新時(shí)代高校檔案管理工作創(chuàng)新路徑探究

王丹丹 常永亮 姜曼

2020年6月修訂通過的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）于2021年1月1日起正式施行?！稒n案法》進(jìn)一步規(guī)范了檔案收集、整理工作，對新時(shí)代高校檔案的管理、利用和公布、信息化建設(shè)和監(jiān)督檢查等內(nèi)容都提出了新的要求。高校應(yīng)通過有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)高校檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義教育事業(yè)服務(wù)。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作存在的主要問題

高校檔案工作涉及高校中的各個行政及教學(xué)部門，由于其種類多樣性、收集周期性、分類專業(yè)性、整理時(shí)效性、工作連續(xù)性等特點(diǎn)，在具體實(shí)踐中存在著與管理機(jī)制、協(xié)調(diào)運(yùn)行、專業(yè)化程度之間的矛盾。

（一）高校實(shí)際管理機(jī)制建設(shè)與檔案管理的重要性不匹配

高校管理機(jī)制主要體現(xiàn)在管理體制、制度建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策等方面，當(dāng)前高校管理機(jī)制建設(shè)與檔案管理的重要性不匹配主要體現(xiàn)在：一是統(tǒng)籌管理上，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，未到達(dá)檔案館建制規(guī)模的高校應(yīng)該設(shè)置檔案室，統(tǒng)籌學(xué)校檔案集中保管工作。目前，大部分高校檔案工作一般由各部門分別負(fù)責(zé)，工作需要時(shí)臨時(shí)集中收集，未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理。二是在制度建設(shè)上，雖然大部分高校都有檔案管理制度，或作為具體內(nèi)容體現(xiàn)在各類文件中，但“重制度建設(shè)、輕制度執(zhí)行”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。除人事、財(cái)務(wù)檔案相對規(guī)范外，其他學(xué)生及教學(xué)科研檔案制度落實(shí)效果較差。三是在重視程度上，大部分高校管理工作集中體現(xiàn)在學(xué)生教育教學(xué)、教師科研創(chuàng)新服務(wù)上，對于檔案工作重視程度不高，對檔案工作發(fā)展所需要的場地、設(shè)備、人員預(yù)算投入不足[1]。這些因素都直接影響了檔案資政功能的發(fā)揮。

（二）高校實(shí)際運(yùn)行機(jī)制與檔案工作的復(fù)雜性存在矛盾

高校運(yùn)行機(jī)制主要體現(xiàn)在工作流程設(shè)置、協(xié)調(diào)配置、投入產(chǎn)出等內(nèi)容上，當(dāng)前大部分高校的運(yùn)行機(jī)制不能契合檔案工作的復(fù)雜性要求。一是在流程運(yùn)行上，由于檔案種類多樣性、部門工作協(xié)調(diào)需求等原因，大部分高校檔案工作體現(xiàn)為開放系統(tǒng)運(yùn)行。以教學(xué)質(zhì)量評估中的“崗課賽證”檔案為例，主要是教務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌，檔案形成過程涉及方案制定、方案實(shí)施、取得成果等多個階段，每個階段又涉及教師發(fā)展、組織人事、科研、學(xué)工等多個部門不同工作人員，大部分高校在實(shí)踐中都未設(shè)置檔案收集歸檔環(huán)節(jié)，部門各自為政，通常在評估需要時(shí)臨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，未能實(shí)行檔案閉環(huán)系統(tǒng)運(yùn)行。二是在人員保障上，人事及學(xué)生檔案工作管理有周期性特點(diǎn);財(cái)務(wù)、教學(xué)及行政文書等檔案管理有分散性特點(diǎn)，且工作量較大，僅靠部分工作人員管理，難以保證檔案的時(shí)效性、全面性和規(guī)范性。三是在服務(wù)能力轉(zhuǎn)化上，檔案管理工作的主要目的之一就是檔案的利用和服務(wù)。以人事檔案為例，高校職稱評聘及評優(yōu)評先過程中，需要利用檔案中的年度考核、專業(yè)技術(shù)任職資格表、各級獎勵審批表等文件進(jìn)行組卷，大部分高校在這個過程中經(jīng)常會出現(xiàn)資料不全、現(xiàn)用現(xiàn)補(bǔ)等現(xiàn)象。

（三）檔案工作專業(yè)化程度與專業(yè)性要求之間存在差距

檔案工作的專業(yè)性主要體現(xiàn)在分類與整理、歸檔范圍、鑒別和處置各個環(huán)節(jié)中，當(dāng)前高校檔案工作管理的專業(yè)化程度與其專業(yè)性要求還存在一定差距。這種差距一方面體現(xiàn)在內(nèi)容上?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》將檔案劃分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等十一大類。諸如《干部人事檔案工作條例》（2018）、《會計(jì)檔案管理辦法》（2015）等各類專業(yè)檔案管理辦法對分類與整理編目、保管與利用等內(nèi)容都有詳細(xì)的規(guī)定，當(dāng)前大部分高校在檔案內(nèi)容的鑒別上與專業(yè)性要求還存在一定差距。例如，隨著2016年國家機(jī)構(gòu)改革推進(jìn)，各地人社部門職能進(jìn)行重新劃分，人事招聘逐漸規(guī)范，新公招人員證明材料由原來的干部介紹信逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣猛ㄖ?，雖然《干部人事檔案工作條例》中未對聘用通知入檔有明確規(guī)定，但從干部介紹信功能的延續(xù)性出發(fā)，人社部門的聘用通知應(yīng)該入檔，而大部分高校對此掌握并不規(guī)范。另一方面體現(xiàn)在從業(yè)人員上。工作人員的專業(yè)知識與技能是工作專業(yè)性的基本條件，大部分高校的檔案工作人員以兼職為主、工作方式主要依托工作經(jīng)驗(yàn)積累，在專人專管、專業(yè)能力建設(shè)方面與專業(yè)性要求還存在一定差距。

二、新時(shí)代高校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

高校辦學(xué)活動中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像檔案是學(xué)校成長、文明建設(shè)、行政管理等方面活動的歷史記錄，其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性對于學(xué)校發(fā)展過程中的業(yè)績評估、人事管理、學(xué)生發(fā)展都具有重要意義[2]。

（一）通過構(gòu)建管理長效機(jī)制促進(jìn)檔案管理工作合理化

黨的十三屆四中全會以后，黨中央確定高等學(xué)校全面實(shí)行黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制，各部門在黨委領(lǐng)導(dǎo)下實(shí)行分工合作、協(xié)調(diào)運(yùn)行，檔案管理工作也不例外。高校黨委除了要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)籌管理，還需要在制度建設(shè)執(zhí)行和領(lǐng)導(dǎo)決策上下功夫。首先要強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)。建立黨委領(lǐng)導(dǎo)下系部、職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的管理機(jī)制，落實(shí)經(jīng)費(fèi)保障，明確各業(yè)務(wù)部門和二級學(xué)院檔案管理的主體責(zé)任和工作履職能力[3]，將檔案資政效果納入中層干部目標(biāo)考核體系。其次要強(qiáng)化制度建設(shè)執(zhí)行。在《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》及各類專項(xiàng)條例、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上結(jié)合各高校工作實(shí)際進(jìn)行制度細(xì)化，并通過聯(lián)查、評估等手段督導(dǎo)落實(shí)。例如，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對組件標(biāo)準(zhǔn)中按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限分類，結(jié)合各高校工作職責(zé)進(jìn)行重新排列組合，對組件內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化。最后要完善領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制。檔案工作的資政效果是完善領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制的主要依據(jù)之一，為適應(yīng)高校在檢查評估、人事管理、教育教學(xué)等各項(xiàng)工作的發(fā)展，高校決策者需要在提升對檔案工作重視度的基礎(chǔ)上，逐漸構(gòu)建民主咨詢、分工合作的“多謀”與“善斷”的決策機(jī)制。

（二）通過流程再造促進(jìn)檔案運(yùn)行工作科學(xué)化

流程再造的目的是通過優(yōu)化高校檔案運(yùn)行流程，以提升檔案管理過程中的時(shí)效性，滿足新時(shí)代高校對檔案管理工作科學(xué)化新需求。一方面，通過流程再造實(shí)現(xiàn)閉環(huán)運(yùn)行。針對當(dāng)前大部分高校將檔案管理作為輔助工作的現(xiàn)狀，學(xué)校應(yīng)在落實(shí)文件政策及各項(xiàng)方案實(shí)施過程中，將檔案收集工作環(huán)節(jié)作為流程的必要環(huán)節(jié)。以威廉姆·J·凱丁格的六階段模式為例，通過項(xiàng)目啟動階段實(shí)現(xiàn)檔案的自動收集歸檔，通過監(jiān)測評估階段把控流程運(yùn)行時(shí)效，實(shí)現(xiàn)檔案管理的閉環(huán)運(yùn)行。另一方面，通過流程再造實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作與職能工作的融合。以黨建工作為例，以提升學(xué)生黨員、入黨積極分子的黨性修養(yǎng)為目的，通過在教師指導(dǎo)下接受工作實(shí)踐鍛煉等形式協(xié)助工作人員整理黨員檔案，以解決周期性工作量大的問題，實(shí)現(xiàn)“黨建”促“檔建”，同時(shí)也可發(fā)揮檔案工作參與學(xué)生德育教育和文化教育等育人功能[4]。其他團(tuán)委、信息化和督導(dǎo)部門等部門可實(shí)現(xiàn)“團(tuán)建”促“檔建”、“信息化”促“檔建”[5]和“督導(dǎo)”促“檔建”。通過檔案業(yè)務(wù)工作與職能工作的融合，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)職能高度分工與業(yè)務(wù)高度綜合的有機(jī)結(jié)合。

（三）通過提升工作人員能力促進(jìn)檔案工作專業(yè)化

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員，工作人員的專業(yè)化能力決定了檔案工作的專業(yè)化水平。一是實(shí)現(xiàn)專人專管、專業(yè)輔管。對于高校行政類（評估、文書及人事檔案）、財(cái)務(wù)類、儀器設(shè)備類等要求專業(yè)化能力比較強(qiáng)的檔案需要專人專管;對于學(xué)生類、科研類等流程性較強(qiáng)的檔案可以由經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的工作人員進(jìn)行輔助管理。二是加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)。通過定期組織參加專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。例如信息化建設(shè)要求，對于檔案工作人員目錄數(shù)據(jù)庫選定、檔案著錄與標(biāo)引、信息采集和檢索等信息化能力提出了新的要求;通過檔案工作“傳幫帶”和“老帶新”機(jī)制建設(shè)，讓工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)延續(xù)。三是通過落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中關(guān)于對檔案工作者實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇，進(jìn)一步完善職務(wù)職級雙線晉升等政策，間接激勵檔案工作人員積極性。

結(jié)語

綜上所述，通過優(yōu)化管理機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制等方式對高校檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，在提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，也能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案在規(guī)范高校管理、提高學(xué)校管理水平、傳承校園文化、考核評估等方面的資政作用，這對高校的未來發(fā)展具有積極的推動作用。但還需要注意的是，在高校檔案管理工作中還應(yīng)該注意檔案管理工作中的安全問題，尤其是在檔案信息化建設(shè)過程中，除了需要提升工作人員的安全和責(zé)任意識，還需要強(qiáng)化利用者的身份識別[6]，以此避免因信息泄露帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。在檔案工作政治安全得以保證的前提下，才能夠真正的為中國特色社會主義教育事業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：承德應(yīng)用技術(shù)職業(yè)學(xué)院 北京市市政工程設(shè)計(jì)研究總院有限公司