文·王俊剛 竇偉
在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中,明確提出了推進電子文件單套制歸檔,全面開展電子檔案移交接收工作?,F(xiàn)階段全國多地已實現(xiàn)工程文件的電子簽章及電子化移交,工程文件“單套制”歸檔得到較好的推廣。但是對比工程文件,實現(xiàn)工程竣工圖紙的“單套制”歸檔難度要增加很多,難點在于如何實現(xiàn)電子竣工圖章的加蓋以及電子竣工圖章加蓋的準確性和便捷性,因為只有加蓋了竣工圖章的工程圖紙才能定為工程竣工圖,而解決了電子竣工圖章的技術,才能真正實現(xiàn)電子竣工圖歸檔。因此本文著重研究電子竣工圖章簽署的問題,確保電子竣工圖紙“單套制”歸檔順利實施。
電子竣工圖章是一種復合電子簽章(見圖1),圖章框本身就是一個電子簽章,還需要在電子竣工圖章框里加蓋施工單位、編制人、審核人、技術負責人、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理等電子簽章,相比線下實體章,使用電子竣工圖章簽章時,難度很大。
1.簽章辦理的主體
結合電子竣工圖從生成到歸檔的一系列流程,將每個流程需要簽字蓋章的節(jié)點均制作成電子簽章,包括設計單位的出圖章、審圖機構的審圖專用章、竣工圖章框、施工單位名稱、編制人、審核人、技術負責人、監(jiān)理單位名稱、總監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理工程師等。
“電子竣工圖章框”辦理是實現(xiàn)電子竣工圖的關鍵點。由于電子圖紙文件在出圖時加蓋了出圖章等電子簽章,如果將“電子竣工圖章框”通過圖片的方式添加到PDF圖紙文件中,會損壞已簽署的簽章有效性。為了保護所有簽章均有效,可以通過簽章的方式辦理“電子竣工圖章框”,以加蓋電子簽章的方式添加到圖紙PDF文件中,由施工單位使用公司信息,申請辦理“電子竣工圖章框”(見圖2)。
圖2
2.電子簽章認證
通過ca認證機構,將這些簽章制作成電子簽章,并將各主體信息(身份證、手機號、統(tǒng)一信用代碼等)寫入到電子簽章中,以確保簽章的合法性和法律效力。
圖3
1.電子竣工圖導出
實現(xiàn)電子竣工圖的歸檔的前提是將圖紙文件電子化,所以在設計單位出工程圖紙的過程只需要導出PDF格式電子圖紙,無需進行藍曬圖等操作。
2.簽章系統(tǒng)的功能配置
(1)簽章文件自動切換功能。因 “電子竣工圖章框”按照規(guī)定需要加蓋在圖紙指定位置或者圖紙空白位置,但每張圖紙的空白位置不一樣,沒法進行批量簽署。所以為了保證竣工圖章不出現(xiàn)遮擋圖紙內(nèi)容的情況,通常做法是一張一張打開簽章文件,再找尋圖紙空白位置進行“竣工圖章框”的加蓋,操作繁瑣,耗費時間。為了方便操作,通過開發(fā)批量打開簽章文件的功能,可一次性打開整個文件夾內(nèi)的圖紙文件,再通過自動切換文件的方式,每次點擊簽章后,自動切換到下一份文件,減少重復打開文件的操作,提高了簽章效率(見圖4)。
圖4
(2)自動批量落章功能。“電子竣工圖章框”簽章中,需要施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)對應位置簽署單位名稱和人員名稱等簽章,通常需要人員將單位和人員的電子簽章手動進行定位到“電子竣工圖章框”內(nèi),而且“電子竣工圖章框”內(nèi)的簽字空間很小,經(jīng)常容易出現(xiàn)位置偏差,偏差后需要撤銷重簽,給用戶帶來很大困擾,不利于電子竣工章的制作和推廣。因此,可根據(jù)“電子竣工圖章框”的對應位置設置自動落章功能。系統(tǒng)將各主體簽章自動定位“電子竣工圖章框”的相應位置,用戶可以根據(jù)簽章的大小、角度等情況,對其簽章的位置進行相對調(diào)整,設置出合適的簽章對應位置。在完成“電子竣工圖章框”的簽署后,可以使用批量簽章的功能,選擇對應的簽章類型和簽章名稱,插入簽章Ukey,批量完成簽章操作,無需手動簽章,降低簽章的難度,提高簽章的效率(見圖5)。
圖5
3.加蓋出圖章
完成圖紙PDF文件導出后,使用簽章文件自動切換功能,在合適位置依次加蓋設計單位出圖章及設計人員資質(zhì)章。
4.加蓋電子竣工圖章框
電子圖紙出圖章和設計人員資質(zhì)章加蓋完后,再次導入圖紙PDF文件,使用自動切換功能依次在圖紙右下角空白位置,加蓋“電子竣工圖章框”。
5.加蓋竣工圖編制單位及個人簽章
完成“電子竣工圖章框”加蓋后,各單位及個人簽章對應位置會自動根據(jù)“電子竣工圖章框”的位置進行定位。進行簽章時,選擇對應的簽章名稱,即編制人、編制日期、審核人、技術負責人、施工單位名稱、監(jiān)理單位名稱、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)等,選擇待簽章的文件夾,簽章系統(tǒng)自動進行簽章操作,無需人工判斷簽章位置,減少簽章操作的難度。
6.導出原生電子竣工圖
完成所有簽章后的PDF圖紙文件即為原生電子竣工圖,通過電子簽章驗證工具進行驗證,可以驗證各簽章的有效性(見圖6)。
圖6
電子竣工圖紙“單套制歸檔”,由原先的接收紙質(zhì)竣工圖及其圖紙掃描件,改為只接收原生電子竣工圖。建設單位通過在線報送系統(tǒng)提交,城建檔案館同步開展線上審核、自動歸檔,實現(xiàn)了“不見面歸檔”,大大縮短了竣工圖的移交時間。而電子竣工圖章技術的推廣,為電子竣工圖賦予了法律效力,對竣工圖編制單位和人員責任的可追溯性提供依據(jù),為竣工圖“單套制”歸檔,提供了技術支持,提高了可推廣性。以青島市重點項目海天中心一期工程為例,使用電子竣工圖章簽章費用僅為傳統(tǒng)竣工圖紙打印費用的2%,較傳統(tǒng)紙質(zhì)竣工圖歸檔模式節(jié)約成本費用達95%以上。不僅大幅度提高竣工圖紙歸檔的質(zhì)量,也為后續(xù)竣工圖紙的利用和內(nèi)容提取提供了準確的數(shù)據(jù)基礎。