現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的問(wèn)題及解決辦法探究

李麗

保定市城區(qū)水系管理服務(wù)中心 河北 保定 071000

引言

在全球經(jīng)濟(jì)一體化背景下，以服務(wù)、知識(shí)、信息為特點(diǎn)的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代來(lái)臨了、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，整個(gè)世界經(jīng)濟(jì)將會(huì)進(jìn)入到一個(gè)高速發(fā)展的階段，將會(huì)產(chǎn)生大量信息，這給單位檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。在面對(duì)該挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足單位發(fā)展需求，因此實(shí)施檔案管理計(jì)算機(jī)化勢(shì)在必行。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有高效、快速、準(zhǔn)確等優(yōu)勢(shì)，且獲得了不錯(cuò)的管理效果，但是在全面貫徹落實(shí)計(jì)算機(jī)化檔案管理時(shí)，還存在一些問(wèn)題。因此，在實(shí)際工作中，單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的手段，不斷優(yōu)化和完善計(jì)算機(jī)化檔案管理模式，從根本上提升檔案管理效果。

1 現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的問(wèn)題

1.1 文檔分離問(wèn)題

現(xiàn)階段，基于我國(guó)國(guó)情與較為合理的階段劃分法，可以把檔案管理工作分為四個(gè)階段：制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫保存階段、永久保存階段[1]。在大多數(shù)單位檔案管理工作中，制作和現(xiàn)實(shí)使用階段中檔案歸檔口設(shè)置是文件，在暫保存和永久保存階段中檔案歸檔口設(shè)置是檔案，沒(méi)有利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與手段管理，導(dǎo)致不同階段的文件運(yùn)動(dòng)較為獨(dú)立，出現(xiàn)文檔分離現(xiàn)象。

1.2 歸檔與長(zhǎng)期保存問(wèn)題

在信息時(shí)代背景下，電子檔案的技術(shù)環(huán)境和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)變得越來(lái)越復(fù)雜，若僅僅是單純文字處理范圍，電子檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化程度還相對(duì)較高，且技術(shù)環(huán)境復(fù)雜程度有限。但是，現(xiàn)階段電子文檔成為很多復(fù)雜的多種信息混合物，例如，在文字處理文本方面，有圖形屬性的手跡批示，甚至還有聲音批示，這就導(dǎo)致同一份文件不同信息被存儲(chǔ)到不同數(shù)據(jù)庫(kù)中，加之因?yàn)榧夹g(shù)更新較快，出現(xiàn)了很多非標(biāo)準(zhǔn)信息，導(dǎo)致電子檔案脫離了特殊環(huán)境，丟失了可讀性。

1.3 缺少?gòu)?fù)合型人才

現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理部門(mén)在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，利用模式較為單一，開(kāi)發(fā)功能較為簡(jiǎn)單，有的僅僅是檔案著錄和文件打字存儲(chǔ)，利用效率較低，在人力、財(cái)力、物力、時(shí)間方面造成了較大的浪費(fèi)，難以充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設(shè)備價(jià)值[2]。存在該問(wèn)題，究其原因單位缺少?gòu)?fù)合型人才，很少有檔案管理人員既具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平，又具備較高的檔案管理水平。

2 現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化存在問(wèn)題的解決辦法

2.1 實(shí)現(xiàn)文檔一體化，解決電子檔案分離問(wèn)題

在新時(shí)代背景下，想要有效解決文檔分離問(wèn)題，單位內(nèi)部應(yīng)注重文檔一體化，對(duì)以往檔案管理中存在的工作環(huán)節(jié)和工作程序重復(fù)問(wèn)題進(jìn)行克服，把文件、檔案當(dāng)作是統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，注重超前控制文件管理，保證檔案質(zhì)量，進(jìn)而有效提升檔案管理效果。在該過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)文件的生命周期進(jìn)行提前介入，基于信息源頭，打破文檔分離管理模式的束縛，進(jìn)而促使電子時(shí)代下檔案管理工作向著文檔一體化發(fā)展。此外，在網(wǎng)絡(luò)化電子文件方面，應(yīng)注重文件檔案一體化和連續(xù)性管理，進(jìn)而有效面對(duì)非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案帶給檔案管理的挑戰(zhàn)。

2.2 基于文件材料特點(diǎn)，解決電子檔案歸檔與長(zhǎng)期保存問(wèn)題

在以往檔案管理工作中，工作對(duì)象是紙質(zhì)文件材料，而檔案管理計(jì)算機(jī)化后，工作對(duì)象是電子檔案。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)撰寫(xiě)存儲(chǔ)到磁盤(pán)中的文件，一旦形成后，會(huì)立即存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，檔案管理人員和技術(shù)人員可以共享。因?yàn)殡娮訖n案會(huì)隨時(shí)產(chǎn)生和更改以及存儲(chǔ)，所以其對(duì)計(jì)算機(jī)具有較強(qiáng)的依賴(lài)性，若歸檔需要通過(guò)磁盤(pán)、光盤(pán)等形式進(jìn)行移交。因此，在實(shí)際工作中，需要基于文件材料特點(diǎn)，對(duì)電子檔案歸檔與長(zhǎng)期保存問(wèn)題進(jìn)行解決。第一，電子檔案來(lái)源較為廣泛，形成者既包括數(shù)據(jù)錄入員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，還包括信息管理人員、相關(guān)管理部門(mén)承辦人等等。因此，想要收集歸檔電子檔案，需要有制度約束。在單位立卷歸檔制度中納入電子檔案歸檔內(nèi)容，并把其列入信息管理工作程序中。與此同時(shí)，由于電子檔案載體與信息技術(shù)穩(wěn)定性較差，加之電子檔案容易被修改，因此針對(duì)重要的電子檔案需要拷貝存檔，簡(jiǎn)單來(lái)講就是紙介質(zhì)、磁盤(pán)和光盤(pán)介質(zhì)一起歸檔，通過(guò)雙軌制歸檔，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)安全。第二，在實(shí)際工作中，檔案管理人員可以利用技術(shù)處理，把已經(jīng)歸檔的電子檔案改變成為只讀性文件，只能讀取不能更改，進(jìn)而對(duì)電子檔案原始結(jié)構(gòu)進(jìn)行識(shí)別與保護(hù)，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)可靠。第三，需要對(duì)保存問(wèn)題進(jìn)行解決，可以定期進(jìn)行復(fù)制，進(jìn)而保證長(zhǎng)久保存電子檔案，避免信息損失。

2.3 注重檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提升復(fù)合型人才數(shù)量

現(xiàn)階段，想要有充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理效果，在實(shí)際工作中單位需要注重檔案管理人員的培訓(xùn)和宣傳工作，不斷提升復(fù)合型人才數(shù)量?，F(xiàn)階段，很多單位檔案管理部門(mén)都缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，尤其缺乏檔案和信息處理復(fù)合型人才，以至于盡管部分單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是難以充分發(fā)揮作用，計(jì)算機(jī)化程度較低。因此，在實(shí)際工作中，單位應(yīng)注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，定期開(kāi)展培訓(xùn)，內(nèi)容側(cè)重于計(jì)算機(jī)技術(shù)方面，促使檔案管理人員可以更加規(guī)范的利用電腦程序進(jìn)行管理。此外，單位還可以適當(dāng)?shù)奶嵘龣n案管理人員應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)，要求其具備較高的計(jì)算機(jī)水平和檔案管理水平，進(jìn)而不斷提升復(fù)合型人才數(shù)量，提升檔案管理效果。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，在事業(yè)單位檔案管理工作中注重計(jì)算機(jī)化發(fā)展是非常重要的，不僅可以有效簡(jiǎn)化檔案管理程序，保證檔案管理工作效率和質(zhì)量，還可以為事業(yè)單位發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。因此在實(shí)際工作中單位需要結(jié)合實(shí)際情況，深入分析問(wèn)題原因，制定針對(duì)性的解決措施，注重培訓(xùn)與教育工作力度，不斷完善計(jì)算機(jī)化檔案管理制度，注重?cái)?shù)字化管理檔案資料，從根本上提升檔案管理水平。