萬曉斌
(普洛斯上海(投資)有限公司,上海 200135)
如何開展好檔案管理工作,這是企業(yè)發(fā)展需要重點研究的工作內(nèi)容。近年來,隨著企業(yè)的發(fā)展,檔案的信息量越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作,需要進行創(chuàng)新。探索檔案編研的最新對策,探索多樣化的管理形式,已經(jīng)成為推動企業(yè)發(fā)展的重要舉措。
新中國成立以來,我國重視檔案工作特別是檔案編研工作。建國初期集中接管了舊中國時代的檔案資料,收集并整理了革命歷史的檔案,并建立了檔案工作的專門機構(gòu),開啟了社會主義檔案編研工作的新紀(jì)元。20世紀(jì)50年代,國家相繼出臺了關(guān)于集中管理檔案的文件,在全國范圍規(guī)范了檔案的管理方法。1954年,國家檔案局成立;同年12月,全國檔案工作會議開幕,進一步規(guī)范了檔案編研工作。在1956年知識分子問題的專題會議上,周恩來總理提出了要重視檔案工作者在科學(xué)發(fā)展中的重要任務(wù),對檔案編研工作的重要意義給予了肯定。1959年,中央檔案館正式成立并開館,牌匾大字由周總理親筆題寫。全國的檔案編研工作進入了全面建設(shè)的新階段。“文化大革命”期間,我國的檔案事業(yè)發(fā)展遭到了嚴(yán)重的破壞。改革開放以來,全國的檔案編研工作進入到了恢復(fù)與發(fā)展新階段。1979年,我國重新恢復(fù)了國家檔案局、中央檔案館,并召開了檔案工作會議,對新中國成立以來的檔案工作,特別是編研工作的經(jīng)驗教訓(xùn)進行了系統(tǒng)的總結(jié)。1980年,國家對科技檔案整頓以及對歷史檔案進行開放,為檔案編研提供了新的發(fā)展契機。1987年《檔案法》的頒布,使得檔案編研工作得到了進一步發(fā)展,進入到依法治檔的軌道上。我國重視檔案編研工作的研究,成立了專門的學(xué)術(shù)團體和科研機構(gòu),重建了檔案專業(yè)。進入到20世紀(jì)90年代,我國的檔案事業(yè)發(fā)展在管理上進行了體制機制改革,建立以《檔案法》為核心的法規(guī)制度體系,進入檔案編研的法治化、制度化進程,并初步建立我國檔案事業(yè)工作體系。進入21世紀(jì)以來,我國檔案管理不斷提檔升級與轉(zhuǎn)型,編研工作的服務(wù)方式更加多樣化,加大了檔案資源的開發(fā)力度,通過服務(wù)方式的創(chuàng)新實現(xiàn)了檔案資源的共享;開始利用信息技術(shù)成果,檔案呈現(xiàn)形式由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展,開啟了檔案編研信息化與數(shù)字化的發(fā)展篇章。
近年來,企業(yè)在發(fā)展過程中對檔案文件的編研非常重視,已經(jīng)形成了相對成熟的工作規(guī)范,并且充分發(fā)揮了檔案文件的效用。但是檔案文件的編研仍然存在諸多的問題。目前,多數(shù)企業(yè),尤其民企、小型私企的檔案室僅發(fā)揮了歸檔后的保管作用,絕大部分檔案處于“沉睡”狀態(tài)。對檔案的編研及提供利用的力度不足,深度不夠,成果有限、形式單一,主要集中于文件匯編、會議紀(jì)要、大事件等形式,沒有深入開發(fā)出承載檔案編研的更多形式。由于檔案編研工作具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性,從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力沒有達到其要求。特別是有的企業(yè)沒有選派專業(yè)的人員從事檔案工作,未很好過濾價值較低檔案,導(dǎo)致編研成果精度、純度不高。另外,編研手段相對單一,有的企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)形式,沒有充分利用信息技術(shù)的發(fā)展成果,信息化程度不夠,不利于推進企業(yè)檔案編研發(fā)展的信息化、數(shù)字化進程。企業(yè)檔案文件編研過程中出現(xiàn)的這些情況,一方面反映出檔案文件管理人員的工作理念比較落后,沒有意識到檔案編研工作的重要性,所采用的編研管理方式與檔案文件中巨大信息量的開發(fā)利用不夠協(xié)調(diào);另一方面也反映出系統(tǒng)化檔案文件管理的缺乏,工作方式亟待優(yōu)化與創(chuàng)新。
企業(yè)要高度重視的檔案文件的編研工作,對不同檔案文件進行科學(xué)化管理,建立并完善相關(guān)的工作機制,改進并創(chuàng)新檔案編研的方式,從而不斷提升檔案編研工作的水平與效率。
在現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展特別是信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下,企業(yè)要抓住工作機遇,對現(xiàn)代管理成果、信息技術(shù)成果進行充分運用,突破“傳統(tǒng)文檔應(yīng)用思想”,明確檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范和需求,為系統(tǒng)的編研模塊的設(shè)計和開發(fā)提供方向與指引。要完善檔案管理系統(tǒng)的版塊與功能。檔案管理系統(tǒng)按照功能的不同,可以分成四大類版塊:一是采集檔案信息的版塊,其主要是對不同類型的檔案文件管理進行日常管理與建設(shè),包括對檔案文件進行科學(xué)歸檔,對需銷毀的檔案文件進行挑選,及時導(dǎo)入和導(dǎo)出檔案文件內(nèi)容等;二是發(fā)揮檔案文件效用的版塊,其主要著眼于檔案文件的具體應(yīng)用,包括對檔案資料進行搜索查詢,以及檔案文件的推送、借閱及賦權(quán)等,特別是在賦權(quán)方面,要針對不同檔案文件加以賦權(quán),明確權(quán)限責(zé)任,以便于在查閱、借閱時能夠及時了解到該檔案文件最新狀態(tài);三是檔案文件管理的版塊,主要是著眼于諸如檔案年報、發(fā)布信息等日常事務(wù)性工作,進行規(guī)范化的管理,除此之外工作人員在系統(tǒng)中開展管理的過程中,能夠?qū)崿F(xiàn)“無紙化”的實時管理;四是檔案系統(tǒng)管理與維護的版塊,主要是對檔案系統(tǒng)進行科學(xué)配置,同時要全面維護檔案系統(tǒng),確保檔案系統(tǒng)得到高效運轉(zhuǎn)。要前置檔案管理要求,在業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求設(shè)計之初,就將檔案管理和編研考慮在內(nèi),在文件的生成階段就介入,并將相關(guān)原始的重要文檔就與檔案系統(tǒng)對接,為編研提供結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)支撐。從調(diào)閱利用角度出發(fā),搭建檔案編研的技術(shù)平臺,創(chuàng)建檔案編研的素材庫,收集內(nèi)外部有價值文檔。要開放素材庫窗口,鼓勵員工上傳反映企業(yè)文化和經(jīng)營活動的文檔,如行業(yè)峰會、團建、比賽活動等。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)挖掘、知識圖譜等技術(shù),收集、匯編國內(nèi)外行業(yè)發(fā)展方向和動態(tài)以及新生的應(yīng)用技術(shù),打造全數(shù)據(jù)的編研模塊,更靈活輕便形成成果。
企業(yè)在發(fā)展中要注重多種形式對檔案文件進行編研,同時要創(chuàng)新檔案編研服務(wù)形式。要立足于其發(fā)展過程保存下來的高價值檔案,從利用者角度出發(fā),與企業(yè)相關(guān)部門(市場部、公關(guān)部、企宣部),整合原有檔案文件,開放企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上傳功能,搜集各類素材,形成新的編研形式,例如:企業(yè)志、對外宣傳片、先進事跡、專利背后故事介紹等,傳遞企業(yè)文化和價值觀。同時,通過技術(shù)、系統(tǒng)手段,靈活組合相關(guān)素材、文檔,定期在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)分享專題匯編成果,將外部高價值信息固化為知識,檔案部門走向企業(yè)中臺甚至前臺,更主動服務(wù)受眾。要根據(jù)檔案系統(tǒng)素材庫,要建立數(shù)字化的檔案資源,對不同檔案類型文件的特點,進行充分分析、梳理、整合,通過OCR等技術(shù)進行數(shù)字化的分類、排序和初步處理,提供經(jīng)營視角的數(shù)據(jù)統(tǒng)計成果,供企業(yè)中高層決策使用。企業(yè)檔案管理人員可以根據(jù)檔案不同的生命周期,讓企業(yè)其他部門人員現(xiàn)場了解現(xiàn)行階段檔案文件的運行,并開展“檔案與企業(yè)文化”等相關(guān)主題活動,通過檔案材料的呈現(xiàn)來引導(dǎo)企業(yè)人員更深入地認(rèn)識企業(yè)文化。
做好檔案編研以及相關(guān)的管理工作,專業(yè)人才是關(guān)鍵。因此,企業(yè)要重視檔案工作人才隊伍的建設(shè),為做好新形勢下的企業(yè)檔案工作培養(yǎng)更多專業(yè)素質(zhì)強的人才。首先,必須配備專業(yè)能力強的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者,負(fù)責(zé)整個企業(yè)的檔案管理事宜,從專業(yè)角度統(tǒng)籌各項工作,包括檔案的編研。其次,要對企業(yè)檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要讓檔案工作人員了解到利用者視閾下編研的要求,全面掌握整編的方式方法。要切實提升培訓(xùn)工作的效果,定期或不定期地開展培訓(xùn)。培訓(xùn)的形式可以采取在線培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、現(xiàn)場實踐培訓(xùn)等方式,讓檔案工作人員能夠通過培訓(xùn)來提升自身的工作水平。再次,要通過建立激勵工作機制對檔案人員進行考核。企業(yè)要定期對不同類型的檔案編研與管理進行檢查,同時要健全完善激勵工作機制,對工作機制的內(nèi)容加以具體化,明確工作的標(biāo)準(zhǔn),針對檔案編研與管理工作表現(xiàn)突出的工作人員,給予經(jīng)濟或精神層面的獎勵,將激勵工作機制與具體考核工作相結(jié)合,提升檔案工作考核的科學(xué)化水平。最后,要規(guī)劃好檔案部門內(nèi)人員的分工職責(zé),明確個人工作重點,培養(yǎng)編研板塊的專家,同時開放人才晉升渠道,增強檔案人員工作的積極性、創(chuàng)造性。
企業(yè)檔案工作的最終目的是開發(fā)檔案信息資源,挖掘檔案的潛在價值,服務(wù)于企業(yè),并為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。由于企業(yè)檔案在實際工作中并不局限于保存和憑證價值,面對新形勢,企業(yè)檔案工作者在做好收集等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的同時,應(yīng)該更新管理觀念,堅持成果“走出去”,從現(xiàn)實利用價值和情報性價值的視角,創(chuàng)新編研模式,借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)加大對關(guān)聯(lián)檔案信息資源的開發(fā)利用,更好地服務(wù)于企業(yè)各項工作。