試論企業(yè)數(shù)字檔案館的發(fā)展路徑和信息設(shè)計(jì)

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是無(wú)紙化辦公、電子商務(wù)等技術(shù)的應(yīng)用，自九十年代產(chǎn)生以來(lái)檔案學(xué)研究領(lǐng)域中，數(shù)字檔案館建設(shè)成為一個(gè)重大熱點(diǎn)問(wèn)題。今年，中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合本企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，已將數(shù)字檔案館建設(shè)納入本企業(yè)檔案工作十四五發(fā)展規(guī)劃中，并制定了逐步從實(shí)體檔案管理體系建設(shè)過(guò)渡到數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館 發(fā)展路徑 信息設(shè)計(jì)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是無(wú)紙化辦公、電子商務(wù)等技術(shù)的應(yīng)用，自九十年代產(chǎn)生以來(lái)檔案學(xué)研究領(lǐng)域中，數(shù)字檔案館建設(shè)成為一個(gè)重大熱點(diǎn)問(wèn)題。1994年，從電子目錄，電子文件、和數(shù)字圖書(shū)館產(chǎn)生數(shù)字檔案館的概念，2000年6月國(guó)家檔案局“檔案信息化發(fā)展規(guī)劃”的出臺(tái)，標(biāo)志國(guó)家檔案事業(yè)新的發(fā)展戰(zhàn)略的確立。隨后，深圳市檔案局開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)的試點(diǎn)，標(biāo)志著我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動(dòng)，2002年11月，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出要“在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館”。此后，全國(guó)多地開(kāi)始探索建設(shè)數(shù)字檔案館，中國(guó)數(shù)字檔案館進(jìn)入初步建設(shè)時(shí)期。經(jīng)過(guò)十多年的實(shí)踐和探索，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)在理論和實(shí)踐方面都取得了不少突破。今年，中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的發(fā)展目標(biāo)，并明確提出“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲(chǔ)與驗(yàn)證體系，保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性?！钡木唧w要求。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展路徑

從已建成的企業(yè)數(shù)字檔案館來(lái)看，在制度建設(shè)方面，要有相應(yīng)的制度設(shè)計(jì)從而確保數(shù)字檔案館良性發(fā)展。要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際需要，確定建設(shè)數(shù)字檔案館的原則、規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)、方法和所包含的內(nèi)容，制定創(chuàng)建數(shù)字檔案館的管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換規(guī)范所包含的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)目錄庫(kù)。在體制機(jī)制建設(shè)方面，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的理念與管理體制從而為數(shù)字檔案館建設(shè)提供可靠的組織保障，要借鑒整合相關(guān)領(lǐng)域信息化建設(shè)成果，如數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)中運(yùn)用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘、智能檢索等。結(jié)合本企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀，已將數(shù)字檔案館建設(shè)納入本企業(yè)檔案工作十四五發(fā)展規(guī)劃中，并制定了逐步從實(shí)體檔案管理體系建設(shè)過(guò)渡到數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)。

二、淺析建設(shè)數(shù)字檔案館的構(gòu)建流程

根據(jù)數(shù)字檔案館的建設(shè)需要，需實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案的一體化信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與業(yè)務(wù)流程管理的深度融合和協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源獲取、集成、關(guān)聯(lián)、分類(lèi)、檢索、編研、服務(wù)的智能化，有效開(kāi)展檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘分析。主要分為信息采集、信息管理、信息利用和信息維護(hù)四方面。

（一）信息采集。需負(fù)責(zé)從立檔單位、文件中心、所屬企業(yè)檔案館（室）、上級(jí)主管部門(mén)的收集各類(lèi)檔案信息，通過(guò)紙質(zhì)檔案掃描、縮微膠片數(shù)字化、音視頻資料數(shù)字化等技術(shù)手段，并且利用信息搜尋系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)廣泛地征集相關(guān)檔案信息。經(jīng)過(guò)整理、分類(lèi)形成海量的電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)信息。

（二）信息管理。按照國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采集的各類(lèi)信息進(jìn)行有序整合，進(jìn)行鑒定、元數(shù)據(jù)格式處理、有序整合、編目加工、數(shù)據(jù)維護(hù)統(tǒng)計(jì)等。利用分類(lèi)號(hào)、主題詞自動(dòng)標(biāo)引，元數(shù)據(jù)著錄，目錄管理等手段，從而確保收集的檔案信息真實(shí)、完整、具有可讀性并能長(zhǎng)期儲(chǔ)存。

（三）信息利用。可為數(shù)字檔案館的用戶(hù)提供相應(yīng)的服務(wù)。比如檔案信息開(kāi)發(fā)，經(jīng)過(guò)編研整理建立起有效的、方便的文件索引目錄和參考文獻(xiàn)，提供摘要式、匯編式和著作式的編研成果。通過(guò)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)含文檔查詢(xún)、圖形圖像查詢(xún)、語(yǔ)音資源查詢(xún)、視頻資源查詢(xún)等功能的綜合智能查詢(xún)系統(tǒng)，提供查詢(xún)效率和查詢(xún)準(zhǔn)確率。包含網(wǎng)頁(yè)制作、網(wǎng)頁(yè)更新及管理、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、遠(yuǎn)程調(diào)用和查詢(xún)、文件加密和數(shù)字簽名等安全機(jī)制做好網(wǎng)絡(luò)維護(hù)功能模塊。并整理檔案目錄和檔案多媒體信息資料，將文字、照片、圖形圖像、語(yǔ)音、視頻等信息制作為電子出版物對(duì)外發(fā)布，滿(mǎn)足企業(yè)用戶(hù)對(duì)某一專(zhuān)題檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)化管理。

（四）信息維護(hù)。主要包含權(quán)限管理，凡進(jìn)入系統(tǒng)的用戶(hù)均得到系統(tǒng)授權(quán)來(lái)確定用戶(hù)使用功能、可訪問(wèn)的文件信息范圍，其中檔案信息利用權(quán)限主要是收集的檔案信息在整理時(shí)就根據(jù)重要程度劃分為不同的保密等級(jí)和使用范圍，不同密級(jí)文件的公開(kāi)范圍和程度均不同。不具備查閱相應(yīng)密級(jí)和使用范圍的用戶(hù)將不能對(duì)該文件進(jìn)行操作。設(shè)計(jì)用戶(hù)身份認(rèn)證系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全及數(shù)字文件的原始性、完整性。

（五）信息備份恢復(fù)。數(shù)字檔案館中保存的數(shù)字資源雖然利用方便，但相對(duì)傳統(tǒng)檔案資源更容易受到外界不可知因素影響和網(wǎng)絡(luò)攻擊。因此數(shù)字檔案館更需要數(shù)據(jù)資源的保護(hù)和受損害后的恢復(fù)系統(tǒng)。主要包含數(shù)據(jù)維護(hù)，只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)授權(quán)的用戶(hù)才可對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，并進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;數(shù)據(jù)備份，為保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性，定期自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并設(shè)計(jì)可由系統(tǒng)管理人員對(duì)指定范圍的數(shù)據(jù)進(jìn)行隨時(shí)備份;數(shù)據(jù)長(zhǎng)期儲(chǔ)存，經(jīng)過(guò)整理鑒定后的檔案信息，對(duì)其中重要的文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存，系統(tǒng)將其寫(xiě)入光盤(pán)或其它存儲(chǔ)介質(zhì)中。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館路徑幾點(diǎn)思考

參考現(xiàn)階段相關(guān)企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)模式，根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)的主體--各實(shí)體檔案館承擔(dān)的功能、服務(wù)范圍和資源組織重心還是有很大的差別，一方面，數(shù)字檔案館目前尚無(wú)統(tǒng)一模式，完全復(fù)制別的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模式也不科學(xué)。另一方面，各企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)、資金投入、技術(shù)運(yùn)用和人才準(zhǔn)備等方面條件的差異明顯，數(shù)字檔案館建設(shè)存在客觀上的個(gè)性化。

數(shù)字檔案館的建設(shè)必須著眼于遠(yuǎn)景目標(biāo)，從實(shí)際出發(fā)，作好規(guī)劃，從易到難逐步形成企業(yè)自身數(shù)字檔案館建設(shè)模式，既保證檔案館的公益性，支持面向?qū)ο蟮姆植际讲樵?xún)，支持基于知識(shí)內(nèi)容的檢索，具有人性化的交互界面。又能通過(guò)適當(dāng)?shù)氖袌?chǎng)運(yùn)作模式實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館良性發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

周慧（1981—），女，漢族，籍貫：湖南益陽(yáng)，學(xué)歷：本科，職稱(chēng)：無(wú)，單位：中國(guó)融通資產(chǎn)管理集團(tuán)有限公司，研究方向：檔案