檔案信息化建設過程中的信息安全問題思考

徐洪濤

[摘 要]檔案管理信息化建設是檔案現代化管理體系建成的重要渠道，是檔案價值最大化的主流發(fā)展趨勢。但在檔案信息化建設中，檔案流轉、保存等環(huán)節(jié)都存在一定的安全問題，不僅不利于檔案管理水平的提升，還可能對人才就業(yè)服務產生影響。鑒于此，文章通過分析檔案信息化的主要特點及重要性，進一步分析檔案信息化建設中信息安全問題，并提出檔案信息化安全對策，希望給縣公共就業(yè)和人才服務中心開展檔案信息化建設工作提供一些新思路。

[關鍵詞]檔案信息化建設;信息安全問題;主要特點;重要性;安全對策

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）08-0001-03

公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設指的是有機融合信息技術和檔案管理，以期發(fā)揮信息技術在管理領域的優(yōu)勢，持續(xù)提高檔案管理各個環(huán)節(jié)的安全性和高效性，為檔案價值的充分開發(fā)提供支持。而對于公共就業(yè)和人才服務中心而言，要想實現這一目標，應重點關注信息安全問題，尤其在檔案信息化建設過程中，無論在檔案搜集階段，還是檔案保存、利用階段，都要做好相應的信息安全管理工作。但基于縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設現狀而言，可以發(fā)現檔案信息化管理仍然存在諸多安全問題，不利于縣公共就業(yè)和人才服務中心的人才檔案服務水平的提高。因此，在信息化建設持續(xù)深入的宏觀環(huán)境中，縣公共就業(yè)和人才服務中心應將信息安全問題作為課題進行深入研究，制定出可行且有效的安全管理對策，不斷提高檔案信息安全水平，為人才就業(yè)提供優(yōu)質的檔案服務。鑒于此，文章深入研究“檔案信息化建設中信息安全問題”具有的顯著意義和實踐指導價值。

一、縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設的主要特點及重要性分析

（一）主要特點

縣公共就業(yè)和人才服務中心在推進檔案信息化建設中，檔案管理隨之呈現出諸多新的特征，主要體現在以下幾個方面。

（1）檔案內容和載體形式出現新特征。在現代科技發(fā)展且普及應用支持下，檔案信息數字化成為現實。近年來，在網絡技術和計算機技術等技術成熟發(fā)展支持下，檔案信息采集及存儲工作便捷化、高效化，且相應的成本呈現不斷減少的發(fā)展態(tài)勢。不僅如此，存儲技術及其設備的發(fā)展與優(yōu)化，更是為縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案管理部門利用較小空間存儲海量檔案信息提供了技術設備支持[1]。除此之外，在檔案信息系統(tǒng)平臺建成并完善的條件下，檔案信息收集、加工、傳遞等系列工作更加便捷[2]。總之，在檔案信息化建設推進過程中，檔案內容數字化和載體多媒體化是新出現的主要特征之一。

（2）檔案服務和共享方式出現新特征。在傳統(tǒng)檔案管理的宏觀環(huán)境中，人才就業(yè)檔案需求者往往要親自去檔案服務中心，經歷檔案借閱、歸還等一系列操作，此過程不僅耗時費力，還難以確保人才就業(yè)檔案服務水平[3]。不僅如此，人才就業(yè)檔案服務范圍相當有限。而在信息化環(huán)境中，基于網絡信息技術的人才就業(yè)檔案服務體系，可以將紙質檔案通過數字化處理上傳到就業(yè)檔案服務系統(tǒng)中，而檔案需求者只需要獲取相應的權限，即可在身份識別下登錄就業(yè)檔案服務系統(tǒng)中進行檢索，這樣不僅可以提高就業(yè)檔案服務范圍與水平，還可以實現人才就業(yè)檔案信息共享，對我國公共人才服務水平的提高具有良好的促進作用[4]。

（二）重要性

人才服務和就業(yè)檔案信息化建設的重要性不言而喻，總結體現在數據共享、檔案利用效率提升、延長檔案保存及使用年限等，具體如下。

（1）數據共享。傳統(tǒng)人才就業(yè)檔案以紙質方式為主要保存方式，由于人才就業(yè)檔案數量龐大，往往會浪費大量資源。人才就業(yè)檔案信息化則是以網絡方式直觀呈現給使用者，不僅可以減少紙質資源的浪費，還可以減少紙質檔案管理中人力、物力等資源的浪費，降低了檔案管理成本[5]。尤其是文字掃描、語音識別等技術的成熟發(fā)展與普及，使得檔案利用更加便捷。除此之外，人才就業(yè)檔案信息化管理工作都是在計算機上完成的，檔案信息傳遞只需要互聯網在線方式即可傳遞給檔案使用者，使得人才就業(yè)檔案信息共享不再受時空的限制，能夠促進縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案服務水平的提升[6]。

（2）檔案利用效率提升。人才就業(yè)檔案信息化建設之后，只要檔案信息數據庫未被病毒侵入和修改，就可以在短時間內便捷地查詢到相關信息，不僅信息準確無誤，又可以節(jié)約檢索時間。相比傳統(tǒng)紙質文件翻閱方式而言，就業(yè)檔案利用效率大幅度提升，對提升人才檔案服務水平具有良好的促進作用[7]。

（3）延長檔案保存、使用年限。相比傳統(tǒng)紙質檔案保存形式而言，電子檔案存儲時間更長，且不容易受損，既節(jié)約資源，又易于保管[8]。同時，數字化檔案在高科技技術的支持下，具有防蟲蛀、防潮、重復使用等特點，并且在存放方面沒有過高的要求，為檔案保存、使用年限的延長提供了支持，進而能夠為人才就業(yè)檔案利用價值的最大化夯實基礎[9]。

二、縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設中的信息安全問題分析

在縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設中，為確保人才就業(yè)檔案管理服務水平的持續(xù)提升，需關注檔案信息安全問題，具體包括檔案信息化安全意識薄弱、檔案信息傳遞安全、檔案信息保存安全等問題。

（一）就業(yè)檔案服務管理人員的安全意識薄弱

相關管理服務人員在人才就業(yè)檔案服務信息化建設過程中，對檔案信息安全產生的影響是不可忽視的。若其缺乏較高的檔案信息安全意識，則會在具體的工作中，引發(fā)一系列問題，其中檔案信息安全問題是主要突出問題之一。主要原因是檔案管理工作相關人員缺乏信息安全意識，在思想上未能認識和重視檔案信息安全管理，從而在具體的操作中會因思想認識不足而在就業(yè)檔案管理服務工作中敷衍了事，導致經常性出現操作失誤、工作疏忽等問題，最終致使就業(yè)檔案信息化管理中出現檔案數據丟失、不完整等狀況。除此之外，部分檔案管理人員缺乏保密意識，未能嚴格按照要求落實具體的檔案管理工作，容易出現檔案信息化系統(tǒng)賬戶安全密碼問題，一旦被非法分子盜竊，則會給縣公共就業(yè)和人才服務中心產生一定的負面影響。

（二）檔案數據存儲的安全問題

就業(yè)檔案信息化管理雖可以提升檔案管理效率和質量，但相比傳統(tǒng)紙質檔案而言，電子就業(yè)檔案安全性較低。具體來說，傳統(tǒng)紙質檔案在存儲之后，沒有相關負責人的簽字是無法讓他人觸碰檔案信息，這使得就業(yè)檔案安全性能具有較高的保障。而就業(yè)檔案信息化管理是通過數字化方式處理紙質檔案，并采取云盤存儲、硬盤存儲等電子存儲方式來保存就業(yè)檔案，一旦網絡黑客采取木馬病毒方式入侵縣公共就業(yè)和人才服務中心的檔案信息化系統(tǒng)，對人才服務檔案、就業(yè)檔案等檔案資料進行修改、盜竊等，會使得檔案信息化管理工作出現重大的信息安全問題。

（三）就業(yè)檔案流轉的安全問題

在人才就業(yè)檔案信息化建設中，檔案信息流轉存在一定的安全隱患，具體涉及以下幾個方面：一是檔案信息傳輸中，檔案信息管理系統(tǒng)平臺的升級、歸檔等操作，可能出現就業(yè)檔案信息丟失問題;二是就業(yè)檔案信息傳遞期間，容易受到網絡不法分子的惡意攻擊，具體包括檔案信息篡改、檔案信息打包等，使得縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案管理人員無法向信息需求者提供真實檔案資料，從而直接影響就業(yè)檔案服務水平的提高;三是人才就業(yè)檔案往往具有一定的保密性，在網絡傳輸中可能出現安全風險?？傊诰蜆I(yè)檔案流轉中，可能出現檔案信息安全問題，阻礙著就業(yè)檔案信息化工作的快速發(fā)展。

三、縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案信息化建設中信息安全管理對策分析

（一）增強檔案管理人員的安全意識

檔案管理人員是檔案信息化建設工作中的主體，其安全管理意識與信息化安全水平息息相關。因此，縣公共就業(yè)和人才服務中心應加強檔案管理人員的培訓與教育，引導檔案管理人員學習和掌握與檔案信息化管理相關的制度與法規(guī)，重點掌握檔案信息化安全管理知識與技能，持續(xù)強化檔案管理人員的檔案信息安全管理意識，使得其能夠在就業(yè)檔案安全管理中，可以持續(xù)提高檔案資料的存儲安全、流轉安全等。與此同時，縣公共就業(yè)和人才服務中心需要持續(xù)提升檔案管理人員的計算機水平，促使其在就業(yè)檔案信息化管理中，熟練、規(guī)范地操作計算機，減少因人為因素引發(fā)的就業(yè)檔案信息安全問題。不僅如此，就業(yè)檔案管理人員需要掌握先進的檔案信息加密技術，例如就業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)賬號密碼需要具備較高的安全等級，且就業(yè)檔案在傳輸過程中，應采取多種加密技術，確保就業(yè)檔案在流轉過程中不會發(fā)生盜竊、篡改等問題。除此之外，在就業(yè)檔案信息化管理工作期間，縣公共就業(yè)和人才服務中心需要常態(tài)化宣傳檔案信息化管理工作，在單位內部形成良好氛圍的同時，潛移默化地增強檔案管理人員的安全意識，為檔案安全管理提供支持。

（二）加強技術應用，提高就業(yè)檔案存儲安全水平

針對就業(yè)檔案信息化管理中的存儲安全問題，縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案管理人員可以采取加強技術應用來保護檔案信息。在當前成熟技術條件下，常用技術包括對稱加密技術和非對稱加密技術兩類，都可以大幅度提升就業(yè)檔案存儲安全水平，具體如下：一是對稱加密技術。在就業(yè)檔案信息加密管理時，對檔案信息設置相同的加密密鑰和解密密鑰，能夠在檔案信息化管理中取得顯著應用效果，從而能夠大幅度提升就業(yè)檔案信息的安全等級。二是非對稱加密技術，即對就業(yè)檔案資料進行加密處理，但采用不同的加密密鑰，且基于就業(yè)檔案利用角度考慮適當地公開加密密鑰，但解密密鑰應由相關管理人員專職保管，目的在于確保就業(yè)檔案資料的安全性?？傊h公共就業(yè)和人才服務中心在人才就業(yè)檔案存儲管理中，可以加強加密技術應用，對就業(yè)檔案資料進行安全管理，避免就業(yè)檔案被不法分子盜取和篡改，切實提高就業(yè)檔案資料的真實性，為提高人才服務水平提供支持。

（三）加強就業(yè)檔案流轉安全管理

針對就業(yè)檔案信息的流轉問題，縣公共就業(yè)和人才服務中心檔案管理人員需要引起重視，并在具體工作中采取權限控制、監(jiān)控技術進行解決問題。首先，對就業(yè)檔案信息流轉進行技術優(yōu)化，即對檔案信息化管理系統(tǒng)設置身份認證機制，通過檔案管理人員設定特定賬戶名和密碼進行實名制登錄，這樣可降低不法分子侵入系統(tǒng)進行非法傳輸就業(yè)檔案信息的概率。同時，精細化用戶登錄信息化系統(tǒng)的等級，用戶等級不同對應的查閱資料核心程度也不同，確保就業(yè)檔案資料的安全性和機密性。其次，加強監(jiān)控技術手段的使用，根據檔案信息化安全管理現狀，建設相應等級的計算機防火墻，加密檔案傳輸途徑，制定檔案資料傳輸協(xié)議，不斷提高就業(yè)檔案信息化安全管理水平。

四、結語

綜上所述，在信息化時代，信息技術與檔案管理的融合發(fā)展已經成為提高檔案管理效率和質量的重要趨勢。但在檔案信息化管理中，信息安全問題是阻礙信息化管理水平的重要因素。因此，縣公共就業(yè)和人才服務中心應契合就業(yè)檔案安全管理實際，不斷強化檔案管理人員安全意識，加強技術應用，并要強化就業(yè)檔案流轉安全管理，才能持續(xù)提高就業(yè)檔案管理的安全性，進而有利于提高人才服務水平。

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