淺議醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院工作高質(zhì)量發(fā)展

張靜

醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動最真實的記載，是醫(yī)院在醫(yī)療運行、科研教學(xué)、器械設(shè)備、基建項目、財務(wù)管理、安全生產(chǎn)、患者病例等方面最真實、最珍貴的原始記錄，是醫(yī)務(wù)人員集體智慧的結(jié)晶，也是醫(yī)院發(fā)展的最有力的見證。同時醫(yī)院檔案又是一項關(guān)系民生、關(guān)乎群眾滿不滿意的一項服務(wù)性工作。新《檔案法》實施以來，石家莊市第四醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將檔案工作納入醫(yī)院重點工作，制定醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量快速發(fā)展實施方案，按照5A級標(biāo)準(zhǔn)對檔案室升級改造，實現(xiàn)庫房標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)備智能化、檔案存儲一體化、檔案管理過程自動化，打造省內(nèi)醫(yī)療系統(tǒng)一流檔案室，為廣大群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

一、狠抓檔案管理體系建設(shè)

1.加強檔案室基礎(chǔ)調(diào)研。石家莊市第四醫(yī)院作為河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)?？漆t(yī)院，在上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷指導(dǎo)下，經(jīng)過幾代婦產(chǎn)人的努力，已發(fā)展成為省內(nèi)一流、國內(nèi)知名的現(xiàn)代化特色?？漆t(yī)院，醫(yī)院目前運行模式為一院三區(qū)（即談固院區(qū)、高新院區(qū)、中山院區(qū)）。為了進(jìn)一步提升檔案工作質(zhì)量，滿足群眾日益增長的檔案服務(wù)需求，醫(yī)院成立檔案專班開展檔案工作專項調(diào)研，對醫(yī)院檔案室進(jìn)行實地勘察檔案庫“八防”設(shè)施落實情況、檔案儲存情況、檔案利用情況及檔案管理臺賬，針對存在的問題，院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織研究解決措施，提出了建設(shè)5A級檔案室建設(shè)目標(biāo)。

2.建立健全檔案管理制度。成立由院黨委書記任組長、院長任副組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)四個專班，即：檔案室基礎(chǔ)建設(shè)專班、檔案資料編研專班、檔案整理專班、院史館建設(shè)專班。建立完善《檔案管理手冊》《檔案室工作制度》《檔案保密制度》《檔案管理員職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案閱覽室管理制度》等，制定了《5A檔案室建設(shè)實施方案》明確工作任務(wù)目標(biāo)，并納入每月重點工作，倒排工期，跟蹤督辦，并通過專班式推進(jìn)、臺賬式推進(jìn)、調(diào)度式推進(jìn)、通報式推進(jìn)，高效推進(jìn)各項工作落實。

二、狠抓檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為進(jìn)一步加強和規(guī)范全院檔案管理工作，切實提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，使檔案管理人員熟悉掌握國家、省、市出臺的檔案管理新規(guī)范。針對新檔案整理標(biāo)準(zhǔn)實施以來檔案員集中培訓(xùn)少、部分檔案員對檔案整理新要求知曉率不高的問題，邀請專家對全體檔案員集中開展檔案法律法規(guī)培訓(xùn)及文書、科技、專項、會計檔案等規(guī)范化整理培訓(xùn)，有效提升檔案員的法律意識，不斷提高檔案員業(yè)務(wù)能力。整個培訓(xùn)過程，所有檔案員學(xué)習(xí)勁頭十足，課后與老師建立友好關(guān)系，隨時請教，學(xué)習(xí)溝通，在檔案的整理等工作中發(fā)揮了積極的作用。同時，結(jié)合平時檔案督查工作，對發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范問題進(jìn)行一對一培訓(xùn)指導(dǎo)，舉一反三進(jìn)行警示提醒，持續(xù)改進(jìn)，不斷推動檔案員業(yè)務(wù)水平邁上新臺階。

三、狠抓5A級檔案室創(chuàng)建

1.科學(xué)設(shè)計檔案室。按照新《檔案法》《河北省機關(guān)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》中檔案建筑用房要求，科學(xué)設(shè)計綜合檔案辦公室、檔案閱覽室、保密閱覽室、紙質(zhì)檔案庫、實物檔案庫、音像檔案庫、院史館、智能檔案庫房、數(shù)字化整理室、總控室等，保障文書、會計、音像、實物、科技等檔案集中存放、規(guī)范管理。

2.加強檔案信息化建設(shè)。采用數(shù)字化局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器、交換機、服務(wù)器安全保障系統(tǒng)等，升級檔案信息化軟件，與OA對接，實現(xiàn)一鍵歸檔、網(wǎng)上檢索查詢、分權(quán)限查詢功能。

3.升級檔案設(shè)施設(shè)備。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上增加智能檔案密集架、保密柜、文件柜、實物展柜、檔案梯、空氣消毒機、移動置物架等檔案用具。

3.加強檔案防護(hù)。按照“八防”要求，增設(shè)消防及安防系統(tǒng)，安裝防盜裝備滅火系統(tǒng)、驅(qū)鼠器等，完善溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，達(dá)到5A級標(biāo)準(zhǔn)。

4.創(chuàng)建一流院史展廳，提高院史院志質(zhì)量。科學(xué)設(shè)計規(guī)劃院史展廳分15個模塊進(jìn)行展示，充分挖掘醫(yī)院歷史文化資源，堅持實事求是、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的原則，整理建院以來各重要時期體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展歷程的組織沿革、重大事件、重要活動、科研學(xué)術(shù)、特色技術(shù)等資料，充分利用光電展示院志、年鑒、大事記等資料，科學(xué)展示模塊，全面展示醫(yī)院風(fēng)雨奮斗歷程。

四、狠抓檔案整理工作

1.提升紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量，杜絕各類不規(guī)范問題。對照石家莊市檔案整理規(guī)范，對各類紙質(zhì)檔案整理現(xiàn)狀進(jìn)行全面自查評估，對當(dāng)前存在的各類不規(guī)范問題，逐條逐個進(jìn)行整改。實現(xiàn)上架檔案盒內(nèi)目錄準(zhǔn)確、內(nèi)容規(guī)范，盒外脊背格式規(guī)范、字跡清晰、美觀整齊。

2.提升實物檔案室?guī)觳刭|(zhì)量，杜絕實物檔案收集不全問題。對醫(yī)院榮譽獎牌、獎杯、錦旗、重要時期宣傳資料、禮品及代表醫(yī)院文化的資料、物件進(jìn)行收集整理，并全方位進(jìn)行展示，實現(xiàn)實物檔案室物品齊全、陳列有序。

3.提升音像檔案整理質(zhì)量，杜絕音像檔案不全問題。對醫(yī)院發(fā)生的重大事件、重要活動及有紀(jì)念價值的音像資料進(jìn)行全方位收集，刻錄，并規(guī)范整理歸檔。

五、狠抓檔案開發(fā)利用

1.健全檔案資料，助力?？粕陥?，獲批國家級孕產(chǎn)期保健特色?？平ㄔO(shè)單位。2020年12月醫(yī)院順利獲得“國家孕產(chǎn)期保健特色?？平ㄔO(shè)單位”獎項，實現(xiàn)了河北省國家級孕產(chǎn)期保健特色?？平ㄔO(shè)單位零的突破，也實現(xiàn)了河北省國家級婦幼保健特色?？平ㄔO(shè)單位零的突破，為我院和河北省衛(wèi)生系統(tǒng)爭得了榮譽。在申報和評審過程中，文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案充分展現(xiàn)了建院歷史、產(chǎn)科以及相關(guān)專業(yè)發(fā)展歷史、歷年來尤其是近三年來醫(yī)院對于孕產(chǎn)期保健特色?？疲óa(chǎn)科以及相關(guān)科室）各項規(guī)章制度建設(shè)、投入、會議紀(jì)要等各種檔案資料，使我館孕產(chǎn)期保健特色?？粕陥笠约按疝q材料得以完美呈現(xiàn)，為醫(yī)院創(chuàng)建并獲批“國家孕產(chǎn)期保健特色?？平ㄔO(shè)單位”這一國家級榮譽提供了有力的佐證材料。

2.以民為本，提高檔案工作效能，切實為群眾解決實際問題。出生醫(yī)學(xué)證明存根檔案是辦理出生公證或出生醫(yī)學(xué)證明公證所需的材料之一，也是辦理出國和入學(xué)的必要條件。但是，因出生醫(yī)學(xué)證明是1996年后才開始施行的，很多人并沒有出生醫(yī)學(xué)證明，也有些人因為保存不善等原因以致丟失。針對此問題，依據(jù)國家相關(guān)文件規(guī)定，因《出生醫(yī)學(xué)證明》丟失需上級婦幼單位補發(fā)、協(xié)助公安機關(guān)調(diào)查《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)螘r，簽發(fā)機構(gòu)均需提供《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案中的原簽發(fā)記錄及存根檔案等查詢工作。為了方便群眾辦理，提高工作效能。醫(yī)院提供全天候、無假日辦理服務(wù)、彈性排班實行無午休服務(wù)、提供線上咨詢、線上預(yù)約、協(xié)調(diào)相關(guān)部門辦理便民利民服務(wù)，切實為群眾辦理提供方便快捷查詢服務(wù)，減少群眾跑辦時間，及時為群眾協(xié)調(diào)解決實際問題。

3.以史為鑒，科學(xué)做好“十四五”規(guī)劃，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。2021年是“十四五”的開局之年，也是新冠肺炎疫情全球大流行的一年。在醫(yī)療環(huán)境及醫(yī)療行業(yè)面臨重大變革的背景下，醫(yī)院面臨著一系列的挑戰(zhàn)。為了全力助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)查閱“十三五”期間醫(yī)療質(zhì)量、科研教學(xué)、?？茖W(xué)科建設(shè)等檔案資料，總結(jié)分析醫(yī)院現(xiàn)狀、戰(zhàn)略目標(biāo)、總體思路和重點工作目標(biāo)，為“十四五”期間醫(yī)院跨越式發(fā)展指明了方向，明確了“十四五”期間全力實施“一五八”戰(zhàn)略布局，為建設(shè)“高規(guī)格的醫(yī)學(xué)研究中心”“建設(shè)各專業(yè)全國培訓(xùn)基地群”等五項重大項目，為全力實施“人才興院工程”“學(xué)科強院工程”“智慧助院”八大工程等具體目標(biāo)舉措提供了服務(wù)。今年以來，醫(yī)院先后獲批全國首批中國婦幼保健協(xié)會“?？浦a(chǎn)士臨床實踐培訓(xùn)基地”、中國婦女發(fā)展基金會和中華醫(yī)學(xué)會PAC培訓(xùn)基地，成為國內(nèi)第一批雙胎妊娠規(guī)范化管理提升項目及雙胎妊娠規(guī)范化門診試點單位，被評為全國改善醫(yī)療服務(wù)行動“患者、醫(yī)務(wù)人員雙滿意”醫(yī)院。

作者單位：石家莊市第四醫(yī)院