吳春梅

中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館 北京 100029

引言

2020年6月新修訂的《檔案法》在2021年1月1日開(kāi)始實(shí)施，新《檔案法》從法律層面要求各級(jí)檔案部門(mén)加快配套法規(guī)制度的立改廢工作。作為文學(xué)研究的基礎(chǔ)陣營(yíng)，文學(xué)教育的重要基地，現(xiàn)當(dāng)代作家之“家”，現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)的“寶庫(kù)”，并作為“文學(xué)館聯(lián)盟”的發(fā)起和主要同盟單位，中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館有責(zé)任研制文學(xué)檔案專業(yè)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的文學(xué)檔案管理體系，從而使文學(xué)檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，每分每秒都有海量信息涌入我們的視野，敲擊我們的耳膜，對(duì)于零散的碎片化的信息，即使我們有收集的意識(shí)，但無(wú)序化無(wú)規(guī)范化的整理將使瓦玉集糅，更談不上高質(zhì)量的提供利用服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，一個(gè)作家或一個(gè)組織在文學(xué)活動(dòng)中形成的原始信息載體越來(lái)越繁雜，文學(xué)檔案資源的發(fā)掘和整理已經(jīng)不限于故紙堆中，大量直觀具體、聲像并茂、信息容量大、飽含溫情的文學(xué)資料有著傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的文物、文化價(jià)值。為了更好地“用”，就要更好地“管”，樹(shù)立信息化意識(shí)對(duì)文學(xué)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的著錄是檔案資源現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)涉及的各類(lèi)文學(xué)資料具體分析，探討文學(xué)檔案整理編目中需要規(guī)范控制的細(xì)節(jié)，希望為同盟單位的業(yè)務(wù)工作起到一定的參考作用。

1 文學(xué)書(shū)刊資料的規(guī)范化管理

1.1 作為文學(xué)檔案的書(shū)刊資料范圍及特點(diǎn)

圖書(shū)，不僅是一代一代人知識(shí)的凝聚、智慧的結(jié)晶，而且一本好書(shū)可能影響人的一生。文學(xué)作品是以語(yǔ)言為工具，以文字為形式，形象地反映生活，表達(dá)作者對(duì)人生、社會(huì)的認(rèn)識(shí)和情感，以喚起人的美感，給人以藝術(shù)享受。文學(xué)作品出版物本質(zhì)上是作者為反映生活而進(jìn)行藝術(shù)創(chuàng)作后知識(shí)與思想的結(jié)晶。以檔案為視角，文學(xué)類(lèi)出版物的收管服側(cè)重于出版、裝幀、修訂、?？?、參考等方面的史料價(jià)值，以及作品本身的文學(xué)史價(jià)值和版本價(jià)值。因而，中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館的館藏圖書(shū)資料所追求的就不是“多而全”，而是“少而精”，按種類(lèi)分，文學(xué)館的圖書(shū)資料包括圖書(shū)、期刊、報(bào)紙。按版次分，可分為初版、再版、修訂版、意見(jiàn)版等。作為史料檔案，圖書(shū)資料的初版本、特殊標(biāo)記價(jià)值是研究者尤為關(guān)注的。

文學(xué)館圖書(shū)資料的特點(diǎn)是：①具有時(shí)代性，能夠突出反映時(shí)代風(fēng)貌；②具有代表性、特殊性；③具有思想性、歷史性、科學(xué)性、藝術(shù)性；④注重稀缺版本的收集；⑤注重反映個(gè)人藏書(shū)風(fēng)貌。

1.2 書(shū)刊資料的整理與編目

文學(xué)館的圖書(shū)資料以捐贈(zèng)品居多，在整理中首先要對(duì)圖書(shū)逐頁(yè)翻檢，了解其保存現(xiàn)狀，為后續(xù)的加工處理提供依據(jù)。檢選中將存在缺頁(yè)、脫頁(yè)、殘頁(yè)、水漬、污跡、粘連、蟲(chóng)蛀、脆化等情況的圖書(shū)單獨(dú)放置，視情況做簡(jiǎn)單修補(bǔ)、裝袋、裝盒、無(wú)酸保護(hù)等處理。一般圖書(shū)在接收后都應(yīng)做除塵除菌除蟲(chóng)操作，一方面防止塵螨對(duì)檔案工作人員造成直接的身體傷害；另一方面也避免圖書(shū)入庫(kù)后對(duì)館藏品造成間接的交差污染。但是，鑒于民國(guó)圖書(shū)紙制脆化嚴(yán)重的實(shí)際問(wèn)題，傳統(tǒng)的除塵除菌方式可能對(duì)書(shū)籍有所傷害，因此要謹(jǐn)慎操作，不適宜處理的寧可不做，置于裝具中待日后單獨(dú)處理，也不要造成無(wú)可挽回的損失。

作為史料檔案入藏的圖書(shū)資料原則上庫(kù)存兩本，因此在對(duì)捐贈(zèng)圖書(shū)進(jìn)行檢選時(shí)有必要做館藏查重，若被檢選圖書(shū)有嚴(yán)重書(shū)籍質(zhì)量問(wèn)題，或館藏已有兩本以上存本，且非簽贈(zèng)、批注等有特征性收藏價(jià)值的版本，將不予入藏。由于文學(xué)館的專業(yè)特性，館藏圖書(shū)以文史類(lèi)書(shū)籍為主，其他類(lèi)別雖有所涵蓋，但畢竟不成規(guī)模。因此，在對(duì)圖書(shū)進(jìn)行初步分類(lèi)時(shí)只按文史類(lèi)、工具書(shū)類(lèi)、綜合類(lèi)劃分。

圖書(shū)著錄有圖書(shū)館通用的《中國(guó)機(jī)讀目錄格式》為指導(dǎo)，設(shè)置常規(guī)著錄字段，如條碼號(hào)、書(shū)名、叢書(shū)名、分類(lèi)號(hào)、責(zé)任人、頁(yè)數(shù)、開(kāi)本、冊(cè)數(shù)、出版者、出版時(shí)間、價(jià)格、版本、版次、裝幀、簽贈(zèng)信息、備注等，按版權(quán)頁(yè)信息完整著錄。文學(xué)館的圖書(shū)資料有檔案史料的特殊性，因此在某些字段的著錄中也有其特殊性規(guī)則。首先，文學(xué)館圖書(shū)多為文學(xué)類(lèi)，因此不必根據(jù)中國(guó)圖書(shū)館圖書(shū)分類(lèi)法編號(hào)，僅按文學(xué)館特設(shè)的大庫(kù)、文庫(kù)區(qū)別圖書(shū)、期刊、報(bào)紙，形成唯一的條形碼編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：文學(xué)館圖書(shū)分類(lèi)號(hào)+圖書(shū)流水號(hào)（八位數(shù)字），如WS00004567，即一冊(cè)一條碼。圖書(shū)編目時(shí)按種管理，每種圖書(shū)編目一條數(shù)據(jù)，即同種圖書(shū)，含有幾個(gè)條碼館藏就有幾冊(cè)書(shū)。期刊和報(bào)紙同樣按種管理，每種期刊編目一條數(shù)據(jù)。但由于文庫(kù)期刊是以捐贈(zèng)人或捐贈(zèng)單位為設(shè)置文庫(kù)的依據(jù)，所以文庫(kù)中期刊種類(lèi)多，而且每種期刊并不連續(xù)，所以仍然是一冊(cè)一條碼，即同種期刊有幾冊(cè)就有幾個(gè)條碼。而大庫(kù)期刊，因?yàn)槭沁B續(xù)訂購(gòu)刊，會(huì)按年裝訂，所以一年一條碼。其次，文學(xué)館的圖書(shū)史料編目對(duì)出版地、出版者、出版時(shí)間和版次有特別的要求，出于版本學(xué)研究的需要，要盡量做到翔實(shí)記錄，尤其初版本圖書(shū)必須要在著錄項(xiàng)中注明。鑒于簽名本對(duì)我們了解人文相交情況的重要意義，簽贈(zèng)信息也是尤其要著錄的字段，但人名章和出版社章不做簽名本著錄。如文學(xué)館的“巴金文庫(kù)”有8000余冊(cè)藏書(shū)，其中簽名本就有2000余冊(cè)，是“現(xiàn)代文壇中作為文學(xué)檔案的獨(dú)特存在”[1]，重點(diǎn)標(biāo)注才能成為重點(diǎn)管理和保護(hù)的依據(jù)。

2 非書(shū)資料的范圍及特點(diǎn)

文學(xué)館的館藏史料檔案的另一個(gè)重要的組成部分是大量的非書(shū)資料，現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)史料中那些作家著作的原稿，包括文稿、詩(shī)稿，或者更寬泛的包括作家日記、書(shū)信、讀書(shū)筆記、寫(xiě)作素材的記錄等兼具文學(xué)性的副文學(xué)文本，以及作為文學(xué)活動(dòng)原始記錄的照片、音像資料，和體現(xiàn)作家寫(xiě)作狀態(tài)和生活狀況的實(shí)物資料，甚至間接反映作家審美情趣、收藏愛(ài)好、文人友情的書(shū)法繪畫(huà)藏品。大量的非書(shū)資料的入藏管理是文學(xué)館面臨的重要難題。

3 非書(shū)資料的分類(lèi)整理與編目

近幾年，圖書(shū)館方面對(duì)非書(shū)資料的管理雖然也有一些嘗試，但方法上各不相同，而且涉及的非書(shū)資料種類(lèi)也沒(méi)有那么繁雜。為了規(guī)范、合理地整理和著錄非書(shū)資料，便于對(duì)非書(shū)資料科學(xué)管理和提高其利用率，采取文獻(xiàn)學(xué)、檔案學(xué)、文物學(xué)相配合的方法，結(jié)合工作實(shí)踐，科學(xué)地整理和著錄是文學(xué)館對(duì)館藏文學(xué)檔案應(yīng)該堅(jiān)持且不斷完善的基礎(chǔ)性工作。為了使非書(shū)資料賬目清晰明了，方便查找，將非書(shū)資料進(jìn)行分類(lèi)，建立獨(dú)立的著錄單元，全面揭示其主體內(nèi)容、外部特征和關(guān)聯(lián)關(guān)系是對(duì)文學(xué)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編目的重要環(huán)節(jié)。

由于沒(méi)有可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，文學(xué)館的非書(shū)資料分類(lèi)整理還處于探索階段，工作水平和質(zhì)量還不高，還存在認(rèn)識(shí)問(wèn)題和解決問(wèn)題的不足。文學(xué)館的分類(lèi)整理結(jié)果最終反映在分類(lèi)庫(kù)存保護(hù)上，登記結(jié)果反映在資產(chǎn)總賬上?？偟怯涃~是藏品登記的核心，文學(xué)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展都是以總登記賬為基礎(chǔ)進(jìn)行的。總賬登記是將征集來(lái)的資料依據(jù)入藏標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)鑒選，確定要入藏的藏品登記賬。由于時(shí)間緊任務(wù)重，登記內(nèi)容不求具體，但求準(zhǔn)確，為后續(xù)的入藏保管、詳細(xì)編目、保護(hù)修復(fù)和統(tǒng)計(jì)利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而詳細(xì)編目環(huán)節(jié)則要列出每件史料的所有描述項(xiàng)，力求翔實(shí)、全面地反映資料的內(nèi)容、品相特征等細(xì)節(jié)。具體操作方法是：首先，將非書(shū)資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，再按類(lèi)別根據(jù)檔案價(jià)值進(jìn)行檢選，將確定入藏的資料分別登記其基本信息，形成藏品資產(chǎn)總賬，并建立捐贈(zèng)資料清單。文學(xué)館的非書(shū)資料按手稿、書(shū)信、照片、字畫(huà)、實(shí)物、音像制品和其他類(lèi)分別設(shè)置唯一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：非書(shū)分類(lèi)號(hào)+順序號(hào)（八位數(shù)字），如DG00000123。非書(shū)資料按件管理，即一件一條碼，一件藏品一條編目數(shù)據(jù)。由于非書(shū)資料的分類(lèi)不同，需要著錄的信息項(xiàng)也不同，具體類(lèi)別要作具體分析。

3.1 手稿資料

手稿是“作家以傳統(tǒng)書(shū)寫(xiě)方式書(shū)寫(xiě)而成的文字”[2]，文學(xué)館的手稿資料包括創(chuàng)作文稿、詩(shī)稿、日記、筆記、講話、素材記錄、寫(xiě)作大綱等，印刷、打印、復(fù)印件不包括在內(nèi)。因?yàn)檩d體形式不同，采用的保護(hù)手段和保管方式會(huì)有所不同，所以電子文件手稿和錄音資料也未歸檔于手稿資料范圍。手稿資料在藏品總賬中登記的項(xiàng)目是：條形碼、題名、責(zé)任者、寫(xiě)作時(shí)間、版本屬性、數(shù)量、捐贈(zèng)人和捐贈(zèng)日期等。手稿著錄的依據(jù)是以手稿本身為信息源，由于并不像圖書(shū)有明確的版權(quán)頁(yè)作為參考，在進(jìn)行詳細(xì)編目時(shí)通常需要檔案人員對(duì)手稿做適當(dāng)?shù)难芯?，了解整部手稿的情況，再加以分析、說(shuō)明、摘錄、判斷，才能確定（或擬定）題名、責(zé)任者和時(shí)間等信息。對(duì)于責(zé)任者的著錄，為了提高檢索命中范圍，責(zé)任者項(xiàng)一般采取按手稿本體照實(shí)著錄，署名不同的作家要在括號(hào)中著錄該作家影響較大的常用名，如巴金作品的署名有堯棠、芾甘、佩竿等，應(yīng)著錄為：堯棠（巴金）、芾甘（巴金）、佩竿（巴金）。關(guān)于手稿的版本需要標(biāo)明：原件、復(fù)寫(xiě)件、代抄件、修改件等，這既可為分類(lèi)保管提供依據(jù)，又能為統(tǒng)計(jì)利用提供便利。手稿資料專指度較高，除重點(diǎn)揭示作者外，還需要對(duì)創(chuàng)作過(guò)程中所使用的書(shū)寫(xiě)工具（如毛筆、鋼毛、圓珠筆、簽字毛、鉛筆等）、文字色澤、載體形態(tài)（包括紙張類(lèi)別、頁(yè)數(shù)、開(kāi)本等）、保存狀況（如破損、霉斑、蟲(chóng)蛀、脆化、缺頁(yè)、水漬、油漬、污跡、折痕等）作重點(diǎn)描述。最后的備注項(xiàng)中是對(duì)手稿的題名、責(zé)任說(shuō)明、版本、日期、載體形態(tài)、關(guān)聯(lián)信息等內(nèi)容的附加說(shuō)明，以及附加資料的描述[3]。

3.2 書(shū)信資料

傳統(tǒng)意義上的書(shū)信，指用手寫(xiě)方式書(shū)寫(xiě)而成的向特定對(duì)象傳遞信息、交流思想感情的文書(shū)，所以很多學(xué)者認(rèn)為它屬于手稿的范疇。文學(xué)館之所以將其單獨(dú)劃分出來(lái)，主要是出于對(duì)書(shū)信的數(shù)量、價(jià)值和被關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)不同而考慮。根據(jù)捐贈(zèng)批次，以件為單位登記捐贈(zèng)人、寄信人、收信人、版本屬性、郵寄時(shí)間和數(shù)量，并記錄常規(guī)信件必備的信封和郵票信息，以及信件保存狀況的簡(jiǎn)單描述，是多來(lái)年文學(xué)館對(duì)作家書(shū)信的一貫登記方式。書(shū)信所特有的寄信人與收信人的關(guān)系一般表現(xiàn)在稱謂和署名上，但極不利于檢索、統(tǒng)計(jì)，因此在著錄寄信人和收信人項(xiàng)時(shí)，需要對(duì)稱謂和署名進(jìn)行適當(dāng)?shù)难芯靠甲C，以著錄常用名為宜（或在括號(hào)中加注常用名），如方吾致姚雪垠的信，應(yīng)著錄為方吾（荒蕪）致姚雪垠的信。工作中我們發(fā)現(xiàn)，作家書(shū)信不僅有原件，還常有底稿、復(fù)寫(xiě)件、打印件、傳真件、復(fù)印件等，為了管理和利用方便，著錄時(shí)需要特別注明。信函中夾帶文稿詩(shī)稿、照片、轉(zhuǎn)寄信和往復(fù)信的，均作為附件收入原信函檔案袋中，并在備注項(xiàng)中詳細(xì)描述其內(nèi)容和狀況。

3.3 照片

文學(xué)館的照片檔案多是指文學(xué)團(tuán)體、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括照片、底片和說(shuō)明三部分，由于文學(xué)館的檔案分類(lèi)在一定限度上決定了檔案的保管空間和管理方式，同一質(zhì)地的藏品歸為一類(lèi)存放在一個(gè)庫(kù)或一個(gè)柜, 以配備合適的防護(hù)設(shè)備和實(shí)施統(tǒng)一的管理，所以在此所指的照片不包括數(shù)碼照片和微縮膠片。照片和底片用專用照片夾和底片袋保管，一張一袋，順序排列。照片檔案在總賬登記時(shí)只要簡(jiǎn)略概括照片中反映的時(shí)間、人物、事件即可。而在詳細(xì)編目時(shí)，則要對(duì)照片進(jìn)行詳細(xì)的文字說(shuō)明，內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。編寫(xiě)文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用上述六個(gè)要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)50字，時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說(shuō)明應(yīng)以照片的自然張為單元編寫(xiě)，每張照片都應(yīng)有文字說(shuō)明，一組或若干張聯(lián)系密切的照片還應(yīng)加互見(jiàn)說(shuō)明。

3.4 書(shū)畫(huà)

文學(xué)館的書(shū)畫(huà)類(lèi)藏品，多為宣紙質(zhì)地，是保管的重點(diǎn)，無(wú)論是整理編目，還是庫(kù)藏設(shè)備，都給予優(yōu)待。書(shū)畫(huà)檔案在總賬登記時(shí)，在名稱項(xiàng)應(yīng)簡(jiǎn)要描述類(lèi)別和內(nèi)容，如一幅內(nèi)容為“高山流水”的書(shū)法作品，應(yīng)著錄為“書(shū)法：高山流水?！绷硗?，還應(yīng)登記責(zé)任者、年代等信息。書(shū)畫(huà)檔案的詳細(xì)編目，對(duì)編目人員有較高要求，它的表現(xiàn)形式與風(fēng)格的多樣性需要具備一定的鑒賞和考辨能力，不但要熟知現(xiàn)當(dāng)代文人作家，還要對(duì)文字的使用有一定的研究，而且對(duì)文字中通假字的使用，以及對(duì)文人的人名字號(hào)的來(lái)由等都有了解，并且能把這類(lèi)知識(shí)運(yùn)用到書(shū)畫(huà)的賞鑒中。書(shū)畫(huà)的定名可根據(jù)藏品年代、作者、繪畫(huà)方式或書(shū)法體例、主題內(nèi)容、形式等內(nèi)容而定。作者，一般寫(xiě)作者的姓和名，而不寫(xiě)作者的字、號(hào)、室名、齋名等。所謂形式，是指軸、卷、橫批、中堂、聯(lián)、屏、冊(cè)頁(yè)、扇面、斗方、條幅等。書(shū)畫(huà)在收藏保管過(guò)程中，由于年深日久自然老化或各種環(huán)境與人為因素，會(huì)導(dǎo)致書(shū)畫(huà)破損、蟲(chóng)蛀、玷污或霉斑，文學(xué)館收藏的書(shū)畫(huà)還有：折痕、撕裂、脫墨、卷翹等情況。文學(xué)檔案中的書(shū)畫(huà)類(lèi)藏品不僅承載著史性、科學(xué)性和藝術(shù)價(jià)值，還具有為公眾提供欣賞和教育服務(wù)的功能。因此，書(shū)畫(huà)藏品在文學(xué)館保存的過(guò)程中，不可能僅出于藏品完整性保護(hù)的目的，而始終將其束之高閣，必然會(huì)因?yàn)檠芯亢驼褂[活動(dòng)，經(jīng)常出現(xiàn)提取和出借的需求。詳盡的著錄書(shū)畫(huà)的保存現(xiàn)狀，才能為書(shū)畫(huà)的修復(fù)保護(hù)提供充足的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

3.5 實(shí)物

文學(xué)檔案中的實(shí)物藏品主要是指文學(xué)團(tuán)體、組織或個(gè)人在文學(xué)活動(dòng)中直接形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。文學(xué)館的實(shí)物藏品種類(lèi)比較繁雜，包括作家在從事文學(xué)創(chuàng)作時(shí)所用的文具用品、生活用品、家具器皿等，作家在文學(xué)活動(dòng)中獲得的證章、紀(jì)念品等，以及文學(xué)活動(dòng)的牌匾、條幅、紀(jì)念品等。雖然包羅萬(wàn)象，但每個(gè)類(lèi)別的藏品并不是很多，因此，我館并沒(méi)有按類(lèi)別進(jìn)行劃分，只作順序登記。實(shí)物總賬重點(diǎn)登記物品的名稱、數(shù)量、現(xiàn)狀和來(lái)源。藏品定名要遵循客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明的原則，名稱應(yīng)能體現(xiàn)該件實(shí)物的主要特征。一般實(shí)物名稱要由年代、款識(shí)或使用者（作者）、特征或顏色、形狀或功用等部分組成，意在“見(jiàn)其名如見(jiàn)其物”。而進(jìn)入詳細(xì)編目階段，則要對(duì)實(shí)物藏品進(jìn)行科學(xué)鑒定，判別年代；測(cè)定尺寸和重量；填寫(xiě)質(zhì)地；注明完殘情況等反映藏品外部特征的諸項(xiàng)內(nèi)容。

3.6 音像電子資料

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各種光盤(pán)、唱片、錄音錄像制品，以及可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備大量涌現(xiàn)，文學(xué)作品也以各種形式存儲(chǔ)在各種介質(zhì)上，文學(xué)館入藏品中的音像電子資料也呈逐年上升的趨勢(shì)。因此，我們對(duì)這類(lèi)曾經(jīng)被忽視的類(lèi)別也開(kāi)始重視起來(lái)。但是，這類(lèi)資料又存在很多不確定因素，有些音像資料物質(zhì)載體上所反映的信息較為全面，有的光盤(pán)需要運(yùn)行安裝程序才能看到主要信息源，還有一些光盤(pán)題名屏反映的信息與物質(zhì)載體上所反映的信息不統(tǒng)一。對(duì)于以上出現(xiàn)的各種問(wèn)題，一定要認(rèn)真分析比較，做出判斷，提供給利用者一個(gè)準(zhǔn)確、完整的資料信息。物質(zhì)載體上的條碼號(hào)要與包裝盒上的保護(hù)一致，載體上用油性筆寫(xiě)條碼號(hào)，尤其光盤(pán)面上不得粘貼條碼和書(shū)標(biāo)，以免對(duì)光驅(qū)造成損害。音像電子資料的載體形態(tài)可以是唱片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、可移動(dòng)存儲(chǔ)等，其內(nèi)容和體裁可以是音樂(lè)作品、文學(xué)作品、語(yǔ)言資料、影視作品等，在資料著錄時(shí)，要綜合考慮以上因素，盡可能詳盡地描述音像資料的全部信息項(xiàng)。視為文學(xué)檔案的音像電子資料與文學(xué)作品或作家有較強(qiáng)的連接性，因此在著錄中要特別加入對(duì)作家作品的關(guān)聯(lián)性描述，以提高資料利用率。鑒于音像電子資料對(duì)設(shè)備依賴度高的特點(diǎn)，載體、規(guī)格、語(yǔ)種的著錄是必不可少的。由此，音像電子資料的詳細(xì)編目項(xiàng)應(yīng)設(shè)置為：條形碼、名稱、責(zé)任者、日期、出版發(fā)行、載體形態(tài)、規(guī)格、語(yǔ)種、包含人物、包含事件、內(nèi)容提要項(xiàng)和備注項(xiàng)等。

由于音像資料不能被用戶直接感受，不能像圖書(shū)那樣能讓人隨意翻閱瀏覽。因此，近幾年對(duì)于音像資料基于內(nèi)容檢索的需求不斷增長(zhǎng)，文學(xué)館已經(jīng)嘗試借助媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的四層編目方式（即節(jié)目層、片斷層、場(chǎng)景層、鏡頭層），對(duì)音像資料中所記錄的內(nèi)容做更具體的著錄，從而便于利用者查找。但是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，這樣的編目方式固然有其方便、快捷、命中率高、極大地提高了編輯效率的顯著優(yōu)勢(shì)，但對(duì)于檔案紀(jì)念場(chǎng)館人員不足、經(jīng)費(fèi)緊張的實(shí)際運(yùn)營(yíng)境況，優(yōu)勢(shì)反成為劣勢(shì)，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。由此可見(jiàn)，目前切實(shí)可行的辦法是通過(guò)對(duì)音像資料的數(shù)字態(tài)著錄，從各個(gè)角度來(lái)揭示其內(nèi)容，不僅要讓用戶了解資料的大體內(nèi)容和外貌，而且更要讓用戶掌握適用的范圍和配備的設(shè)備等情況，達(dá)到能聽(tīng)、能看、能用的效果。音像電子資料的數(shù)據(jù)態(tài)著錄研究可以借助數(shù)字人文、智慧文學(xué)館等項(xiàng)目在后續(xù)完善。日前，電子文件的憑證作用已經(jīng)被法律認(rèn)可。對(duì)于文學(xué)館，大量的電子文件進(jìn)館是未來(lái)業(yè)務(wù)的重要趨勢(shì)，電子文件的收管藏的重點(diǎn)是考慮其“四性”（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）檢測(cè)如何反映在著錄信息上，并對(duì)其采取有效的安全保障。另外，電子文件雖然已經(jīng)屬于數(shù)據(jù)態(tài)資源，但對(duì)編目人員的業(yè)務(wù)要求是將其信息挖掘和提取，以描述電子文件中所記錄的歷史，從而達(dá)到快捷檢索的目的。

當(dāng)前，文學(xué)專業(yè)性檔案館對(duì)文學(xué)檔案的整理編目尚處于探索和實(shí)踐階段，但隨著檔案信息化的不斷深入推進(jìn)，檔案整理編目的重要性勢(shì)必在檔案資源化管理中突顯。通過(guò)對(duì)一件件文學(xué)史料檔案的逐項(xiàng)著錄，不僅掌握了藏品數(shù)量、品相，而且對(duì)藏品有了科學(xué)的認(rèn)識(shí)，為進(jìn)一步研究和利用提供了可靠的業(yè)務(wù)依據(jù)。因此，切實(shí)貫徹落實(shí)新《檔案法》，制訂適合文學(xué)檔案的登記規(guī)范和編目原則，是新時(shí)代檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的業(yè)務(wù)要求，是完善檔案信息系統(tǒng)的前端控制，是構(gòu)建文學(xué)檔案信息化框架、實(shí)現(xiàn)全國(guó)文學(xué)史料檔案的資源共享的先決條件。