公司）

當前互聯(lián)網技術不斷發(fā)展，國有企業(yè)也需要采取措施普及網絡信息技術，不斷對相關技術方法和途徑進行有效探究。對于“網絡信息技術”而言，其并非新生事物，對于政治、經濟、思想、文化和教育等都備受影響，尤其是大數據地融入，促進了信息技術在相關行業(yè)中進行有效應用[1]。需要強化采用標準化和規(guī)范化的措施，有效加強國有企業(yè)在檔案管理工作方面的科學性以及合理性。

■ 大數據下國企檔案管理工作存在的問題

目前我國正處于教育改革階段，大部分的國企檔案管理工作沒有順應時代的潮流而做出相應的調整,導致整個檔案管理工作難以開展下去，陷入了困境當中。當下國企檔案管理工作所面臨的主要問題有:

（一）檔案管理工作沒有得到重視

由于大數據的深入發(fā)展，當前的國有企業(yè)已經逐漸認識到檔案管理的重要性，并不斷優(yōu)化相關檔案管理工作，但對于當前的國企而言，由于發(fā)展存在一定的局限性，在檔案管理方面的工作無法全面覆蓋，且具有一定的局限性，進而使得檔案管理工作在處理方面顯得不夠科學，導致出現管理雜亂無章和凌亂的現象[2]，這種結果容易導致國有企業(yè)嚴重缺乏相關資金和技術的支持，加重了檔案管理的工作負擔和管理難題。

（二）檔案管理缺乏嚴格的管理制度

雖然有些國企已經建立了檔案管理系統(tǒng)，不過并沒有真正落實檔案管理制度，包括檔案不規(guī)范，檔案不按要求整理，檔案混亂[3]。在國企當中由于管理模式復雜多樣，管理工作強度大，而無法與檔案管理工作有效結合,管理工作不能在其領域上發(fā)揮出它的真正功效，從而導致兩者之間差異性越來越大。

（三）國企檔案管理人員技術存在欠缺

國企檔案管理人員在技術水平和專業(yè)技能管理方面與規(guī)范化體系還存在很大差異，而且管理者在進行檔案管理時往往很容易跟不上國企的發(fā)展步伐。這就造成了檔案管理的失衡，同時，由于部分國有企業(yè)對于檔案管理的工作中出現人事變動比較頻繁，使得對于檔案管理工作流程和方法不熟悉的工作人員被調動到檔案管理工作中，導致了管理工作效率嚴重低下[4]。而對于當前的國有企業(yè)檔案管理工作人員而言，相關管理人員和技術人員普遍存在技術不達標的現象。

（四）國企檔案室的管理設施比較落后

對當前多數國有企業(yè)的檔案室進行分析，所呈現出來的現象比較簡陋，現代化管理的程度不高，檔案堆放雜亂無章，同時，相關管路設備不齊全，更有甚者，管理室還沒有鎖門的現象，這種管理具有較大的風險性，需要采取措施處理。

■ 大數據下國企檔案管理規(guī)范化和標準化的具體措施

（一）加大國企檔案管理中的信息技術人才投入力度

在當前的市場上，信息技術人才比較稀缺，而國有企業(yè)在檔案管理工作中，如果可以長期滿足這樣的人才保障，可以對檔案實現標準化和規(guī)范化的管理，需要及時摒棄傳統(tǒng)的管理方法，借助現代社會的信息化和管理人才技術化的方式進行管理。

因此，現代企業(yè)想要實現檔案管理的信息化和技術化管理，需要加大投入資金的管理方式。一方面，需要強化對相關管理人員的培訓力度，進而滿足標準化和規(guī)范化的人才管理需求，不斷開展人才平臺的創(chuàng)新[5]。另一方面，可以借助管理外包和臨時招聘的方式有效引入相關技術人才到國有企業(yè)中，對檔案管理人員進行有效變更，借助側面的管理方式，強化對工作管理的創(chuàng)新，還可以進一步強化管理工作形成標準化和規(guī)范化，進而通過這種方式加強國有企業(yè)的檔案管理的結構性改革以及對管理模式的創(chuàng)新。

（二）深化對檔案管理標準化和規(guī)范化的認識

對于檔案管理工作而言，將所采用的標準化和規(guī)范化有效結合，離不開制度的支撐，同時，需要強化對專業(yè)水平的重視，這就要求需要強化對相關管理人員的專業(yè)化管理水平的提升，不斷優(yōu)化其對于標準化規(guī)范化地認識。除此之外，相關管理人員還需要對檔案管理標準化制度進行有效了解，進而有效開發(fā)更多的信息資源，滿足檔案管理的需求。

（三）深化在國企檔案工作的信息技術水平

由于信息化技術的發(fā)展，有效加強檔案信息化管理是社會發(fā)展的需要，通過采用系統(tǒng)的、全面的方式，有效將信息技術通過標準化和規(guī)范化的方式投入到相關管理工作中，進而形成比較規(guī)范的檔案處理平臺[6]，這種方式有助于深化檔案管理，提高國有企業(yè)的檔案管理工作質量以及效率。

（四）加強檔案管理規(guī)范化和標準化的宣傳教育工作

在檔案規(guī)范化管理的工作中，需要借助良好的宣傳教育方式，強化管理者的管理意識，加強對檔案管理工作的重要性以及管理價值有正確的認識，進而使相關管理工作人員能夠意識到自己在管理過程中存在的不足[7]，進而提高自己的積極主動性。

（五）做好檔案分類工作

國企必須改變原有的文件混亂現象，根據檔案的種類和使用價值，科學地分類歸檔，如果有些檔案不具有長期保存價值，則需要對其進行特殊歸檔，采用電子掃描或拍照。另外，紙箱的歸檔任務量大，不易長時間保存，容易丟失或損壞，須要特別注意。

（六）優(yōu)化數據檔靠管理制度

規(guī)范紙箱檔案的借閱、存取、歸檔工作流程，同時需要加大對電子文件的保密性和安全性的保護力度，避免電子文件泄漏或被盜的問題，減少人為原因造成的文件損壞。

（七）引入信息化檔案管理系統(tǒng)

隨著大量新型數據軟件的研發(fā)，高等學校應利用數據工具，將各類正本憑證電算化，減少紙箱檔案，明確檔案查驗審批過程中的缺陷。通過信息平臺的建立，將報銷生成的原始憑證和財務報表全部整理到文件系統(tǒng)中，建立完整的數據信息憑證，有效避免重復報銷的現象。

（八）重視理論與實踐標準結合

如果理論知識不能滿足國企檔案建設的需要，應該根據實際情況出發(fā)，推動檔案建設的不斷完善和發(fā)展。為了開展與檔案建設相關的活動，實行強制性控制評價機制、有獎信息競賽等文化活動，提高員工的熱情與積極性，以協(xié)調員工關系，營造良好的工作氛圍。推進國企檔案建設，建設文化團隊，提高員工團隊合作的重要性，增強凝聚力和員工的歸屬感[8]。將檔案文化融入員工的工作和生活中，國企應關心員工的生活，定期舉辦福利活動，獎勵能夠運用文化理念指導工作實踐的員工，讓員工感受文化的積極影響。

（九）堅持繼承與創(chuàng)新觀念相結合

建立檔案文化是一個長期的過程，并不是將原來的理念推翻，而是在原有基礎之上打造新的文化，基于前期的文化基礎再創(chuàng)新再發(fā)展，國企在不同的發(fā)展階段都是隨著趨勢迭代更新。國企的發(fā)展需要不斷創(chuàng)新，創(chuàng)新是國企文化的活力，也是國企文化的價值。如果文化建設沒有創(chuàng)新，就會使國企失去活力，更無法進行創(chuàng)新建設。現如今，要結合國企自身發(fā)展特點，逐步形成可持續(xù)發(fā)展的創(chuàng)新動力，同時要凝結、發(fā)現和完善創(chuàng)新核心，這是一項十分繁重的任務，需要全體國企員工積極工作。因此，必須不斷創(chuàng)新檔案管理文化，以調動員工的活力，為國企的發(fā)展打下堅實的基礎。

■ 結語

檔案管理作為國企工作的內容之一，其效率容易影響國有企業(yè)的內部管理效率。而標準化和規(guī)范化的管理方式是當前信息化社會需要面臨的必然管理趨勢，國有企業(yè)在管理中想要達到這種管理標準，需要接受經濟發(fā)展和技術支撐，進而有效完成規(guī)范化和標準化管理的目標。而通過完成這一目標，可以有效提升管理質量和效率，能夠給未來國有企業(yè)在發(fā)展的過程中提供優(yōu)質的管理平臺，進而為高效管理國有企業(yè)檔案奠定基礎，促進管理工作趨于高效化和簡約化。為適合當前社會發(fā)展情況的檔案管理選擇具體規(guī)模的組織和說明，以此來促進員工不斷提高自身的能力，提高檔案管理工作的水平和效率。