芻議衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能

曹媛

摘 要：目前，隨著我國新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，衛(wèi)生健康系統(tǒng)的重要性越發(fā)突出。作為有效服務(wù)于全民醫(yī)療問題以及保障我國各醫(yī)療機(jī)構(gòu)正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性系統(tǒng)，衛(wèi)生健康系統(tǒng)具有重要作用。而業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)的基礎(chǔ)性服務(wù)工作，無論是對于妥善存儲醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部醫(yī)護(hù)人員的相關(guān)信息，還是在社會公共衛(wèi)生健康管理上都具有舉足輕重的地位。本文將主要從衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)職能內(nèi)涵出發(fā)，簡要論述目前我國衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)存在的缺陷，并提出相應(yīng)的優(yōu)化服務(wù)的策略分析，以期為相關(guān)的工作人員以及管理工作者提供相應(yīng)的理論借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)健康系統(tǒng);業(yè)務(wù)檔案管理;服務(wù)職能;策略

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)科技的快速發(fā)展，人民社會生活的方方面面都在不斷朝著便捷化與高效化方向改革進(jìn)步。在社會公共衛(wèi)生健康上，我國的新醫(yī)改也在如火如荼地進(jìn)行中。衛(wèi)生健康系統(tǒng)作為服務(wù)于我國全體公民以及各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)，實(shí)際上是實(shí)施我國衛(wèi)生健康戰(zhàn)略的推行系統(tǒng)。業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)的基礎(chǔ)性和管理型、服務(wù)性工作，其服務(wù)職能涵蓋范圍廣泛。因而無論是基于各醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身進(jìn)一步的發(fā)展需求，還是出于適應(yīng)時(shí)代潮流，更好地為全體公民的就醫(yī)等問題，清晰明確衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)職能以及不斷提升其服務(wù)質(zhì)量都至關(guān)重要。但就目前我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)工作，存在有諸如思想重視程度不高、檔案管理制度不完善、相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高以及檔案管理的手段較為落后等明顯缺陷，阻礙了我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，怎樣在新時(shí)期不斷解決其存在的缺陷，進(jìn)一步優(yōu)化我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理工作，已是我們不得不思考的問題。

一、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能內(nèi)涵

衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作屬于基礎(chǔ)性的管理和服務(wù)性工作，由于檔案管理工作并不直接產(chǎn)生明顯的物質(zhì)財(cái)富，相較于衛(wèi)生健康醫(yī)療機(jī)構(gòu)中其他管理性工作，其重要性往往會被忽略。因而，許多管理工作者甚至業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作人員大多缺乏對其有清晰的認(rèn)知。因而，全文接下來將對衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能范圍、目標(biāo)進(jìn)行簡單介紹。

1.業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能范圍

作為我國實(shí)施衛(wèi)生健康戰(zhàn)略的重要系統(tǒng)，衛(wèi)生健康系統(tǒng)的覆蓋范圍十分廣泛。而作為基礎(chǔ)性的管理服務(wù)工作，業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能更是涵蓋我國全體公民醫(yī)療健康的方方面面。其職能范圍廣泛，涉及服務(wù)內(nèi)容種類眾多且數(shù)量巨大。通常情況下，可依據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行簡要劃分。具體來講，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能通?？梢詣澐譃楦黝愋蜖I業(yè)或資格審批許可、各類病人的病歷、全體公民的健康檔案以及嬰幼兒的出生證明等。各種營業(yè)或資格審批許可，如醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營審批、公共衛(wèi)生營業(yè)許可、各醫(yī)護(hù)人員如醫(yī)生、護(hù)士的資格執(zhí)業(yè)證，各類衛(wèi)生許可證，以及相應(yīng)的利益導(dǎo)向獎勵機(jī)制扶持審批等。各類病人的病歷以及嬰幼兒的出生證明不再加以贅述。至于全體公民的健康檔案則大致包括居民健康檔案、老齡健康檔案以及職業(yè)健康檔案等。此外，值得注意的是，上述各類資格許可審批和各項(xiàng)證明的掛失、補(bǔ)辦工作亦屬于衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的范圍?？偠灾浞?wù)職能涵蓋范圍眾多，無論是資料的收集整理還是后續(xù)存儲工作難度都較大，因而相應(yīng)的管理工作難度亦是如此。

2.業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能目標(biāo)

其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)和管理性的服務(wù)工作，自身的服務(wù)職能特征以及職能目標(biāo)明顯。就業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作自身而言，我國的檔案管理服務(wù)具有明顯的政治色彩，檔案管理服務(wù)職能首先必須為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，必須正確把握中國特色社會主義的發(fā)展方向。由于檔案管理工作幾乎涵蓋了社會上所有公民，包括機(jī)關(guān)組織的管理工作人員以及社會各界人士，因而必須在堅(jiān)持正確的政治方向大前提下，充分發(fā)揮檔案管理的有效利用，為社會各界工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供后備資源保障。從社會公共衛(wèi)生健康的角度而言，業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的目標(biāo)主要有兩個(gè)：資格憑證與參考作用。相較于其他類型的檔案管理服務(wù)職能，對于社會公共衛(wèi)生健康這一重要社會問題，也針對衛(wèi)生健康系統(tǒng)這一基礎(chǔ)性管理系統(tǒng)而言，其對于資格憑證作用以及參考作用的要求較高。由于其所處理的檔案資料與當(dāng)事人的就醫(yī)問題以及相關(guān)工作人員的就業(yè)問題直接相關(guān)，故業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)必須要保障相應(yīng)資料的完整性與真實(shí)性。此外，由于檔案管理類型眾多，數(shù)量繁多，故檔案資料的整理分類也是服務(wù)的必要內(nèi)容，只有對相應(yīng)資料進(jìn)行有效分類，才能夠更好實(shí)現(xiàn)其作為資格憑證以及參考作用的目標(biāo)。

二、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀

就目前來看，盡管我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)較之以前已有了長足進(jìn)步，但業(yè)務(wù)檔案管理混亂、檔案丟失的情況亦時(shí)有發(fā)生。分析原因可以知道，當(dāng)前仍存在一定缺陷。接下來，筆者將對其進(jìn)行簡要分析。

1.思想重視不足

相較于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的其他管理工作，業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)明顯處于系統(tǒng)工作的邊緣地帶。由于業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作自身并不能帶來直接的可視化利益，因而在追求利益最大化的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，管理人員以及工作人員對其重要性在思想上認(rèn)識不清。認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作只是簡單的文書整理與資料歸納，從而引起實(shí)踐上的忽略，將工作的關(guān)注重點(diǎn)放在其他諸如人事、財(cái)務(wù)管理等工作上。如此一來，無論是在進(jìn)行推進(jìn)新醫(yī)改進(jìn)程的過程中，還是各醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身制定發(fā)展計(jì)劃時(shí)都會下意識地忽略掉業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作。管理層的不夠重視自然引發(fā)下層工作人員工作態(tài)度上的不認(rèn)真與不嚴(yán)謹(jǐn)，從而導(dǎo)致相關(guān)工作人員在日常工作中對于自身工作認(rèn)識不清，使得檔案資料收集不完整、檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.檔案管理服務(wù)制度不完善

首先，就檔案管理服務(wù)工作自身發(fā)展而言，其最初是在隨社會主義市場經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展的過程中由西方國家引進(jìn)，在我國缺乏有相應(yīng)的管理參考。因而，當(dāng)前我國的衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能工作在服務(wù)管理制度問題方面還需不斷完善。具體而言，最為明顯的制度缺陷在于對電子檔案的管理制度問題。目前來講，我國電子檔案管理制度缺乏明晰的規(guī)則，進(jìn)而在工作人員輸入相應(yīng)的檔案資料時(shí)就會存在些許偏差，從而在一定程度上影響檔案信息的完整性與真實(shí)性。其次，其管理服務(wù)有職責(zé)分工不明的問題。檔案管理服務(wù)職能本身就是一個(gè)工作量較大、涵蓋內(nèi)容眾多的工作過程，在資料收集、審批、錄入、整理以及存儲的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會引起復(fù)雜的后續(xù)工作。由于職責(zé)分工不明確，在出現(xiàn)問題時(shí)就無法追責(zé)到人，給某些工作人員提供了渾水摸魚的余地。同時(shí)，日常監(jiān)督機(jī)制也比較缺乏。本身業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作就屬于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的邊緣性工作，對于增加監(jiān)督管理位這一崗位自然是紙上談兵。

3.檔案管理工作人員專業(yè)性有待提高

由于業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作一直以來都處于系統(tǒng)邊緣性工作，不受上層領(lǐng)導(dǎo)的重視，故業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)工作人員對于專業(yè)素養(yǎng)的要求并不十分嚴(yán)格，專業(yè)素養(yǎng)較為低下。但隨著近年來新醫(yī)改進(jìn)程的不斷推進(jìn)以及我國辦公信息化系統(tǒng)的日漸完善，業(yè)務(wù)檔案管理工作的知識性與信息化要求也有所提高。但很大程度上的業(yè)務(wù)檔案管理工作人員并未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練就上崗工作，且存在有年齡偏大、學(xué)習(xí)意識不強(qiáng)等問題，對于系統(tǒng)新引進(jìn)的電子信息技術(shù)產(chǎn)品的操作能力較弱，無法適應(yīng)電子檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

4.檔案管理手段落后

我國的業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作是在19世紀(jì)由西方國家引進(jìn)而來，發(fā)展歷史較為短暫，且長時(shí)間以來一直保持古老的人工抄寫、紙質(zhì)保存檔案信息的工作流程。近年來，隨我國科技經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及大批新型信息技術(shù)產(chǎn)品的引進(jìn)，也由于我國衛(wèi)生健康管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，檔案管理較之以往而言在逐步向信息化邁進(jìn)。但不可否認(rèn)的是，在部分地區(qū)仍保留著以往的資料收集整理方式，工作效率低下且易受外在環(huán)境等因素影響。此外，就工作管理模式而言，許多基層的衛(wèi)生院以及相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，對于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的業(yè)務(wù)服務(wù)管理仍采用傳統(tǒng)的“你查閱我調(diào)檔”的狀態(tài)，未能與時(shí)俱進(jìn)，充分利用好信息技術(shù)產(chǎn)品的便捷化特征，既降低了檔案管理工作的效率，同時(shí)無法有效追查部分工作人員的失職失責(zé)造成管理工作上的空缺，與時(shí)代的發(fā)展潮流不符，也嚴(yán)重制約了新時(shí)期業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的優(yōu)化進(jìn)程。

三、優(yōu)化衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)的策略分析

為了我國社會公共衛(wèi)生健康戰(zhàn)略的有效推行，也為了提升業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的質(zhì)量，更好地為全體公民的就醫(yī)以及相關(guān)醫(yī)護(hù)人員的工作服務(wù)。針對當(dāng)前情況下衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能存在的上述問題，筆者接下來將與之相應(yīng)地提出改進(jìn)策略，以供理論參考與借鑒。

1.加強(qiáng)思想重視，提升相關(guān)人員服務(wù)意識

依照馬克思主義哲學(xué)的基本觀點(diǎn)來看，意識對于實(shí)踐具有重要的指導(dǎo)作用，樹立正確的意識觀念對于開展衛(wèi)生健康系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能具有基礎(chǔ)性的保障作用。衛(wèi)生健康系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能本身就覆蓋范圍廣泛、工作內(nèi)容復(fù)雜多樣且數(shù)量繁多，其管理服務(wù)職能的優(yōu)劣與社會全體公民的就醫(yī)以及相關(guān)醫(yī)護(hù)工作人員的工作進(jìn)展息息相關(guān)。因而，必須不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的思想重視，提高服務(wù)意識與質(zhì)量。具體來講，可以從領(lǐng)導(dǎo)層與直接相關(guān)的工作人員兩個(gè)方面著手。首先，是領(lǐng)導(dǎo)層必須意識到其職能的重要性，無論是在日常薪金投入比重還是在制定醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃時(shí)，都應(yīng)該將業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作納入考量的范圍之內(nèi)。其次，是要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的理念培訓(xùn)，通過日常理論培訓(xùn)與適度的獎罰機(jī)制，切實(shí)增強(qiáng)相關(guān)工作人員的服務(wù)意識，使其自動將被動服務(wù)的理念轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)的意識。這樣一來，通過領(lǐng)導(dǎo)層與基層工作人員兩個(gè)方面的良性互動，就有利于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的有效提升。

2.完善檔案管理制度，健全管理服務(wù)體系

其具有多、難、雜的職能服務(wù)特點(diǎn)，因此，建立完善的檔案管理服務(wù)制度與體系就至關(guān)重要。在進(jìn)行檔案管理服務(wù)的過程中，無論是相關(guān)工作人員的日常職責(zé)分配、工作考核、依據(jù)考核成果而來的獎懲機(jī)制還是最基本的工作準(zhǔn)則都是缺一不可的重要內(nèi)容。首先，健全管理制度必須權(quán)責(zé)清晰，將日常的檔案管理工作細(xì)致劃分，一一對應(yīng)到具體個(gè)人，進(jìn)而為相應(yīng)的追責(zé)與獎勵建立基礎(chǔ)。其次，在日常工作中，必須建立相應(yīng)的考核管理制度與獎懲機(jī)制，對相關(guān)工作人員的工作成果進(jìn)行量化評估，依據(jù)評估的結(jié)果對工作人員進(jìn)行獎勵或處罰，提高工作人員的服務(wù)質(zhì)量。此外，衛(wèi)生健康系統(tǒng)還應(yīng)該依據(jù)上級的規(guī)則，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的檔案審查制度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。最后，應(yīng)該依據(jù)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)的不同類型，對數(shù)量繁多的檔案資料進(jìn)行類別整理，對其進(jìn)行統(tǒng)一編碼存儲，為日后的檔案查閱建立良好的資源條件。所有的工作都必須有據(jù)可查，因而建立健全業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)制度勢在必行。通過將業(yè)務(wù)檔案管理工作細(xì)致化，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃管理，可以有效提升服務(wù)效率與質(zhì)量。

3.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

為適應(yīng)公民的生活需求，也為了各醫(yī)療衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展規(guī)劃，增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能的專業(yè)性與知識性十分必要。因而，要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)勢在必行。對于相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)主要可從以下方面進(jìn)行。首先，是必須不斷提升工作人員的政治自覺與政治素養(yǎng)。衛(wèi)生健康系統(tǒng)作為我國社會公共衛(wèi)生健康戰(zhàn)略的重要實(shí)行系統(tǒng)，是連接國家政黨與基層百姓的重要紐帶。而業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)自身帶有鮮明的政治色彩，進(jìn)而相關(guān)工作人員必須樹立正確的政治方向，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。其次，就是加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)能力。對于業(yè)務(wù)檔案管理工作來講，其瑣碎性與復(fù)雜性極高，工作人員必須具有高度工作責(zé)任感。因而，在進(jìn)行相關(guān)工作人員選拔時(shí)應(yīng)該從中擇選專業(yè)對口的優(yōu)秀人才。在日常的工作過程中，也應(yīng)該不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，從理論知識基礎(chǔ)與專業(yè)工作能力兩個(gè)方面切實(shí)提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

4.與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案管理信息化智慧化建設(shè)

近年來，互聯(lián)網(wǎng)+早已成為社會發(fā)展的一大趨勢，有效結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)可以為各界工作提供諸多便利。業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)更是可依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的便利來減輕自身工作的繁雜性。因而，在推進(jìn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能不斷優(yōu)化的過程中，必須與時(shí)俱進(jìn)，充分利用好現(xiàn)代新興技術(shù)產(chǎn)品的優(yōu)越性，將復(fù)雜繁多的業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行智能化分類整理，以便后期工作的審批查閱。此外，應(yīng)不斷推進(jìn)實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)網(wǎng)格化，積極采用現(xiàn)代云科技，實(shí)現(xiàn)電子業(yè)務(wù)檔案管理的全面覆蓋。必要時(shí)，可以增加相關(guān)設(shè)備引進(jìn)的資金投入，為業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)智慧化、信息化提供必要基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

衛(wèi)生健康系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)是事關(guān)全體公民切身利益的基礎(chǔ)性工作。在新時(shí)期，提升業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。簡而言之，我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能具有自身職能特色與服務(wù)目標(biāo)，在新時(shí)期，應(yīng)該不斷推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)職能優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)管理快速高效發(fā)展，為我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供基本發(fā)展保障。

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（作者單位：菏澤市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）