海外某火電項(xiàng)目電子檔案單套制管理實(shí)踐

張 慧，周 維，陳薇薇

(1.中國(guó)能源建設(shè)股份有限公司，北京 100022；2.中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司，四川 成都 610056)

0 引言

近年來(lái)，為加快提升電子檔案管理水平，持續(xù)推進(jìn)相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，我國(guó)積極開(kāi)展多行業(yè)多領(lǐng)域的試點(diǎn)探索和研究，其中電子檔案單套制是發(fā)展和探索的重點(diǎn)[1-3]。

法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，我國(guó)于2020年6月20日修訂通過(guò)的新版《檔案法》于2021年1月1日起正式施行，對(duì)電子檔案的地位和作用作出明確規(guī)定，即電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

試點(diǎn)探索方面，國(guó)家檔案局于2019年開(kāi)展項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作。中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“西南院”)總承包的越南海陽(yáng)2×600 MW燃煤電廠工程(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“海陽(yáng)項(xiàng)目”)列入國(guó)家檔案局建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目(第二批)名單。西南院成立由總工程師及各相關(guān)部門(mén)組成的試點(diǎn)項(xiàng)目組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)試點(diǎn)工作，依據(jù)試點(diǎn)計(jì)劃有序開(kāi)展并完成各項(xiàng)試點(diǎn)任務(wù)。本文系統(tǒng)總結(jié)試點(diǎn)工作的具體實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)啟示。

1 海外項(xiàng)目電子檔案管理內(nèi)容

1.1 建設(shè)目標(biāo)

越南海陽(yáng)2×600 MW燃煤電廠工程項(xiàng)目是我國(guó)實(shí)施“一帶一路”建設(shè)的背景下，中越兩國(guó)在能源領(lǐng)域合作的典范。該項(xiàng)目位于越南海陽(yáng)省，建設(shè)規(guī)模為兩臺(tái)60萬(wàn)kW亞臨界燃煤機(jī)組，由西南院公司總承包。

項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作依托海陽(yáng)項(xiàng)目開(kāi)展，以實(shí)現(xiàn)海陽(yáng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類(lèi)電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理并向西南院的歸檔和移交為目標(biāo)，以電子檔案單套制管理為導(dǎo)向，探索電子文件的系統(tǒng)移交解決方案，加強(qiáng)技術(shù)、管理、環(huán)境的綜合保障與服務(wù)，對(duì)符合條件的電子檔案推行單套制管理。

1.2 項(xiàng)目電子文件全流程管理制度體系建設(shè)

研究境外建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類(lèi)體系。結(jié)合項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)際，研究在建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)方案，提出保證電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

對(duì)海陽(yáng)項(xiàng)目檔案管理制度體系進(jìn)行梳理，對(duì)標(biāo)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)[2016]11號(hào))等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，找出海陽(yáng)項(xiàng)目檔案管理制度體系中電子文件歸檔和電子檔案管理存在的缺失或薄弱環(huán)節(jié)。

根據(jù)制度梳理找出的問(wèn)題，有針對(duì)性地開(kāi)展海陽(yáng)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理制度體系的完善工作，突出項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)單位和個(gè)人的責(zé)權(quán)和全程管理目標(biāo)，并嵌入建設(shè)方捷碩海陽(yáng)電力有限公司檔案管理相關(guān)要求：1)完成《越南海陽(yáng)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理制度》，將總承包范圍內(nèi)可實(shí)現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)的電子文件歸檔范圍嵌入制度。制度將項(xiàng)目檔案的歸檔率、歸檔質(zhì)量、歸檔時(shí)間等情況納入項(xiàng)目檔案管理考核體系和單位檔案工作年度績(jī)效評(píng)價(jià)體系。2)以《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》為指導(dǎo)，結(jié)合項(xiàng)目文件特點(diǎn)，形成《基于XML的總承包項(xiàng)目電子文件封裝規(guī)范》。3)完成對(duì)越南海陽(yáng)總承包項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案管理制度修編，強(qiáng)化電子檔案管理內(nèi)容。

1.3 項(xiàng)目電子文件全流程管理系統(tǒng)建設(shè)

依托海陽(yáng)項(xiàng)目原有信息化基礎(chǔ)，全面優(yōu)化整合體系架構(gòu)，建設(shè)滿足項(xiàng)目電子文件全流程管理的信息系統(tǒng)，具體包括：

1)實(shí)現(xiàn)接口開(kāi)發(fā)，依據(jù)試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)方案，分階段有序開(kāi)發(fā)如下接口：基建管理信息系統(tǒng)(management information system，MIS)-項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)-項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)-公司數(shù)字檔案館。2)完成優(yōu)化系統(tǒng)部署，對(duì)已有的基建MIS系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化并重新部署，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子文件的全生命周期管理。3)實(shí)現(xiàn)規(guī)范封裝和四性檢測(cè)，嚴(yán)格遵循檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DAT 48—2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，執(zhí)行《基于XML的總承包項(xiàng)目電子文件封裝規(guī)范》，開(kāi)發(fā)完成封裝歸檔信息包。依據(jù)《總承包項(xiàng)目電子檔案四性檢測(cè)方案》開(kāi)發(fā)完成四性檢測(cè)工具，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子文件歸檔環(huán)節(jié)和長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)的四性檢測(cè)。

1.4 項(xiàng)目電子文件全流程管理實(shí)施

實(shí)現(xiàn)海陽(yáng)項(xiàng)目設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類(lèi)電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理。

1.4.1 設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔

工程項(xiàng)目是生產(chǎn)流程的基本單元集合。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始形成，在設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)中產(chǎn)生該項(xiàng)目的項(xiàng)目門(mén)戶，由項(xiàng)目經(jīng)理配置項(xiàng)目成員，進(jìn)行任務(wù)分解，確定項(xiàng)目的進(jìn)度安排。在生產(chǎn)設(shè)計(jì)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)卷冊(cè)任務(wù)書(shū)下達(dá)、提資、出圖、成品校審等環(huán)節(jié)后，設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件完成形成及流轉(zhuǎn)。

設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件提交出版的同時(shí)，設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)按照DL/T 241—2012《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位要求收集設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件并歸檔至項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔的全過(guò)程控制。

1.4.2 總承包管理類(lèi)電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔

總承包管理類(lèi)電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔在基建MIS完成。基建MIS系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)制度管理、計(jì)劃管理、設(shè)備物資管理、施工管理、工程綜合管理、質(zhì)量管理、安健環(huán)管理、基建財(cái)務(wù)等方面的管理?？缮筛黜?xiàng)總承包管理類(lèi)電子文件，并按各類(lèi)文件的管理要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)，完成流轉(zhuǎn)后的電子文件便可在人工干預(yù)下進(jìn)行立卷，并按照DL/T 241—2012《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)單位要求歸檔至項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。

1.4.3 項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)接收項(xiàng)目電子文件及四性檢測(cè)

項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)接收從設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)歸檔的設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件和從基建MIS歸檔的總承包管理類(lèi)電子文件，并對(duì)接收到的項(xiàng)目電子文件進(jìn)行四性檢測(cè)，以確保項(xiàng)目電子文件在歸檔環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

1.4.4 項(xiàng)目電子檔案移交、保管與利用

按照項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步的原則，根據(jù)工程進(jìn)度定期將項(xiàng)目電子檔案移交至數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館對(duì)接收到的項(xiàng)目電子檔案進(jìn)行四性檢測(cè)，通過(guò)檢測(cè)后對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存并提供利用。利用方式包括在線瀏覽和拷貝。

1.4.5 紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理

總承包項(xiàng)目部將項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)前庫(kù)賦權(quán)各參建單位。參建單位在項(xiàng)目建設(shè)中通過(guò)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)前庫(kù)對(duì)紙質(zhì)項(xiàng)目文件及其數(shù)字化副本進(jìn)行管理，整理完成后，由總承包項(xiàng)目部檔案管理人員檢查合格歸檔至項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)檔案庫(kù)，該系統(tǒng)具備紙質(zhì)項(xiàng)目文件的著錄、登記、數(shù)字化副本掛接等功能，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理。項(xiàng)目完結(jié)后，項(xiàng)目紙質(zhì)文件數(shù)字化副本將與項(xiàng)目電子文件一并移交至數(shù)字檔案館。

2 海外項(xiàng)目電子檔案管理的創(chuàng)新措施

根據(jù)海外項(xiàng)目的特殊性，為確保項(xiàng)目電子文件歸檔與管理的有效性，采取如下措施：

2.1 將項(xiàng)目組納入海陽(yáng)總承包項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)

建立包括公司總工、檔案部門(mén)、信息部門(mén)和總承包管理部門(mén)組成的試點(diǎn)工作項(xiàng)目組與總承包項(xiàng)目部經(jīng)理共同負(fù)責(zé)的，涵蓋總承包項(xiàng)目各部門(mén)及各參建單位的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，確保項(xiàng)目組全程參與境外項(xiàng)目電子文件歸檔管理，將項(xiàng)目檔案管理職責(zé)層層落實(shí)，使該項(xiàng)工作在組織上得到有力的保證。海陽(yáng)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)如圖1所示。

圖1 海陽(yáng)項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)

2.2 搭建項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

因建設(shè)方捷碩海陽(yáng)電力有限公司未搭建檔案管理系統(tǒng)，造成現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目檔案管理無(wú)序，為解決此項(xiàng)問(wèn)題，決定依托西南院公司項(xiàng)目檔案管理優(yōu)勢(shì)，搭建海陽(yáng)總承包項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)模塊功能關(guān)系如圖2所示。系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DL/T 241—2012為主線，全面支持項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃、收集整編、統(tǒng)計(jì)審核、檔案利用等管理業(yè)務(wù)，為項(xiàng)目檔案管理提供了規(guī)范、功能完整、智能高效的工作平臺(tái)，能夠滿足海陽(yáng)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理的需要。

圖2 項(xiàng)目檔案系統(tǒng)模塊功能關(guān)系圖

同時(shí)為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子文件在線歸檔與管理，根據(jù)項(xiàng)目電子文件的實(shí)際流轉(zhuǎn)路徑，項(xiàng)目基建MIS和協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)分別與項(xiàng)目數(shù)字檔案館系統(tǒng)建立接口，項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)與公司數(shù)字檔案館建立接口，如圖3所示，為項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案全流程管理奠定基礎(chǔ)。

圖3 系統(tǒng)件接口示意圖

2.3 制定全流程管理關(guān)鍵問(wèn)題解決方案

對(duì)項(xiàng)目電子文件跨系統(tǒng)的傳遞(歸檔、移交等)、項(xiàng)目電子檔案的合法合規(guī)與“四性”保障等關(guān)鍵問(wèn)題制定了解決方案。

為有效實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)各參建單位項(xiàng)目電子文件的歸檔，除開(kāi)發(fā)總包方相關(guān)系統(tǒng)間的接口外，提供離線歸檔方式方便各參建單位符合要求的項(xiàng)目電子文件的歸檔。同時(shí)依據(jù)建設(shè)單位指定的標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)發(fā)了項(xiàng)目電子檔案離線歸檔包導(dǎo)出工具，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子檔案向建設(shè)單位移交。在線+離線的項(xiàng)目電子文件/檔案?jìng)鬟f交流方式以其靈活性很好地適應(yīng)了海外項(xiàng)目實(shí)際情況。

在項(xiàng)目電子檔案合法合規(guī)與“四性”保障方面，采用電子簽名、完整性校驗(yàn)碼+區(qū)塊鏈確保項(xiàng)目電子檔案合法合規(guī)，采用規(guī)范封裝歸檔信息包，將項(xiàng)目電子文件結(jié)構(gòu)、背景及過(guò)程信息納入元數(shù)據(jù)管理，開(kāi)發(fā)“四性”檢測(cè)工具實(shí)施四性檢測(cè)。具體地說(shuō)，針對(duì)已經(jīng)采用了電子簽名技術(shù)的系統(tǒng)形成和流轉(zhuǎn)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，依據(jù)電子簽名及完整的元數(shù)據(jù)確保其合法合規(guī)，針對(duì)未采用電子簽名技術(shù)的系統(tǒng)生成的項(xiàng)目電子文件及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，采用生成完整性校驗(yàn)碼并上傳區(qū)塊鏈以備檢測(cè)核查的方式，確保其合法合規(guī)。編制四性檢測(cè)方案，依據(jù)方案開(kāi)發(fā)四性檢測(cè)工具，在歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行涵蓋電子簽名及完整性校驗(yàn)碼檢測(cè)在內(nèi)的四性檢測(cè)，有效保障項(xiàng)目電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

2.4 項(xiàng)目電子文件分類(lèi)管理

尊重項(xiàng)目電子文件來(lái)源渠道、形成流轉(zhuǎn)方式等特點(diǎn)，依據(jù)項(xiàng)目文件產(chǎn)生的地域及是否滿足全流程線上管理等特點(diǎn)，依據(jù)合規(guī)高效的原則進(jìn)行分類(lèi)管理。

1)與屬地國(guó)政府關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)、用地、評(píng)估、建設(shè)許可等往來(lái)文件，均為線下行文，則采取原件與數(shù)字化副本線下線上分別管理；2)根據(jù)項(xiàng)目文件產(chǎn)生的地域分類(lèi)，由于招投標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)完成，因此采取國(guó)內(nèi)完成招投標(biāo)項(xiàng)目文件的收集、整理和向公司歸檔的工作；對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)文件則采取在越南項(xiàng)目部本地開(kāi)展收集、整理工作；3)根據(jù)是否滿足全流程線上管理的分類(lèi)，針對(duì)設(shè)計(jì)文件和總承包管理文件等可實(shí)現(xiàn)全流程線上管理的項(xiàng)目電子文件采用在線形成、流轉(zhuǎn)、歸檔和移交，對(duì)于不能實(shí)現(xiàn)全流程線上管理的項(xiàng)目文件通過(guò)紙質(zhì)文件數(shù)字化方式實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目文件數(shù)字化副本的在線管理。項(xiàng)目電子檔案移交建設(shè)方捷碩海陽(yáng)電力有限公司時(shí)采取全流程線上管理的項(xiàng)目電子檔案和紙質(zhì)項(xiàng)目檔案數(shù)字化副本作為項(xiàng)目整體電子檔案統(tǒng)一移交，共計(jì)移交項(xiàng)目電子檔案3 888卷/65 062件，其中設(shè)計(jì)類(lèi)、管理類(lèi)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)電子化全流程管理，共計(jì)1 042卷/10 790件。

2.5 施、竣工圖紙?jiān)诰€傳遞

設(shè)計(jì)系統(tǒng)平臺(tái)和項(xiàng)目基建MIS系統(tǒng)建設(shè)完成并搭建接口，項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件可實(shí)現(xiàn)全流程線上管理，節(jié)省工序和節(jié)約成本，滿足全流程在線管理要求的施、竣工圖紙等項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的在線傳遞，摒棄了傳統(tǒng)的在國(guó)內(nèi)打印成紙質(zhì)圖紙后再郵寄至境外項(xiàng)目部的方式。項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)可根據(jù)需要在當(dāng)?shù)卮蛴〕鰣D，極大提高文件傳輸效率的同時(shí)，降低設(shè)計(jì)文件傳遞成本。

3 海外項(xiàng)目電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)啟示

3.1 注重工作組織

將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗(yàn)收要求。針對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，建立專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)，制定各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序，并組織、指導(dǎo)工程管理部門(mén)和參建單位實(shí)施。同時(shí)在招標(biāo)文件和合同/協(xié)議中設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任。

境外項(xiàng)目電子文件歸檔與管理涉及眾多參建部門(mén)，人員構(gòu)成較為復(fù)雜，要充分協(xié)調(diào)各級(jí)不同人力資源通力合作達(dá)成試點(diǎn)目標(biāo)，需要自上而下開(kāi)展試點(diǎn)任務(wù)部署及進(jìn)度監(jiān)控。

3.2 重視方法策略

海外項(xiàng)目電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，協(xié)調(diào)好電子檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)整體目標(biāo)的推進(jìn)，協(xié)調(diào)好電子檔案管理中各責(zé)任主體、各管理環(huán)節(jié)的工作都要求靈活務(wù)實(shí)的方法策略。

1)以管理需求為核心實(shí)時(shí)調(diào)整工作策略，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作根本目的是服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，以管理創(chuàng)新為手段輔助企業(yè)降本增效。當(dāng)試點(diǎn)工作嘗試管理創(chuàng)新可能給建設(shè)項(xiàng)目帶來(lái)不適應(yīng)或不切實(shí)際的“陣痛”時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作策略，既要保證試點(diǎn)目標(biāo)的順利達(dá)成，又要保證試點(diǎn)工作對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的正向作用。

2)尊重文件形成規(guī)律開(kāi)展工作，由于境外項(xiàng)目涉及參建方多，形成文件途徑及種類(lèi)復(fù)雜，不能一刀切對(duì)所有項(xiàng)目文件均要求在線歸檔，有部分無(wú)法在線歸檔的只能采取數(shù)字化，如：?jiǎn)挝还こ舔?yàn)收申請(qǐng)表、商品混凝土供應(yīng)商質(zhì)量檢查記錄單等文件。故為保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)電子檔案的完整齊全，根據(jù)實(shí)際情況將工作重點(diǎn)聚焦于滿足項(xiàng)目電子文件在線歸檔和電子檔案管理要求的文件類(lèi)別上。

3.3 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中除應(yīng)滿足GB/T 39784—2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DAT 92—2022《電子檔案單套管理一般要求》、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2016〕11號(hào))、《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》(檔辦發(fā)〔2017〕2號(hào))等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件要求外，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

1)聚焦項(xiàng)目電子檔案單套管理需求，統(tǒng)籌考慮項(xiàng)目建設(shè)各信息系統(tǒng)，提前部署前端控制，統(tǒng)籌規(guī)劃元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)接口等技術(shù)規(guī)范，采用電子簽名、數(shù)字摘要+區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等確保檔案證據(jù)效力的技術(shù)，確保電子檔案真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，為電子檔案單套管理奠定基礎(chǔ)；2)著重完善項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的管理過(guò)程記錄、日志追蹤審計(jì)、自定義統(tǒng)計(jì)分析、自動(dòng)化/半自動(dòng)化數(shù)據(jù)備份、靈活多樣反應(yīng)迅捷的檢索(跨庫(kù)檢索、全文檢索、精煉檢索等等)、靈活的賦權(quán)管理、方便的文件瀏覽等傳統(tǒng)功能；3)注意系統(tǒng)在境外項(xiàng)目的語(yǔ)言適用性，滿足雙語(yǔ)或多語(yǔ)種需求，以方便不同語(yǔ)言用戶的使用。

3.4 加強(qiáng)項(xiàng)目電子檔案單套管理的安全管理體系

安全性是項(xiàng)目電子檔案單套管理必須堅(jiān)守的底線，從以下5個(gè)方面加強(qiáng)項(xiàng)目電子檔案單套管理的安全管理體系。

1)開(kāi)展系統(tǒng)安全管理，確保項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滿足對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)要求。在項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)和項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中采取相應(yīng)技術(shù)手段，確保項(xiàng)目電子文件、電子檔案的安全、可靠。項(xiàng)目電子文件歸檔、電子檔案移交等管理權(quán)轉(zhuǎn)移過(guò)程進(jìn)行認(rèn)證簽名。系統(tǒng)實(shí)施三員管理。

2)開(kāi)展存儲(chǔ)與備份管理，建立項(xiàng)目電子檔案存儲(chǔ)規(guī)劃，為項(xiàng)目電子檔案安全存儲(chǔ)配置專(zhuān)用在線存儲(chǔ)設(shè)備或虛擬云存儲(chǔ)空間。項(xiàng)目電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備(空間)運(yùn)行在具有必要安全措施的局域網(wǎng)，以獨(dú)立的方式存儲(chǔ)項(xiàng)目電子檔案，在不依賴(lài)特定管理系統(tǒng)前提下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子文件的自包含、自描述和自證明。

3)開(kāi)展轉(zhuǎn)換與遷移管理，制定、評(píng)估項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移策略，確保轉(zhuǎn)換與遷移后電子檔案各組件、元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志、配置信息之間關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持上述內(nèi)容的完整性、可用性；轉(zhuǎn)換與遷移過(guò)程自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)。

4)開(kāi)展安全檢測(cè)管理，在項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案長(zhǎng)期保持環(huán)節(jié)對(duì)歸檔信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)。依據(jù)或參考DA/T 70—2018《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》，定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及安全管理設(shè)備等軟硬件有效性進(jìn)行檢測(cè)，確保項(xiàng)目電子檔案保管環(huán)境無(wú)病毒感染或安全威脅。

5)開(kāi)展審計(jì)跟蹤管理，建立審計(jì)跟蹤制度，對(duì)項(xiàng)目電子檔案管理流程操作行為、運(yùn)維操作行為實(shí)施審計(jì)跟蹤。操作行為應(yīng)包括但不限于行為描述、行為步驟、行為對(duì)象、行為日期、行為人員等。自動(dòng)記錄審計(jì)跟蹤事件信息，并把有關(guān)審計(jì)信息按元數(shù)據(jù)方案要求同時(shí)作為項(xiàng)目電子檔案的元數(shù)據(jù)加以管理；在項(xiàng)目電子檔案的生命周期內(nèi)持續(xù)維護(hù)審計(jì)跟蹤日志。審計(jì)跟蹤日志和重要操作日志保存時(shí)間不應(yīng)低于項(xiàng)目電子檔案保管期限，且應(yīng)納入備份恢復(fù)范圍。

4 結(jié)語(yǔ)

海陽(yáng)項(xiàng)目試點(diǎn)工作依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和建設(shè)單位要求，依托原有項(xiàng)目電子文件管理信息化基礎(chǔ)，立足項(xiàng)目管理實(shí)際需求，圍繞試點(diǎn)目標(biāo)，開(kāi)展制度體系建設(shè)、管理系統(tǒng)建設(shè)和部門(mén)項(xiàng)目電子文件全流程管理，極大地提高了項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)了越南海陽(yáng)2×600 MW燃煤電廠工程的設(shè)計(jì)類(lèi)電子文件和總承包范圍內(nèi)的管理類(lèi)電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”的全流程管理目標(biāo)，并對(duì)滿足要求的部分項(xiàng)目電子檔案實(shí)施單套管理。

由于海陽(yáng)項(xiàng)目并未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，管理系統(tǒng)不能涵蓋全部建設(shè)和管理活動(dòng)，大量項(xiàng)目文件(如施工技術(shù)文件等)無(wú)法實(shí)現(xiàn)在線形成流轉(zhuǎn)和歸檔，依然采取紙質(zhì)檔案+數(shù)字化副本的歸檔管理方式。后續(xù)的工作中將進(jìn)一步提高海外建設(shè)項(xiàng)目管理數(shù)字化程度，實(shí)現(xiàn)更大范圍的項(xiàng)目電子文件歸檔和管理，同時(shí)繼續(xù)加強(qiáng)海外項(xiàng)目電子文件及電子檔案全流程管理的合法合規(guī)和信息安全，保障海外項(xiàng)目電子檔案“四性”。