探析現(xiàn)代人力資源管理下如何進(jìn)行人事檔案管理

董代燕

摘要：對(duì)各個(gè)單位而言，若想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的行業(yè)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，便需要做好人力資源管理工作。人力資源管理對(duì)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，其中的人事檔案管理更是重中之重，檔案管理的效果關(guān)乎到單位的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，對(duì)人員管控也起到?jīng)Q定性作用。對(duì)此，處于現(xiàn)代人力資源管理背景下，要合理、科學(xué)展開(kāi)人事檔案管理，通過(guò)單位發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案管理形式、內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整?；诖?，本文主要探析現(xiàn)代人力資源管理下人事檔案管理策略，希望能夠?yàn)榇蠹規(guī)?lái)一些參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;人力資源管理;人事檔案管理

現(xiàn)代人力資源管理下的人事檔案管理工作，應(yīng)明確管理中的具體內(nèi)容，通過(guò)精細(xì)化的管理，提升人事檔案管理的有效性、精準(zhǔn)性。并且，人事檔案管理人員在投入精力工作的同時(shí)，也需從單位發(fā)展的客觀需要上出發(fā)，建立起相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的構(gòu)建，完成各類(lèi)檔案信息的處理與保障，以此確保此項(xiàng)管理工作順利實(shí)施。另外，在人事檔案管理工作中，還需分析、整合單位資料，并從眾多檔案資料中獲得有用的信息，根據(jù)現(xiàn)有的人力資源條件，及時(shí)調(diào)整單位人資狀況，以此達(dá)成高質(zhì)量、高效化的人力資源管理。

一、構(gòu)建完善的人事檔案分類(lèi)管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理內(nèi)容的劃分十分重要。檔案管理通常被劃分成五大板塊的內(nèi)容，且在新時(shí)期的背景下，也需創(chuàng)新、完善人事檔案管理，更為綜合、全面的呈現(xiàn)出單位職員的綜合狀況。對(duì)此，人事檔案管理工作中的資料收集環(huán)節(jié)，需始終秉持動(dòng)靜結(jié)合、縱橫結(jié)合的工作原則，把個(gè)人評(píng)價(jià)當(dāng)中的定性指標(biāo)和定量指標(biāo)器巧妙整合到一起。所謂動(dòng)靜結(jié)合，能夠強(qiáng)調(diào)出人員的成長(zhǎng)性，及時(shí)的更新人事檔案內(nèi)容，并且還可以完成檔案資料的及時(shí)檢查，如果發(fā)現(xiàn)了一些已經(jīng)沒(méi)有存在價(jià)值的檔案資料，此時(shí)可把該類(lèi)檔案資料刪除。而橫縱結(jié)合指的是，人事檔案不單單要總結(jié)單位職員的過(guò)去工作經(jīng)歷，同時(shí)也需將職員當(dāng)下的真實(shí)狀況呈現(xiàn)出來(lái)，從橫向視角來(lái)看，全面呈現(xiàn)出單位職員的學(xué)歷、思想政治水平、個(gè)人興趣愛(ài)好、工作水平等等。

二、提升人事檔案管理信息化狀態(tài)

若想讓新時(shí)期人力資源管理的需要被滿(mǎn)足，應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理的力度，將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到管理工作中，從而達(dá)成檔案管理工作的優(yōu)化、升級(jí)。第一，從硬件系統(tǒng)上，便可采用復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，讓辦公的形式得到補(bǔ)充，通過(guò)各類(lèi)現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，使得檔案資料數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的形式更加豐富，提升其自由度。第二，從環(huán)境硬件上，可通過(guò)溫度計(jì)、吸塵器、空調(diào)等設(shè)備，確保人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)良，讓其溫度、濕度處于適宜的狀態(tài)，使得紙質(zhì)資料保存更加安全、可靠。第三，對(duì)于智能化程序而言，需構(gòu)建出完善的電子信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、軟件、云存儲(chǔ)、智能化程序等，完成電子檔案的管理，讓人事檔案管理朝著智能化、電子化的趨勢(shì)發(fā)展。第四，在操作信息化系統(tǒng)時(shí)，人事檔案管理人員需通過(guò)信息技術(shù)的支持，完成檔案的歸檔、分類(lèi)、應(yīng)用等，使得數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)更加完善，確保智能化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)。

三、創(chuàng)新優(yōu)化人事檔案管理制度

人事檔案管理水平的提升，離不開(kāi)管理制定的革新與完善。對(duì)此，需加快人事檔案管理體系的創(chuàng)新與優(yōu)化，讓人事檔案開(kāi)發(fā)、檔案服務(wù)、檔案管理等工作有機(jī)整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的科學(xué)配置與規(guī)劃，最終使得人事檔案管理工作的把控能力明顯增長(zhǎng)，讓管理效果值得信賴(lài) 。首先，需呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的地位與作用，讓該項(xiàng)工作朝著規(guī)范化、流程化、權(quán)威化發(fā)展。對(duì)此，地方政府以及有關(guān)部門(mén)應(yīng)提高人事檔案管理的門(mén)檻，并推進(jìn)有關(guān)的審核機(jī)制，對(duì)于不滿(mǎn)足當(dāng)下工作要求以及根本標(biāo)準(zhǔn)的都不予以認(rèn)定。其次，應(yīng)清晰劃分責(zé)任管理的范圍，在范圍劃分時(shí)千萬(wàn)不要違背法律原則，在確保社會(huì)資源合理運(yùn)用的基礎(chǔ)上，讓單位本身的效益有所提升，從而達(dá)成有效、科學(xué)的人事資源管理建設(shè)。此外，目前的紙質(zhì)員工人事檔案是按照固定的類(lèi)別順序，全部打孔裝訂成一本，若后期需要新增檔案進(jìn)去，需要拆開(kāi)檔案，按照規(guī)定的順序加入新增檔案，打孔后與之前的檔案整體裝訂成一本;日常如果需要復(fù)印或利用員工人事檔案，也需要拆開(kāi)檔案取出利用后裝訂。而反復(fù)的拆裝檔案，無(wú)疑是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的反復(fù)傷害。對(duì)此，筆者提出如下思考，在人事檔案的歸檔、分類(lèi)和裝訂等管理上，是否也可以借鑒文書(shū)檔案的裝訂與歸類(lèi)方式，讓員工的人事檔案管理，根據(jù)類(lèi)別、年限等完成檔案的分類(lèi)整合，將檔案按件獨(dú)立裝訂，按年組卷，以此便于后續(xù)的紙質(zhì)檔案單份獨(dú)立利用，后續(xù)添加和新增檔案也較為方便，不用反復(fù)拆裝，減少對(duì)檔案的損壞，保護(hù)檔案的完整性。

四、強(qiáng)化各部門(mén)聯(lián)系合作

當(dāng)下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，若想讓單位在復(fù)雜的環(huán)境當(dāng)中拔得頭籌，需強(qiáng)化各個(gè)部門(mén)之間的合作與聯(lián)系。全新時(shí)代下，每一個(gè)部門(mén)都不是獨(dú)立存在的個(gè)體，每一項(xiàng)任務(wù)和項(xiàng)目的完成，都會(huì)一定程度上體現(xiàn)出各個(gè)部門(mén)間的聯(lián)系。對(duì)人事檔案而言，其中記錄著單位職員的成長(zhǎng)，屬于其在單位多年來(lái)的表現(xiàn)和進(jìn)步記錄。而全新的人力資源管理氛圍下，人事檔案管理人員和人力資源管理人員應(yīng)強(qiáng)化聯(lián)系，全面探究人事檔案內(nèi)容，將單位人員構(gòu)成及層次進(jìn)行總結(jié)，以此把握第一手的人員資料，讓今后的招聘工作中可以聘用到素質(zhì)強(qiáng)、能力佳，且滿(mǎn)足實(shí)際工作需求的人才。最后，強(qiáng)化多個(gè)部門(mén)間的聯(lián)系互動(dòng)，完成信息間的有效互通，可更好的協(xié)調(diào)單位人才流動(dòng)情況。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在人力資源管理工作當(dāng)中，人事檔案管理可謂是關(guān)鍵內(nèi)容，不僅決定著單位的人才發(fā)展?fàn)顩r，也關(guān)乎到單位的效益獲得。對(duì)此，在人力資源管理工作中，應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展實(shí)際以及社會(huì)動(dòng)態(tài)，完成管理形式、管理內(nèi)容的革新，以此保障單位人事檔案管理工作朝著規(guī)范化、全面化的趨勢(shì)發(fā)展。

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