數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實(shí)踐

涿州市交通運(yùn)輸局 寧宇

激烈的市場競爭為事業(yè)單位的發(fā)展帶來了更大的挑戰(zhàn)，優(yōu)秀的人才在事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展中起著非常關(guān)鍵的作用，而加強(qiáng)對人事檔案管理的重視是解決人力資源問題的根本。鑒于此，在信息時代的背景下，促進(jìn)人事檔案管理工作的改革，將信息技術(shù)與人事檔案管理工作有效結(jié)合是當(dāng)前提升事業(yè)單位綜合實(shí)力的前提。通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的先進(jìn)性、科學(xué)性和效率性，有效提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率。因此，加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用是我們必須要面對和思考的問題。

一、大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)雖然沒有統(tǒng)一的界定概念，但是其擁有以下三種特征：第一，具有大量的數(shù)據(jù)。現(xiàn)階段，大多數(shù)人借助互聯(lián)網(wǎng)對想要的信息進(jìn)行查詢，抑或是借助于互聯(lián)網(wǎng)活動留下關(guān)于自身較多的信息。立足于此兩點(diǎn)，計算機(jī)可以幫助取得較為繁雜的多種數(shù)據(jù)。第二，低密度價值。過去人們需要在一個限定的區(qū)域來查詢自己想要的信息，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，人們可以在較大區(qū)域查詢自己想要獲得的信息內(nèi)容。故此可知，大數(shù)據(jù)具有低密度價值。第三，快速的處理速度。在大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)資源可以接受較多的信息內(nèi)容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關(guān)用戶能夠快速獲得這些信息，進(jìn)而提升用戶的滿意度。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏信息化開發(fā)

大數(shù)據(jù)時代，信息化的發(fā)展是一個標(biāo)志性現(xiàn)象，數(shù)字化經(jīng)營管理模式滲透到一家又一家企業(yè)，能夠有效幫助企業(yè)利用科技與數(shù)據(jù)進(jìn)行更加高效化、智能化的管理，好處是降低管理的成本，提高檔案的利用率，但是，大多數(shù)事業(yè)單位依舊采用紙質(zhì)形式管理檔案，沒有意識到數(shù)字化管理的重要性，也沒有科學(xué)高效的制度，單位內(nèi)部的人事資料管理依舊采用傳統(tǒng)形式，不適應(yīng)信息化時代，在組織活動中無法及時利用人事檔案資料進(jìn)行人才的任聘工作，降低工作效率。除此之外，紙張保存管理也是難題，如果沒有專人維護(hù)和保養(yǎng)，很容易造成檔案的損壞，降低檔案使用的及時性與準(zhǔn)確性，紙質(zhì)材料也非常容易丟失，信息化程度的低下導(dǎo)致了檔案本身的安全問題。

（二）傳統(tǒng)人事檔案管理制度落后

現(xiàn)在雖然在國家層面反復(fù)提倡各行各業(yè)改革創(chuàng)新，但是部分事業(yè)單位對順應(yīng)時代要求、與時俱進(jìn)創(chuàng)新的理念還沒有一個深刻的理解，依舊在沿襲傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。以紙質(zhì)檔案保存下來的各類人事信息，在單位員工數(shù)量增加、各種工作不斷深化的情況下，極難滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，導(dǎo)致人事檔案管理工作的難度增加、效率低下。另外，這種紙質(zhì)檔案保存信息的方式，也導(dǎo)致其進(jìn)行二次非正常修改和操作的可能性大大增加，不利于保證人事檔案的真實(shí)性。

（三）存在安全性問題

目前，大多數(shù)單位會運(yùn)用電子檔案，因?yàn)殡娮訖n案的成本相對較小，其所占的空間也較小，在一定程度上利于環(huán)保工作的開展，進(jìn)而得到廣泛運(yùn)用。雖然其便捷性相對較強(qiáng)，但在存儲過程中的安全漏洞也相對較大。在安全層面經(jīng)常會受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，導(dǎo)致計算機(jī)中存儲的文檔遭到破壞。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)被攻擊時，機(jī)關(guān)單位內(nèi)的檔案就會被黑客獲取，導(dǎo)致有關(guān)的機(jī)密性檔案泄露，給機(jī)關(guān)單位帶來較為嚴(yán)重的損失。因?yàn)闄C(jī)關(guān)電子檔案有獨(dú)特性，檔案部門在對檔案進(jìn)行管理的時候，更需要重視安全性問題。

三、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流、改善自身檔案管理觀念的方式，在提高檔案管理效率的同時，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。在實(shí)際進(jìn)行完善的過程中，企業(yè)單位可以針對當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，從其中的實(shí)際弊端入手，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代信息化、智能化優(yōu)勢，完善自身的檔案管理架構(gòu)，在提高檔案管理效率的同時，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。首先，是對自身檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際進(jìn)行操作時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，到先進(jìn)檔案管理示范點(diǎn)進(jìn)行參觀，了解大數(shù)據(jù)時代信息化檔案管理的優(yōu)勢和實(shí)際內(nèi)容，通過直觀的效果體現(xiàn)，進(jìn)而有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念。其次，在轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上，對自身的檔案管理架構(gòu)進(jìn)行改革，在實(shí)際進(jìn)行改革過程中，不能直接一刀切，而是要循序漸進(jìn)，先從某一部分檔案入手。以企業(yè)人事檔案為例，這一方面的檔案信息比較簡單，并且流動性比較大，在完善過程中，可以利用大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息的便利性，創(chuàng)建和購買相應(yīng)的檔案管理軟件，對人事檔案的調(diào)入、儲存、查看、更新、調(diào)出等板塊進(jìn)行整體構(gòu)建，以人事檔案為試點(diǎn)，在體會優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。

（二）增強(qiáng)管理人員素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)技能水平

事業(yè)單位中的人事檔案管理員應(yīng)重視大數(shù)據(jù)的重要性，不斷提升自身的綜合業(yè)務(wù)能力。首先，人事檔案管理員應(yīng)豐富自身的學(xué)習(xí)渠道，在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，不斷學(xué)習(xí)新知識。檔案管理員在最初接觸大數(shù)據(jù)時，應(yīng)先熟悉大數(shù)據(jù)的基本概念，再熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并最終實(shí)現(xiàn)精通大數(shù)據(jù)技術(shù)。其次，人事檔案管理具有極強(qiáng)的操作性，檔案管理員應(yīng)在深刻理解大數(shù)據(jù)理論常識的基礎(chǔ)上，將理論常識付諸實(shí)踐，促使在人事檔案管理工作中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的本質(zhì)功能。最后，檔案管理員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，需細(xì)致觀察大數(shù)據(jù)為工作帶來的便利性，并深度挖掘尚存的弊端，積極尋求改進(jìn)措施。如此不僅能豐富檔案管理員的大數(shù)據(jù)視野，更能提高工作質(zhì)量與效率。

（三）健全檔案信息化管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)單位工作強(qiáng)度相對較高，在高強(qiáng)度的工作模式之下，機(jī)關(guān)單位收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類，會使得大量檔案信息丟失或是失效。因此，機(jī)關(guān)單位要及時建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，除了可以改善以上諸多情況，還可以使機(jī)關(guān)單位內(nèi)人員實(shí)時共享部分檔案信息。機(jī)關(guān)單位的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開。與此同時，機(jī)關(guān)單位可以融入扁平化的管理模式，這種管理模式的優(yōu)勢在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得機(jī)關(guān)單位內(nèi)部相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部信息的共享和互動，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位信息化管理的全面發(fā)展。

（四）確保人事檔案信息的安全性

在建立健全了人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)之后，要聘請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)信息的安全維護(hù)，定期更新不同人員進(jìn)入該系統(tǒng)的權(quán)限，避免無關(guān)人員侵入系統(tǒng)。比如在人事檔案中，關(guān)于基礎(chǔ)信息修改一項(xiàng)可以進(jìn)行一個永久性痕跡殘留，在出現(xiàn)安全問題之后可以根據(jù)這個瀏覽修改痕跡去查尋非法操作的來源。還要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的安全防固，比如建立防火墻、設(shè)置秘鑰等等，以確保人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)萬無一失。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔也可以進(jìn)行一個備份，以備出現(xiàn)問題核查。

（五）強(qiáng)化檔案維護(hù)

以信息技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理工作改革中，相關(guān)的管理人員要加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)，確保其安全性與保密性。首先從硬件與軟件設(shè)備的建設(shè)角度出發(fā)，加強(qiáng)資金的投入力度，實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備設(shè)施的更新，使用較為先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，多數(shù)機(jī)密檔案信息容易受到黑客的攻擊，因而要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)，合理選擇殺毒軟件，提高防火墻技術(shù)，最大程度地防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)受到外界的攻擊。其次，應(yīng)當(dāng)明確不同檔案的密級，對不同的人事檔案進(jìn)行分類整理，通過設(shè)置不同的用戶權(quán)限來保障人事檔案使用的規(guī)范性，借助電子密鑰的方式確認(rèn)登錄者的身份。除此之外，在電子檔案查閱的過程中，針對不同的用戶也要設(shè)置不同的權(quán)限范圍，強(qiáng)化對用戶活動的監(jiān)督管理，避免信息在查閱過程中出現(xiàn)丟失或竊取的問題，對人事檔案信息的安全性造成一定的影響。

（六）信息化設(shè)施建設(shè)

目前，人事檔案管理的關(guān)鍵問題在于信息設(shè)施的不完善。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案有信息化、科學(xué)化的要求，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理，并安全地存儲文件，都是企業(yè)人才未來調(diào)用和發(fā)展的必要環(huán)節(jié)。企業(yè)引進(jìn)新技術(shù)首先要完善信息設(shè)施，這就要求機(jī)構(gòu)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的投入。只有實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)，才能使原有的人事檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)有效、準(zhǔn)確對接，保證人事檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)水平。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案的科學(xué)管理將帶來極大的便利，事業(yè)單位將為信息設(shè)施建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保證企業(yè)管理的高效運(yùn)行。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，順應(yīng)時代要求創(chuàng)新開展工作是非常必要的。對于事業(yè)單位的人事檔案管理而言，創(chuàng)新就是要和大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)相結(jié)合，同時考慮本單位的性質(zhì)來建立人事檔案管理系統(tǒng)，相比傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這更有利于促進(jìn)人事檔案工作效率的提高，更有利于提高事業(yè)單位人事檔案的管理質(zhì)量。