淺析科研檔案編研工作

曾力旺

科研機(jī)構(gòu)是指有明確的研究方向和任務(wù)，有開(kāi)展研究工作的基本條件，有一定水平的學(xué)術(shù)帶頭人和一定數(shù)量、質(zhì)量的研究人員，有組織的長(zhǎng)期從事研究與開(kāi)發(fā)活動(dòng)的機(jī)構(gòu)。隨著科研機(jī)構(gòu)的不斷成長(zhǎng)，大量珍貴的檔案材料也隨之不斷產(chǎn)生。這些檔案是一代一代科研工作者和管理人員智慧的結(jié)晶，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。這些檔案構(gòu)成了數(shù)量龐大、類別豐富、科研成果豐碩、研究領(lǐng)域廣泛的科研檔案信息資源體系，為實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。面對(duì)龐大、多樣且復(fù)雜的科研機(jī)構(gòu)檔案信息資源，通過(guò)實(shí)施檔案編研服務(wù)活動(dòng)、拓展檔案信息資源開(kāi)發(fā)整合手段，變“死檔案”為“活資源”，才能真正實(shí)現(xiàn)這些檔案的價(jià)值，也才能更好地為檔案利用者提供服務(wù)。

一、科研檔案編研工作的重要意義

科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物，是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)[1]?？蒲袡n案是整個(gè)單位科研和管理人員智慧的結(jié)晶，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是科研單位歷史的見(jiàn)證。因此，將這些科研檔案進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)利用，具有重要意義。

（一）發(fā)揚(yáng)本單位科研精神，激勵(lì)科研人員工作熱情

將本單位的代表人物及杰出人物如何進(jìn)行科研工作的相關(guān)事跡進(jìn)行檔案編研，可宣傳弘揚(yáng)本單位的科研精神、激勵(lì)鼓舞后來(lái)的新進(jìn)人員。這些資料能充分展示老一輩科研工作者是如何在本單位揮灑青春和汗水的，能讓后來(lái)人更好地繼承和發(fā)揚(yáng)本單位的光榮傳統(tǒng)和優(yōu)良作風(fēng)。同時(shí)這些資料還能為科研和管理工作者提供借鑒，科研人員在進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)的各個(gè)階段，由于對(duì)客觀規(guī)律的探索，難免會(huì)遇到一些問(wèn)題和困難，這就需要借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)，獲得解疑排難的啟示，這些前人的成果，可以避免重復(fù)研究或走彎路。

（二）有效整合資源，提供有效利用

科研檔案具有數(shù)量大、內(nèi)容廣、形式多、資源亂等特點(diǎn)。開(kāi)展檔案編研工作，首先可對(duì)檔案材料進(jìn)行整理和歸檔，整合檔案資源，為開(kāi)展研究與宣傳教育工作提供原始檔案文獻(xiàn)。其次，編研工作把科研檔案與單位的歷史緊密結(jié)合，對(duì)于理清本單位的發(fā)展歷程具有重要意義。再次，采用新技術(shù)、新手段開(kāi)展科研檔案編研工作，有利于發(fā)掘利用科研檔案資源，為社會(huì)各界提供主題新穎、形式多樣的編研成果，以更直觀、更形象的方式宣傳科研人員的工作，弘揚(yáng)科研精神。

二、科研檔案編研工作的現(xiàn)實(shí)機(jī)遇

（一）黨和國(guó)家方針政策引領(lǐng)

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）已經(jīng)國(guó)家檔案局局長(zhǎng)辦公會(huì)議、科學(xué)技術(shù)部部務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，自2020年11月1日起施行。該《規(guī)定》對(duì)科研檔案的共享、開(kāi)發(fā)、利用提出了明確的要求：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開(kāi)放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開(kāi)發(fā)?？蒲袡n案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定[1]。”

《規(guī)定》對(duì)科研檔案開(kāi)發(fā)利用提出的該條要求，主要是基于各類人員對(duì)檔案信息利用的迫切需求以及當(dāng)前科研檔案開(kāi)發(fā)利用工作形勢(shì)，該《規(guī)定》為科研檔案的編研提供了政策支持。

（二）檔案編研工作實(shí)踐基礎(chǔ)

因?qū)嶋H工作需要，各科研單位的編研工作也在陸續(xù)開(kāi)展。在檔案匯編方面，中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院編纂的《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)展簡(jiǎn)史研究》（中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)出版社2020年11月第1版），以中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院院長(zhǎng)任期為單元，以科技工作為主線，記載了60年來(lái)各歷史時(shí)期中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院的科研體制、機(jī)構(gòu)、人員、科技活動(dòng)、成果與轉(zhuǎn)化、國(guó)際合作與交流、后勤保障等有關(guān)資料，共計(jì)9章，較系統(tǒng)地總結(jié)了60年來(lái)中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院在曲折發(fā)展中的歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是國(guó)內(nèi)首本系統(tǒng)梳理中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院院史的著作，由中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院專家組織編寫，內(nèi)容權(quán)威全面，資料詳實(shí)，具有很高的學(xué)術(shù)參考價(jià)值和可讀性。由中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院和華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)編纂的《山野崛偉業(yè)——熱作兩院天然橡膠科教事業(yè)史料》，比較系統(tǒng)、全面地再現(xiàn)了“熱作兩院”老一輩創(chuàng)業(yè)者在特殊的時(shí)代背景下艱苦奮斗，勇攀科教高峰的歷史過(guò)程，是“熱作兩院”經(jīng)過(guò)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展所積淀形成的“兩院精神”的生動(dòng)體現(xiàn)，本書具有歷史的真實(shí)性、文章的可讀性和為“兩院”存史、為后人立鑒的重要價(jià)值。

三、檔案編研工作存在的問(wèn)題

（一）從事檔案人員檔案編研能力弱

多數(shù)檔案館主要依托自身力量開(kāi)展編研工作，而科研單位可能會(huì)采取辦公室牽頭，檔案館參與編研工作或是單位內(nèi)人員收集資料，委托外面的公司對(duì)材料進(jìn)行加工編研的形式進(jìn)行科研檔案的編研工作。可以說(shuō)，現(xiàn)在大多數(shù)的檔案館及科研機(jī)構(gòu)尚未建立內(nèi)外協(xié)作、上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同共建的開(kāi)放性編研機(jī)制。如筆者所在單位的檔案館主要依靠館內(nèi)人員開(kāi)展編研工作，但是編研人員基本上沒(méi)有編研經(jīng)驗(yàn)，缺乏較高的文化素養(yǎng)，文字水平和信息處理能力也很勉強(qiáng)，影響了編研工作的成效，這一點(diǎn)也是大多數(shù)編研工作中遇到的共同問(wèn)題。

（二）編研精品較少，編研形式單一

當(dāng)前科研檔案以“匯編”為主，研究教育性編研成果較少。大部分科研單位主要成果為本單位簡(jiǎn)史、年鑒、文件匯編、相片集錦等。甚至很多科研單位十幾二十年都只有一本單位簡(jiǎn)史，數(shù)量都很少就更不用說(shuō)精品了。編研形式單一，指的是編研方式較傳統(tǒng)，綜合運(yùn)用視頻、音頻、圖像、圖文等方式呈現(xiàn)的編研內(nèi)容的成果較少，對(duì)多媒體信息技術(shù)應(yīng)用程度較低，編研成果不具有多樣性與新穎性。這對(duì)科研檔案編研產(chǎn)品的可讀性以及傳播廣度造成不利影響，從而導(dǎo)致了科研檔案編研成果不能滿足當(dāng)下不同層次社會(huì)公眾的閱讀和利用需求，阻礙了編研成果的廣泛傳播利用。

（三）檔案人員編研意識(shí)差

筆者在檔案工作中發(fā)現(xiàn)，不僅單位中高層領(lǐng)導(dǎo)迫切需求檔案館提供相關(guān)的檔案編研資料，而且很多科研工作者也有強(qiáng)烈需求。如筆者接待過(guò)很多前來(lái)檔案館查閱的科研工作者都有提到，“你們檔案館為什么不將這些檔案整理成我們需要的資源呢。”又或者“你們檔案館寶貝真是多啊，為什么不將這些檔案整理出書呢，這樣也方便我們利用?！奔热槐姸嗫蒲泄ぷ髡叨加袡n案編研的需求，那么檔案工作者就應(yīng)該考慮如何將檔案館里的這些“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，以便應(yīng)對(duì)眾多需求者的利用。檔案工作者不能再被動(dòng)地在檔案館/室里等著別人來(lái)查檔案，應(yīng)該“主動(dòng)出擊”，編研出一些成果以便大家查詢利用。

四、加強(qiáng)科研檔案編研的措施

（一）提高人員編研能力

培養(yǎng)提高檔案人員的編研能力，是做好檔案編研工作的前提和保障，更是提高檔案編研質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案編研是根據(jù)一定主題對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集、發(fā)掘、整理的工作，是促進(jìn)檔案深度利用、提升檔案服務(wù)能力、發(fā)揮檔案價(jià)值作用的重要途徑。因此編研人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案編研成果的質(zhì)量和水平，影響到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用程度。檔案館內(nèi)人員一般在收集、整理這一領(lǐng)域已具備一定的專業(yè)能力，所以還需要提高他們的寫作編輯能力、分析能力、數(shù)字化處理能力等。提升檔案編研能力是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要在工作中持續(xù)加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

（二）增強(qiáng)編研意識(shí)

檔案編研是服務(wù)性工作，要改變傳統(tǒng)“你查我借”“守株待兔”的被動(dòng)局面，需要編研人員提高思想認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地去開(kāi)展檔案編研工作。秉承服務(wù)理念，以挖掘和發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值為目的，根據(jù)利用者需求，結(jié)合工作實(shí)際，確定相關(guān)主題，對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選、整理、分析、研究等，將檔案信息資源有機(jī)地整合到一起，形成具有實(shí)際參考和利用價(jià)值的編研成果，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變。編研人員要主動(dòng)思考，去廣泛了解、調(diào)研本單位領(lǐng)導(dǎo)及科研人員的檔案編研需求，主動(dòng)出擊、主動(dòng)作為，通過(guò)深入挖掘科研檔案文獻(xiàn)，開(kāi)展研究性、宣傳性、教育性編研工作。

（三）開(kāi)放性編研機(jī)制

檔案編研實(shí)踐證明，只有創(chuàng)新編研理念，依托檔案館整合本單位相關(guān)行政部門及廣大科研人員的力量，摒棄傳統(tǒng)封閉式編研模式，構(gòu)建“內(nèi)舉外聯(lián)”的社會(huì)化編研機(jī)制，才能更好地開(kāi)展科研檔案編研工作。這樣做，一方面有助于尋求檔案部門之外的其他部門的信息、智力、資金支持，多部門分工合作，有利于共同開(kāi)展科研檔案編研工作;另一方面在尋求其他部門支持的同時(shí)，相當(dāng)于在宣傳檔案館的工作，有利于推進(jìn)科研檔案編研工作的發(fā)展。如果編研工作有足夠的經(jīng)費(fèi)支撐，可以請(qǐng)外面的專業(yè)公司對(duì)現(xiàn)有的編研進(jìn)行深加工，打造精品編研成果。

（四）開(kāi)展形式多樣的編研

前面也提到過(guò)，大部分科研單位目前只開(kāi)展了本單位簡(jiǎn)史編研，偶有些單位會(huì)做一些相片集錦等，但是這些成果以傳統(tǒng)的方式表達(dá)出來(lái)，很難達(dá)到科普宣傳的目的。因此我們可以采用形式多樣的編研方式，將成果以圖片、影像、VR/AR等直觀形式展示，增加編研成果的吸引力。因檔案館內(nèi)人員在新技術(shù)應(yīng)用方面能力有限，可委托外包公司進(jìn)行制作，這樣可將傳統(tǒng)編研手段與數(shù)字技術(shù)、人工智能等手段結(jié)合，創(chuàng)新檔案編研工作形式。如利用數(shù)字技術(shù)、VR/AR技術(shù)等，編制短視頻、紀(jì)錄片、專題片和專題數(shù)據(jù)庫(kù)等，為社會(huì)各界提供形式多樣的編研產(chǎn)品，滿足不同的利用需求。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案編研是檔案工作的重要組成部分，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源、提供檔案服務(wù)、發(fā)揮檔案價(jià)值的重要手段。新時(shí)代，檔案工作面臨著新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)，檔案編研工作也承擔(dān)著新使命、新任務(wù)。做好檔案編研，必須充分認(rèn)識(shí)檔案編研的意義，明確檔案編研存在的問(wèn)題，以問(wèn)題為導(dǎo)向，提高檔案人員的編研能力，積極主動(dòng)地去改革、創(chuàng)新，以編研煥發(fā)檔案工作的時(shí)代生機(jī)，促進(jìn)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令第15號(hào)

[2]蔡盈芳.加強(qiáng)科研檔案的開(kāi)放共享和深度開(kāi)發(fā)工作[J].中國(guó)檔案，2021（8）.

[3]高沛娟.創(chuàng)新思路 主動(dòng)作為-檔案編研工作的若干問(wèn)題與對(duì)策研究[J].檔案工作，2021（7）.

作者單位：中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所