面向高校傳統(tǒng)載體音視頻檔案保存與利用的分類編目研究

汪倩秋 王清

20 世紀(jì) 70 至 90 年代，隨著社會高速變革和發(fā)展，音視頻設(shè)備廣泛使用，產(chǎn)生了一批珍貴的音視頻檔案。廣播信息、紀(jì)錄片、錄音等音視頻檔案直觀地記錄了改革開放以來高校翻天覆地的變化，是研究學(xué)校校史的重要史料和依據(jù)，具有重要而深遠(yuǎn)的歷史意義。近年來，國內(nèi)外有關(guān)音視頻檔案搶救的研究呈上升態(tài)勢，但多為數(shù)字化意義、流程、存儲、管理策略等研究，較少涉及音視頻檔案分類、整理、編目等基礎(chǔ)研究。河海大學(xué)通過將音視頻檔案數(shù)字化，合理分類編目，存入數(shù)據(jù)庫，極大地豐富了館藏，實(shí)現(xiàn)了音視頻檔案科學(xué)高效的管理。

一、高校傳統(tǒng)載體音視頻檔案的現(xiàn)狀和問題

在國內(nèi)外檔案部門積極搶救與保護(hù)音視頻資源的大形勢下，我國各高校檔案部門也積極推進(jìn)音視頻檔案數(shù)字化，其中也出現(xiàn)了許多問題。

（一）音視頻檔案載體脆弱，缺乏專業(yè)設(shè)備和團(tuán)隊(duì)

傳統(tǒng)音視頻檔案作為“新型”載體檔案，包括不同規(guī)格、型號的開盤錄音帶、盒式磁帶、錄像帶等，經(jīng)歷鋼絲帶、磁帶、半導(dǎo)體等記錄載體，載體脆弱，信息質(zhì)量受外界影響大，高校內(nèi)的許多音視頻檔案因年代久遠(yuǎn)，“相繼出現(xiàn)霉變粘連、變脆變形、磁粉脫落、磁帶磁化等現(xiàn)象，部分檔案影像失真、信息丟失、無法讀取”[1]。由于在七八十年代，攝制錄音錄像時(shí)缺少統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，音視頻檔案數(shù)字化存在著各廠商錄音錄像格式不兼容、技術(shù)更新?lián)Q代快、播放設(shè)備老化缺失等情況，各種不同格式的錄音錄像機(jī)、采集服務(wù)器、音視頻采集處理軟件、磁盤陣列等播放設(shè)備現(xiàn)已很難收集、購買，且價(jià)格昂貴，需要大量的資金支撐。同時(shí)，大多數(shù)單位的數(shù)字化工作缺乏專業(yè)隊(duì)伍，多以外包形式完成，幾乎不涉及編目與著錄。

（二）制度規(guī)范結(jié)構(gòu)層次簡單，缺少編目和分類細(xì)則

國家層面出臺的《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62—2017）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63—2017）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （GB/T18894—2002）等文件，雖涉及錄音文件形成、歸檔和電子檔案移交、接收、利用、轉(zhuǎn)換、遷移、處置等全過程，對音像設(shè)備、計(jì)算機(jī)配置、存儲設(shè)備等硬件設(shè)備進(jìn)行了要求，規(guī)定了錄音錄像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的技術(shù)參數(shù)等，但缺少編目、分類等細(xì)則。參照上述行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)開展音視頻檔案編目著錄，雖容易操作，效率高，“但結(jié)構(gòu)層次過于簡單”，“沒有分類編目或者粗放簡單編目”[2]，這使得音視頻檔案的管理、利用等方面面臨著諸多障礙。

二、面向高校傳統(tǒng)載體音視頻檔案保存與利用的分類編目對策研究

2019年，河海大學(xué)檔案館向?qū)W校申請專項(xiàng)資金，正式啟動(dòng)傳統(tǒng)音視頻檔案的數(shù)字化搶救工作，并從宣傳部接收了大量的錄像帶資料，做了細(xì)致的數(shù)字化轉(zhuǎn)錄和分類編目等工作。

（一）提高認(rèn)識，建章立制

檔案資源體系的充實(shí)完善需要檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和廣大從業(yè)者從思想上提高重視，校檔案館領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到音視頻檔案的緊迫性和重要性，將音視頻數(shù)字化工作納入統(tǒng)一管理中來，建立由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主抓，專、兼職檔案員專門負(fù)責(zé)的工作機(jī)制。校檔案館還依據(jù)音視頻檔案特點(diǎn)，積極開展宣傳教育活動(dòng)，以及聲像檔案相關(guān)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)技能競賽，并結(jié)合相關(guān)的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在《河海大學(xué)聲像檔案管理規(guī)定》中制定針對音視頻檔案大規(guī)模數(shù)字化搶救的標(biāo)準(zhǔn)化流程，做了深入細(xì)致的分類和編目，從而提高全校對聲像檔案特別是音視頻檔案的重視。同時(shí)，校檔案館積極通過外包服務(wù)的形式，引入專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，解決錄像機(jī)設(shè)備、零件和技術(shù)難的問題，徹底改變了目前物力人力不足、作坊式操作的局面，實(shí)現(xiàn)了音視頻檔案數(shù)字化加工的規(guī)?；?。

（二）音視頻檔案歸檔流程

在實(shí)際工作中，錄像和錄音的整理、分類和編目等較為類似，這里僅以錄像帶的分類和編目為例。此階段工作由外包公司和聲像檔案室共同完成。

1.編號。錄像檔案出庫后，首先應(yīng)進(jìn)行編號，錄入題名、時(shí)長等信息，做好錄像帶目錄，便于后期標(biāo)注錄像電子存址。（例如，LX-年度號-流水號：LX-2020-01，LX為錄像的首字母英文縮寫）

2.數(shù)字化采集。參照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化采集，“對于同一音視頻物理載體中記錄多個(gè)不同主題錄音錄像檔案的”[4]，在采集時(shí)按照主題進(jìn)行切分，若音視頻文件首尾空白無內(nèi)容部分過長，則在聲音或畫面開始前和結(jié)束后各保留5秒左右的空白處進(jìn)行剪切，并應(yīng)對剪輯的視頻進(jìn)行至少兩次核查。完成轉(zhuǎn)存和剪輯后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審校，一是審校轉(zhuǎn)存后數(shù)字音視頻檔案的參數(shù)要求，剔除存在重復(fù)錄制、信息錯(cuò)誤等問題的音視頻檔案，“同時(shí)使用MD5 等工具校驗(yàn)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)完整性”[3]。二是審校轉(zhuǎn)存后的數(shù)字音視頻檔案的質(zhì)量，播放卡頓、跳幀、畫面不清楚、色彩不自然等信息質(zhì)量下降到無法利用、不符合保存和利用要求的音視頻資料，及時(shí)進(jìn)行處理或修復(fù)。

3.著錄標(biāo)引。為了便于后期分類編目，數(shù)字化過程中即按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定對音視頻檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析提煉和著錄標(biāo)引。為了便于后期檢索利用和標(biāo)注錄像電子存址，我校視頻片段的題名為“（來源錄像電子存址編號）+事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素+（姓名1、姓名2等視頻中出現(xiàn)的重要人物）”。文字說明部分做好片段層和鏡頭層的描述，簡略概括會議內(nèi)容，描述重要鏡頭、場景。所有信息盡量標(biāo)注完整，不完整的后續(xù)補(bǔ)充。

正題名：（LX-2020-01）國際水文水資源及環(huán)境培訓(xùn)與研究中心揭牌暨研究生班開班典禮（姓名1、姓名2）

文字說明：（1）XXX領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞;

（2）XXX領(lǐng)導(dǎo)講話，并對XXX問題做重要指示;

（3）專家們進(jìn)行了XXX專題研討會。

（三）音視頻檔案的分類編目

在傳統(tǒng)載體音視頻檔案完成數(shù)字化后，為了便于用戶查詢，需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的分類編目。針對河海大學(xué)音視頻檔案情況，我們將其分為兩類，一是河海錄像，即和河海大學(xué)有關(guān)的音視頻文件，如會議視頻等;二是河海資料，即是與河海大學(xué)無關(guān)的，僅用于教學(xué)、科研等所用的出版發(fā)行的音視頻資料，以及雜亂無章、隨時(shí)記錄的一些素材、片段、場景、鏡頭等。

1.河海錄像檔號編制

（1）本館的聲像檔案立卷形式和本館的教學(xué)、文書、科技等檔案保持統(tǒng)一，同時(shí)因?yàn)楸攫^的聲像檔案較多，故而采用三級類目分類組卷。一級類目代號SX為聲像檔案代號，二級類目代號01照片，02錄音帶，03錄像帶，04幻燈片，05磁盤，06影視膠片，07縮微膠片，08光盤。三級類目代號根據(jù)本校音視頻檔案情況分為十三類，①科研活動(dòng)：科研現(xiàn)場，項(xiàng)目會議及座談會（論證、咨詢、驗(yàn)收），現(xiàn)場檢查，科研會議的PPT視頻等;②管理活動(dòng)：各類行政、黨務(wù)會議及座談會，以及入黨宣誓大會等黨務(wù)工作;③學(xué)生培養(yǎng)活動(dòng)：開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、軍訓(xùn)匯報(bào)會、獎(jiǎng)學(xué)金頒獎(jiǎng)典禮、學(xué)生演講比賽、運(yùn)動(dòng)會、學(xué)生實(shí)習(xí)、社會實(shí)踐閉幕式和開幕式等;④交流活動(dòng)：我校教職工和其他單位交流情況，外校人員來訪我校，我校訪問其他外單位，以及來我校舉辦的籃球巡回賽等文體賽事;⑤工會和各類文體活動(dòng)：工會、團(tuán)委、學(xué)工單位組織的各類演出活動(dòng)、聯(lián)歡會、聚會游玩、體育競賽、文化科技節(jié)等;⑥教學(xué)活動(dòng)：上課、輔導(dǎo)學(xué)生，實(shí)驗(yàn)課程，教學(xué)片，講課競賽，聘任兼職教授，試題庫建設(shè)等;⑦校園建設(shè)：校園建筑、景觀;⑧產(chǎn)品、儀器設(shè)備：學(xué)校各類產(chǎn)品、儀器設(shè)備;⑨講座、學(xué)術(shù)會議：學(xué)校各類講座和學(xué)術(shù)會議;⑩紀(jì)念活動(dòng)和人物專題：各種慶典、人物素材和紀(jì)錄片、校友活動(dòng)等，紀(jì)念性質(zhì)的講座和學(xué)術(shù)會議; 河海新聞錄音視頻：錄音視頻文件; 學(xué)校宣傳片：學(xué)校制作的各類宣傳片; 其他類。

（2）音視頻檔案因?yàn)檩d體和內(nèi)容的特殊性，一般都作為永久保存，越是年代已久的音視頻資料越珍貴，故而不做保管年限的要求。

（3）歸檔年度號。對于歸檔年度不明確的音視頻檔案，按照1915—1952年間的檔案（老河海時(shí)期）以1952為年度號;1952—1985年間的檔案（華東水利學(xué)院時(shí)期）以1985年為年度號;1985年后的檔案，因年代近，容易指認(rèn)，則根據(jù)實(shí)際歸檔時(shí)間來制定年度號。

（4）檔號編號?？蒲谢顒?dòng)為20**-1SX03.1-1～n，管理活動(dòng)為20**-1SX03.2-1～n，學(xué)生培養(yǎng)活動(dòng)、交流活動(dòng)等以此類推。

（5）信息補(bǔ)充。通過查找本館的文書、教學(xué)、科研等檔案，對河海錄像信息進(jìn)行補(bǔ)充，例如通過補(bǔ)充后，題名（LX-2020-01）國際水文水資源及環(huán)境培訓(xùn)與研究中心揭牌暨研究生班開班典禮（XXX，XXX）變?yōu)椋↙X-2020-01）1998年10月9、10日國際水文水資源及環(huán)境培訓(xùn)與研究中心揭牌暨國際水資源可持續(xù)利用研究生班開班典禮（XXX，XXX，XXX），文字說明可同樣進(jìn)行補(bǔ)充。

2.河海資料檔號的編制

河海資料在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中單列出，檔號的編制采用流水號，例如：年度號—LXZL—1～n（LXZL為錄像資料的英文首字母大寫），并參照《廣播電視音像資料編目規(guī)范》（GY/T202.1-2004）進(jìn)行編目。

（四）音視頻檔案的歸檔保存

編目完的音視頻檔案經(jīng)驗(yàn)收合格后移交聲像檔案室，及時(shí)掛接到數(shù)據(jù)庫中，并逐條檢查掛接結(jié)果，“包括目錄數(shù)據(jù)與音視頻文件對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接音視頻文件與實(shí)際數(shù)字化數(shù)量的一致性、音視頻文件是否能正常打開等[4]”。完成音視頻檔案掛接后，基于電子存儲設(shè)備的衰退特性，需進(jìn)行備份，存進(jìn)光盤和硬盤。為了保持和錄像帶電子存址編制的統(tǒng)一性，光盤電子存址為“gp-年度號-1～n”（gp為光盤的英文縮寫），具體如上“光盤目錄”所示。光盤僅作為存放地址，故光盤備考表中只出現(xiàn)檔號，不出現(xiàn)具體的題名，以便于后期題名的修改，光盤目錄題名只標(biāo)注錄像帶轉(zhuǎn)錄。光盤需備份兩份，也可以再存放于硬盤中。

在填寫完信息后，打印光盤目錄、錄像帶目錄、聲像檔案（錄像檔案）案卷目錄。同時(shí)，如果后期保存和利用過程中音視頻檔案實(shí)體存址發(fā)生改變，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中做修改，并重新打印相應(yīng)的檔案目錄。

三、總結(jié)

數(shù)字化搶救聲像檔案包括數(shù)字化轉(zhuǎn)化、分類編目和長期保存，分類編目是聲像檔案內(nèi)容管理工作之一，是保存和再利用的基礎(chǔ)，故而聲像檔案的分類編目工作尤為重要。在傳統(tǒng)音視頻檔案數(shù)字化實(shí)際工作中，隨著工作的進(jìn)一步推進(jìn)和細(xì)化，音視頻檔案分類編目的眾多細(xì)節(jié)還有待于進(jìn)一步補(bǔ)充細(xì)化、不斷修正完善，相信在大家的共同努力下，音視頻檔案的分類編目將會得到更深入的研究，音視頻檔案能夠得以更高效的保存和利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙京京，大連市檔案館開展音視頻檔案搶救工程[J]，蘭臺世界，2014：96。

[2]張美芳，面向音視頻檔案保存與利用的分類編目研究[J]，檔案學(xué)通訊，2018（01）：94。

[3]錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)[Z]，DA/T 62—2017：7。

[4]余亞榮，傳統(tǒng)載體音視頻檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)存研究[D]，蘇州：蘇州大學(xué)，2015：32。

作者單位：河海大學(xué)檔案館