大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位的人事檔案管理

□賀振華

（作者單位：蘭陵縣教育和體育局。）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)新時代發(fā)展的需求，信息化人事檔案管理成為一種主要的趨勢。在大數(shù)據(jù)視域下，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)不斷優(yōu)化方式，創(chuàng)新思路，既要注重紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，也要注重工作模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)換，能夠與時俱進(jìn)，與時代同步，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)?；诖?，本文對大數(shù)據(jù)視域下的事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行探究。

一、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位人事檔案管理價值

（一）時代要求

隨著社會的進(jìn)步與科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員也不斷增加，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。在這個過程中，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅會影響整個工作的效率，也無法達(dá)到檔案安全管理的要求。

（二）自身發(fā)展需求

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理中，采用的都是手工記錄及手工查詢的方式進(jìn)行檔案管理。這樣不僅耗時費(fèi)力，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、混淆的情況?；诖髷?shù)據(jù)的背景，對事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠推動管理技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用，讓事業(yè)單位利用一些有價值的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及資源，為整個社會提供更高水平的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位人事檔案管理中的問題分析

（一）意識觀念陳舊

在大數(shù)據(jù)時代背景下，不管是事業(yè)單位的工作人員，還是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身的理念，不能固守自己的傳統(tǒng)思想，這樣就會直接影響檔案信息的安全性和高效性。而事業(yè)單位人事檔案管理本身就存在特殊性，很多工作人員在檔案管理中都缺乏足夠的重視，所以管理理念較為陳舊，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效發(fā)展。

（二）存在安全隱患

在事業(yè)單位人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變的過程中，其實(shí)存在一些安全隱患。在大數(shù)據(jù)的背景下，所有信息化的檔案其實(shí)都存在泄露的風(fēng)險。一些事業(yè)單位可能會因?yàn)樾畔⒒芾聿划?dāng)，導(dǎo)致單位內(nèi)部的重要資源泄露。而網(wǎng)絡(luò)的傳播速度比較快，再加上一些會使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的不良分子覬覦一些檔案信息，會對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行破壞，竊取相關(guān)的檔案，導(dǎo)致檔案信息的泄露。

三、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位人事檔案管理策略

（一）完善人事檔案管理機(jī)制

首先，建立健全人事檔案管理制度。這是事業(yè)單位人事檔案管理得以有效進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。相關(guān)單位在制定這個制度的時候，應(yīng)該基于我國事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，讓制度能夠更加科學(xué)、合理，具有人性化色彩，這樣才能夠保證整個檔案管理工作得以順利進(jìn)行。比如，針對檔案的收集、分類、整理、錄入等工作，都應(yīng)該有一個明確的規(guī)章制度，要對相關(guān)人員進(jìn)行合理指導(dǎo)和規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，關(guān)于檔案的借閱也應(yīng)該有明確的規(guī)章制度，要規(guī)范檔案借閱的一個流程，讓檔案的借閱能夠有章可循，有法可依。并且針對于檔案的信息化，還應(yīng)該制定一個保護(hù)制度、保密制度，由內(nèi)而外地約束相關(guān)工作人員，這樣才能夠讓檔案得以更加有效管理。其次，完善人事檔案信息化管理機(jī)制。比如，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，適時完善事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，讓信息化檔案得以建設(shè)和儲存，進(jìn)而保證檔案管理的信息化發(fā)展。此外，相關(guān)部門還應(yīng)該不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)，對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行不斷分類和整理，讓借閱工作更加高效。最后，注重保密制度的完善。這與信息化安全制度建設(shè)不同，其實(shí)是從一個微觀的角度著手，對整個檔案的保密工作進(jìn)行升級優(yōu)化，制定相關(guān)的制度，以此從工作人員著手，在源頭上保證檔案的安全管理。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分意識到在大數(shù)據(jù)背景下，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才是很有必要的。只有不斷加強(qiáng)檔案管理人才的建設(shè)，才能夠保證整個檔案管理工作能夠有新鮮的血液，才能夠進(jìn)行更加高效的合作，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。其次，事業(yè)單位應(yīng)該注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，參與各種各樣的培訓(xùn)工作。讓這些管理人員能夠接受先進(jìn)的工作理念，掌握先進(jìn)的檔案管理工作技術(shù)，全面提高檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)。只有這樣，才能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作得以可持續(xù)發(fā)展。最后，事業(yè)單位應(yīng)該注重對在崗人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，全面提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，讓他們明白如何正確地使用信息技術(shù)，如何保證信息檔案的安全管理。同時，事業(yè)單位還應(yīng)該鼓勵檔案管理人員進(jìn)行積極溝通和交流，能夠分享自身的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)技能和工作素養(yǎng)。

（三）提高保密技術(shù)水平

首先，事業(yè)單位應(yīng)該明白防火墻技術(shù)不斷升級的重要性。因此，事業(yè)單位應(yīng)該和當(dāng)?shù)氐男畔⒓夹g(shù)公司相互聯(lián)系與合作，設(shè)置一個優(yōu)質(zhì)防火墻，為他們的信息化檔案管理設(shè)置一道防護(hù)網(wǎng)，避免內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)遭到破壞，導(dǎo)致檔案信息泄露。在這個基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)不同的檔案管理崗位設(shè)置不同的訪問權(quán)限，并且檔案的錄入、整理、借閱等權(quán)限都應(yīng)該對應(yīng)不同的端口，這樣就能夠保證檔案的管理責(zé)任到每一個人。同時為了保證安全性，還應(yīng)該定期更新訪問權(quán)限，這樣就能夠防止出現(xiàn)一些人員濫用權(quán)限或者病毒入侵等情況。其次，針對于防火墻，事業(yè)單位還應(yīng)該設(shè)置自動報警機(jī)制。一旦有外部技術(shù)侵入檔案信息時，就可以觸動自發(fā)報警機(jī)制，并且還應(yīng)該完善檔案管理的自動保護(hù)程序，發(fā)現(xiàn)有病毒或者外部技術(shù)入侵的時候，立馬啟動自我保護(hù)機(jī)制，避免檔案受到泄露。最后，事業(yè)單位還應(yīng)該建立完整的規(guī)章制度，要規(guī)定檔案管理人員使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的步驟和方法，約束他們的行為，提高他們的警惕性，全面提高整個保密技術(shù)的水平。

（四）優(yōu)化檔案利用途經(jīng)

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案的利用途徑不應(yīng)該僅僅局限于單位內(nèi)部，還應(yīng)該將其發(fā)展成為社會性的共享資源，全方面提高檔案的利用價值。對此，事業(yè)單位應(yīng)該針對所有的檔案進(jìn)行不同分類，將其分為保密性檔案和可分享性檔案，充分挖掘這些檔案的使用價值和作用，將其與大數(shù)據(jù)相連，讓檔案能夠服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會。此外，事業(yè)單位應(yīng)該注重本部門與其他部門之間的聯(lián)系，將數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，讓整個事業(yè)單位的服務(wù)更加便捷、更加優(yōu)質(zhì)，推動便民服務(wù)。在此過程中，檔案管理人員應(yīng)該充分意識到，加強(qiáng)檔案信息的分享和利用是十分有效的，所以一定要加強(qiáng)共享平臺的建設(shè)，將其發(fā)展成為一項(xiàng)公共事業(yè)，實(shí)現(xiàn)資源的共享與升級。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位要充分意識到人事檔案管理工作的重要性，對其價值進(jìn)行分析和研判，然后對存在的問題進(jìn)行探究，最后提出相關(guān)的策略和措施。基于此，事業(yè)單位人事檔案管理才能夠擁有更多的優(yōu)化途徑，從多方面、多角度著手，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案信息的有效管理。