郭蘇

內(nèi)部控制是指企業(yè)在特定環(huán)境中，為完成戰(zhàn)略目標，提高運營效率，收集應用各種資源，而在其內(nèi)部設置的各種機構(gòu)、計劃流程和方案。因此，可見內(nèi)部控制對企業(yè)目標的實現(xiàn)，具有戰(zhàn)略意義，但真正落實內(nèi)控制的中小企業(yè)，并不多見，關(guān)鍵在于最高領導層的重視和執(zhí)行程度。

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

雖然我國已頒布 《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》 （工信部聯(lián)企業(yè)[2011]300號）主要適用于非上市的中小企業(yè)， 但實際操作中，它們很少落地、有效實施。一些私營企業(yè)經(jīng)營者的理念還停留在節(jié)約成本上，管理層往往忽視內(nèi)控建設， 內(nèi)部溝通以主觀判斷為主， 企業(yè)管理水平處在基礎階段， 與系統(tǒng)體系化管理有著長遠距離。此類企業(yè)在短期，也許還能生存，但長期缺失內(nèi)控會直接制約其外延成長。

二、內(nèi)部控制在中小企業(yè)遇到的主要困境

1.缺乏內(nèi)部控制體系。①企業(yè)只有財務制度，沒有內(nèi)部控制是普遍現(xiàn)象。決策層未意識到內(nèi)控對實現(xiàn)經(jīng)營目標的重要性， 為了成本效益， 認為可有可無。 如：一家企業(yè)無內(nèi)控，導致其每月倉庫存貨盤點表只有倉庫主管簽字，無盤點、保管、監(jiān)督人簽字;固定資產(chǎn)在系統(tǒng)中有編號，但實物中沒有，財務報表無簽字蓋章等現(xiàn)象，這說明未使用財務、內(nèi)部控制體系促進企業(yè)管理在正常軌道上運營。②某些內(nèi)控制度規(guī)范形同虛設， 各部門員工只是敷衍流程形式， 未落實責任規(guī)范操作。如：內(nèi)部審計隸屬于財務部。

2.高度集權(quán)制管理，內(nèi)部信息不對稱。這類企業(yè)所有者和經(jīng)營者通常是一個人，如董事長=總經(jīng)理，主要體現(xiàn)在治理層的集權(quán)思維，信息不對稱，領導喜歡“人治”， 即主觀判斷、執(zhí)行決策。 組織架構(gòu)不明確，授權(quán)劃分不分明，大小事務統(tǒng)一由最高管理層一支筆決定。 導致內(nèi)部各職能部門的信息缺失、 誤解，無法及時獲取、傳遞。從而導致治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范， 權(quán)責分配混亂， 內(nèi)控制無法施展制衡功能。如：采購制度里有貨比三家的招標要求，但實際操作是領導說了算，拍腦袋決策， 且貨到付款及時，無信用管理概念等。領導的裙帶關(guān)系和個人能力影響整個公司的經(jīng)營效果?！耙粋€人”的管理，導致內(nèi)部、外部的信息很難及時溝通，中高層與基層，上下級關(guān)系， 各職能部門之間隔閡，掩蓋了工作中的問題，藏著各自的“秘密”，嚴重降低工作效率，流失人才。

3.人力資源配備不足。各部門普遍存在人手不夠，員工加班頻繁，一人多崗情況。如：出納同時兼任總務、人事、秘書等崗位，導致財務工作缺乏效率，招聘財務人員的條件是服從，而非專業(yè)化勝任能力和職業(yè)道德，甚至出現(xiàn)無會計證而在崗多年的現(xiàn)象。 不相容職務未分離： 如一個保險箱存放所有印章，財務和總務同時使用同一保險箱。一名會計和一名出納完成所有記賬、報表制作等所有財務工作。充分反映管理者的 “節(jié)約人力資源成本”理念，卻無知于不相容職務分離控制， 使會計系統(tǒng)控制受損， 增加了經(jīng)營風險，如產(chǎn)生內(nèi)部盜竊、庫存濫用，虛報成本，自行報廢處理資產(chǎn)損失。另外，人力資源分配不到位，人才內(nèi)控管理未發(fā)揮作用，可能導致德才兼?zhèn)涞膶嵏尚腿瞬糯罅苛魇А?/p>

4.缺乏重大風險預警機制，應急事件處理機制。在經(jīng)營中遇到突發(fā)重大事故事件風險，沒有預警、應急方案，缺乏對此類事件發(fā)生的防范控制措施，企業(yè)只能匆忙應對，增加不確定成本和不可控風險。如：某一智能洗車連鎖集團，每月都發(fā)生某無人值守站點突然斷電、機器等故障，導致客戶投訴，無數(shù)次滯后補救維修，但公司連續(xù)三年沒有對此做突發(fā)事故預警處理方案及如何降低同類事件再次發(fā)生的預防處理流程。缺失預警機制，被動應對，企業(yè)的運營通常處在不可控的風險下，增加額外成本，背負社會影響責任。

5.信息系統(tǒng)的欠缺。從建設到運營，企業(yè)信息系統(tǒng)工程，決策者往往會首先考慮節(jié)約成本，做分部計劃上線，優(yōu)先考慮購買相對便宜的模塊職能軟件，而不是整體的數(shù)字化管理ERP。 如一集團企業(yè)，業(yè)務系統(tǒng)由某內(nèi)部IT負責開發(fā)、運營、維護所有業(yè)務數(shù)據(jù)，相對獨立于財務部外購的某軟件，從而導致業(yè)務、財務數(shù)據(jù)的對接誤差，缺失整體對信息系統(tǒng)的開發(fā)、使用、操作、授權(quán)的管理。導致業(yè)務績效考核以業(yè)務數(shù)據(jù)為準，財務報表用財務軟件出，各部門的信息系統(tǒng)孤立而無關(guān)聯(lián)，各自為營，矛盾百出，不自覺地形成兩套以上賬，失去信息的真實、共享、有效價值，實際增加了企業(yè)整體運營風險和成本。

三、改進中小企業(yè)內(nèi)部控制管理的策略

1.建立完善內(nèi)部控制體系。鼓勵企業(yè)樹立內(nèi)控管理制度框架，結(jié)合戰(zhàn)略目標對其經(jīng)營目標做事前、事中、事后系統(tǒng)設置。將實際業(yè)務職能情況涵蓋在內(nèi)部控制體系建設中， 幫助決策層建設明確的組織機構(gòu)圖，分清各職能部門的分工，應用內(nèi)控指引建立企業(yè)和業(yè)務層的控制活動。有條件的企業(yè)，財務部可以帶頭加強內(nèi)控制實施，建立或分離出內(nèi)部審計部負責日常內(nèi)控事務，具有相對獨立性， 工作直接對董事會負責。

2.提升治理層管理理念。逐步指引決策層公正、公開、透明，合理授權(quán)的管理思維， 可以通過社交、良師益友的專業(yè)聚會，同行間的交流平臺，讓開明的領導不斷向外界學習，取長補短修正自己的局限性，從改善其心態(tài)到主動意識使用內(nèi)控管理幫助企業(yè)發(fā)展。集權(quán)管理轉(zhuǎn)向合理授權(quán)管理，重要事項通過集體投票決策， 董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層各盡其職，明朗的分工會促進各職能部門的工作效率，同時多聆聽員工的建議， 提供一個開放、有不同聲音的辦公環(huán)境。正式、非正式溝通是日常解決信息不對稱的一種方法，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡平臺，員工使用視頻、音頻直線溝通，如釘釘， ERP系統(tǒng)，公司郵箱等，以會議、重要通知、報告、聊天等形式，保持內(nèi)外部信息的暢通聯(lián)系。近朱者赤，決策層決定著企業(yè)的管理方向，當他們具備了科學的治理意識后，內(nèi)控體系在良性環(huán)境中才可以發(fā)揮應有的管理作用。

3.樹立人性化人力資源內(nèi)控管理模式。重視人性化管理，結(jié)合戰(zhàn)略建設健全人力資源內(nèi)控制管理會幫助企業(yè)成功獲得員工凝聚力，創(chuàng)造價值。在內(nèi)控體系下完善員工招聘、培訓、服務等規(guī)章制度，獎懲分明的配套激勵制度中， 更容易激發(fā)他們內(nèi)在潛能的創(chuàng)造力。成功企業(yè)都有其獨特珍視人才的方法，如好口碑的海底撈，中層以上人才離職率從創(chuàng)業(yè)至今微乎其微，企業(yè)不僅為員工提供公平晉升通道，幫助員工成長的開放式工作環(huán)境，而且把績效考核融合戰(zhàn)略目標，其高效人力資源背后的支撐是高層的人性化管理。因此，當管理層有把人當人看的人性化管理理念時，不僅僅依靠財務盈利指標進行員工考核時，通常員工更具主動性、積極性和創(chuàng)造力，最終體現(xiàn)在良性的經(jīng)營效果和社會效應中。

4.建立突發(fā)事件預警機制應對方案。企業(yè)可結(jié)合自身歷史經(jīng)驗及同行的案例分析，按內(nèi)控的規(guī)范和事件頻繁發(fā)生的本部門職能特點，設置對其突發(fā)事件的預防機制及標準化應對操作流程，以減少未來經(jīng)營風險。在初期，各部門可能會投入一定的人力物力，研究預警機制，防范流程的可操作性， 但實施后， 這項機制將幫助企業(yè)降低未來突發(fā)事件的風險，避免事故導致的經(jīng)濟損失和社會聲譽損失和成本。同時，完善的預警機制和高效的修復方案，維護了企業(yè)外在的社會形象，更容易吸引客戶，使其感受到安全、可靠、有責任的服務形象，從而增強企業(yè)的市場競爭力，降低運營風險。

5.應用完整的企業(yè)信息系統(tǒng)實施內(nèi)控管理。首先，在當今線上線下結(jié)合的市場背景中，特別是2020年全球新冠疫情后，更多企業(yè)轉(zhuǎn)型到線上經(jīng)營，需要依賴強大的信息系統(tǒng)網(wǎng)絡做日產(chǎn)管理。其次，管理者通常需考慮市場前景與重大預測戰(zhàn)略，如果在開發(fā)信息系統(tǒng)初期，結(jié)合了內(nèi)控機制的系統(tǒng)管理，會更有利于戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，適應未來變化的市場和客戶需要。 所以通常此項目需要跨部門合力共同開發(fā)，戰(zhàn)略經(jīng)營者的支持。再其次，企業(yè)的內(nèi)部分析報告、信息溝通，也建立在完善的整合型信息系統(tǒng)基礎上，如果它受到內(nèi)部控制的規(guī)范，各職能工作環(huán)節(jié)將同時得到完善。例如，系統(tǒng)中的授權(quán)、審批制度，高效便捷;及時上傳、下載資料文件、內(nèi)部溝通無阻礙，這些將直接體現(xiàn)在全體員工內(nèi)部參與和工作流程效率的提高。

四、結(jié)束語

中小企業(yè)雖然資源有限、抗風險相對較低， 但如果戰(zhàn)略者保持可持續(xù)發(fā)展的信念，充分貫徹實施內(nèi)控，可以幫助企業(yè)在經(jīng)營的各階段中保持事先、事中、事后控制，實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。誠信的經(jīng)營理念，精益求精的研發(fā)精神，拼搏創(chuàng)新優(yōu)勢業(yè)務以及人性化管理，公平對待每位員工，通常是優(yōu)異企業(yè)家的共性，而內(nèi)部控制則是現(xiàn)代管理的科學工具之一，希望給讀者啟示。

（作者單位：日郵物流（中國）有限公司蘇州分公司）