淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

摘要：在新時(shí)期時(shí)代背景下，事業(yè)單位中的檔案管理工作也開始朝著電子檔案管理的方向發(fā)展，目前電子檔案管理的工作效率在不斷的提升，推動了事業(yè)單位健康穩(wěn)定的運(yùn)行。電子檔案管理中，需要具有先進(jìn)的技術(shù)措施，加強(qiáng)電子檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，以此來提升電子檔案管理的效率。文中對事業(yè)單位中電子檔案管理的優(yōu)勢進(jìn)行了分析，并對電子檔案管理的對策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案;檔案管理

引言：

檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理中最為重要的管理內(nèi)容，需要單位內(nèi)部管理人員對管理工作進(jìn)行重視，提升檔案管理中的效率。目前電子檔案已經(jīng)取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此管理模式也朝著電子檔案管理的模式發(fā)展，提升了檔案管理的質(zhì)量。電子檔案管理是提升檔案管理水平最為重要的途徑，這就需要工作人員對電子檔案管理的方式以及管理要求進(jìn)行全面的了解，對管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到提升事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量的目的。

一、事業(yè)單位電子檔案優(yōu)勢

（一）提高檔案管理效率

事業(yè)單位檔案在管理的過程中具有復(fù)雜性以及繁瑣性等特點(diǎn)，這就需要檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也需要具備較強(qiáng)的管理技能，使其能夠更好的開展檔案管理工作。目前事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，還是采用的紙質(zhì)檔案管理的模式，并未將電子檔案管理進(jìn)行應(yīng)用。這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案在轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)時(shí)會加大工作人員的工作效率，在轉(zhuǎn)變的過程中容易出現(xiàn)失誤，這也是部分事業(yè)單位未開展電子檔案管理的原因。但是電子檔案管理在應(yīng)用的過程中，不需要太多的工作人員進(jìn)行管理，通過計(jì)算機(jī)可以有效的將檔案進(jìn)行分類整理。紙質(zhì)檔案還需要放置在專門的檔案室進(jìn)行管理，電子檔案管理可以將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊M(jìn)行長久的保管。事業(yè)單位中開展電子檔案管理工作，可以有效的降低人工操作中的失誤率，使得檔案管理的質(zhì)量以及效率可以得到提升，這就需要事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理力度。

（二）加強(qiáng)檔案利用效率

事業(yè)單位在開展電子檔案管理工作時(shí)，在將檔案在電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行錄入時(shí)需要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，保證檔案信息可以合理的進(jìn)行的錄入[1]。由此可見，電子檔案管理工作的開展，降低了紙質(zhì)檔案中因?yàn)楦袷讲唤y(tǒng)一造成的信息質(zhì)量差的問題，使其檔案管理的工作質(zhì)量可以得到提升。電子檔案管理工作降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中繁瑣過程，有效的提高檔案管理的效率，電子檔案管理工作的開展可以提升檔案提檔以及歸檔的效率，更快的對檔案信息進(jìn)行查閱。

二、事業(yè)單位電子檔案管理對策

（一）優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要按照單位的管理原則進(jìn)行操作，應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)籌規(guī)劃以及合理部署的原則，對單位中現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化完善，使其管理工作可以得到有效開展。首先事業(yè)單位檔案管理工作在開展中需要根據(jù)單位實(shí)際的情況對檔案管理制度進(jìn)行完善，構(gòu)建獨(dú)立的管理制度，使其電子檔案管理機(jī)制可以在事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)應(yīng)用。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)對電子檔案的錄入、管理以及保存等問題制定統(tǒng)一的管理模式，以此來提升電子檔案管理工作水平。事業(yè)單位應(yīng)對電子檔案管理機(jī)制構(gòu)建進(jìn)行重視，在單位內(nèi)部設(shè)置專門的監(jiān)管部門，提升檔案管理中的質(zhì)量。在檔案管理工作中，對管理人員的操作進(jìn)行監(jiān)管，防止因?yàn)椴僮魇д`影響檔案管理的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作宏觀管理

電子檔案管理在事業(yè)單位中的開展，在提升檔案管理效率的同時(shí)促進(jìn)單位健康的發(fā)展。因此應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理水平，首先需要對檔案管理工作中的宏觀管理水平進(jìn)行加強(qiáng)。單位內(nèi)部應(yīng)對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，檔案管理人員應(yīng)對檔案管理的重要性以及管理的意義進(jìn)行明確，以此來保障事業(yè)單位中的檔案管理工作得到了有序的開展。我國政府已經(jīng)開始重視各單位中信息化檔案管理工作的建設(shè)，出臺了相關(guān)政策中對單位信息化檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，使其事業(yè)單位對電子檔案管理的重視，提升電子檔案管理的效率。最后還應(yīng)根據(jù)政策中的宏觀指導(dǎo)要求，對單位電子檔案管理中存在的問題及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化改善，事業(yè)單位需要制定相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃與宏觀管理，電子檔案管理中的問題得到解決。

（三）提高電子檔案系統(tǒng)安全水平

事業(yè)單位在開展電子檔案管理工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照安全管理的原則以及要求進(jìn)行操作，針對電子檔案管理中存在的問題需要集中進(jìn)行管理[2]。目前事業(yè)單位已經(jīng)重視電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建與完善，對現(xiàn)有的軟硬件措施進(jìn)行針對性的改善，使其電子檔案管理的成效可以得到明顯提升。目前單位為了提升電子檔案管理水平，管理人員在信息化發(fā)展的趨勢下，已經(jīng)將電子檔案管理中的問題進(jìn)行細(xì)化，并制定了合理的解決方案，推動了電子檔案管理工作的正常開展。

在電子檔案管理工作中，管理人員還應(yīng)對單位中的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行重視，對單位中的服務(wù)器等設(shè)備設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)，對檔案日志信息進(jìn)行適當(dāng)更新，保證單位中檔案資源可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。在對服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)時(shí)，若發(fā)現(xiàn)老化線路等問題時(shí)，應(yīng)積極進(jìn)行處理，降低管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

電子檔案管理工作水平的提升，需要有高水平以及高素質(zhì)的管理人員進(jìn)行操作，管理人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)對電子檔案管理的質(zhì)量有著重要的影響。事業(yè)單位若想提升電子檔案管理的效率，需要對管理人員的管理技能進(jìn)行培訓(xùn)，對管理人員集中進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使其管理人員具備對計(jì)算機(jī)進(jìn)行獨(dú)立操作的技能。事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的考核力度，將管理人員日常的工作狀態(tài)融入到的考核制度中。在工作中對員工進(jìn)行激勵，提升員工工作的積極性，促進(jìn)電子檔案管理工作可以有序的開展。

結(jié)語：

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理工作水平的提升，需要管理人員對檔案管理的工作要求進(jìn)行明確，對檔案管理目標(biāo)原則進(jìn)行了解，推動電子檔案管理工作在事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)全面實(shí)施，促進(jìn)事業(yè)單位長久穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張琬瓊.云會計(jì)環(huán)境下事業(yè)單位會計(jì)檔案電子化管理策略[J].黑龍江檔案，2021（04）：76-77.

[2]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

作者簡介：李宇紅（1967年7月），性別：女，民族：漢，籍貫：黑龍江省齊齊哈爾市，職稱：副研究館員，學(xué)歷：本科，單位：齊齊哈爾市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，研究方向：機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)檔案管理，單位所在省市郵編：161000