新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究

李璐

廣西柳州市柳鐵中心醫(yī)院 廣西 柳州 545007

引言

隨著我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)和信息化技術(shù)的發(fā)展和完善，醫(yī)院開始積極地運(yùn)用現(xiàn)代信息化的方式來管理人事檔案，該技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大程度上解決了我國(guó)各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在人事檔案的管理中普遍存在的諸多問題。在新的時(shí)代下，如何有效地利用信息化的手段管理和監(jiān)督醫(yī)院的人事檔案工作，已經(jīng)成為一個(gè)重大而不可忽視的熱點(diǎn)話題。

1 我國(guó)醫(yī)院的人事檔案管理信息化工程建設(shè)的價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大、工作周期長(zhǎng)、管理的難度高；而且由于醫(yī)院人事檔案管理上的工作人員數(shù)量相對(duì)較少，導(dǎo)致他們無法按照規(guī)定地完成高技術(shù)要求、重復(fù)性的工作任務(wù)，使得檔案的管理工作變得失去了真正意義，而招聘更多的人才和工作人員面臨資金籌措、成本增大等問題[1]。針對(duì)這一困難，信息化的政府檔案管理服務(wù)模式就應(yīng)運(yùn)而生，它的成功出現(xiàn)和廣泛使用不僅大大減輕了我們?cè)趥鹘y(tǒng)的管理模式下政府檔案管理服務(wù)過程工作中的各種工作量、工作困難，更是極大有效提升了政府檔案管理相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

2 現(xiàn)階段我國(guó)公立醫(yī)院人事檔案工作中存在的一些問題

2.1 重視程度不足

雖然我國(guó)各級(jí)醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作具有不可忽視的重要性，但是現(xiàn)在許多大型醫(yī)院對(duì)于它的認(rèn)識(shí)卻存在明顯的不足，對(duì)于我國(guó)各級(jí)醫(yī)院的人事檔案管理工作重視的程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠[2]。一些大型醫(yī)院在針對(duì)人事檔案的情況下進(jìn)行管理時(shí)，沒有針對(duì)性地設(shè)置特定的專職崗位，更沒有針對(duì)性地雇用專門的管理人才，而是從自己醫(yī)院的各個(gè)崗位中充分調(diào)動(dòng)根本就沒有從業(yè)經(jīng)歷的員工來對(duì)其情況進(jìn)行管理，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的管理工作出現(xiàn)諸多困難。

2.2 工作方式落后

如今，對(duì)于各級(jí)機(jī)關(guān)人事檔案的辦公管理，大都還只是那種處于早期采取舊式紙質(zhì)本版人事檔案的一種[3]。在傳統(tǒng)方式辦公管理方法中，這樣的人事檔案往往都不過是由于相關(guān)工作人員以“手動(dòng)”的歸檔形式對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)記錄而逐漸衍生呈現(xiàn)出來的。這一記錄方式存在的一個(gè)主要缺陷是，醫(yī)院檔案正常保存工作周期短，檔案中的相關(guān)文件和照片字跡隨著保存時(shí)間的慢慢流逝而開始逐漸模糊，紙張也因此在相應(yīng)的地方慢慢變老，在醫(yī)院檔案的正常保存中也容易被他人遺棄，而且一旦檔案丟失也很難及時(shí)找到，這種記錄方式往往存在檔案時(shí)間長(zhǎng)，工作量大，記錄不全等問題，嚴(yán)重影響了我國(guó)各大醫(yī)院人事檔案的正常保存。

3 新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

3.1 重視專業(yè)人才的培養(yǎng)

首先，重視對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理者進(jìn)行選拔、任用。在我院招收企業(yè)的管理者時(shí)，應(yīng)該優(yōu)先選取經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)及專門培訓(xùn)的技術(shù)型人才，這種類型人才的整體綜合素質(zhì)通常都比較高，對(duì)于自己的工作也會(huì)比較認(rèn)真負(fù)責(zé)。在我院招收到一些管理者之后，對(duì)于其他的管理者也需要多方面的專門培訓(xùn)。培訓(xùn)的整個(gè)過程本身就是一個(gè)提升管理者的專業(yè)技術(shù)能力的過程，又相當(dāng)于一次考核。

3.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)化的管理不但簡(jiǎn)單可靠，節(jié)約了空間，同時(shí)還有著十分詳盡的信息分類，便于瀏覽和查詢，是醫(yī)院管理數(shù)據(jù)庫的最好選擇。所以，對(duì)于一家醫(yī)院的人事檔案管理，也許是可以由一家醫(yī)院的檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)上自己開設(shè)一個(gè)專門的網(wǎng)站用來管理和存放一家醫(yī)院的個(gè)人檔案。這樣，紙質(zhì)的檔案就能夠做到只把一個(gè)醫(yī)院全體員工的日常生活和學(xué)習(xí)中最為重要的組成部分，而將許多煩瑣的資料全部保存到電腦空間中，減少醫(yī)院的人事檔案儲(chǔ)藏和存放需要使用的空間。同時(shí)，紙質(zhì)的檔案和電腦同時(shí)進(jìn)行了記錄，這樣就相當(dāng)于對(duì)數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行了一次雙重的備份，更加有利于數(shù)據(jù)庫資料的保管，即使電腦上的紙質(zhì)檔案丟了，也能夠通過電腦上的數(shù)據(jù)庫資料再重新復(fù)印成電腦上的紙質(zhì)數(shù)據(jù)庫資料；同樣，若是電腦上的信息錯(cuò)誤或者文件格式錯(cuò)誤，則可以直接通過電子郵件或其他方式將紙質(zhì)信息重新發(fā)送到電腦。

3.3 完善相關(guān)管理制度

為了能夠更好地保護(hù)和維持醫(yī)院的人事檔案，醫(yī)院就要相應(yīng)的制定更加健全和完善的人事檔案制度，相關(guān)部門也都應(yīng)該相繼出臺(tái)更加健全和完善的相關(guān)法律措施。醫(yī)院在研究和制定服務(wù)管理制度時(shí)，要嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，主要目的就是為了針對(duì)每位工作人員存在的記錄方面問題，一定要真實(shí)可靠；對(duì)于濫吹亂造，不好好管理自己檔案的負(fù)責(zé)人，要予以嚴(yán)肅懲戒，甚至將其清除。另外，對(duì)于工作的流程上也需要建立一套體系，使得管理者能夠更清晰地認(rèn)識(shí)和了解此項(xiàng)工作，提高其效率。相關(guān)部門在研究和制定相關(guān)的法律時(shí)，主要目的就是針對(duì)那些重大事故和可能影響到他人利益的事件而做出相應(yīng)的法律性條文。但是若醫(yī)院的管理者在進(jìn)行信息庫的管理過程中丟失了對(duì)于醫(yī)院一些重要的信息和檔案，在醫(yī)院出了信息庫的事故之后，管理者就需要自己承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，醫(yī)院也將因此而受到懲罰。若是管理者通過修改自己的檔案給醫(yī)院工作人員帶來了經(jīng)濟(jì)上的損失，管理者也必須依法予以賠償。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作在我們醫(yī)院人事檔案的管理過程中具有很重要的意義。但是，目前我國(guó)各級(jí)醫(yī)院的人事檔案管理中仍然還是存在很多的困難。必須提高管理者的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)道德素質(zhì)，同時(shí)要運(yùn)用信息化的手段加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)新醫(yī)改的大背景下我國(guó)各級(jí)公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案的保護(hù)和管理信息化，讓我國(guó)各級(jí)公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案能夠在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中得到更好的充分利用。