袁文莉 劉卓

山東省淄博市第一醫(yī)院 山東 淄博 255200

引言

醫(yī)院是為群眾健康提供醫(yī)療服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量信息，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式是將這些信息通過(guò)紙質(zhì)的方式進(jìn)行分類歸檔管理，不但耗時(shí)長(zhǎng)、占用空間大，而且工作量大、不易查找。而在信息技術(shù)的支持下，將醫(yī)院檔案數(shù)字化，可以使其更規(guī)范、簡(jiǎn)潔、易于查找，降低工作人員總工作量，有利于醫(yī)院發(fā)展，可以減少不必要的資源浪費(fèi)，縮短信息查找的時(shí)間，提高信息利用率。但是在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中也會(huì)遇到一些問(wèn)題，如何解決這些問(wèn)題是目前醫(yī)院檔案工作的重中之重。

1 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化是依靠掃描、計(jì)算機(jī)、錄音影像、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、存儲(chǔ)等技術(shù)將原有紙質(zhì)檔案中的信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以達(dá)到縮小儲(chǔ)存空間、快速檢索、方便維護(hù)、安全可靠等效果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化已將成為必然趨勢(shì)，做好醫(yī)院檔案管理數(shù)字化，可以在醫(yī)院檔案管理工作中起到事半功倍的作用。

1.1 檔案數(shù)字化代替紙質(zhì)原件更易于保存

將醫(yī)院檔案管理數(shù)字化，用數(shù)據(jù)代替原有的紙質(zhì)資料，更加易于保存，增加信息保存時(shí)間。傳統(tǒng)檔案管理模式下，當(dāng)對(duì)檔案信息有需求時(shí)，只能通過(guò)記錄查找原始資料，在反復(fù)翻閱過(guò)程中，會(huì)對(duì)紙質(zhì)資料造成損傷，加速檔案破損速度，我們醫(yī)院現(xiàn)存最早的紙質(zhì)檔案是1948年的，距今已70余年。而檔案管理數(shù)字化以后，可以通過(guò)移動(dòng)設(shè)備查看數(shù)據(jù)信息，更方便、快速，更好的保護(hù)原始檔案資料，使信息資料可以長(zhǎng)時(shí)間保留。

1.2 便于分享確保信息完整

醫(yī)院在人們生活中存在重要地位，要求信息能夠異地互通。在傳統(tǒng)檔案管理模式下如遇異地查看信息時(shí)，只能對(duì)所需要的資料進(jìn)行原始傳遞，傳輸時(shí)效長(zhǎng)、數(shù)量大、容易出現(xiàn)紕漏。而將檔案數(shù)據(jù)化以后，可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸，便于異地查看。而且，在檔案紙質(zhì)信息出現(xiàn)字跡不清晰時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)通過(guò)掃描機(jī)將信息恢復(fù)，確保檔案信息的完整性。

1.3 提高檔案管理人員工作效率

醫(yī)院檔案涵蓋面廣、信息量大，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，就需要大量的人力、物力、財(cái)力，盡管如此，也避免不了由于人為原因造成的信息缺失或原始材料損壞的危險(xiǎn)。傳統(tǒng)檔案管理方法主要依靠工作人員將紙質(zhì)資料進(jìn)行分類整理，盡管有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因個(gè)人理解力不同，對(duì)同一份資料的判斷也會(huì)不同，因此會(huì)出現(xiàn)資料分類不準(zhǔn)確的情況，為之后檔案查找利用增添不必要的麻煩，降低工作人員工作效率。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化可以很好地解決這些問(wèn)題，利用計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)信息，分類存儲(chǔ)，在查找時(shí)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)搜索內(nèi)容，方便快捷。而且，如遇到新增信息時(shí)，不需要拆卷就可以直接在原有信息基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)添加，減少工作程序，節(jié)省時(shí)間。通過(guò)數(shù)字化檔案管理可以有效減少工作人員總工作量，明顯提高工作人員的工作效率[1]。

1.4 節(jié)約檔案管理成本

由于醫(yī)院檔案種類多、數(shù)量大，所以在檔案歸檔存儲(chǔ)時(shí)，要分類存放，需要較大空間，這也在無(wú)形中增加了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)壓力。而通過(guò)計(jì)算機(jī)將原有檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以將信息輸入計(jì)算機(jī)，在查找時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)搜索，不再需要翻閱原始文件，而原始文件可以統(tǒng)一存儲(chǔ)在同一空間中，降低存儲(chǔ)成本。在人力方面，原有檔案管理工作量大，需要多名工作人員協(xié)同完成；而在檔案數(shù)字化以后，可以減少不必要的工作程序，降低工作量，只需少量人員即可完成檔案管理工作，這也顯著降低了檔案管理費(fèi)用，從而達(dá)到節(jié)約檔案管理成本的目的。

2 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化面臨的問(wèn)題

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理也在逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，但是在這個(gè)過(guò)程中仍然存問(wèn)題，這些問(wèn)題明顯干擾檔案管理數(shù)字化工作。其表現(xiàn)主要有以下幾點(diǎn)：

2.1 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化意識(shí)淡薄

受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，部分醫(yī)院內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員在工作中仍然采取手工管理方法，在檔案文件的交接過(guò)程中還是紙質(zhì)文件居多，管理人員往往都是重在收集和使用，輕視統(tǒng)計(jì)和編輯工作。目前，雖然檔案管理數(shù)字化已經(jīng)是發(fā)展趨勢(shì)，但是醫(yī)院對(duì)其重視程度不高，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性。此外，很多醫(yī)院的檔案管理還處于初級(jí)階段，沒(méi)有形成完整的數(shù)字化體系，這也是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化不能普及的重要原因[2]。

2.2 醫(yī)院檔案管理工作人員綜合能力不足

隨著社會(huì)發(fā)展，常規(guī)檔案管理方法難以滿足醫(yī)院對(duì)檔案信息的獲取要求。多數(shù)醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)逐步向數(shù)字轉(zhuǎn)變，這也就要求檔案管理人員要具備相應(yīng)的工作能力，但是目前醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)身兼數(shù)職、專業(yè)知識(shí)不足、計(jì)算機(jī)操作能力有限，不能完全滿足檔案管理數(shù)字化的要求。而醫(yī)院本身對(duì)檔案管理重視程度不夠，沒(méi)有組織檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理人員發(fā)展空間小，沒(méi)有得到重視，這也是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化不能順利進(jìn)行的原因。

2.3 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化為使用者提供便捷服務(wù)的同時(shí)，同樣也存在一定的安全隱患。檔案數(shù)字化是將檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，占用空間小、查抄速度快，便于整理，但同樣也會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問(wèn)題，如數(shù)字檔案在存儲(chǔ)之后可以隨意修改。檔案信息在存儲(chǔ)過(guò)程中不穩(wěn)定，易于受到病毒入侵導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或受損，更嚴(yán)重者會(huì)造成系統(tǒng)癱瘓，帶來(lái)更大損失。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)備投入不足

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化對(duì)人員、設(shè)備要求較高，需要適配先進(jìn)的硬件設(shè)施和專業(yè)的檔案管理人員。目前，由于醫(yī)院對(duì)檔案管理數(shù)字化重視程度不高，在檔案管理方面投入不足，很難達(dá)到檔案數(shù)字化的要求。

2.5 人事檔案管理模式落后

隨著科技的不斷進(jìn)步，各領(lǐng)域均逐漸向信息化管理方向發(fā)展，但仍有部分醫(yī)院在人事檔案管理工作中繼續(xù)采用傳統(tǒng)方式，致使在檔案信息的整理與布局工作中常出現(xiàn)不同問(wèn)題，不能與新時(shí)代信息化檔案管理模式相融合，仍舊保持著靜態(tài)管理模式，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，不利于人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。在醫(yī)院人事檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)可以有效提高管理工作效率，有利于人事信息查找、共享等工作的進(jìn)行。但是由于部分醫(yī)院檔案管理模式落后，對(duì)現(xiàn)代技術(shù)未能做到合理利用，所以嚴(yán)重制約檔案管理信息化發(fā)展[3]。

3 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化對(duì)策

3.1 提高醫(yī)院對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視

檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，應(yīng)提高醫(yī)院管理人員對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視程度。首先，要把檔案管理作為醫(yī)院日常工作的一部分，轉(zhuǎn)變管理人員觀念，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化意識(shí)，使其了解檔案管理數(shù)字化在醫(yī)院管理過(guò)程中的作用。其次，要改變檔案管理人員傳統(tǒng)工作習(xí)慣，使其能夠習(xí)慣檔案數(shù)字化工作方式，從而促進(jìn)檔案管理數(shù)字化形成完整的體系。同時(shí)，醫(yī)院可以嘗試建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，以便于檔案信息需求者可以隨時(shí)隨地獲取信息。

3.2 提高醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)

管理人員是做好醫(yī)院檔案管理工作最重要的條件之一，為完善醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作，需提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員，醫(yī)院可以邀請(qǐng)專業(yè)人士來(lái)院演講，傳授在實(shí)踐過(guò)程中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力。并且，醫(yī)院還可以選拔一批優(yōu)秀的檔案管理人員去進(jìn)修，增強(qiáng)自身的檔案管理能力，提升專業(yè)性，待學(xué)成歸來(lái)還可以將所學(xué)管理知識(shí)和技術(shù)傳遞給其他管理人員，從而提高醫(yī)院整體檔案管理人員的綜合能力。此外，醫(yī)院可以招募一批本身具有相應(yīng)專業(yè)技能的優(yōu)秀人才來(lái)完成醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作，并注意提高醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)。

3.3 提高醫(yī)院檔案信息安全性

檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式不同，檔案數(shù)字化對(duì)信息安全要求更高，為防止信息丟失、泄露，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安全就成為醫(yī)院檔案管理必須解決的問(wèn)題之一。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案室，將檔案存儲(chǔ)設(shè)備放在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，建立獨(dú)立配電室來(lái)保護(hù)電源，確保檔案管理系統(tǒng)可以穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保護(hù)數(shù)字化檔案的安全，還可以通過(guò)在計(jì)算機(jī)上設(shè)置加密防火墻、安裝病毒攔截軟件等方式防止黑客入侵。醫(yī)院也可以利用計(jì)算機(jī)功能將檔案信息進(jìn)行備份，儲(chǔ)存在硬盤或其他地方，防止檔案信息缺失，確保醫(yī)院檔案信息的安全性。

3.4 升級(jí)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施

為提高醫(yī)院檔案管理數(shù)字化水平，醫(yī)院首先要做的就是完善基礎(chǔ)設(shè)備。檔案管理信息化過(guò)程中需要的主要設(shè)備包括掃描儀、復(fù)印件、計(jì)算機(jī)等，根據(jù)醫(yī)院自身需求選擇適合的硬件設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化提供幫助。首先需要加大醫(yī)院信息化建設(shè)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，包括服務(wù)器、信息存儲(chǔ)設(shè)備、交換機(jī)等，其次建立人事檔案信息化管理平臺(tái)，使其可以在醫(yī)院相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，從而達(dá)到提高醫(yī)院人事檔案管理的工作效率的目的。

3.5 完善醫(yī)院人事檔案管理模式

醫(yī)院人事檔案管理主要是對(duì)人事信息進(jìn)行收集、歸納、整理、分類及保存的過(guò)程，在人事檔案管理工作中，為了將檔案信息價(jià)值完全發(fā)揮出來(lái)，需要構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理模式，提高檔案信息的利用率。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)信息逐漸增加，對(duì)檔案管理模式的要求也隨之提升。基于此，醫(yī)院應(yīng)該在各部門設(shè)置相應(yīng)的檔案管理負(fù)責(zé)人，確保員工都具有一定檔案收集能力及意識(shí)，并構(gòu)建信息化管理模式。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，醫(yī)院作為大眾生活中重要部門，檔案資料信息種類復(fù)雜繁多，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以，從提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)和檔案數(shù)字化理念、完善醫(yī)院管理體系、加強(qiáng)各部門之間的合作、引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和專業(yè)人才、加強(qiáng)管理人員檔案數(shù)字化意識(shí)、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全等方面入手，可以加快醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，為使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。