提升檔案管理人員素質(zhì) 推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

丁國(guó)玲

（山東省菏澤市曹縣發(fā)展和改革局，山東 菏澤 274000）

在檔案管理工作不斷改進(jìn)的過程中，新的管理方式不斷被引入。考慮到檔案管理人員是管理工作開展過程中的重要執(zhí)行者，這就要求檔案管理工作者要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，逐步提高個(gè)人的工作素質(zhì)，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的各項(xiàng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的工作熱情和工作意識(shí)，這樣才能做好檔案管理工作。

1.檔案管理科學(xué)化的概論及必要性

在檔案管理的過程中，通過多種措施和制度規(guī)范這項(xiàng)工作，并提出更具標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容的過程，就是檔案管理科學(xué)化。實(shí)際上這只是一種概念或是意識(shí)，表現(xiàn)的是精益求精的態(tài)度。在引入新技術(shù)，新管理理念的過程中，檔案管理工作也要不斷地優(yōu)化管理方法，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化各環(huán)節(jié)的工作，這樣才能夠滿足相關(guān)企業(yè)或是單位的工作需求。

此外，近幾年新興媒體的影響力在不斷擴(kuò)大，中國(guó)的網(wǎng)民數(shù)量在不斷增加，寬帶普及率也達(dá)到了98%左右，信息技術(shù)被廣泛地運(yùn)用在了各行各業(yè)的發(fā)展中。這給檔案管理工作提供了更多的渠道和載體，更是一定程度上改變了檔案的儲(chǔ)存、收集等多項(xiàng)工作。所以檔案管理科學(xué)化、信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。只有推進(jìn)檔案管理科學(xué)化，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)的決策工作提供更有力的依據(jù)，才能夠?yàn)闆Q策執(zhí)行工作提供更多的支持。

2.檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀分析

2.1 缺少檔案管理意識(shí)

當(dāng)前很多企業(yè)或是單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，不能根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展情況調(diào)整檔案管理工作，并配備專業(yè)的檔案管理工作者。導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)了身兼數(shù)職的情況。而且檔案管理人員整體的年齡層也比較大，整體的文化水平參差不齊，在上崗之前缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，上崗后也沒有接受過系統(tǒng)性的崗前培訓(xùn)。在這種情況下，部分檔案管理人員缺少檔案管理意識(shí)，認(rèn)為在檔案管理的過程只要不把檔案信息弄丟就可以了，在工作的過程中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。此外，這項(xiàng)工作任務(wù)量比較大，可能需要耗費(fèi)較多的精力才能夠做好這項(xiàng)工作，這會(huì)給檔案管理人員帶來較大工作壓力，從而產(chǎn)生厭煩心理，一部分人就會(huì)消極怠工，不能認(rèn)真細(xì)心地管理檔案、信息，導(dǎo)致一些檔案信息缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性。[1]

2.2 缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)技能

要想做好檔案信息管理工作，管理人員還要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。對(duì)檔案管理知識(shí)有較多的了解，能夠熟練地掌握相關(guān)的管理業(yè)務(wù)，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。但就現(xiàn)實(shí)情況看，很多管理人員不能積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新的知識(shí)，新的技術(shù)，也沒有接受過較為系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。甚至一些管理人員是以口口相傳的方式交代工作的，在這種情況下，這項(xiàng)管理工作就會(huì)更不專業(yè)，更不嚴(yán)謹(jǐn)。在工作開展的過程中，不僅無法保證信息的完整性，甚至無法確保信息的真實(shí)性。例如：直接把重要的檔案信息，和一些雜亂的資料共同存放在一起，導(dǎo)致管理混亂，一些重要的信息丟失。

2.3 缺少服務(wù)意識(shí)

對(duì)于所有的行業(yè)來說，服務(wù)意識(shí)都非常重要。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)擁有一定的服務(wù)意識(shí)，這樣才能夠做好檔案管理工作。但由于這項(xiàng)工作比較繁瑣、枯燥，很多管理人員缺少耐心，無法認(rèn)真地整理相關(guān)的信息資料，消極地對(duì)待上級(jí)安排的任務(wù)，墨守成規(guī)，不能主動(dòng)地學(xué)習(xí)新知識(shí)新技能，在工作的過程中缺少服務(wù)意識(shí)，無法有效地提升檔案管理的水平。[2]

3.檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，由于部分領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案管理工作，所以忽視了檔案管理的資金、設(shè)備投入，也沒有為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在這種情況下，檔案管理工作只能夠依靠一些比較傳統(tǒng)的管理設(shè)施開展，這無法推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理模式，也無法進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)。

在缺少資金支持的情況下，部分檔案管理工作甚至還存在著紙質(zhì)文件加電子文件的儲(chǔ)存方式。在這種情況下，一旦檔案管理工作的工作量激增，工作人員就會(huì)面臨更大的工作負(fù)擔(dān)。檔案管理效率就會(huì)降低，人工出錯(cuò)率失誤率也會(huì)提高。此外，當(dāng)前部分企業(yè)和單位所設(shè)立的檔案管理制度還不夠科學(xué)、不夠完善，相關(guān)的規(guī)章制度缺少針對(duì)性、缺少可操作性、更缺少完備的理論體系。在這種情況下，是無法為檔案管理工作提供指導(dǎo)依據(jù)的，更無法實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。[3]

4.如何提升檔案管理人員的素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

4.1 提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視度

在推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的過程中，領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)揮著重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)這項(xiàng)工作的重視度，將會(huì)直接影響到這項(xiàng)工作的推進(jìn)。所以，領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理部門的資金投入，引入先進(jìn)的設(shè)備、軟件。例如：掃描儀、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等，并建立屬于自己的檔案管理庫，和局域網(wǎng)。加強(qiáng)對(duì)檔案部門工作人員的關(guān)懷，定時(shí)定期考察檔案管理室，親切地與檔案管理工作人員交談，了解他們的近期工作情況，以及工作心得，采納可行性較高的意見。并根據(jù)基層檔案管理情況，調(diào)整管理方式。提高檔案管理工作人員的福利待遇，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)工作積極、順利完成任務(wù)的管理人員給物質(zhì)予獎(jiǎng)勵(lì)。這樣，檔案管理人員也會(huì)有更高的工作積極性，在工作過程中也會(huì)更加努力負(fù)責(zé)。[4]

4.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

因?yàn)闄n案這門學(xué)科的專業(yè)性比較強(qiáng)，無論是資料的收集、整理，還是資料的檢索；鑒定等多個(gè)方面都有特定的方法和理論。所以，只有提高檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)水平，才能夠提高他們的整體素質(zhì)。這就需要檔案管理工作者在入職之前，接受單位的崗前培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理涉及的各種理論知識(shí)：檔案保護(hù)、檔案文獻(xiàn)編輯、檔案管理學(xué)等多個(gè)方面。在此基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)實(shí)踐方面的培訓(xùn)，通過互聯(lián)網(wǎng)教學(xué)、面對(duì)面授課等不同的方式，掌握有關(guān)計(jì)算機(jī)相關(guān)的知識(shí)，學(xué)會(huì)使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等等。還提高他們的寫作能力以及文化素養(yǎng)，要求管理人員在入職之前要掌握文字編寫、排版、撰寫檔案目錄或年鑒的方法，擁有一定的書面表達(dá)能力等。并通過培訓(xùn)讓他們掌握更多的專業(yè)技巧，適應(yīng)信息化、科學(xué)化的檔案管理模式。

此外，單位還要鼓勵(lì)管理人員積極參加計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、參與計(jì)算機(jī)操作相關(guān)的專題講座等。對(duì)于這些行為，要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)?；跈n案管理部門的現(xiàn)實(shí)情況，單位還應(yīng)當(dāng)加大職業(yè)道德觀念的教育。樹立檔案部門內(nèi)部的榜樣，給予他們一定的實(shí)質(zhì)性獎(jiǎng)勵(lì)，可以是季度的獎(jiǎng)金、或是提高工資待遇等等。這樣更能夠發(fā)揮榜樣的帶動(dòng)作用，提高整個(gè)檔案部門的職業(yè)道德水平。

4.3 規(guī)范管理制度、流程，提高保密意識(shí)

在檔案管理工作開展的過程中，管理人員必須要保證檔案信息的安全，防止信息泄露。這要求管理人員有較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芤庾R(shí)。所以，單位要加大檔案信息安全的宣傳力度，并及時(shí)地開展相關(guān)的法律教育和普及工作。讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到保密的重要性。在此基礎(chǔ)上，還需要設(shè)立完善的管理規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲制度。要把檔案管理科學(xué)化與干部和員工的業(yè)績(jī)考核結(jié)合在一起，并細(xì)化各項(xiàng)管理流程，規(guī)范多個(gè)管理環(huán)節(jié)。[5]

例如：檔案管理中信息的調(diào)取環(huán)節(jié)，無論是紙質(zhì)檔案的借閱、歸還，還是數(shù)字化檔案信息的調(diào)取，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立嚴(yán)格的操作規(guī)范。要求每?jī)擅麢n案管理人員，共同負(fù)責(zé)一部分相同的檔案管理工作。每名檔案管理人員都有一定的操作權(quán)限，如果其他工作人員需要調(diào)取，或是查閱檔案資料，那么至少有一名檔案管理人員在旁守候，并對(duì)調(diào)取檔案信息的來訪者進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

還可以基于檔案設(shè)置，劃分公開信息和不可公開的機(jī)密信息，并為單位內(nèi)部的每一個(gè)工作人員設(shè)置一定的檔案權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上引入在線身份驗(yàn)證的方法，這樣工作人員只能夠看到之間權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案信息，無法隨意地傳輸數(shù)據(jù)資料，這樣就能夠更好地確保這些信息的安全性。

之后可以設(shè)立追究責(zé)任制度，一旦某一環(huán)節(jié)的檔案信息出現(xiàn)了泄露，那么就要根據(jù)情況直接追究到相關(guān)的檔案管理工作人員和信息泄漏者的身上。這樣能夠讓檔案管理人員有更強(qiáng)的保密意識(shí)，也能夠提高檔案管理的規(guī)范性。

在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)引入檔案案卷清理制度。工作人員每隔一段時(shí)間就需要清理沒有價(jià)值的檔案信息。這個(gè)過程，檔案管理人員就理清自己管理的檔案信息內(nèi)容，對(duì)于一些期限比較長(zhǎng)的檔案，也能夠追溯其歷史、調(diào)查使用價(jià)值。這樣檔案管理人員就能夠了解哪些檔案信息需要重點(diǎn)管理，并對(duì)所有的檔案進(jìn)行分類、分階段的整理。并把以往的紙質(zhì)檔案信息全都錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成數(shù)字化檔案，這樣就能夠雙重保存，并借助計(jì)算機(jī)就能夠開展科學(xué)管理。[6]

5.結(jié)語

由于檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)性要求比較高，為了提高這項(xiàng)工作的科學(xué)性，提高管理人員的素質(zhì)，就需要領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作。給予更多的政策和資金支持，引入現(xiàn)代化的設(shè)備、軟件，積極推進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展，完善的管理制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)的管理工作，細(xì)化管理流程，并組織管理人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能和理論知識(shí)。