基于檔案法研究文獻分析的檔案利用問題研究

孫一然　徐海靜

摘 要：《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日起施行，新修訂的《檔案法》縮短了檔案的開放期限，拓寬了開放主體，推進了檔案信息化建設，標志著我國《檔案法》體系的逐漸完善，也必將成為檔案治理體系、治理能力現(xiàn)代化的法治保障。本文通過CiteSpace軟件，以文獻發(fā)表量、研究機構、研究熱點為研究維度進行可視化分析，發(fā)現(xiàn)新修訂《檔案法》對于規(guī)范檔案工作、發(fā)展檔案事業(yè)、檔案治理能力現(xiàn)代化建設的積極而深遠的意義。

關鍵詞：《檔案法》;檔案利用;檔案管理

1 引言

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）加強了檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務，同時也賦予了檔案行政管理機關指導和監(jiān)督這兩大主要職能，一方面賦予了公民享有依法利用檔案的權利，另一方面也鼓舞了檔案學者加強對檔案事業(yè)的研究，這對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。

2 數(shù)據(jù)來源分析及處理工具

在中國知網(wǎng)中選擇高級搜索界面選定主題為“《檔案法》”，將時間限定為2016年，時間截止到至今搜索《檔案法》類相關文獻，共在知網(wǎng)中檢索出記錄1064篇，其中期刊文章909篇、學術論文75篇（包括博士論文3篇，碩士論文72篇）、會議5篇、報紙文章38篇。選取其中的期刊文章及學術論文選擇導出文獻，導出文獻時選擇Refworks格式，輸出文件為文本，將文本輸入CiteSpace界面。通過CiteSpace進行數(shù)據(jù)分析，以關鍵詞作為分析點，部分內(nèi)容與本文相關甚少，篩選期刊文章以及論文共481條作為研究對象并將分析出的關鍵詞進行歸類總結后得到“《檔案法》”“檔案利用”“檔案管理”三個與其他關鍵詞關聯(lián)度較高的主要主題。

3 統(tǒng)計結果分析

通過將數(shù)據(jù)導入到CiteSpace中，從發(fā)文量的趨勢、關鍵詞分析、文獻來源機構以及文獻作者四個方面進行分析，從圖譜中觀察其發(fā)展趨勢以及所體現(xiàn)的信息，分析結果如下：

3.1 發(fā)文量趨勢

從中國知網(wǎng)中導出的《檔案法》研究近年的年度發(fā)文量分布，如圖1所示：

在這其中可以看出1990—2000近十年幾乎呈穩(wěn)定趨勢，少有浮動;2001—2012稍有增長，趨于平緩;2013開始陸續(xù)增長，在接近2020年達到峰值;隨即發(fā)文量開始下降但是仍然保持著較高數(shù)量的狀態(tài)。反映出我國的《檔案法》研究正處于上升期，此次修改是《檔案法》自1987年頒布以來第一次全面修訂，促進了檔案利用效率的提升以及對檔案信息資源的開發(fā)，本次的全面修訂有利于向社會開放更多檔案信息，滿足檔案利用者的需要。

3.2 關鍵詞分析

通過CiteSpace對于被引文獻的關鍵詞分析得出對于該領域下，關鍵詞出現(xiàn)較多的是“《檔案法》”“檔案管理”“電子檔案”等。如圖2所示：

在這其中《檔案法》與檔案管理之間聯(lián)系密不可分。研究發(fā)現(xiàn)，《檔案法》的制定一方面為檔案的存儲保護提供了保障;另一方面為工作中檔案的查閱提供了便利，體現(xiàn)了檔案資源共享中對私權利的周全保護。新修訂《檔案法》在立法理念上既有所創(chuàng)新，又有遵循傳統(tǒng)的內(nèi)容，其中的創(chuàng)新部分主要體現(xiàn)在提高了對利用者的權利保障、加強了人文關懷、在注重公權合理性的同時加強了部分私權的合法性;而遵循傳統(tǒng)之處包括依舊注重威懾違法行為、依舊注重完善表達渠道。分析《檔案法》立法理念，將有助于深入理解新修訂《檔案法》的價值內(nèi)涵，以及推動后續(xù)相關法規(guī)的立改廢工作開展。另外，新修訂的《檔案法》對我國檔案館的治理方面也有了更高的要求。新《檔案法》首次明確檔案利用權利救濟的途徑和渠道，維護了社會公眾利用檔案的合法權益，確保利用者權利受損時有法可依，檔案主管部門處理檔案利用問題時要做到有法必依?！稒n案法》將會在未來檔案管理事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。

3.3 文獻來源機構分析

通過對文獻來源機構的聚類分析得到，《檔案法》的研究主要集中于各地檔案館和檔案局。在檔案工作中，也十分注重檔案工作的國際合作、協(xié)同共進。如圖3所示：

從圖中可見，發(fā)文機構大多為各地檔案館，說明對于《檔案法》的發(fā)展，其主要研究主體是檔案館和各個大學。而各個大學的學院機構主要為信息管理學院、公共管理學院、社會學院，針對《檔案法》的研究，集中在管理與社會領域，而在圖中可以看到，檔案局檔案館主體機構等對于《檔案法》的領域研究較各地大學的研究貢獻較多，各地大學應當加大對這方面的投入研究，增強對《檔案法》的研究，才可以有效促進自身發(fā)展，從而使檔案信息資源更好地服務大眾，促進政務發(fā)展，簡化辦事效率等，做到真正的為民服務。

3.4 作者共現(xiàn)分析

作者共現(xiàn)網(wǎng)絡圖，表明了作者之間的合作聯(lián)系，也可以通過作者共現(xiàn)網(wǎng)絡圖得出《檔案法》研究領域的高影響力作者，以及聯(lián)系緊密的作者研究主題。如圖4所示：

其中，李宗富和楊瑩瑩的《新修訂檔案法中檔案治理的理念呈現(xiàn)與要素分析》從檔案治理視角深入分析了《檔案法》，發(fā)現(xiàn)其不僅充分體現(xiàn)了多元、互動、協(xié)同、法治以及共建、共治、共享等檔案治理思想和理念，而且對檔案治理各個要素等都有明確的規(guī)定和要求，具體表現(xiàn)為檔案治理主體日益多元化、治理對象逐漸擴大化、治理目標以公共利益為導向，明確表明在未來的檔案發(fā)展過程中，應加快轉變檔案工作理念進而為檔案的發(fā)展做出貢獻。韓李敏的《電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力》中分析了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力寫入新修訂《檔案法》，為電子檔案規(guī)范化管理提供了司法保障，它必須借助計算機生成和管理，其構成的“要素”必須事先“設定”，由計算機系統(tǒng)自動生成和管理。新修訂的《檔案法》也結合了電子檔案的特點和實際情況，搭建起電子檔案憑證效力的基本框架，為將來豐富和完善電子檔案的憑證效力指明了總體的發(fā)展方向。電子檔案從產(chǎn)生開始到最終長期保存，一般要經(jīng)歷形成、辦理、歸檔、整理、鑒定、移交、長期保存等諸多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又有一系列的程序所組成。近年來，國家已經(jīng)出臺了許多標準與規(guī)范，保證電子檔案的程序規(guī)范與合法，確保將來能發(fā)揮其證據(jù)效力。

新發(fā)布的《檔案法》一方面為檔案利用提供了便利，另一方面也提醒我們的檔案工作人員應全力以赴去完善檔案工作的日常需求并提高自身素質(zhì)，相關人員也要做好新《檔案法》的普及，從群眾出發(fā)，以人為本，在基礎保管條件上進行改善，同時也要把握檔案利用的關鍵點。檔案資料的收集和管理是必要的工作，而檔案資料的保護和利用是最終的要求。

4.1 不斷學習，提高檔案工作人員自身素質(zhì)

新修訂的《檔案法》規(guī)定各級人民政府、機關、團體、企業(yè)都要加強檔案信息化建設，這就要求檔案管理人員要有孜孜不倦的學習勁頭，不斷提高自身業(yè)務水平，做到與時俱進。要及時掌握新的專業(yè)理論知識和實踐能力，開展電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，如果不學習、不進步，不掌握新的信息技術，抱殘守缺，仍然在紙堆里做文章，就不適應檔案管理工作的新要求，就不能更好地做好檔案服務工作，從而被社會淘汰。同時也要發(fā)揮檔案的教育功能，使人民群眾的思想素質(zhì)不斷提升。為此，檔案管理人員必須做到：認真學習檔案管理的新要求、規(guī)范及格式，定期接受教育培訓，主動學習掌握新技能、新方法;要善于向他人學習，不恥下問，善于思考和詢問，多參與多實踐，獲得更多信息和知識，從而把檔案管理工作越做越好。

4.2 突出重點，做好《檔案法》普及工作

新《檔案法》頒布以后，可以利用專家學者的力量來加強新《檔案法》的宣傳，積極開展新《檔案法》宣傳教育。宣傳教育是法律實施的前提和基礎，知法才能守法，懂法才能用法，遵法才能依法辦案，這些都離不開法治宣傳教育。本次的修訂從立法、歸檔、保存、利用、銷毀等多個角度完善了《檔案法》。通過修訂，《檔案法》由原來的六章二十七條增至八章五十三條，增加了接近一倍。新增的兩章內(nèi)容是檔案信息化及監(jiān)督檢查，充分體現(xiàn)出新形勢下檔案工作以信息化為主、依法治檔的特征。讓人民群眾共享檔案事業(yè)發(fā)展成果，運用好創(chuàng)新思維去提高對利用者的權利保障。新修訂《檔案法》注重了權利與義務的平衡，體現(xiàn)出管理者與利用者權利并重的立法理念，同時也更加注重人文的關懷，彰顯檔案的價值，并且也不再是體現(xiàn)出強烈的強制性特點的直接代為保管方式，以幫助為主，充分尊重檔案所有者的權利，在此基礎上如保管條件仍得不到改善，方可在協(xié)商的前提下代為保管。在檔案收集方面，新增第十三條明確了具體的歸檔范圍，這有利于檔案來源更加多元化。拓寬了檔案的收集渠道，通過對《檔案法》新增及變化內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)新修訂《檔案法》開宗明義，明確了新時期檔案館發(fā)展建設的目標與任務，并且從宏觀層面上對檔案館提出了新的更高要求。

4.3 把握關鍵，檔案部門迅速適應工作

《檔案法》的發(fā)布實施是檔案工作順應時代發(fā)展、走向全面依法治理的重要標志。在新《檔案法》適用背景下，檔案利用，一是準確把握檔案開放時限與審核責任;二是按照要求，檔案館在對館藏檔案及未進館檔案進館時的開放審核要注重把握責任主體，不缺位、不越位;三是準確把握檔案利用中的知情權與隱私權。新《檔案法》規(guī)定，經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案可以提前開放，這無疑增加了檔案利用的范圍，加大了公民的知情權。檔案館在開展檔案利用時，要正確把握知情權與隱私權，在擴大檔案利用覆蓋面的同時，注重保護檔案中涉及的隱私，以免發(fā)生不必要的紛爭。

4.4 加速發(fā)展，準確把握檔案利用與公開信息查詢的關系

檔案館可供利用的檔案由三部分組成：第一部分是期滿已開放檔案;第二部分是期滿但不宜開放的檔案;第三部分是未到開放期的檔案。第一、第二部分的檔案利用在新《檔案法》里都有明確規(guī)定，現(xiàn)實工作中第三部分的檔案利用最有爭議。因為這部分檔案中包含了大量政府公開信息。在檔案利用中，一定要注意這部分檔案的利用規(guī)定，避免因無法提供利用而造成利用者的不滿，引發(fā)不必要的沖突。同時也要準確建立檔案利用用戶追蹤記錄。檔案利用是無法預測的，它受政策、利用需求的影響很大。在檔案館的利用窗口，門庭冷落與門庭若市都可能存在。及時建立用戶追蹤記錄，可以方便統(tǒng)計利用率和編寫利用實例，便于根據(jù)一定時期的檔案利用情況編寫史料匯編以及利用者重復利用檔案時能夠第一時間獲取。在《檔案法》實施的大背景下，必須依法做好此項工作，為經(jīng)濟社會和新時期檔案事業(yè)發(fā)展服務。

5 結語

通過運用CiteSpace軟件進行可視化分析，我們發(fā)現(xiàn)新修訂的《檔案法》提出了檔案館治理的新目標、新任務及新要求，并且體現(xiàn)出檔案館治理的新理念、新方式以及新效果。在此背景下，檔案工作人員要更新思想理念，在檔案館治理目標、任務的指導下，構建完善的檔案館治理內(nèi)容體系，以檔案館業(yè)務建設為基礎，以制度建設為重點，創(chuàng)新治理手段和工具，最終達到檔案館治理的新效果，實現(xiàn)檔案館治理的目標。應更新思想觀念，不斷強化依法治理理念，夯實自身基礎，強化檔案館治理能力建設。在檔案館治理工具方面，要積極探索檔案館治理的工具、方法，創(chuàng)新檔案館治理手段和途徑，形成豐富完備的檔案館治理工具體系。當前，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和變遷，封閉式的運行模式不能適應文化服務的新趨勢，因此，檔案館的工作思路和工作策略也應改變，吸引更多的社會力量積極參與，通過加強與其他機構合作，加快推動檔案館治理體系和治理能力的現(xiàn)代化建設。

《檔案法》走到今天，新一代黨和國家領導人用睿智與決心開創(chuàng)了檔案工作新篇章?？傮w來說，新一代青年檔案工作者理應用更自信、更智慧、更開放、更寬廣的胸襟與能力，來擔起時代賦予我們的責任，擁抱這個美好時代下的檔案事業(yè)?！吨腥A人民共和國檔案法》值得多學、多思、多實踐、多悟，增強交流與溝通，深入學習與實踐。

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作者簡介：孫一然，黑龍江大學信息管理學院碩士研究生，研究方向為檔案管理;徐海靜，學歷為碩士，黑龍江大學信息管理學院副教授，研究方向為檔案學理論與基礎。