職業(yè)學(xué)校提質(zhì)培優(yōu)視域下人事檔案管理工作探究

□章志梅

（作者單位：柳州市第一職業(yè)技術(shù)學(xué)校。）

在職業(yè)學(xué)校以往的人事檔案管理工作中，硬件設(shè)施配備不齊全、管理人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)等因素，不僅嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)也不利于現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。因此，在提質(zhì)培優(yōu)視域下，職業(yè)學(xué)校需要進(jìn)一步完善人事檔案管理工作，依托信息資源，更新觀念，加強(qiáng)管理，培養(yǎng)一支高素質(zhì)且信息化應(yīng)用水平較高的檔案管理人員隊(duì)伍，在提升職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作效率的同時(shí)，為職業(yè)學(xué)校培養(yǎng)更優(yōu)質(zhì)的人才提供可靠的保障。

一、提高人事檔案管理效率的意義

（一）提質(zhì)培優(yōu)的基本概述

職業(yè)教育提質(zhì)培優(yōu)行動(dòng)計(jì)劃是為了貫徹落實(shí)《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，辦好公平、有質(zhì)量、類型特色突出的職業(yè)教育所印發(fā)的專項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃。其主要目標(biāo)是使我國(guó)特色現(xiàn)代化職業(yè)教育體系更加完備、質(zhì)量更加上乘、制度更加健全，能夠在堅(jiān)持育人為本、質(zhì)量為先的原則上，落實(shí)立德樹人的根本任務(wù)，構(gòu)建職業(yè)教育三全育人的新格局，以便于創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校思想政治教育模式。基于此，在提質(zhì)培優(yōu)視域下，落實(shí)好職業(yè)學(xué)校的人事檔案管理工作本身具有劃時(shí)代的意義。

（二）完善人事檔案管理的意義

1.確保職業(yè)學(xué)校更有效地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展以及人才市場(chǎng)需求現(xiàn)狀。一方面對(duì)學(xué)校來講能夠更加有針對(duì)性地管理人才，防止師資力量以及其他人才的流失；同時(shí)也能保證學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度以及人事調(diào)動(dòng)得以科學(xué)的落實(shí)和改進(jìn)。另一方面，對(duì)于人才培養(yǎng)來講，通過人事檔案的完善可以使各崗位實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，讓學(xué)生們接受更加積極且完善的教育，對(duì)于培養(yǎng)出高素質(zhì)、適合社會(huì)發(fā)展的職業(yè)人才來講具有重要的意義。

2.能夠?yàn)閷W(xué)校的管理工作提供高質(zhì)量的服務(wù)基礎(chǔ)。在提質(zhì)培優(yōu)視域下，職業(yè)學(xué)校完善人事檔案管理工作可以確保信息更加完整、合理和科學(xué)地整合、存儲(chǔ)，以便于更積極地指導(dǎo)其他崗位員工進(jìn)行管理工作，甚至為管理層和領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供可靠的原始依據(jù)。除此之外，人事檔案管理工作的有效運(yùn)行和落實(shí)，無(wú)論是教職員工、管理人員還是學(xué)生，都能夠在一個(gè)良好有序的環(huán)境當(dāng)中工作和學(xué)習(xí)，讓整個(gè)學(xué)校的管理體制更加優(yōu)化和健全。這樣不僅一方面能夠提升人事檔案管理的價(jià)值，另一方面也為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作提供最有效、高質(zhì)量的服務(wù)。

二、當(dāng)前職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）硬件設(shè)施配備不齊全

現(xiàn)如今，在信息化時(shí)代背景下，無(wú)論是教學(xué)工作還是學(xué)校的日常管理工作，都需要以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，配備相對(duì)完善的硬件基礎(chǔ)條件，才能夠培養(yǎng)出與時(shí)俱進(jìn)的職業(yè)化人才。但是當(dāng)前部分職業(yè)學(xué)校并不注重人事檔案管理工作，連最基本的檔案管理室都沒有配備完善。即使一些學(xué)校配備了相對(duì)齊全的檔案管理部門，但是管理室防火、防盜、防霉、防潮和通風(fēng)設(shè)施均不夠完善，甚至檔案資料也隨意擺放，并沒有及時(shí)有效地傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)當(dāng)中加以妥善的保存和安置，為后續(xù)的管理和查找?guī)砹藰O大不便。

（二）管理人員素質(zhì)較低

部分職業(yè)學(xué)校的人事檔案管理人員是由輔導(dǎo)員或其他部門員工兼任的，這些臨時(shí)配備的管理人員本身缺乏專業(yè)的檔案管理技能。再加上缺少必要的崗前培訓(xùn)，本身不具備檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，而且相關(guān)經(jīng)驗(yàn)也十分匱乏。在進(jìn)行檔案管理的過程中不僅收集能力欠缺，而且整理信息提取以及加工能力也不夠完善，如果缺乏道德的約束，還可能隨意篡改信息，為檔案管理工作帶來了極大的隱患。

（三）管理手段和管理機(jī)制落后

部分職業(yè)學(xué)校的人事檔案管理手段和機(jī)制依然處于原始階段，即手工記賬的重復(fù)勞動(dòng)模式。雖然信息化管理已相對(duì)成熟，但是由于軟件系統(tǒng)更新不及時(shí)以及應(yīng)用不統(tǒng)一等問題，再加上管理機(jī)制相對(duì)落后，無(wú)論是財(cái)會(huì)檔案、科技檔案還是文書檔案，都與人事檔案混合在一起，不僅理順關(guān)系不科學(xué)，而且還存在各自為政的情況，材料分散不集中，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的信息上傳，為后續(xù)的應(yīng)用查找以及決策設(shè)置了一定的障礙。

（四）人事檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)較差

人事檔案除了要存檔管理之外，更重要的是要對(duì)人才進(jìn)行開發(fā)，即樹立較強(qiáng)的人事檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)。但是，當(dāng)前部分職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)有效的存儲(chǔ)、分類和匯總，即不了解學(xué)校當(dāng)前需要哪類人才、哪個(gè)方向的人才。在開發(fā)的過程中存在盲目性和滯后性，難以了解個(gè)人的全部信息要求，這樣一來不僅會(huì)使得資料不齊全、不完整，而且還進(jìn)一步阻礙了學(xué)校的發(fā)展。

三、提升人事檔案管理效率的措施建議

（一）配備完善的硬件設(shè)施

硬件設(shè)施的完善是基于提質(zhì)培優(yōu)視域下提高職業(yè)學(xué)校人事檔案管理效率的基礎(chǔ)，要求學(xué)校的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)層能夠重視硬件的引入工作，無(wú)論是計(jì)算機(jī)的配備還是各類系統(tǒng)和機(jī)房的更新，都要做到與時(shí)俱進(jìn)。例如設(shè)置專門的人事檔案管理部門，并配備相對(duì)應(yīng)的管理人員。檔案管理室的通風(fēng)、防潮、防火條件需要符合上級(jí)要求和有關(guān)規(guī)定，以確保檔案資料在發(fā)生意外的情況下可以得到妥善的保存。除此之外，還應(yīng)該加大資金的投入力度，配備相應(yīng)的硬件處理器等以防止不法分子惡意竊取人事檔案信息商用或亂用，從而提升職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的綜合效率。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

組建一支專業(yè)能力強(qiáng)、素質(zhì)過關(guān)且業(yè)務(wù)熟練的人事檔案管理隊(duì)伍，是落實(shí)職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作的組織保證和初級(jí)保障?；诖耍瑢W(xué)校的管理層需要在人才引進(jìn)的時(shí)候提升門檻，要求應(yīng)聘者具備寬廣的知識(shí)面、良好的思想政治素質(zhì)以及扎實(shí)的檔案管理技能；同時(shí)還要具備計(jì)算機(jī)處理能力和組織管理能力，對(duì)其學(xué)歷、職稱和經(jīng)驗(yàn)都要提出一定的要求。而針對(duì)在職的人事檔案，管理人員需要對(duì)其進(jìn)行必要的技能培訓(xùn)和職業(yè)培養(yǎng)等，使其具備良好的吃苦耐勞精神和道德素養(yǎng)，敢于奉獻(xiàn)，能夠在人事檔案管理工作當(dāng)中尋找新的資源開發(fā)和材料整理路徑，以便于拓展學(xué)校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使人才組織能夠更加全面和完善。

（三）建立科學(xué)的管理機(jī)制并改進(jìn)管理手段

人事檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)瑣碎且頭緒眾多的工作內(nèi)容，要求管理人員能夠建立完善的管理制度，以此來制約后續(xù)的管理行為。無(wú)論是硬件系統(tǒng)的更新，還是軟件技術(shù)的處理，都應(yīng)該朝著現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向發(fā)展。除此之外，還需要進(jìn)行管理手段的更新，依托微機(jī)檔案管理系統(tǒng)或硬盤管理系統(tǒng)等來對(duì)信息檔案進(jìn)行更完善的存儲(chǔ)和傳遞。尤其是在檔案信息檢索的時(shí)候，應(yīng)該為檢索人員提供便捷的條件。除此之外，針對(duì)一些新開發(fā)的檔案資料，需要確保手續(xù)齊全且內(nèi)容真實(shí)有效。針對(duì)一些不合理且失真的材料需要予以退回糾正或者重新歸檔，以便于提升整個(gè)檔案系統(tǒng)的權(quán)威性。

（四）強(qiáng)化人事檔案開發(fā)服務(wù)意識(shí)

21 世紀(jì)以來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，很多職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的信息化程度也逐漸加深，但是僅僅建立檢索案卷目錄或索引機(jī)制還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要將檔案管理現(xiàn)代化和電子存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化提到日程上來。基于此，學(xué)校的管理層以及檔案管理人員要能夠及時(shí)更新觀念，確立完善且有效的人事檔案開發(fā)服務(wù)意識(shí)；針對(duì)一些市場(chǎng)當(dāng)中有用且有潛能的人才，要對(duì)其檔案進(jìn)行及時(shí)的歸類和存儲(chǔ)，并邀請(qǐng)他們到學(xué)校工作，從而擴(kuò)大職業(yè)學(xué)校的人才組織規(guī)模，為培養(yǎng)出高端的技能型新興人才奠定可靠的基礎(chǔ)。