事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展論述

臧麗麗

摘要：本文首先分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展的可行性因素，然后詳細論述事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展策略，主要包括加強檔案管理人員隊伍建設、強化信息化基礎設施建設、積極開展檔案安全保密工作、完善信息服務功能，通過不斷分析旨在實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化、電子化發(fā)展的緊密融合，將事業(yè)單位檔案管理水平推向全新的高度和深度，僅供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;電子化

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展的可行性因素分析

（一）可以實現(xiàn)無紙化辦公目標

在事業(yè)單位檔案管理過程中，現(xiàn)代化和電子化的應用，可以實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實現(xiàn)向電子管理模式的順利轉(zhuǎn)變，將辦公信息化、電子化的發(fā)展進程推向全新的高度。目前，無紙化辦公并不陌生，但是在事業(yè)單位辦公方面，紙質(zhì)文件仍然占據(jù)著主導位置，不僅無法滿足紙張的節(jié)約化需求，而且文件堆積現(xiàn)象會愈發(fā)明顯，使得空間和時間出現(xiàn)嚴重的浪費現(xiàn)象。而檔案電子化的出現(xiàn)，可以緊密融合于無紙化辦公，兩者之間形成合力作用，從而不斷強化檔案管理的現(xiàn)代化、電子化水平，并推動無紙化辦公目標的順利實現(xiàn)。

（二）可以促進電子政務的健康發(fā)展

基于本質(zhì)視角，檔案管理的開展，與行政工作中的檔案資料有著密切的聯(lián)系，在日常行政工作中，文字、圖片等資料中，涵蓋的政務價值顯著，通過分類和整理這些資料，然后發(fā)布到行政網(wǎng)站之中，將檔案管理在電子政務發(fā)展中的促進作用發(fā)揮出來。同時在網(wǎng)站中，通過電子信函的方式，還可以公示出部分信息，從而有效落實電子檔案工作。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展策略

（一）加強檔案管理人員隊伍建設

在開展檔案管理工作過程中，人為操作是重要的構成要素，所以對于檔案管理人員來說，應正確認識和對待檔案管理的現(xiàn)代化與電子化，注重自身業(yè)務能力水平的提升，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行提供人力支持。所以事業(yè)單位應加強檔案管理人員的積極培養(yǎng)，將培訓力度提升上來【1】，積極滲透先進的檔案管理理念，實現(xiàn)向檔案管理人員的順利傳遞，不斷增強檔案管理人員的自主學習能力、信息處理水平等，對電子檔案中的復雜化數(shù)據(jù)進行準確整合與分析，使檔案管理現(xiàn)代化、電子化需求得到滿足。

（二）強化信息化基礎設施建設

基于現(xiàn)代化和電子化角度，事業(yè)單位應大力加強基礎設施建設，具體來說：首先，在檔案管理工作中，應配備齊全的計算機與網(wǎng)絡設備，嚴格控制好存儲環(huán)境，特別對于其溫濕度，并積極開展通風工作，滿足特定的散熱需求。其中，應積極運用大數(shù)據(jù)技術，為檔案信息化平臺的構建提供合理依據(jù)，并對相應的數(shù)據(jù)庫進行配置，促進檔案信息收集與整理工作的順利進行，并充分彰顯出檔案管理工作的獨立性。其次，加強專業(yè)軟件與設備設施的應用，以便于通過電子化形式來錄入和保存檔案資源，進一步強化檔案檢索效率。借助于先進的軟件技術，可以將檔案資料更新的動態(tài)化、時效性展現(xiàn)出來，為實時查詢檔案資料提供極大的便利性。最后，事業(yè)單位應大力加強檔案數(shù)據(jù)庫建設，不斷規(guī)范檔案資料錄入、分類工作等，實現(xiàn)查詢系統(tǒng)的順利構建，不斷提高檔案信息利用效率，還可以避免在傳統(tǒng)查詢過程中出現(xiàn)的無效浪費現(xiàn)象。檔案數(shù)據(jù)庫建設框圖如圖1所示：

（三）積極開展檔案安全保密工作

針對于電子化文書檔案，其特殊性特點顯著，再加上不同檔案對于公開性、保密性均提出了明確的要求，所以在軟件系統(tǒng)中，應積極設置權限，特別對于特定的文書檔案，旨在形成對無關人員查閱的預防性作用。一般來說，事業(yè)單位對于保密文件的安全性提出了明確的要求，所以應提高對加密處理的高度重視，對加密的期限和時間進行設定，一旦超過保密期，僅僅由負責人可以實現(xiàn)解密。

在構建安全的文書檔案信息環(huán)境方面，基于檔案管理人員角度，應對移動硬盤等檔案保存載體進行合理保管，并對不同的數(shù)據(jù)備份方式進行應用，其中，對于服務器存儲和本機備份而言，就是說加強磁盤陣列技術的應用，設置在兩臺服務器上，以便于合理存儲所有的檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)字化優(yōu)勢展現(xiàn)出來，每天備份在PC機上，然后給予定期同步操作，防止數(shù)據(jù)庫信息出現(xiàn)不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。而在其他數(shù)據(jù)備份方式中，實物介質(zhì)的存儲和備份也具有一定的應用優(yōu)勢，通過數(shù)字化影像的方式，對所有文書檔案數(shù)據(jù)錄制成關盤，基于兩份的方式，在防磁柜內(nèi)進行合理存放，同時實現(xiàn)所有檔案信息、數(shù)字化影像的完整保存【2】。此外，事業(yè)單位應加強檔案軟件的設計研發(fā)，對于不同的檔案資料，應進行合理分類與整理，同時對檔案管理系統(tǒng)的權限進行設置，實現(xiàn)檔案資源的高效化利用，在檔案工作臺模塊構建以后，可以實時化瀏覽與下載電子文書，并實現(xiàn)在線借閱，不斷提高系統(tǒng)管理效能。面對保密性文件，應注重申請這一環(huán)節(jié)，要想順利借閱單位檔案信息，必須要通過特定的審批程序，有效預防不安全因素的出現(xiàn)。

（四）完善信息服務功能

要想實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化在檔案資源管理中的緊密融合，不同部門之間應保持有機溝通，激發(fā)出其他部門對于檔案管理工作的重視程度。其中，憑借完善的檔案管理信息服務功能，可以為不同部門工作人員之間的交流提供極大的便利性，共同致力于檔案管理系統(tǒng)的構建，從而不斷提高檔案管理工作的一體化建設水平。特別在事業(yè)單位內(nèi)部，管理平臺的構建，應對不同的檔案模塊進行設置，憑借交互式交流模塊，可以使檔案信息的溝通與傳輸水平得到增強。交互式交流模塊框架如圖2所示：

結(jié)束語

總而言之，科學技術的日益發(fā)展與進步，對于事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響，其中，現(xiàn)代化和電子化管理模式的出現(xiàn)，可以不斷改進檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的有效處理。同時，檔案信息應確保高度的完整性，全面記錄其信息過程，基于檔案管理人員角度，應注重軟件和硬件設施的完善，加大安全保密工作力度，實時化共享檔案信息，同時也要保證自身良好的綜合素養(yǎng)與專業(yè)水平，給予檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展強有力的人才支持。

參考文獻：

[1]?劉麗秋.?論事業(yè)單位管理檔案管理中現(xiàn)代化方式的運用[J].?中外企業(yè)家，?2019，?No.648（22）：133-133.

[2]?李靜.?新時期關于行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設的意義和對策探究[J].?神州（上旬刊），?2020，?000（015）：279.