信息化時代企業(yè)檔案工作管理模式的改進

邵佩瑛 崔玉吉

摘 ?要：本文闡述了傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)檔案工作存在的問題和弊端，嘗試提出了檔案管理模式改變的方向，讓新的管理模式能夠更好地融入企業(yè)信息化的浪潮中，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化時代;企業(yè)檔案管理;檔案管理模式;檔案利用;信息化技術(shù)

Abstract： This paper expounds the problems and malpractices existing in enterprise Archives work under the traditional Archives management mode， and tries to put forward the direction to change the Archives management mode， so that the new management mode can better integrate into the tide of enterprise information and serve for enterprise production and management.

Keywords： Information age; Enterprise Archives management; Archives management mode; Archives utilization; ?Information technology

自2010年起，國家檔案局先后印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，要求各機關(guān)、企事業(yè)單位著力打造數(shù)字檔案館。近年來，越來越多的國家級數(shù)字檔案館（室）已經(jīng)建成，2018年，國家檔案局就批復了9家“國家級數(shù)字檔案館”、4家“全國示范數(shù)字檔案館”。可以說，數(shù)字檔案工作已經(jīng)開始大范圍地代替原來傳統(tǒng)檔案的工作。筆者認為，在信息化背景下，我們更需要探索的是企業(yè)檔案管理工作模式的完善和創(chuàng)新，讓企業(yè)檔案能夠更加高效、快速、完整地運用到企業(yè)的日常業(yè)務(wù)中，為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)助力。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案部門不再獨立，檔案監(jiān)督工作逐漸弱化。企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)統(tǒng)一管理本單位的檔案，負責建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，監(jiān)督指導所屬機構(gòu)的檔案工作。這樣的管理模式克服了檔案分散保存的弊端，并且有利于維護企業(yè)歷史和文化的完整與安全，便于企業(yè)各方面利用。[1]

基于統(tǒng)一管理的原則，很多企業(yè)的檔案部門都是獨立部門，但近年來隨著企業(yè)機制的不斷變化和市場化的需要，很多企業(yè)的部門開始朝著精簡以及合并的趨勢發(fā)展，檔案部門逐漸開始與其他部門合并，就筆者所在單位及系統(tǒng)內(nèi)其他兄弟單位，絕大多數(shù)檔案部門都已經(jīng)和其他部門合并了，很少能夠保留獨立的部門，部門獨立性的削弱，會對檔案管理體系帶來一定的影響，進而影響對企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督和引導，從而導致部分檔案管理工作無法有效推行。

1.2 企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作未跟上企業(yè)數(shù)字化進程。企業(yè)檔案工作主要是收集、整理對企業(yè)有價值的文件材料，為企業(yè)未來的經(jīng)營生產(chǎn)提供利用。傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是定期依照檔案歸檔范圍向各預立卷部門提出移交要求，整理組卷后歸檔入庫。而從企業(yè)目前的發(fā)展方向和發(fā)展速度來看，這樣傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足當代企業(yè)發(fā)展的需求。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，不再也無需產(chǎn)生傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的歸檔要求不一致。此外，由于系統(tǒng)平臺更新迅速，線上文件的版本更替非?？旖萸曳奖?，而檔案工作由于處于流程末端，時間點相對滯后，而檔案所需的是產(chǎn)品生產(chǎn)時使用的版本文件，而非最新文件，依靠檔案管理人員很難去辨別應(yīng)該歸檔哪一版本的文件。[2]

就以筆者所在企業(yè)來說，作為制造型企業(yè)，產(chǎn)品生產(chǎn)時需要大量的圖紙和工藝，所以也會歸檔大量的圖紙和工藝，但是檔案要求收集整理的是某產(chǎn)品的某一狀態(tài)而非最新狀態(tài)，這就需要檔案人員與產(chǎn)品負責人一起，花費大量時間抽絲剝繭找出應(yīng)該歸檔的版本。這也是傳統(tǒng)檔案管理工作模式未跟上企業(yè)數(shù)字化進程而造成的效率降低。

1.3 重實體輕信息，未發(fā)揮檔案最大作用。我國檔案事業(yè)從建國初期發(fā)展到現(xiàn)在，經(jīng)過不斷的發(fā)展完善，現(xiàn)在各機關(guān)、企事業(yè)單位對于檔案從收集、整理、組卷、入庫到借閱利用已經(jīng)有了一套完善的流程和標準。庫房內(nèi)各門類檔案也按照“八防”要求集中統(tǒng)一管理，對于檔案實體的收集和保護是非常到位的。但是檔案的價值在于利用，只有用上這些檔案，這些保管才有價值。[3]

但是多年來“養(yǎng)在深閨”的傳統(tǒng)讓檔案員守著這些檔案，等著需要的人來借閱。但在實際情況中，特別是企業(yè)日常工作中，大多數(shù)的職工并不知道檔案庫房中有哪些檔案，不知道自己所需要的在不在檔案中，或者對于需要材料的描述不符合檔案錄入時的要素，從而導致可以被利用的檔案沒有被利用上。長此以往，檔案利用率無明顯增長，讓一些企業(yè)更加覺得檔案作用不大，不會大力支持檔案管理工作并投入更多的新技術(shù)、新設(shè)備，而產(chǎn)生惡性循環(huán)。

2 企業(yè)檔案管理模式的改進方向

2.1 強化檔案工作的監(jiān)督檢查職能。信息化時代的到來，勢必意味著以傳統(tǒng)載體為主的檔案歸檔方式逐漸減少，更多的電子文件加入歸檔的行列。帶來的最大好處，就是把檔案人員從成堆的紙張中解放了出來。所以在減少了大量的基礎(chǔ)工作后，檔案人員應(yīng)該加強其監(jiān)督檢查職能。

在檔案工作中，有一個叫做“三納入、四參加、四同步”的詞匯，就是讓檔案工作與企業(yè)各項工作都能緊密結(jié)合起來，這也是檔案工作行使監(jiān)督檢查工作的一種體現(xiàn)。而在新時代下，檔案工作的監(jiān)督檢查職能必然與傳統(tǒng)的有不一樣的地方，不僅僅是要做到“納入、參加、同步”，更應(yīng)該在文件生效之時，甚至是系統(tǒng)建設(shè)之前就要履行其監(jiān)督檢查的職責。

傳統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督檢查一般在項目結(jié)束時，或者某階段結(jié)束時介入檢查檔案文件收集工作，從而很容易造成文件遺失，無法補救的情況出現(xiàn)，使得文件歸檔的完整性有所欠缺。在電子化歸檔的模式下，檔案工作應(yīng)該提前至系統(tǒng)建設(shè)之前，在系統(tǒng)謀劃建設(shè)方案時，就應(yīng)該主動加入其中，了解該系統(tǒng)的作用、產(chǎn)品的文件，鑒定哪些文件是需要歸檔的并對歸檔的電子文件的格式、元數(shù)據(jù)等提出要求，同時建議與檔案管理系統(tǒng)集成，使得系統(tǒng)建設(shè)完成之后，就能夠同步歸檔，保證了電子文件歸檔的及時、準確、有效完整。

2.2 充分利用信息化技術(shù)建立企業(yè)檔案管理工作?，F(xiàn)在大多數(shù)大中型企業(yè)，特別是國有企業(yè)，都已經(jīng)配備相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但在檔案管理系統(tǒng)的運用上，還是主要停留在代替紙質(zhì)檢索工具，同時辦理在線借閱手續(xù)上，并沒有有效發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的最大作用，無法完全適應(yīng)新常態(tài)下的企業(yè)檔案管理需求。[4]

現(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)，都是獨立于企業(yè)信息化建設(shè)中，很少被充分考慮到信息化建設(shè)中，好一點的情況也就是某一系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成，實現(xiàn)電子實時歸檔而已。而在未來的檔案管理中，筆者認為在系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮本企業(yè)檔案特點，保證檔案系統(tǒng)能夠為企業(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，實行信息的雙向流通，可以使企業(yè)方便地調(diào)取某一信息的歷史信息，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營決策系統(tǒng)協(xié)同互動，提升企業(yè)管理經(jīng)營科學性與正確性，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。

同時，在未來的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，還應(yīng)將檔案管理中的收集、整理、錄入、組卷乃至入庫、鑒定等一系列工作完全納入系統(tǒng)管理中，指將數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，改進各個環(huán)節(jié)的工作效率，利用高速運轉(zhuǎn)的信息技術(shù)，代替手工勞動，同時利用建立的數(shù)字化規(guī)則，實時監(jiān)督檢查歸檔文件規(guī)范性。

2.3 有效整合檔案內(nèi)容，主動提供企業(yè)利用。加強檔案內(nèi)容的管理和整合，可以有效提高檔案的價值。檔案中記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，記錄著企業(yè)經(jīng)營狀況，也記錄著企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的參數(shù)數(shù)據(jù)，前者是企業(yè)的歷史畫卷，使檔案發(fā)揮其憑證作用，而后者更是企業(yè)的智慧寶庫。筆者發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)檔案中，借閱量最大的不是科技生產(chǎn)、管理中依據(jù)性文件（如項目的申報書、任務(wù)書、合同書等）和結(jié)果性文件（最終工作報告、最終研究報告等），而是借閱參考原始記錄、試驗記錄、階段報告等過程性文件。這些真正包含了企業(yè)的信息知識，過程性檔案記錄了企業(yè)研制生產(chǎn)的思路、步驟、方法，包含了科技創(chuàng)新的經(jīng)驗和教訓，是極其重要的信息和知識資源。

如何有效地整合這些過程性資料，讓分散的信息能夠整合、篩選、排序、對比，挖掘檔案的深層價值，而不只是借閱某一份文件，是新時代下檔案管理制度需要重點保障的。只有讓檔案發(fā)揮了其不可替代的作用，并讓企業(yè)感覺到其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，是進一步提高企業(yè)檔案管理水平的重要前提。只有檔案企業(yè)充分認識到檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，是企業(yè)的重要生產(chǎn)力，做好檔案管理工作能給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟效益，缺少了檔案，就等于失去了這些高價值的信息，檔案才能發(fā)揮更大的作用。[5]

為了適應(yīng)信息全球化的趨勢，企業(yè)必然會持續(xù)加大信息化的投入，深化對信息技術(shù)的運用，檔案管理工作作為企業(yè)不可或缺的一個環(huán)節(jié)，要想有適合當前信息化發(fā)展模式的管理手段，就要創(chuàng)新思維，借鑒大數(shù)據(jù)、大平臺等新型的信息化管理模式管理檔案信息，采用信息技術(shù)作為提升檔案信息資源利用率的新工具。

信息技術(shù)與檔案管理模式的融合，使得檔案資源的形式發(fā)生了改變，檔案資源以一種數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出來，讓檔案管理表現(xiàn)為一種數(shù)據(jù)管理，檔案管理部門通過檔案服務(wù)平臺對企業(yè)各類檔案進行資源整合和資源共享，實現(xiàn)了檔案信息資源的聚合效應(yīng)。只有當檔案管理模式具有數(shù)字化時代的特征，才能夠獲得較為理想的發(fā)展空間，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，讓用戶能夠便捷地獲取檔案資源，高效地進行檔案檢索和調(diào)檔是檔案管理的最終目的。我們有理由相信，隨著信息技術(shù)的愈發(fā)成熟，檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

參考文獻：

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[4]何岸琴.提升檔案管理科學化開創(chuàng)檔案工作新局面[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2014（04）：7-8.

[5]徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現(xiàn)存問題[J].檔案學研究，2016（02）：14-21.

（作者單位：上海航天設(shè)備制造總廠有限公司 來稿日期：2021-08-20）