趙凱飛
博物館是征集、典藏、陳列和研究代表自然和人類文化遺產(chǎn)的實(shí)物的場(chǎng)所,是以為社會(huì)發(fā)展提供學(xué)習(xí)、教育、服務(wù)為目的的非營(yíng)利的永久性機(jī)構(gòu)。博物館的基礎(chǔ)是藏品,而博物館檔案則是一切藏品展示、研究工作的基礎(chǔ)和記錄。博物館業(yè)務(wù)工作人員在業(yè)務(wù)開展過程中要及時(shí)詳細(xì)地記錄藏品信息,而檔案工作人員要根據(jù)業(yè)務(wù)工作過程中產(chǎn)生的檔案資料的狀況,對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸納、統(tǒng)計(jì)、妥善保存并加以利用。為了使博物館的業(yè)務(wù)工作能得到更好的開展,社會(huì)價(jià)值得到更好的發(fā)揮,必須不斷地加強(qiáng)對(duì)博物館檔案工作的管理。博物館檔案管理工作應(yīng)引入先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)的技術(shù)人才,建立完善的管理制度,提升博物館的管理水平,并利用多種方式展示博物館文化,提高人們對(duì)博物館文化的關(guān)注度,以實(shí)現(xiàn)博物館工作的意義。
博物館的檔案工作建設(shè),在未來的發(fā)展中,要堅(jiān)持將博物館的業(yè)務(wù)工作作為重點(diǎn),以向著整體化、精細(xì)化管理為目標(biāo),以制度化建設(shè)為根本。根據(jù)不同業(yè)務(wù)工作的性質(zhì),制定完善、先進(jìn)的管理辦法,使檔案室的資料管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)與健全,優(yōu)化檔案管理服務(wù)。當(dāng)代博物館要建立完善的檔案管理機(jī)制,引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù),才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步,抓住機(jī)遇,迎接挑戰(zhàn)。
根據(jù)國(guó)家《檔案法》中的法律法規(guī)要求以及博物館上級(jí)部門針對(duì)博物館檔案室發(fā)展的規(guī)定,結(jié)合博物館檔案室自身的實(shí)際情況,制訂符合業(yè)務(wù)室和檔案室發(fā)展的各個(gè)管理環(huán)節(jié)的嚴(yán)格制度,并監(jiān)督執(zhí)行。制度的制定管理是多方面的,大小事務(wù)都要有相關(guān)制度規(guī)定,方能將檔案工作更好地完善起來。大的制度包含對(duì)檔案資料的收集、整理、鑒別、管理、定期清理核對(duì)等,要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料交接時(shí),要保持細(xì)心、負(fù)責(zé)的態(tài)度,對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過,發(fā)現(xiàn)材料不全的,及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人溝通,能彌補(bǔ)的需要按要求及時(shí)補(bǔ)上,盡可能地將資料收集完整,使每種檔案都能達(dá)到材料齊全、內(nèi)容完整、使用方便的要求[1]。對(duì)工作已經(jīng)完成,不按照要求進(jìn)行檔案遞交的業(yè)務(wù)工作人員,按照制度的規(guī)定,定期索要,保證相關(guān)材料不在其他部門積壓。及時(shí)歸檔,才能確保檔案資料的真實(shí)性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性,才能在發(fā)現(xiàn)檔案材料有遺漏時(shí)及時(shí)補(bǔ)充。為提高檔案室的工作效率,制定“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案”的制度,按照此項(xiàng)制度規(guī)定,可以將分散的檔案管理工作分配給當(dāng)事人,當(dāng)事人按照完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的整理原則,能清楚地知道檔案資料哪些是完整的,哪些是需要補(bǔ)充的,將檔案資料進(jìn)行完善,逐步地推進(jìn)檔案管理理念的現(xiàn)代化和與時(shí)俱進(jìn),不斷優(yōu)化檔案管理制度,推進(jìn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化、協(xié)同化發(fā)展,才能最大限度地提高檔案資料的質(zhì)量,促進(jìn)博物館事業(yè)的整體發(fā)展。
電子計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的使用,給博物館的檔案管理和業(yè)務(wù)工作的開展都帶來新的方式,業(yè)務(wù)工作開展過程中可以及時(shí)地將業(yè)務(wù)開展的狀況進(jìn)行記錄、上傳。需要資料的,只需由檔案工作者協(xié)助,即可進(jìn)行查詢。檔案工作者可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),直接通過電腦網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行一些業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的電子檔案信息的收集、整理和傳輸,這樣不僅可以及時(shí)地收集資料,進(jìn)行檔案整理,還能及時(shí)補(bǔ)救整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題。通過這些網(wǎng)絡(luò)收集資料,還能使檔案資料在博物館局域網(wǎng)絡(luò)的限制下,實(shí)現(xiàn)資源共享,可以讓各部門都對(duì)資料的狀態(tài)提出意見。博物館檔案工作者也漸漸突破了只停留在保管檔案的業(yè)務(wù)上,還要按照其他部門工作人員的意見,加強(qiáng)對(duì)檔案的管理、研究、利用。在依照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理的同時(shí),加強(qiáng)檔案研究工作,不斷探索,總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn),提高博物館檔案的利用價(jià)值,使藏品資料等業(yè)務(wù)檔案給人類社會(huì)和后輩子孫帶來應(yīng)有的歷史意義。
目前,博物館雖然在業(yè)務(wù)工作開展和檔案工作建設(shè)中都加入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),但對(duì)比國(guó)外博物館的信息化程度,我國(guó)博物館仍需繼續(xù)加強(qiáng)信息化建設(shè),力求通過與各業(yè)務(wù)工作部門建立網(wǎng)絡(luò)連接,以便快捷地知道各業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度,需要不需要進(jìn)行檔案對(duì)接等,節(jié)省很多催促時(shí)間,檔案管理人員可以更加專注于業(yè)務(wù)研究。通過網(wǎng)絡(luò)連接,可以直接了解各業(yè)務(wù)部門的材料形成狀況,何時(shí)進(jìn)行提交等,根據(jù)各部門的材料狀況,制定相關(guān)的提醒計(jì)劃,以免漏交。網(wǎng)絡(luò)化是搞好檔案工作的保證,如果缺少了和檔案材料形成部門的頻繁互動(dòng),檔案管理人員無法準(zhǔn)確了解檔案資料的狀況[2],業(yè)務(wù)部門有沒有新檔案形成等,檔案工作就無法專注地進(jìn)行,而變成和各部門的交接是第一任務(wù),至于檔案工作做得好不好,則無暇顧及。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù),檔案借閱人員可以直接與檔案管理人員溝通,如果在外地的業(yè)務(wù)工作人員需要一份重要材料,檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)直接傳送給他,避免來回的交通浪費(fèi)時(shí)間,提高各部門的工作效率。檔案管理人員應(yīng)建立整個(gè)博物館的網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng),各業(yè)務(wù)部門征集、鑒定、陳列展覽、保護(hù)/修復(fù)等工作,也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解檔案資料的缺失,業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)工作時(shí)也能及時(shí)補(bǔ)充。與藏品相關(guān)的文字、照片、影像資料等,通過網(wǎng)絡(luò)可進(jìn)行內(nèi)外部的傳遞、存儲(chǔ)、查閱;在需要領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí),通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以直接得到領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù);檔案資料的信息采集、文件處理等不再受地域和時(shí)間的限制,可以高效率地工作。應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù),如光盤檔案、縮微檔案、信息處理等技術(shù),可以對(duì)大容量的資料進(jìn)行整理,減少檔案材料的儲(chǔ)存空間,提高了檔案的傳送速度和調(diào)檔速度。
將信息化平臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)用到博物館檔案工作建設(shè)和業(yè)務(wù)工作開展的過程中,切實(shí)提升業(yè)務(wù)檔案的管理質(zhì)量,有效地消除現(xiàn)階段博物館業(yè)務(wù)檔案管理過程中存在的缺乏統(tǒng)一性、無法有效溝通等問題,避免出現(xiàn)信息孤島,利用平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)權(quán)限實(shí)施安全性控制,切實(shí)提升數(shù)據(jù)信息的安全性;對(duì)于博物館業(yè)務(wù)檔案內(nèi)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息(圖片、影像、三維等)所具有的特征,歸納與整理出非結(jié)構(gòu)化數(shù)字檔案由開始錄入至后期管理與使用的規(guī)范化程序,不斷完善類似的管理,以此來促進(jìn)國(guó)內(nèi)檔案管理工作發(fā)展[3]。
針對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案實(shí)施高效應(yīng)用,能夠滿足博物館實(shí)際應(yīng)用的業(yè)務(wù)檔案管理流程與數(shù)據(jù)規(guī)范;引入現(xiàn)代化的信息平臺(tái),對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)所形成的檔案實(shí)施有效的整理與共享,為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化運(yùn)行奠定基礎(chǔ),而且能夠提升其空間,確保更加高效、穩(wěn)定地運(yùn)行,發(fā)揮其各種功能;在博物館中積極推廣信息化平臺(tái),讓更多的社會(huì)大眾了解與熟知文化藏品,學(xué)習(xí)知識(shí),感受傳統(tǒng)文化的魅力。
博物館的工作專業(yè)性很強(qiáng),藏品的收集/征集、鑒定、保護(hù)/修復(fù)、陳列展覽、研究教育等業(yè)務(wù)工作的開展都是以學(xué)術(shù)研究為前提的,因此,高水平的業(yè)務(wù)開展和檔案建設(shè)是非常重要的,提高業(yè)務(wù)和檔案工作管理水平,不僅需要引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才,還需要提升其政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力等方面的培訓(xùn)。
要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化以及協(xié)同化,需要有一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍來支撐。檔案的管理不是一成不變的,各項(xiàng)制度在逐步完善,信息化技術(shù)在逐步深入,為了更好地理解和應(yīng)用新的制度和信息化技術(shù),檔案管理人員需要不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)能力。因?yàn)椴┪镳^是事業(yè)單位,以服務(wù)社會(huì)為主要職能,工作人員還要加強(qiáng)政治教育,提高政治素質(zhì)、責(zé)任感和使命感。在具體管理過程中,相關(guān)的從業(yè)人員需具有扎實(shí)的專業(yè)功底,不斷地學(xué)習(xí)具體的制度與規(guī)范,掌握檔案管理中所需要的技能與知識(shí),與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件的應(yīng)用學(xué)習(xí),掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用;檔案管理人員要具備較高的職業(yè)素質(zhì),責(zé)任心要強(qiáng),在工作中保持求真務(wù)實(shí)、一絲不茍的態(tài)度,由于藏品工作的特殊性,要做好藏品的信息不外漏等保密工作。
博物館要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),特別是對(duì)新進(jìn)的檔案管理人員或是有新的檔案管理制度出臺(tái),以及新的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的時(shí)候,要及時(shí)將這些知識(shí)傳授給相關(guān)人員,提高檔案管理人員的技術(shù)水平。讓檔案室的各管理人員,如管理負(fù)責(zé)人、具體實(shí)施人員等,都清楚自己的職責(zé),形成全博物館人員都清楚地了解檔案管理機(jī)制。在有新的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用時(shí),如果無法進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn),則需要請(qǐng)專家到館內(nèi)培訓(xùn)或者送相關(guān)的管理人員參加專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)班,進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)完成后,將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在全博物館檔案室進(jìn)行分享,切實(shí)提升檔案管理的信息化水平,充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于管理者而言,同樣要不斷地學(xué)習(xí),掌握更多的技能,加強(qiáng)檔案的管理,如有成功的經(jīng)驗(yàn),像使檔案的內(nèi)容分類科學(xué)、流程清晰、檢索方便,最完善的保存藏品檔案資料等方式,應(yīng)及時(shí)分享,這對(duì)提升管理人員的綜合素質(zhì)具有非常重要的意義。
制定更加科學(xué)、合理的激勵(lì)制度。把檔案工作管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行年度或半年度考核,根據(jù)檔案管理人員的工作狀態(tài)、主動(dòng)性及質(zhì)量進(jìn)行考核,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員實(shí)行嘉獎(jiǎng),推動(dòng)檔案管理人員的整體工作積極性[4]。
將檔案工作作為全博物館的整體工作來進(jìn)行,博物館的檔案工作涉及各個(gè)部門,因此提高各個(gè)部門的配合度,甚至在各個(gè)部門中發(fā)展兼職檔案工作人員,對(duì)檔案工作也有積極的推動(dòng)作用。因?yàn)椴仄返臉I(yè)務(wù)工作歷時(shí)較長(zhǎng),各個(gè)業(yè)務(wù)部門在自身的工作中,都需要準(zhǔn)備藏品的原始資料,因此要以博物館的管理人員為核心,建立一支博物館檔案工作小組。要強(qiáng)化這支隊(duì)伍的檔案管理意識(shí)和技術(shù),及時(shí)收集工作內(nèi)容,并與檔案室人員進(jìn)行溝通,協(xié)助開展檔案資料的整理工作,及時(shí)提交收集到的檔案資料,而不僅僅依靠檔案管理人員的力量,降低檔案室工作人員的工作強(qiáng)度,使其將重心放在對(duì)資料的整理、核對(duì)以及規(guī)范管理方面,對(duì)提高檔案的管理效率和規(guī)范度有很好的促進(jìn)作用。
值得一提的是,博物館檔案工作對(duì)專業(yè)性的要求極高,但檔案工作冗繁枯燥,工作流程長(zhǎng),獲得成果困難,很多專業(yè)素質(zhì)較高的人員更傾向于投入到其他的業(yè)務(wù)崗位中,導(dǎo)致檔案管理人員流失嚴(yán)重、檔案業(yè)務(wù)管理無序。這與檔案崗位對(duì)于工作人員的專業(yè)性要求是矛盾的。要從根本上解決這個(gè)問題,還是要從上至下地提高對(duì)檔案工作的重視,提高檔案的管理效率和利用率。當(dāng)檔案被廣泛應(yīng)用的時(shí)候,將更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)工作,檔案工作者的積極性也就得以提高,這樣也能有助于檔案工作的開展和推進(jìn)。