信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

王逸

摘 ?要：實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高質(zhì)量應(yīng)用可以為檔案管理工作的改進(jìn)提供幫助。目前，信息技術(shù)的創(chuàng)新推廣速度較快，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的有 效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案管理人員都對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用具備較高水平的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作思路;信息技術(shù)

1 信息化背景下檔案館管理模式的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，信息已然成為社會(huì)上一種十分重要的資源，各類型的信息服 務(wù)機(jī)構(gòu)層出不窮，各自掌握著自身獨(dú)有的優(yōu)勢，進(jìn)而不斷開拓服務(wù)市場， ?為用戶帶來更多的便利和價(jià)值，以此達(dá)到穩(wěn)步提升自身市場地位的目的。 企業(yè)檔案管理中儲(chǔ)存了大量的信息和數(shù)據(jù)，所以必須要響應(yīng)信息化時(shí)代發(fā) 展的趨勢，創(chuàng)建新型的信息化檔案資源服務(wù)模式，在市場的大環(huán)境下與其 他形式的信息服務(wù)工作存在著相互補(bǔ)充，相互競爭的關(guān)系，并在相互補(bǔ)充 和相互競爭中不斷發(fā)展完善。就目前的信息服務(wù)市場的發(fā)展?fàn)顟B(tài)來看，企 業(yè)檔案管理雖然存在獨(dú)特個(gè)性化和服務(wù)便捷化的優(yōu)勢，但與其他信息服務(wù) 工作和傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作相比較，依然存在很多自身發(fā)展中需要改進(jìn)的 問題，且與其的競爭關(guān)系日益激烈。從微觀的角度講，現(xiàn)階段信息化的企 業(yè)檔案管理是與具體檔案館相對(duì)應(yīng)的個(gè)體信息化檔案館，他的建立以實(shí)體 檔案館為雛形和基礎(chǔ)，是一個(gè)具有檢索、保管、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng) 功能的信息化檔案信息管理和服務(wù)系統(tǒng)，代表著一種微觀信息環(huán)境和具體 基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建。信息化的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式共同存在， ?相互影響、相互發(fā)展。就現(xiàn)階段的信息服務(wù)狀態(tài)來看，傳統(tǒng)檔案服務(wù)有較 為完善的服務(wù)體系，已經(jīng)被大眾普遍接受和認(rèn)可，占據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的重要位 置。與傳統(tǒng)檔案服務(wù)相比，信息化的企業(yè)檔案管理雖然在服務(wù)響應(yīng)速度上 和無縫連接上占據(jù)優(yōu)勢，但在成本花銷，用戶體驗(yàn)等方面仍存在不足，這 方面的不足直接影響著信息化的企業(yè)檔案管理能否得到資源的長久投入。 ? 2 新時(shí)期檔案管理工作的新思路

2.1 ?提升檔案管理信息化工作重視程度

提升企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度是新時(shí)期強(qiáng)化檔案管理工作 的首要前提，是實(shí)施規(guī)范化、科學(xué)化、高效化、信息化檔案管理的重要 思想意識(shí)基礎(chǔ)。作為企業(yè)發(fā)展的“領(lǐng)航員”，高層管理者應(yīng)明確信息技 術(shù)在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創(chuàng)造有利的工作環(huán) 境，推動(dòng)其順利地開展。在此基礎(chǔ)上，還要加大檔案管理工作的人力和 財(cái)力投入力度，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備，推 動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化的新時(shí)期 檔案管理模式及體系，在提升其管理實(shí)效性的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作 的健康、長久發(fā)展。

2.2 ?節(jié)約成本，提高管理效率

企業(yè)的檔案管理工作中，由于企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)的數(shù)量巨大， ?處理的企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)具有多元化特征，所以檔案管理工作量較大 且十分復(fù)雜，對(duì)待這些企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)必須要進(jìn)行分類整合、歸納 和儲(chǔ)存，便于日后的調(diào)取和查詢。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是由人 工進(jìn)行完成，在企業(yè)信息、資料、數(shù)據(jù)的處理上效率很低且不能保證準(zhǔn)確 率，造成了很多誤差，并不能很好地滿足信息快速整理、儲(chǔ)存及調(diào)用的要 求，也不利于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，但是在企業(yè)的檔案管理工作中有 效運(yùn)用信息技術(shù)，利用信息技術(shù)的時(shí)效性、便捷性和準(zhǔn)確性能有效彌補(bǔ)傳 統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中的不足和人工導(dǎo)致的誤差，不僅能夠提升檔案管理 的效率和質(zhì)量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時(shí)間。

3 推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)

3.1 ?利用現(xiàn)代信息化管理檔案工作

通過信息技術(shù)應(yīng)用程序進(jìn)行檔案工作管理是一項(xiàng)長期發(fā)展規(guī)劃的重要 途徑，對(duì)檔案管理工作的收集、錄入及整合等相關(guān)檔案資料規(guī)范管理，利 用現(xiàn)代科技信息化檔案管理模式，替代老套煩瑣的檔案管理模式，能夠推 進(jìn)檔案技術(shù)改革工作的不斷完善，科學(xué)技術(shù)檔案信息服務(wù)可以智能處理檔 案登記錄入、歸納整理等相關(guān)檔案資料信息，采用實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備、查找服 務(wù)方式，為企業(yè)檔案管理提供精準(zhǔn)服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，信息檔案管理建設(shè)具備 規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、防范漏洞等優(yōu)勢，能夠有效預(yù)防企業(yè)檔案管理相關(guān)問題，大大

地提高了企業(yè)的工作效率。

3.2 ?提高信息化檔案服務(wù)水平

檔案管理人員在探索檔案服務(wù)新方式的過程中，一定要將檔案管理 信息系統(tǒng)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行總結(jié)，尤其要對(duì)檔案信息的整合和組 織工作進(jìn)行深入研究。一定要加強(qiáng)對(duì)檔案信息服務(wù)條件的重視和考察，并 對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得 到相應(yīng)優(yōu)化，為信息集成技術(shù)充分發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值提供幫助。要加強(qiáng)對(duì)檔案 信息檢索能力構(gòu)成情況的關(guān)注，并對(duì)信息檢索速度的影響因素進(jìn)行深入研 究，使檔案服務(wù)功能的建設(shè)可以在提升信息查閱精準(zhǔn)性方面取得進(jìn)展。檔 案管理人員需要根據(jù)信息系統(tǒng)當(dāng)前的運(yùn)行規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行的收集整編方 法做出調(diào)整，合理設(shè)置檔案調(diào)取權(quán)限，并對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)性功能加 以完善，確保數(shù)據(jù)的維護(hù)及備份功能得到強(qiáng)化。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng) 開發(fā)的基本規(guī)律，對(duì)檔案管理信息化需求進(jìn)行全方位考察研究，尤其要對(duì) 網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺(tái)進(jìn)行高水平構(gòu)建，并保證相應(yīng)的網(wǎng)頁檢索功能得到 強(qiáng)化，為信息化檔案服務(wù)體系的完善提供幫助。

3.3 ?建立完善的管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的普遍應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員專業(yè) 素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化 技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度， ?加強(qiáng)自身的紀(jì)律意識(shí)和規(guī)則意識(shí)，才能更好地掌握信息化技術(shù)在企業(yè)檔案 管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息 化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā) 展走向。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管 理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會(huì)和 專題座談會(huì)，有計(jì)劃地安排一些相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)和技術(shù)交流活動(dòng)，聘請專家 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念， ?增強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng) 和技能水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展 。

3.4 ?加大投入信息化檔案管理建設(shè)資金

根據(jù)企業(yè)自身內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，加強(qiáng)針對(duì)檔案信息化建 設(shè)管理工作的資金投入，使其優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作，開展檔案信 息化管理專業(yè)知識(shí)水平人才培訓(xùn)。聘請專業(yè)人士及專家學(xué)者指導(dǎo)檔案管理 人員，制定并落實(shí)相關(guān)檔案管理工作制度，并實(shí)行激勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)措施，吸引人 才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動(dòng)企業(yè)檔案管理體制，通過科 學(xué)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)提高精細(xì)化檔案管理能力。加大對(duì)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò) 軟件技術(shù)投入資金，支持企業(yè)檔案建設(shè)管理工作，為企業(yè)信息化管理檔案 建設(shè)提供長期精細(xì)化服務(wù)質(zhì)量保駕護(hù)航。

結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的創(chuàng)新推廣速度較快，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理 中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案 管理人員都對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用具備較高水平的關(guān)注。

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