新時(shí)代高校檔案管理工作存在的深層次問(wèn)題及破解路徑探究

張博宇

作為以記錄、承載高校招生、學(xué)籍、管理、就業(yè)以及各類相關(guān)工作中形成的以文字、圖片等資料為中心內(nèi)容和職責(zé)的高校檔案管理工作，是高校歷史發(fā)展進(jìn)程的見(jiàn)證者，也是檔案工作的重要組成部分。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益得到國(guó)家的重視，原有檔案體系的弊端也逐步體現(xiàn)，深化檔案管理體系改革成為了必然。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》系統(tǒng)總結(jié)了國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，提出了綱領(lǐng)性的指導(dǎo)性意見(jiàn)，為新時(shí)代推進(jìn)檔案治理體系與治理能力現(xiàn)代化提供了理論支撐。

一、新時(shí)代高校檔案管理工作中存在的深層次問(wèn)題

高校檔案管理工作作為檔案事業(yè)的重要組成部分，與檔案事業(yè)息息相通，也應(yīng)與檔案事業(yè)發(fā)展同向同行。然而，在當(dāng)前高校檔案管理工作中，仍有以下幾類突出問(wèn)題制約檔案治理現(xiàn)代化的發(fā)展：

1.依法治檔觀念淡薄，對(duì)檔案工作重視程度不足。新修訂的檔案法已經(jīng)實(shí)施，這是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化對(duì)檔案工作提出的必然要求。檔案管理是高校行政工作的重要組成部分，也是回溯歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要手段。雖然依法治檔提了多年，但長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案工作存在著依法治檔觀念淡薄，檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，部分高校較多關(guān)注教學(xué)科研等相關(guān)工作，往往忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施和經(jīng)費(fèi)不足，難以滿足新時(shí)代要求，不能促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作信息化程度不高、信息滯后和檔案管理工作人員思想固化，習(xí)慣于只用傳統(tǒng)工作方法和以往經(jīng)驗(yàn)考慮問(wèn)題，沒(méi)有跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代高速發(fā)展的步伐，削弱了新時(shí)代檔案工作的科學(xué)性。諸多方面的問(wèn)題，究其原因，根本上是高校以及檔案管理人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足。

2.檔案工作體制機(jī)制不完善，缺少保障體系。很多高校檔案工作的制度體系、考核體系、激勵(lì)機(jī)制建設(shè)不完善。一方面，檔案管理制度不夠完善。當(dāng)前高校檔案管理工作中，普遍存在著制度籠統(tǒng)、單一、落后等情況，制度缺失成為檔案管理的一大頑疾。此外，在高校治理體系中，承擔(dān)檔案管理主責(zé)的為檔案管理部門，而其他負(fù)有職責(zé)內(nèi)檔案管理職能的部門、二級(jí)學(xué)院對(duì)于檔案的管理相對(duì)粗放，沒(méi)有盡到應(yīng)有的職責(zé)，導(dǎo)致各類檔案材料處于分割狀態(tài)，無(wú)法形成集群效應(yīng)，削弱了檔案管理效能的發(fā)揮。另一方面，部分高校檔案管理人員嚴(yán)重不足、能力有限，很多沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)過(guò)計(jì)算機(jī)或信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)，又缺少必要的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)檔案信息技術(shù)和數(shù)字化、智能化設(shè)備不熟悉、不掌握，再加上沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和交流體制，以致難以推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)快速發(fā)展。

3.檔案數(shù)字化、智能化建設(shè)相對(duì)滯后。近年來(lái)，高校數(shù)字化建設(shè)逐步推廣、深入，大部分高校在數(shù)字化校園建設(shè)方面投入巨資，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化水平大大提升。與之形成鮮明對(duì)比的是，目前各高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平依然較低，檔案資源整合工作力度不足，檔案管理仍停留于信息存儲(chǔ)、錄入層面。同時(shí)，存在“信息孤島”現(xiàn)象，各系統(tǒng)對(duì)接困難，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的全面收集和歸檔。在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，沒(méi)有充分考慮到本單位檔案資源庫(kù)的現(xiàn)狀和技術(shù)可行性，制定出的管理系統(tǒng)不實(shí)用。這些都與檔案治理體系建設(shè)要求格格不入，科學(xué)化、規(guī)范化、快捷化的檔案管理機(jī)制仍然亟待建立。

二、推進(jìn)新時(shí)代高校檔案管理工作發(fā)展的對(duì)策

推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化既是檔案工作發(fā)展的目標(biāo)，也是高校信息化發(fā)展的必要要求。針對(duì)上述高校檔案工作中存在的問(wèn)題，當(dāng)從以下幾方面加以改進(jìn)，逐步推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化：

1.強(qiáng)化依法治檔重視度，加大財(cái)政資金支持度。緊緊圍繞檔案工作“三個(gè)走向”，認(rèn)真貫徹實(shí)施新修訂的檔案法，真正把法律的權(quán)威和剛性樹(shù)立起來(lái)。各高校要適應(yīng)推進(jìn)依法治檔新要求，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，掌握檔案法律知識(shí)，把掌握和運(yùn)用檔案法作為履行職責(zé)推動(dòng)工作的必備素質(zhì)和能力，進(jìn)一步完善與新檔案法實(shí)施相適應(yīng)的工作機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)新時(shí)代高校檔案工作治理體系和治理能力現(xiàn)代化。要提高認(rèn)識(shí)，加大投入，將檔案管理作為行政管理工作的重要部分并提供經(jīng)費(fèi)支持，用以改善檔案管理基礎(chǔ)條件，提高檔案信息化建設(shè)水平，推動(dòng)檔案管理工作更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和師生需求。

2.強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案管理理念更新?！盀辄h管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”是檔案工作的神圣職責(zé)，管好用好高校檔案資源，離不開(kāi)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)。要堅(jiān)持把黨的政治建設(shè)擺在首位，加強(qiáng)高校檔案部門自身建設(shè)，深化黨史學(xué)習(xí)教育，做到學(xué)史明理、學(xué)史增信、學(xué)史崇德、學(xué)史力行，增強(qiáng)做好檔案工作的神圣感、使命感。要強(qiáng)化培訓(xùn)管理，不定期組織檔案人員參加檔案管理、計(jì)算機(jī)操作、信息化建設(shè)等專業(yè)教育培訓(xùn)，多學(xué)一點(diǎn)，深學(xué)一層，以保障檔案管理建設(shè)水平與人員素質(zhì)的同步提升。要完善檔案工作的考核激勵(lì)體制機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與綜合素質(zhì)考核，著力建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)化的高校檔案干部人才隊(duì)伍，為推動(dòng)新時(shí)代高校檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證。

3.加強(qiáng)存量檔案數(shù)字化，助推增量檔案電子化。新修訂的檔案法增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，旨在推動(dòng)實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案工作也急需解決數(shù)字檔案網(wǎng)上采集、海量存儲(chǔ)、在線利用等關(guān)鍵問(wèn)題。各高校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，適應(yīng)新時(shí)代檔案服務(wù)高校發(fā)展的新期待，守正創(chuàng)新，著力解決檔案硬件設(shè)施和信息化建設(shè)明顯滯后等問(wèn)題，做好各種傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加快高校檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案開(kāi)放、開(kāi)發(fā)、利用。通過(guò)加密技術(shù)和防火墻建設(shè)保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全性，建立完善的檔案數(shù)字化平臺(tái)，將電子文件進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，優(yōu)化高效便捷的服務(wù)方式，開(kāi)展電子檔案檢索利用，不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的對(duì)高校檔案文化的迫切需求。

4.強(qiáng)化區(qū)域合作互聯(lián)互動(dòng)，促進(jìn)檔案管理智能化發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案工作方法和思維方式面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正在逐步向提高信息化程度和網(wǎng)絡(luò)依存度靠近。為高效利用檔案信息資源，滿足高校及師生需求，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新趨勢(shì)，推進(jìn)高校檔案工作理念方法和模式創(chuàng)新，發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)效能，運(yùn)用區(qū)域互聯(lián)的方式構(gòu)建靈活、方便、大容量的數(shù)字檔案智慧平臺(tái)，建立區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心，形成完整準(zhǔn)確的信息化檔案資源。通過(guò)精細(xì)化體系對(duì)檔案工作節(jié)點(diǎn)與流程進(jìn)行精準(zhǔn)設(shè)計(jì)，運(yùn)用區(qū)塊鏈實(shí)現(xiàn)區(qū)域性高校檔案數(shù)據(jù)信息資源的集中共享和跨校查檔，拓展高校檔案信息服務(wù)方式，提升檔案信息利用整體效能，促進(jìn)高校檔案深度開(kāi)發(fā)和廣泛利用，為師生和社會(huì)提供全方位、全天候的網(wǎng)上利用和相互查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理方式和檔案價(jià)值的全面提升。

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作者單位：河北醫(yī)科大學(xué)臨床學(xué)院