互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)

王 霞

當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展與全面應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)產(chǎn)生了重要影響，特別是推動(dòng)了機(jī)關(guān)檔案室的數(shù)字化、智慧化發(fā)展[1]?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)面臨著新的機(jī)遇，也存在一定挑戰(zhàn)，有針對(duì)性地開展互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作，這是一個(gè)重要現(xiàn)實(shí)課題。

一、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的影響

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面[2]。

1.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)了機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理，基本上都是建立在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料基礎(chǔ)之上，檔案管理基本上是以被動(dòng)方式為主。機(jī)關(guān)檔案室中積累的大量紙質(zhì)檔案，不僅種類繁多，而且關(guān)聯(lián)性也比較差，如果缺乏相應(yīng)的檔案處理技術(shù)，則很難對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理和關(guān)聯(lián)性分析。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，特別是數(shù)字檔案室的建設(shè)，不僅可以在檔案系統(tǒng)中保存大量的紙質(zhì)檔案，還可以對(duì)這些檔案資料包含的海量信息和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的檔案信息資料，大大提高了機(jī)關(guān)檔案資料的利用效率。例如，有的機(jī)關(guān)檔案管理部門在建成機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室以后，對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行收集整理，并對(duì)機(jī)關(guān)檔案資料利用需求進(jìn)行主動(dòng)調(diào)研，根據(jù)檔案資料利用需求建立相應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)這些檔案信息資料進(jìn)行聚類分析和相關(guān)性研究，對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息之間的關(guān)系進(jìn)行分析，從而提高了機(jī)關(guān)檔案資料的價(jià)值，為機(jī)關(guān)單位決策提供了重要參考。

2.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)了機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)邊界擴(kuò)展。隨著機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的推進(jìn)，機(jī)關(guān)檔案室的檔案數(shù)據(jù)也在不斷增多，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)與其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)一樣，基本上都會(huì)受制于技術(shù)手段和技術(shù)裝備的限制，無法開展連續(xù)性的無邊界擴(kuò)展，從而對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的更新產(chǎn)生較大限制?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)更是推動(dòng)了分布式數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用、云平臺(tái)的產(chǎn)生與發(fā)展，給機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)帶來根本性的變革。許多機(jī)關(guān)在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)用云平臺(tái)技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)資源和計(jì)算資源的動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理的無邊界動(dòng)態(tài)擴(kuò)展。

3.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)豐富了機(jī)關(guān)檔案資料安全保護(hù)手段。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式之下，機(jī)關(guān)檔案室面臨著各種檔案資料安全保護(hù)問題，如紙質(zhì)檔案防霉、防損壞、防丟失等問題。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)并在檔案管理領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，大大豐富了機(jī)關(guān)檔案室對(duì)檔案資料的安全保護(hù)手段，雖然也面臨著網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲和病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，但是可以通過嚴(yán)格的內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，設(shè)置更加嚴(yán)格的隱私管理和訪問控制，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案資料保管的安全性。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)問題

當(dāng)前，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)主要向機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室方向發(fā)展。許多單位已經(jīng)啟動(dòng)了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作，但在實(shí)際建設(shè)中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、缺乏專業(yè)技術(shù)人員、信息安全機(jī)制不完善等，導(dǎo)致其存在各種問題[3]。

1.對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度不夠。對(duì)于機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)而言，單位重視程度越高，各項(xiàng)工作推進(jìn)就會(huì)越順利。在推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)中，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作并沒有在思想上給予足夠重視。第一，一些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)不夠重視，固守機(jī)關(guān)檔案管理傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)模式，認(rèn)為推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且投入成本也比較高，投入效益在短期內(nèi)無法得到有效體現(xiàn)。第二，有的機(jī)關(guān)單位檔案管理人員對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)工作不夠重視，由于其年齡較大，對(duì)新型檔案管理思想和管理理念接受較慢，工作觀念也比較保守，雖然置身于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，但是并不愿意接受互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對(duì)于機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理建設(shè)更是不感興趣。全國(guó)各地的機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)出現(xiàn)參差不齊的問題，有的單位不重視數(shù)字檔案室軟硬件設(shè)施的投入與建設(shè)，也忽視數(shù)字檔案內(nèi)容建設(shè)，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室軟硬件設(shè)施比較匱乏，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理作用與價(jià)值。有的單位雖然重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，但對(duì)現(xiàn)有數(shù)字檔案管理工作不夠重視，不僅沒有建立起相應(yīng)的增量數(shù)字檔案管理制度和要求，而且對(duì)于存量數(shù)字檔案資料也沒有很好地管理與維護(hù)，在一定程度上導(dǎo)致數(shù)字檔案管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，有的機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)中，比較重視數(shù)字檔案的共享，但是卻忽視數(shù)字檔案的集成管理，導(dǎo)致數(shù)字檔案的利用只是停留在簡(jiǎn)單的目錄查詢和資料查驗(yàn)階段，未能對(duì)數(shù)字檔案資料信息進(jìn)行深度集成和挖掘，一些基礎(chǔ)性的數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵技術(shù)的掌握也不夠全面。

2.機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)缺乏專業(yè)人員。對(duì)于大多數(shù)機(jī)關(guān)單位推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)工作而言，資金投入較少并非是主要問題，專業(yè)技術(shù)人員的缺乏才是主要因素。而且，許多機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，未能配備專職檔案管理人員，主要是由辦公室行政人員兼任，他們不僅要做好機(jī)關(guān)檔案管理與服務(wù)工作，還要承擔(dān)一部分后勤和保密工作。雖然有的單位也配備了專職檔案管理人員，但可能不具備專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，或者并不具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力?？傊瑢I(yè)技術(shù)人員的缺乏，在一定程度上直接影響了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作的推進(jìn)。

3.機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)面臨安全問題。當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)工作中，還面臨著較大的信息安全問題，特別是由于數(shù)字檔案室的建設(shè)技術(shù)還不夠完善，技術(shù)本身還存在安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，一些機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，把業(yè)務(wù)外包，造成外包服務(wù)的信息安全問題；第二，在數(shù)字檔案室建成以后，同時(shí)還要面臨檔案利用中的信息安全隱患，特別是網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒等，對(duì)數(shù)字檔案信息安全本身造成直接威脅；第三，在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建成運(yùn)行過程中，可能會(huì)由于檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定導(dǎo)致檔案信息資料丟失，對(duì)機(jī)關(guān)檔案資料的安全保管產(chǎn)生影響。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)路徑

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)字化無疑是機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的最優(yōu)路徑，它是促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理和檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展的有效路徑。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，主要從加強(qiáng)電子檔案文件管理、加強(qiáng)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、創(chuàng)建機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室齊抓共管的工作局面和加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案信息安全管理四個(gè)方面入手，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。

1.加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的電子檔案文件管理?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，機(jī)關(guān)各類檔案資料不僅數(shù)量大，種類也日益豐富，涌現(xiàn)出了各類電子檔案文件，這也是機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。因此，要推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，必須要首先確保機(jī)關(guān)數(shù)字檔案的規(guī)范、完整、安全，使機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室中的檔案管理系統(tǒng)本身具有不斷完善的能力。第二，要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室各類檔案資源的整合，特別是要注重加強(qiáng)與機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)的無縫對(duì)接，在機(jī)關(guān)單位OA辦公系統(tǒng)和各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的各類電子檔案資料，可以直接歸集到機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，在機(jī)關(guān)電子檔案資料的收集、整理、標(biāo)識(shí)、入庫(kù)、查詢、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高機(jī)關(guān)檔案管理效率。

2.加強(qiáng)數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對(duì)于機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)而言，必須要建立完善的檔案管理體制，這直接關(guān)系到機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理工作的效率與質(zhì)量，特別是機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)水平和質(zhì)量，更是建立在培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才和開展檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)之上的，兩者都發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。第一，加強(qiáng)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理體制改革。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)和相匹配基礎(chǔ)之上的，所以在開展機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要在機(jī)關(guān)檔案管理體制上追求科學(xué)、嚴(yán)格、細(xì)致，更要能夠從技術(shù)層面、業(yè)務(wù)層面和管理層面，建立機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化處理制度與要求。第二，要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)高素質(zhì)檔案管理人員的引入與培養(yǎng)。在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)推進(jìn)過程中，人才始終發(fā)揮著重要保障作用，特別是要注重對(duì)掌握機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的專業(yè)人才的引進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)。一方面，在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室專職檔案管理人才引進(jìn)的時(shí)候，要根據(jù)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展要求，對(duì)需要引進(jìn)的檔案管理人員有針對(duì)性地提出知識(shí)與技能要求，不再是把機(jī)關(guān)檔案管理視為可有可無、可老可少的一個(gè)崗位，要站在人才引進(jìn)的高度，引入高素質(zhì)專業(yè)人才。另一方面，要通過在崗培訓(xùn)完善現(xiàn)有人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其素質(zhì)能力，促使他們主動(dòng)接受新知識(shí)和新技能。

3.創(chuàng)建機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室齊抓共管的工作局面。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，涉及機(jī)關(guān)工作方方面面，牽扯到機(jī)關(guān)各個(gè)部門，是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，必須要推進(jìn)整體建設(shè)局面的形成。例如，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，需要辦公室配合辦公系統(tǒng)接口的無縫對(duì)接工作，需要財(cái)務(wù)部門為其提供建設(shè)資金支持，需要信息部門為其提供相應(yīng)的技術(shù)保障，也需要機(jī)關(guān)單位各個(gè)業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)工作中及時(shí)整理各類電子文件檔案資料。如果只是依靠機(jī)關(guān)檔案管理部門單打獨(dú)斗，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作很難推進(jìn)。因此，在推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳和指導(dǎo)，切實(shí)提高對(duì)行政部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門的電子檔案管理意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，唯有如此，才能推動(dòng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)各項(xiàng)工作有序開展。

4.加強(qiáng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室信息安全保障體系建設(shè)。在推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)中，必須要建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全管理各項(xiàng)規(guī)章制度，這是確保機(jī)關(guān)數(shù)字檔案信息安全的基礎(chǔ)。各個(gè)機(jī)關(guān)在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，根據(jù)國(guó)家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)和條例制度要求，針對(duì)單位業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，參照上級(jí)檔案管理部門檔案信息安全管理要求，建立檔案信息安全管理制度，遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，避免機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室信息安全保障工作中不必要的重復(fù)性勞動(dòng)，提高機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室檔案信息安全管理執(zhí)行力，為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)保駕護(hù)航。