基于資產(chǎn)平臺的設備維修合同電子簽章系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

劉淑云， 胡美琴， 王文君， 付慶玖， 劉洪顏， 張 楠

（山東大學資產(chǎn)與實驗室管理部，濟南250100）

0 引 言

儀器設備維修管理是學校資產(chǎn)管理的重要組成部分，其管理效率直接影響著儀器設備的運行狀態(tài)、完好率、使用壽命和投資效益。設備維修合同的簽署是設備維修管理的一個重要環(huán)節(jié)，維修合同簽署的時效性對教學科研設備尤其對大型儀器設備的使用效能起著舉足輕重的作用。新形勢下，隨著信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，設備維修合同電子化及線上簽署已成為設備維修管理工作發(fā)展的必然趨勢和內(nèi)在需求［1-2］。經(jīng)調(diào)研，部分高校已對電子合同線上簽署做了有益的探索，但并未真正實現(xiàn)設備維修合同電子化線上簽署和完全無紙化的管理［3-6］。設備維修合同簽訂時效性較差，無法實時追蹤簽訂進度，且簽訂中間程序不可控，真實性難以保證已成為設備維修管理工作中的一個共性問題。

高校隨著信息化深入推進內(nèi)控建設和“放管服”改革的深入，基于系統(tǒng)集成思想，聚焦現(xiàn)行設備維修管理系統(tǒng)共性問題，探索了設備維修合同電子簽章系統(tǒng)設計方案、對接方式、簽章流程的實現(xiàn)及合同管理等內(nèi)容，旨在提升設備維修合同簽署效率和內(nèi)控管理質(zhì)效，提高維修合同的合規(guī)性、合法性和時效性，為潛在的法律風險做好充分的數(shù)據(jù)準備。

1 高校儀器設備維修管理現(xiàn)狀

隨著國家對高等教育的大力投入和高?！半p一流”建設的深入推進，高校軟硬件設施建設發(fā)展迅速，實驗室建設的規(guī)模、水平和檔次不斷提高，學校儀器設備數(shù)量、價值、技術水平也不斷提升［7］。高精尖、高價值、多種類和大數(shù)量的儀器設備對維修管理工作提出了更高的要求。我校2015-2019年學校設備維修數(shù)量不斷增加，其中大型儀器設備維修數(shù)量也呈現(xiàn)逐年上升趨勢（見圖1），2019年維修設備數(shù)量2 263臺套，是2015年的2.83倍，大型設備維修數(shù)量是2015年的6.92倍。2020年因疫情影響，設備使用率相對較低，維修設備數(shù)量較2019年有所下降，但隨著疫情防控常態(tài)化及教學科研新生態(tài)的出現(xiàn)，設備使用率將會不斷提升，潛在的設備維修也會隨之增大。

圖1 2015—2020年設備維修數(shù)量情況

高校儀器設備的迅速增長必然帶來維修業(yè)務的同步增長，傳統(tǒng)的設備維修模式已無法滿足高?！半p一流”建設發(fā)展的需求。不斷增加的設備維修需求促使學校深入思考如何用好信息化技術破除維修管理瓶頸。借勢信息化，在維修業(yè)務申請、審核線上辦理的基礎上，進一步優(yōu)化簡化設備維修管理業(yè)務中的合同簽署環(huán)節(jié)，不僅有效提升設備維修合同的簽署效率，還對提升高校整體資產(chǎn)管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。

2 設備維修合同電子簽章系統(tǒng)的設計及與資產(chǎn)平臺的對接思路

2018年學校上線運行了資產(chǎn)管理平臺，實現(xiàn)了設備維修的申請、報廢鑒定、升級改造等功能的線上審核審批［8］，僅維修合同的簽訂在線下執(zhí)行。在全國高校信息化建設的大背景下，針對設備維修合同簽署中的時效性差、過程不可控、真實性難以保證等問題，學校借助現(xiàn)代信息技術，設計開發(fā)了基于資產(chǎn)管理平臺的設備維修合同電子簽章方案，以提升設備維修的服務效能，助力學校資產(chǎn)管理現(xiàn)代化治理能力和水平的提升。

2.1 設備維修合同電子簽章系統(tǒng)的設計

（1）設備維修電子合同的設計。設備維修合同是確立維修服務商和需求單位權責關系、規(guī)范維修內(nèi)容、保障權利義務的重要文書［9］。學校協(xié)同法律事務辦公室聯(lián)合確定了設備維修合同模板，通過將合同數(shù)據(jù)源嵌入系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)容規(guī)范、形式合規(guī)、要素完整的合同文本的自動生成，維修需求單位和設備維修服務商數(shù)分鐘內(nèi)即可完成合同簽署，無需打印和跑腿，有效節(jié)省審核成本和管理資源，大幅縮減審批時限［10］。此外，系統(tǒng)借勢有效場景驗證和電子簽名技術手段，結合時間戳以及電子存證服務，可確保簽署意愿真實，簽署行為合法有效。

（2）設備維修合同電子簽名架構的設計。設備維修合同的電子簽名主要通過4個層面的設計來實現(xiàn)，①用戶層，學校教職工/設備維修服務商通過移動端、PC端可實現(xiàn)一站式簽署服務，可實現(xiàn)隨時隨地高效審批、用印、簽署，滿足多樣化需求。②表現(xiàn)層，通過PC

端或APP（如微信）來呈現(xiàn)，組織領導、印章管理者、使用者隨時隨地方便快捷地使用組織的印章，讓所有的印章得到充分的授權安全管理，且印章使用操作全過程均有記錄，可隨時進行追溯，并為管理者提供印章使用查詢統(tǒng)計功能。③應用層，由加密機、簽名驗簽服務器、時間戳系統(tǒng)、協(xié)同計算組成，中間件和證書服務提供應用程序和數(shù)字證書之間的交互。④服務層，配備CentOS6服務器、數(shù)據(jù)存儲和緩存服務，來實現(xiàn)設備維修合同的證書生成、文檔轉換、短信驗證、時間戳、電子簽名及電子存證等服務。設備維修合同電子簽名架構見圖2。

圖2 設備維修合同電子簽名架構

（3）電子合同簽署的合規(guī)性設計。根據(jù)《中華人民共和國合同法》《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》等相關規(guī)定，在政務服務中使用的符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定條件的可靠的電子簽名，與手寫簽名或印章具有同等法律效力［11-13］。設備維修電子簽名行為的數(shù)字證書是設備維修服務商在閱讀電子認證相關聲明和申請的前提下，依法從國家認可的權威第三方電子認證服務機構申請獲取簽發(fā)。在設備維修服務商辦理學校設備維修相關業(yè)務時，要求維修服務商提供企業(yè)實名認證授權函、實名認證信息、數(shù)字證書和電子印章申請等材料，通過調(diào)用電子簽名平臺的權限數(shù)字證書和電子印章，自主選擇數(shù)字證書KEY簽署或短信認證意愿簽署方式簽訂電子合同，保證電子簽名的數(shù)字證書的申請和使用的規(guī)范性，同時通過實名認證、防篡改、個人電子簽名、單位簽章等保障簽約的安全性。

（4）電子合同信息安全的設計。在設備維修電子合同信息安全方案的實施中，委托由工業(yè)和信息化部、國家密碼管理局授權的電子認證服務機構，采用目前最有影響力，最常用的被ISO推薦為公鑰數(shù)據(jù)加密標準的算法，提供權威、可信、公正的數(shù)字證書及法律服務，確保設備維修電子合同簽署的過程合法有效［14］。

縱觀三季度的冰箱線上市場，三門、多門、對開門冰箱呈現(xiàn)出不同幅度的增長，以多門勢頭最盛，漲幅高達61.9%；而線下除多門冰箱有7.5%的增長外，其他品類均出現(xiàn)不同程度的下跌?？傮w來看，多門冰箱表現(xiàn)搶眼，已成為消費者的主流選擇，且上升趨勢十分明顯；對開門冰箱上升勢頭有所放緩，但依然是不少消費者的最終選擇；三門冰箱以高性價比也獲得了越來越多的線上客戶青睞，但在對消費體驗要求更高的線下市場，已經(jīng)少有昔日風光；兩門冰箱則逐漸式微，尤其在線下市場，消費者的目光更容易被中高端產(chǎn)品吸引。

此外，通過實名認證、防篡改、個人電子簽名、單位簽章等保障簽約的安全性，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。

2.2 設備維修合同電子簽章系統(tǒng)與資產(chǎn)平臺的對接

系統(tǒng)引入業(yè)務流程驅動的設計思想，基于角色授權體系，采用J2EE（Java2 Platform Enterprise Edition，Java2平臺企業(yè)版）、SOA（Service Oriented Architecture，面向服務的架構）、應用間嵌入式電子合同解決方案，及加密、解密、圖像識別、時間戳等技術手段，通過鏈路層的加密傳輸，將設備維修電子簽章模塊端口在不影響資產(chǎn)管理平臺原有業(yè)務安全、有效運行的情況下實現(xiàn)電子簽章與原有資產(chǎn)管理系統(tǒng)的無縫集成［15-16］。集成后的系統(tǒng)無需重復注冊和認證，避免了應用間切換，不僅可提供統(tǒng)一的個人任務查詢處理端口，讓老師實時獲取合同簽署信息并通過手機完成手寫簽名，還可實現(xiàn)簽署業(yè)務的事前、事中、事后全流程信息的及時推送、全程可溯和自動存儲。

設備維修合同電子簽章系統(tǒng)與資產(chǎn)平臺對接后，在審核設備維修業(yè)務獲批后可直接發(fā)起合同簽署，在線完成合同簽署的全流程業(yè)務審核、審批及存檔。基于資產(chǎn)平臺的設備維修合同管理功能界面如圖3所示。

圖3 基于資產(chǎn)系統(tǒng)的設備維修合同管理界面

3 設備維修合同電子化簽章流程的實現(xiàn)及合同管理

3.1 設備維修合同電子化簽章流程的實現(xiàn)

基于資產(chǎn)平臺的設備維修電子合同簽章流程的實現(xiàn)過程（見圖4）。

圖4 基于資產(chǎn)平臺的設備維修合同電子化簽章實現(xiàn)流程

（1）實名認證。初次簽署，需完成實名認證，通過調(diào)用學校教職工/設備維修服務商認證接口實現(xiàn)。

（2）頒發(fā)證書。實名認證通過后，設備維修電子合同簽署系統(tǒng)自動為用戶申請權威CA機構頒發(fā)的數(shù)字證書，從而獲得有法律效力的電子簽名。

（3）發(fā)起合同。根據(jù)學校教職工/設備維修服務商雙方的交易內(nèi)容，輸入控制臺維護的合同模板ID，根據(jù)雙方交易內(nèi)容傳入?yún)?shù)信息，發(fā)起設備維修電子合同。

（4）提供簽署頁面。調(diào)用設備維修電子合同接口，為平臺的客戶提供合同預覽及簽署頁面。

（5）合同簽署。系統(tǒng)通過短信推送待簽署合同信息到老師手機，老師可通過手機完成手寫簽名。簽署人登錄設備維修電子合同簽署系統(tǒng)簽訂合同，雙方加蓋數(shù)字證書和時間戳，以確保合同的法律效力。

（6）合同管理。合同雙方可隨時登錄設備維修電子合同簽署系統(tǒng)對自動存證的合同進行查看、簽署提醒、下載等操作，設備維修主管部門根據(jù)合同類型進行分類管理。

（7）合同驗簽。每份合同可在設備維修電子合同簽署系統(tǒng)進行驗簽，驗證合同簽署時間、合同是否被篡改、證書有效性。

（8）合同加密存儲。電子合同通過合同加密存儲接口密封，合同封存后不能再進行簽署。

3.2 設備維修合同管理

設備維修合同管理包括合同發(fā)起、審核、歸檔、查詢、導出、打印等功能，合同生效后信息自動流轉至合同庫管理模塊。設備維修合同簽署的業(yè)務流程為：教師登錄資產(chǎn)平臺發(fā)起合同維修申請，填寫合同基本信息后系統(tǒng)自動生成維修合同電子文件，經(jīng)文稿擬定并確定默認的簽章位置后提交主管部門審核，主管部門審核后業(yè)務自動推送至維修商，維修商通過與資產(chǎn)平臺對接的云采通接收合同信息并進行電子簽署，簽署信息返回至資產(chǎn)平臺主管信息審核，審核通過后合同生效。主管部門審核后可自動獲取學校的電子合同專用章和委托代表電子簽名，維修商審核后可自動獲取維修公司的電子合同章和法定代表人或委托代理人的電子簽名，整個過程線上簽署，打破了時間和空間壁壘，最大程度地節(jié)約了人力和物資，實現(xiàn)了維修合同簽署的“不打印、不快遞、不跑腿”。

構建的維修合同電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)了合同的全周期管理，簽署前對合同模板、合同條款、相對方管理，簽署中對合同擬稿、合同信息、合同審批、合同文檔、電子簽章、防偽打印、合同卡片進行管理，簽署后對合同發(fā)票、合同收付款、合同結項、合同變更、合同檔案進行管理。總結合同管理核心特色主要包括4個方面：①全程電子化。從合同起草、流轉審批、簽署用印、存證歸檔到履約過程中的變更、查詢、統(tǒng)計，整個合同管理過程實現(xiàn)了全程電子化管理。②平臺化。實現(xiàn)了系統(tǒng)集成，將合同內(nèi)容、簽章流程、協(xié)同審批、消息推送、執(zhí)行監(jiān)督等全部納入平臺進行信息化管理，構建基于平臺的合同管理應用模塊，根據(jù)需求實現(xiàn)便捷的調(diào)整與擴展、對接集成財務、業(yè)務等系統(tǒng)，實現(xiàn)了合同預算、應收、應付、發(fā)票及履約過程管理。③印章電子化。通過印章的電子化，融入身份認證、電子簽名，讓印章獲得授權后就可以隨時隨地使用，用印合同防篡改，用印全程監(jiān)控可追溯，讓印章管理更高效、更便捷、更可控。④終端一體化。合同管理的功能，包括對印章的使用和監(jiān)控均可擴展到移動端，實現(xiàn)隨時隨地管理合同、使用簽章、申請審批、監(jiān)控執(zhí)行、預警風險等，簽署更高效，管理更便捷，開創(chuàng)了“管理隨身、服務同行”的合同管理新生態(tài)。

4 建成效益

儀器設備維修合同電子簽署依托資產(chǎn)管理服務信息系統(tǒng)向全校開放，學校在職教師均可通過系統(tǒng)審核名下儀器設備維修并在線簽署電子合同。基于資產(chǎn)平臺的設備維修合同電子簽章的實現(xiàn)應用場景廣泛，建成效益顯著。

（1）合同范本規(guī)范化。合同起草過程自動套用定制在系統(tǒng)中的設備維修合同范本，關鍵信息自動寫入，合同正文自動生成，維修商信息從云采通平臺抓取數(shù)據(jù)可一鍵選填，有效避免了格式及關鍵信息錯誤，統(tǒng)一了合同格式及標準。

（2）合同簽署電子化。合同審批授權后，雙方均可在線電子簽署合同，采用身份認證技術確保簽署主體真實有效，采用電子簽章技術，保證合同防篡改，加持法律效力。

（3）合同審批可追溯。合同申請后在線擬定初稿，審批過程可在線編輯，部分條款鎖定，避免核心條款被錯改或誤改；不同角色的審核和修正均在線上留痕，具備水印，全程可追溯。

（4）審批用印一體化。合同在線審批后自動生成雙方合同電子簽章和代表人電子名章，無需再打印紙質(zhì)合同，避免了中間傳遞可能出現(xiàn)的泄密風險和篡改風險，更無需等待持章人時間，有效解決了時間、空間、人力、物資等問題。

（5）簽署履約一體化。設備維修合同簽署完成后流轉到合同庫中統(tǒng)一管理，除了合同存證信息外，合同標的、條款、責任人形成格式化數(shù)據(jù)，便捷搜索查詢，支持合同的變更解除、終止、續(xù)簽、借閱等。

（6）合同風險管控化?；诤贤狡?、執(zhí)行、違約等關鍵條款信息，系統(tǒng)進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)合同風險征兆及時通過多種方式進行預警提醒，全面監(jiān)控合同履約過程，保障合同順利執(zhí)行。此外，系統(tǒng)可實時獲取合同相對方的資信信息，相關信息變化及發(fā)生資信風險時系統(tǒng)可自動預警合同相關業(yè)務人員。

（7）檔案存儲自動化。線上生成的維修合同文件，從發(fā)起至終止的全過程信息伴隨著業(yè)務的流轉自動存儲至合同庫進行歸檔。存儲的合同信息可即時查詢和調(diào)閱，有效解決了紙質(zhì)合同保管難、查閱難的問題。如出現(xiàn)法律糾紛，可一鍵生成維修合同電子證據(jù)用于司法鑒定，舉證服務更便捷。

系統(tǒng)的實施構建了新時期設備維修合同管理機制和運行模式，實現(xiàn)了全校23萬余臺套，原值39億元儀器設備潛在維修合同簽署業(yè)務的電子化管理。系統(tǒng)上線后，各項功能指標滿足業(yè)務需求，學校教職工和設備維修服務商不到2 min即可完成1份合法合規(guī)的電子合同審簽，有效節(jié)約了合同簽訂管理成本，規(guī)避了合同內(nèi)容外泄的風險，提升了合同簽署效率，縮短了設備維修服務時間，更好地為教學科研和行政管理提供服務支撐保障。此外，設備維修合同的電子化和電子簽章創(chuàng)新性地實現(xiàn)了統(tǒng)一資產(chǎn)管理系統(tǒng)架構下的設備維修全流程各環(huán)節(jié)業(yè)務的線上辦理和檔案單套制管理，高效保障了學校實驗技術裝備的完好率和使用效益，以及實驗教學平臺、科研技術平臺、大型儀器設備共享平臺等儀器設備功能平臺的穩(wěn)定運行，也為新成果和大成果的產(chǎn)生提供了重要的基礎支撐條件。

5 結 語

借勢信息化構建設備維修合同電子化簽署系統(tǒng)并將其耦合對接至資產(chǎn)管理平臺，實現(xiàn)了維修業(yè)務的全周期管理。系統(tǒng)的構建伴生了一種全新的設備維修合同全流程管理模式，重塑了管理理念和管理方法，打破了合同簽署的時間和空間壁壘，最大限度地節(jié)省了人力和物資，實現(xiàn)了設備維修合同的范本自動生成、全流程線上簽審、用印履約一體化、處理節(jié)點短信提醒、業(yè)務流程全程可溯、合同信息自動存儲、舉證取證一鍵生成等，有效提高了設備維修合同簽署的規(guī)范性、合法性、科學性和實效性，高效助力學校維修管理現(xiàn)代化水平的提升和儀器設備使用效益的發(fā)揮，保障學校實驗教學、科學研究和行政管理等各項工作的順利推進。