淺談醫(yī)院信息化建設(shè)項(xiàng)目的全過程管理

龔明 王麗 江悅

四川省中醫(yī)藥科學(xué)院中醫(yī)研究所（四川省第二中醫(yī)醫(yī)院）始建于1966年，為國家三級甲等綜合性中醫(yī)醫(yī)院，編制床位2300張，設(shè)有老年病科、腎病科、婦科等40余個臨床科室，主辦有醫(yī)養(yǎng)中心和省老干部活動中心“福德診所”等。醫(yī)院綜合學(xué)科門類齊全，中醫(yī)藥優(yōu)勢突出，科研能力雄厚，?？铺厣黠@。醫(yī)院是四川省干部保健基地，為成都體育學(xué)院附屬中醫(yī)醫(yī)院，華西醫(yī)院聯(lián)盟醫(yī)院，四川省人民醫(yī)院急救分中心（急救創(chuàng)傷聯(lián)盟），是成都中醫(yī)藥大學(xué)、西南醫(yī)科大學(xué)研究生培訓(xùn)基地;是四川省針灸質(zhì)量控制中心，四川省首批互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院。醫(yī)院網(wǎng)站是單位的一個門面，可以很好地對外宣傳醫(yī)院形象，同時拉近與就診者間的距離。但是醫(yī)院舊的官網(wǎng)設(shè)計(jì)已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院當(dāng)前的需求，舊的網(wǎng)站存在如下問題：網(wǎng)站設(shè)計(jì)與醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀有一定的差距;不能體現(xiàn)出醫(yī)院的專業(yè)化;創(chuàng)新的市場定位以及與就診者的互動性較低;網(wǎng)站主頁的設(shè)計(jì)比較呆板，不能突出醫(yī)院形象;排版不夠清晰、重點(diǎn)不突出;排版比較單一，字體過小、風(fēng)格呆版、顏色單一，瀏覽起來很難吸引瀏覽者的興趣;缺乏特色，所提供信息對訪問者粘性較低，未迎合訪問習(xí)慣，未將訪問者需求內(nèi)容置于顯著位置。無法達(dá)到很好地為就診者服務(wù)、對外提升醫(yī)院形象的效果，因此，搭建一個現(xiàn)代化且具有中醫(yī)特色的網(wǎng)站，成為了醫(yī)院當(dāng)前的迫切需求。經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)班子審批，同意重新建設(shè)新網(wǎng)站，并制訂了以整體美觀大氣、具有中國傳統(tǒng)文化元素，符合醫(yī)院中西醫(yī)結(jié)合特色，界面友好，布局合理，體現(xiàn)醫(yī)院的嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)威性為整體要求的新網(wǎng)站建設(shè)方針。 網(wǎng)站建成上線運(yùn)行后，得到良好的應(yīng)用效果，獲得院領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。筆者以該項(xiàng)目建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)為例，探索信息化項(xiàng)目管理中的全過程管理，主要從制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作、監(jiān)控項(xiàng)目工作、實(shí)施整體變更控制、結(jié)束項(xiàng)目或階段等方面進(jìn)行了闡述，最后對醫(yī)院信息化項(xiàng)目全過程管理工作進(jìn)行了展望。

一、制定項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是批準(zhǔn)項(xiàng)目建設(shè)的文件，標(biāo)志著項(xiàng)目的正式啟動，對項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、概要里程碑、概要預(yù)算等作出明確要求，授予項(xiàng)目經(jīng)理可以調(diào)配與項(xiàng)目有關(guān)的資源權(quán)限。我們依據(jù)項(xiàng)目工作說明書、結(jié)合前期有效商業(yè)論證，通過專家判斷的方式，制定了網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目章程。主要內(nèi)容包括：網(wǎng)站建設(shè)的目的、批準(zhǔn)該項(xiàng)目的原因;可以測量的項(xiàng)目目標(biāo)及相關(guān)成功標(biāo)準(zhǔn);網(wǎng)站建設(shè)過程中可能存在的主要風(fēng)險(xiǎn);網(wǎng)站建設(shè)的總體預(yù)算;委派的項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)信息及其權(quán)利和義務(wù)等。

二、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

項(xiàng)目管理計(jì)劃是項(xiàng)目具體執(zhí)行的前提，制定一份科學(xué)合理的項(xiàng)目計(jì)劃，是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。因此，我們十分重視項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定。制定項(xiàng)目管理計(jì)劃就是將項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等子計(jì)劃整合為一份整體項(xiàng)目管理計(jì)劃的過程，亦是其他各項(xiàng)子計(jì)劃制定的依據(jù)和基礎(chǔ)。我們以項(xiàng)目章程、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)以及其他各管理領(lǐng)域輸出的分項(xiàng)管理計(jì)劃為依據(jù)，制定了初步的網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目管理計(jì)劃，對項(xiàng)目的總體目標(biāo)、進(jìn)度安排、約束條件等進(jìn)行了規(guī)劃。比如，在網(wǎng)站建設(shè)的需求管理計(jì)劃制定過程中，我們征求各科室意見，確定了網(wǎng)站各一二級欄目，并根據(jù)各行政科室相關(guān)職能，擬在網(wǎng)站建成后，將各版塊權(quán)限下放到科室，由各科室根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況上傳更新相關(guān)信息，以確保網(wǎng)站信息的及時性、豐富性。隨后，我們組織宣傳部、院辦、黨辦等相關(guān)干系人召開會議，對項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行評審，促使相關(guān)關(guān)系人對項(xiàng)目的全過程管理計(jì)劃達(dá)成一致。由于在初期制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃時，各方面的信息尚不明確，因此我們往往只是從宏觀上把控項(xiàng)目的全過程管理思路，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，再對項(xiàng)目管理計(jì)劃作相應(yīng)的更新。

三、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作

指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作是根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃對項(xiàng)目的具體執(zhí)行進(jìn)行指導(dǎo)，并對經(jīng)過變更控制委員會批準(zhǔn)的變更進(jìn)行實(shí)施的過程。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要對項(xiàng)目中的各種技術(shù)、活動進(jìn)行管理，協(xié)調(diào)項(xiàng)目內(nèi)外的各種關(guān)系，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員與項(xiàng)目其他干系人之間的關(guān)系，滿足項(xiàng)目的合理需求，達(dá)到項(xiàng)目的總體目的。為了將計(jì)劃落于實(shí)處，我們以項(xiàng)目管理計(jì)劃為依據(jù)，規(guī)定每周一召開周例會，會議總結(jié)上周工作情況，明確本周工作任務(wù)與重點(diǎn)，同時也讓項(xiàng)目成員了解項(xiàng)目當(dāng)前的工作目標(biāo)與進(jìn)展情況。每月召開一次各干系人參與的會議，將網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)度情況、成本支出情況等進(jìn)行匯報(bào)，并聽取他們的反饋意見，及時對項(xiàng)目進(jìn)行合理并正式地變更，形成有效可供參考的工作績效信息和一些必要的變更請求。

四、監(jiān)控項(xiàng)目工作

監(jiān)控項(xiàng)目工作貫穿整個項(xiàng)目生命周期，時時監(jiān)督項(xiàng)目，掌控項(xiàng)目，防止項(xiàng)目行為偏離計(jì)劃，進(jìn)而預(yù)防項(xiàng)目失敗的過程。我們依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、進(jìn)度預(yù)測、成本預(yù)測、工作績效信息，結(jié)合事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，并采用專家判斷和會議的方式進(jìn)行分析，最終形成工作績效報(bào)告和變更請求，并根據(jù)相關(guān)變動及信息對項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件作相應(yīng)更新。在網(wǎng)站建設(shè)過程中，我們對進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行了重點(diǎn)監(jiān)控。在進(jìn)度方面，由于2020年年初的新冠疫情影響，部分關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員不能及時到崗，進(jìn)度嚴(yán)重滯后，為了追趕進(jìn)度，我們采用了虛擬團(tuán)隊(duì)的形式，讓處于各個地域的成員在家辦公，通過視頻會議、電話等方式增強(qiáng)溝通，減少工作失誤，提高工作效率。在質(zhì)量方面，嚴(yán)格按照招投標(biāo)文件、合同等有關(guān)文件執(zhí)行，確保項(xiàng)目成果與需求一致。在質(zhì)量控制方面，我們通常會用到質(zhì)量成本和新老七工具。

五、實(shí)施整體變更控制

以往項(xiàng)目的實(shí)踐告訴我，一個項(xiàng)目的成功與否，與項(xiàng)目的變更控制是否合理有效至關(guān)重要。項(xiàng)目從啟動到結(jié)束，不可避免存在變更的情況，可能是范圍變更，也可能是進(jìn)度調(diào)整等等。因此變更控制過程也是貫穿于項(xiàng)目始終的。網(wǎng)站項(xiàng)目建設(shè)初期我們就成立了包括甲乙雙方重要項(xiàng)目干系人的變更控制委員會CCB，并制定了相關(guān)變更控制流程。項(xiàng)目中的所有變更在實(shí)施前都要向變更控制委員會提出申請并獲得其批準(zhǔn)方能執(zhí)行。在網(wǎng)站建設(shè)中期，院團(tuán)委的老師提出需要在一級欄目“團(tuán)旗飄飄”中增加二級欄目“青年風(fēng)采”，我們嚴(yán)格按照變更流程執(zhí)行：首先由院團(tuán)委相關(guān)干系人提出變更申請;再由項(xiàng)目經(jīng)理對變更申請進(jìn)行初步審查及對變更方案進(jìn)行論證;隨后將變更方案提交變更控制委員會審批，經(jīng)變更控制委員會批準(zhǔn);由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)出變更通知，同時組織團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行變更實(shí)施;實(shí)施過程中需對變更實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控、評估，以確保實(shí)施的正確性;最后我們要判斷變更后的項(xiàng)目是否已納入正常軌道，同時確定相應(yīng)文檔、配置管理是否已做相應(yīng)調(diào)整，避免版本錯亂等情況的發(fā)生。通過以上流程，有效預(yù)防了項(xiàng)目范圍蔓延等情況的發(fā)生。

六、結(jié)束項(xiàng)目或階段

結(jié)束項(xiàng)目或階段就是完結(jié)項(xiàng)目所有工作，對項(xiàng)目進(jìn)行收尾，包括行政收尾和合同收尾。行政收尾是對項(xiàng)目工作進(jìn)行完工后評價(jià)，作全面回顧，思考“如果我們重新做該項(xiàng)目哪些地方可以改進(jìn)？如何改進(jìn)？”，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并形成文檔，使它成為單位的“組織過程資產(chǎn)”，以供今后項(xiàng)目借鑒參考。而合同收尾是指工作完成后產(chǎn)品驗(yàn)收和移交以及項(xiàng)目款結(jié)算等事宜。本項(xiàng)目中，在試運(yùn)行一個月后，我們組織驗(yàn)收小組召開了網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收會，會上對網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施情況作了匯報(bào)，并正式驗(yàn)收項(xiàng)目，移交了項(xiàng)目相關(guān)資料。該項(xiàng)目驗(yàn)收交付后，我們評估了項(xiàng)目完成的整體情況和質(zhì)量，總結(jié)了網(wǎng)站建設(shè)項(xiàng)目管理活動中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，妥善安排遣散了項(xiàng)目組成員，并整理了項(xiàng)目相關(guān)文件。對于合同收尾方面，結(jié)清了合同尾款，最后將合同和項(xiàng)目文件一并存檔，形成組織過程資產(chǎn)。網(wǎng)站的建成投入使用，助力提升醫(yī)院形象，增強(qiáng)了與就診者之間的交流，同時為醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室提供了學(xué)習(xí)、展示的平臺，得到院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。該項(xiàng)目的成功得益于我們有效的全過程管理，也使對全過程管理有了更加深刻認(rèn)識，為今后的項(xiàng)目管理積累了經(jīng)驗(yàn)，打好了基礎(chǔ)。

七、醫(yī)院信息化項(xiàng)目全過程管理工作展望

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展及5G時代的到來，信息化項(xiàng)目建設(shè)的全過程管理也將迎來更大的風(fēng)險(xiǎn)及機(jī)遇，不能跟進(jìn)時代的腳步將面臨被淘汰。

1.應(yīng)在項(xiàng)目全過程管理中明確管理職責(zé)，優(yōu)化整個管理組織結(jié)構(gòu)。這要求上層管理者以及具體從事項(xiàng)目管理的工作者樹立大數(shù)據(jù)意識，明確各組織構(gòu)架的職責(zé)，做好頂層設(shè)計(jì)分層管理，才能更好地推動并指導(dǎo)全院的信息化建設(shè)全過程管理。

2.加強(qiáng)信息化全過程管理內(nèi)容的宣傳教育，提升全院全員的綜合能力。信息化全過程管理不僅僅是項(xiàng)目管理者的事，也是關(guān)系著全院共同進(jìn)步的事。一方面，需要在全院經(jīng)常性的組織相關(guān)培訓(xùn)，讓全院了解什么是現(xiàn)代化的信息全過程管理，這種管理模式對全院及自身有什么好處，當(dāng)大家真切了解后，才能在信息化全過程管理中積極參與，積極配合。另一方面，項(xiàng)目管理者更應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，圍繞自身“缺什么，學(xué)什么”的原則，本著項(xiàng)目管理先人一步，采取“走出去，請進(jìn)來”的方式，不斷拓寬視野，提升綜合能力，這樣才能引領(lǐng)全院在信息化全過程管理中不斷進(jìn)步、創(chuàng)新。

3.建立信息化管理平臺，統(tǒng)一渠道的管理。5G與大數(shù)據(jù)相結(jié)合在所有的項(xiàng)目全過程管理中，都發(fā)揮著重要的作用，項(xiàng)目各過程數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)雜亂無章，導(dǎo)致整個項(xiàng)目管理困難，這就要求項(xiàng)目管理需構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理平臺。

4.應(yīng)健全整個運(yùn)營體系的信息安全建設(shè)，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全防控。5G及大數(shù)據(jù)時代，整個管理體系面臨更多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，健全運(yùn)營體系的安全防護(hù)能力，守好信息化建設(shè)的大門至關(guān)重要。

（作者單位：四川省第二中醫(yī)醫(yī)院）