范騰飛/國科大杭州高等研究院
近年來,隨著我國綜合國力及實(shí)力的不斷增強(qiáng),各地舉辦、承辦大型國際綜合性賽事、運(yùn)動(dòng)會(huì)日益增加。杭州成為繼北京、廣州之后,舉辦亞運(yùn)會(huì)的第三個(gè)中國城市。亞運(yùn)場(chǎng)館是亞運(yùn)會(huì)承辦的最重要的基礎(chǔ)和基石,是確保亞運(yùn)會(huì)成功舉辦的關(guān)鍵和保障。本屆杭州亞運(yùn)會(huì)共建設(shè) 56 個(gè)競(jìng)賽場(chǎng)館、5 個(gè)亞運(yùn)村和分村、31個(gè)訓(xùn)練場(chǎng)館。賽前短時(shí)間內(nèi)同時(shí)籌建數(shù)量繁多、技術(shù)繁雜的洲際體育項(xiàng)目工程,保障綜合賽事后,如何繼續(xù)持續(xù)發(fā)揮作用及擴(kuò)大社會(huì)影響力,既是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)提出的高標(biāo)準(zhǔn)要求,又是給工程檔案管理帶來的巨大挑戰(zhàn)。
根據(jù)《2022年第19屆亞運(yùn)會(huì)杭州市場(chǎng)館及設(shè)施管理辦法》、《杭州市人民政府2022年第19屆亞運(yùn)會(huì)組委會(huì)關(guān)于加快2022年第19屆亞運(yùn)會(huì)杭州市場(chǎng)館及設(shè)施建設(shè)的實(shí)施意見》(以下簡稱《管理辦法》《實(shí)施意見》),按照“誰家孩子誰家抱”的原則,場(chǎng)館及設(shè)施責(zé)任單位作為亞運(yùn)會(huì)場(chǎng)館及設(shè)施建設(shè)的籌資、建設(shè)主體、承擔(dān)亞運(yùn)會(huì)場(chǎng)館及設(shè)施建設(shè)職責(zé),落實(shí)項(xiàng)目建設(shè)、工程驗(yàn)收等工作[1];亞組委場(chǎng)館建設(shè)部的主要職責(zé)負(fù)責(zé)編制亞運(yùn)會(huì)場(chǎng)館及設(shè)施總體建設(shè)工作計(jì)劃,推進(jìn)建設(shè)進(jìn)度,并跟進(jìn)設(shè)計(jì)審查、全過程監(jiān)督和工程驗(yàn)收工作[2]。亞運(yùn)工程檔案作為亞運(yùn)場(chǎng)館建設(shè)的有機(jī)組成部分,完整記錄了杭州亞運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)過程的方方面面,其完整性及齊全程度,將直接關(guān)系到亞運(yùn)項(xiàng)目工程建設(shè)質(zhì)量,也是后續(xù)運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)。本文立足杭州亞組委的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)場(chǎng)館建設(shè)部,針對(duì)亞運(yùn)工程檔案的困難及挑戰(zhàn),探索、總結(jié)亞運(yùn)工程檔案管理工作的方法、路徑及要點(diǎn),為未來大型賽事工程建設(shè)的檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)。
在亞運(yùn)檔案管理實(shí)踐中,仍然存在重視程度不同,管理力量不足,人員配備缺乏專業(yè)性等問題。具體表現(xiàn)在:一是行業(yè)差異性較大。各賽事項(xiàng)目承辦建設(shè)主體類型多樣。既有城建、城投類國有控股企業(yè)等專業(yè)的工程建設(shè)企業(yè),也有承擔(dān)重要比賽項(xiàng)目的國資委在地方的中央下屬企業(yè),但大部分的項(xiàng)目責(zé)任單位或建設(shè)主體為屬地政府的體育局、文旅、教育類等主管部門。二是配備的工程檔案管理人員多為兼職。各地亞籌辦工作人員多為選派自市、區(qū)的各類行政機(jī)構(gòu),工程檔案管理人員多為其中崗位人員兼任。三是檔案管理人員相對(duì)缺乏工程現(xiàn)場(chǎng)一線管理經(jīng)驗(yàn)和工程檔案的管理經(jīng)驗(yàn)。由于對(duì)建設(shè)工程領(lǐng)域的熟悉程度有差異,導(dǎo)致對(duì)工程檔案工作的重要性和工作模式、工作方法的認(rèn)知也不盡相同。
亞運(yùn)項(xiàng)目場(chǎng)館分布在浙江省內(nèi)六大城市,其權(quán)屬錯(cuò)綜復(fù)雜,場(chǎng)館按照屬地歸屬可分為浙江省屬場(chǎng)館、杭州市屬場(chǎng)館、杭州市轄區(qū)屬場(chǎng)館、協(xié)辦城市市屬場(chǎng)館等。一方面因其歸屬的多元化,不同屬地,其行政主管部門的管理權(quán)限及要求不一樣,同時(shí)各地進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一[3],導(dǎo)致建設(shè)管理過程中縱橫向協(xié)調(diào)工作難度巨大,同一屬地不同權(quán)屬的場(chǎng)館建適用的政策也不一樣。另一方面由于亞運(yùn)工程檔案工作面廣量大,在項(xiàng)目建設(shè)周期相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi),從開始就達(dá)到工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和完全統(tǒng)一存在較大困難。
在前期進(jìn)行的抽查中,較多建設(shè)主體對(duì)工程檔案的重視程度不夠,臺(tái)賬檔案管理的組織體系尚未健全,對(duì)工程檔案管理工作未進(jìn)行系統(tǒng)全面的統(tǒng)籌考量。主要表現(xiàn)在部分項(xiàng)目工程建設(shè)過程中,設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位的檔案收集、整理、歸檔及移交工作“各自為政”,文件呈現(xiàn)較零散的狀態(tài),還未進(jìn)行分類整理,本單位形成的工程文件未向建設(shè)單位移交歸檔,整個(gè)管理流程并未實(shí)現(xiàn)有效銜接。
亞運(yùn)場(chǎng)館設(shè)施涉及的建設(shè)要求和一般建筑存在較大的差異,比如增加了包含著場(chǎng)地?cái)U(kuò)聲、臨時(shí)設(shè)施、景觀布置、標(biāo)準(zhǔn)時(shí)鐘、升旗系統(tǒng)、售票系統(tǒng)、轉(zhuǎn)播系統(tǒng)、體育展示相關(guān)設(shè)施,都具有體育專門性等特點(diǎn)。因具有較強(qiáng)的的專業(yè)性和特殊的體育價(jià)值,這些體育工藝工程檔案的留存,對(duì)完整保存好亞運(yùn)工程檔案,留存特有的“亞運(yùn)記憶”具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)價(jià)值。
杭州亞組委場(chǎng)館建設(shè)部作為亞運(yùn)工程檔案管理的主管部門之一,始終把做好亞運(yùn)工程檔案工作擺在突出位置,領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視并超前謀劃,多次召開檔案專題會(huì)議研究部署亞運(yùn)工程檔案工作。以深化亞運(yùn)工程檔案業(yè)務(wù)為主線,以服務(wù)亞運(yùn)工程建設(shè)為方向,督促各責(zé)任單位、建設(shè)主體提高認(rèn)識(shí),確保亞運(yùn)工程檔案工作不失位、不斷檔,為亞運(yùn)工程檔案工作順利推進(jìn)提供了堅(jiān)實(shí)保障。
亞運(yùn)工程檔案內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多,載體多樣,面對(duì)復(fù)雜的亞運(yùn)工程檔案工作形勢(shì),需打破傳統(tǒng)的建設(shè)單位、建設(shè)主管部門與檔案管理機(jī)構(gòu)“各自為政、單兵作戰(zhàn)”[4]的機(jī)制壁壘,重新梳理檔案業(yè)務(wù)流程工作模式,全面整合工作資源,采取“跨單位協(xié)同、組群團(tuán)布戰(zhàn)”的方法,有利于提高工作效率。為進(jìn)一步加強(qiáng)亞運(yùn)工程檔案管理工作,場(chǎng)館建設(shè)部根據(jù)《管理辦法》《實(shí)施意見》中杭州亞運(yùn)會(huì)場(chǎng)館建設(shè)按照“組委會(huì)統(tǒng)籌、屬地負(fù)責(zé)、協(xié)同推進(jìn)”的原則,由亞組委場(chǎng)館建設(shè)部統(tǒng)籌協(xié)調(diào),場(chǎng)館及設(shè)施項(xiàng)目屬地單位具體負(fù)責(zé),結(jié)合亞運(yùn)場(chǎng)館工程建設(shè)檔案的實(shí)際需求,制定了《2022年第19屆亞運(yùn)會(huì)場(chǎng)館及設(shè)施建設(shè)臺(tái)賬檔案管理辦法》(以下簡稱《臺(tái)賬檔案制度》)。
《臺(tái)賬檔案制度》根據(jù)亞運(yùn)工程建設(shè)的特殊性,構(gòu)建了完整的工程檔案工作管理體系,建立完善了規(guī)章制度,使檔案工作有章可循[5],其從各單位職責(zé)、臺(tái)賬內(nèi)容、工作流程等幾個(gè)方面,明確了亞運(yùn)工程建設(shè)文件材料歸檔范圍和相關(guān)要求?!杜_(tái)賬檔案制度》既是對(duì)現(xiàn)有工程檔案工作規(guī)范的補(bǔ)充,又是對(duì)亞運(yùn)工程檔案工作規(guī)律的探索,并從根源上規(guī)范亞運(yùn)工程檔案管理的程序及方法,完整可追溯的臺(tái)賬檔案,有助于全面地了解項(xiàng)目、管理項(xiàng)目、回顧項(xiàng)目,對(duì)提升亞運(yùn)項(xiàng)目工程管理水平有重要作用,促進(jìn)了亞運(yùn)工程檔案工作的高標(biāo)準(zhǔn)開展。
一是開展工程檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)。多次邀請(qǐng)城建檔案業(yè)務(wù)專家,針對(duì)亞運(yùn)工程檔案管理的難點(diǎn)、重點(diǎn)進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。二是根據(jù)檔案形成主體確定檔案工作培訓(xùn)對(duì)象。主要為各亞運(yùn)場(chǎng)館參建的建設(shè)主體單位,如浙江大學(xué)、浙江工商大學(xué)、杭州市體育局等,總計(jì)培訓(xùn)兩場(chǎng),培訓(xùn)人次達(dá)百余次。三是培訓(xùn)內(nèi)容系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括工程檔案管理相關(guān)的法規(guī)知識(shí)與工作方法,并根據(jù)亞運(yùn)工程參建各方檔案管理職責(zé),明確檔案歸檔內(nèi)容與進(jìn)館要求,同時(shí)結(jié)合工程檔案相關(guān)案例剖析,結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操指導(dǎo),提高檔案管理理論知識(shí)水平與實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。四是完善工程檔案管理人員的激勵(lì)與考核機(jī)制,培養(yǎng)造就素質(zhì)高,作風(fēng)硬的亞運(yùn)檔案干部隊(duì)伍。
2.4.1 建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制。一是成立專項(xiàng)檢查組,通暢溝通渠道。城建檔案館作為城建工程檔案的接收管理單位,負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。亞組委場(chǎng)館建設(shè)部在亞運(yùn)籌備、場(chǎng)館建設(shè)初期已與市城建檔案館建立溝通機(jī)制并組建了工作專項(xiàng)檢查組以加強(qiáng)協(xié)作,形成工作合力,對(duì)亞運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目臺(tái)賬及工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保各亞運(yùn)工程參建各方將檔案工作做細(xì)做實(shí),亞運(yùn)工程經(jīng)得住歷史的檢驗(yàn)。二是整體布局,提前謀劃。亞組委場(chǎng)館建設(shè)部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各建設(shè)主體單位,加強(qiáng)做好亞運(yùn)工程檔案管理的承上啟下工作,主動(dòng)接受各級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督,協(xié)調(diào)幫助項(xiàng)目參建單位如設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位同步開展檔案工作,為后續(xù)移交檔案館做好前期準(zhǔn)備。
2.4.2 細(xì)化工作方案。為防止檔案檢查工作流于形式,進(jìn)一步強(qiáng)化檢查效果,專項(xiàng)檢查組根據(jù)各亞運(yùn)工程建設(shè)的計(jì)劃、進(jìn)度量身定制檔案專項(xiàng)檢查方案。檢查計(jì)劃重點(diǎn)分布在項(xiàng)目建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)任務(wù)部署前后,依據(jù)《臺(tái)賬管理制度》細(xì)化工作方案,明確檢查人員工作職責(zé),統(tǒng)一檢查工作標(biāo)準(zhǔn)、程序與方法,并將檢查方案及通知及時(shí)告之亞運(yùn)工程建設(shè)主體,對(duì)各建設(shè)主體及時(shí)自查起到督促作用,也有利于建設(shè)主體對(duì)照問題清單做好整改工作。
2.4.3 開展專項(xiàng)檢查。檔案專項(xiàng)檢查由亞組委場(chǎng)館建設(shè)部領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)并擔(dān)任組長,挑選業(yè)務(wù)骨干與城建檔案工作人員組成專項(xiàng)檢查組。專項(xiàng)檢查組提前介入,把檔案服務(wù)工作做到前端,在亞運(yùn)項(xiàng)目集中地域杭州市域范圍內(nèi)開展專項(xiàng)檢查。在對(duì)黃龍?bào)w育中心、杭州奧體中心體育館、錢塘輪滑中心、余杭區(qū)體育館等在建項(xiàng)目的專項(xiàng)深入檢查中,市區(qū)兩級(jí)城建檔案館專家予以全程指導(dǎo),與場(chǎng)館建設(shè)部建設(shè)管理處工作人員深入工程現(xiàn)場(chǎng)一線,及時(shí)了解工程檔案的工作動(dòng)態(tài),從文件歸檔、檔案保管、人員配備等幾方面同時(shí)開展深入調(diào)研,特別是在項(xiàng)目立項(xiàng)、工程建設(shè)等各個(gè)階段形成的檔案材料,檢查過程中也著重關(guān)注檔案收集速度是否和工程建設(shè)進(jìn)度保持同步。
2.4.4 落實(shí)主體責(zé)任。專項(xiàng)檢查工作后,檢查組認(rèn)真剖析問題,確定檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重點(diǎn),在具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)中抓重點(diǎn)、解難點(diǎn),有針對(duì)性跟蹤監(jiān)督各有關(guān)單位落實(shí)檔案工作整改措施,運(yùn)用科學(xué)高效的方法確保亞運(yùn)場(chǎng)館臺(tái)賬檔案工作高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、高質(zhì)量運(yùn)行。各建設(shè)主體根據(jù)檢查中收到的專項(xiàng)整改通知書要求,在規(guī)定時(shí)限內(nèi)進(jìn)行整改,場(chǎng)館建設(shè)部建設(shè)管理處組織人員進(jìn)行復(fù)查,確保以查促改,提質(zhì)增效,最終達(dá)到符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的目的,實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理流程閉環(huán)管理。
2.4.5擴(kuò)大工作成果。通過整理、歸納及匯總,相關(guān)工作成果、優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)形成“知識(shí)共享”,在省市亞運(yùn)籌辦范圍內(nèi)形成工作信息專報(bào),營造了“比學(xué)趕幫”的良好氛圍。除此之外,重點(diǎn)要求亞運(yùn)各建設(shè)主體發(fā)揮“牽頭抓總”“承上啟下”的作用,既要接受各級(jí)檔案主管部門的監(jiān)督,又要幫助項(xiàng)目參建單位做好提前謀劃和同步收集整理工作,尤其是體現(xiàn)亞運(yùn)“綠色、智能、節(jié)儉、文明”的辦賽理念類工程檔案資料的收集整理工作,留存好重要的“亞運(yùn)記憶”。
2.5.1 完善驗(yàn)收工作程序。作為亞運(yùn)工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一,亞運(yùn)工程檔案驗(yàn)收專門成立工作專班,并制定專項(xiàng)驗(yàn)收制度。專班成員構(gòu)成由亞組委場(chǎng)館建設(shè)部建設(shè)管理處、杭州市城建檔案館、區(qū)、縣(市)城建檔案管理機(jī)構(gòu)共同派員組成,負(fù)責(zé)所有亞運(yùn)場(chǎng)館項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收工作,制定《關(guān)于做好杭州亞運(yùn)會(huì)、亞殘運(yùn)會(huì)場(chǎng)館工程檔案驗(yàn)收工作的通知》等文件,其中規(guī)定所有場(chǎng)館工程項(xiàng)目按照屬地管理原則,由屬地城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程檔案驗(yàn)收。其中位于主城區(qū)的項(xiàng)目由杭州市城建檔案館負(fù)責(zé)驗(yàn)收,相應(yīng)場(chǎng)館項(xiàng)目工程檔案由市館接收保管;其他區(qū)、縣(市)項(xiàng)目由所在區(qū)、縣(市)城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)驗(yàn)收,相應(yīng)場(chǎng)館項(xiàng)目工程檔案由相應(yīng)區(qū)、縣(市)城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存,但項(xiàng)目檔案接收后統(tǒng)一向杭州市城建檔案館移交一套電子檔案。所有場(chǎng)館項(xiàng)目工程檔案接收后檔案查詢利用工作由屬地城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。工作專班的成立及專項(xiàng)通知的印發(fā),為亞運(yùn)工程檔案及時(shí)、順利進(jìn)館打下良好的組織保障。
2.5.2 注重聲像檔案資源的建設(shè)與移交。聲像檔案具有直觀的形象性,在收集、保管等方面也具特殊性,尤其在數(shù)字化改革的時(shí)代背景下,對(duì)多種載體檔案和電子文件的收集與整理提出更高要求。作為其他載體檔案的必要補(bǔ)充,聲像檔案以不同形式記錄歷史,并與同期形成的紙質(zhì)檔案相輔相成,相互印證。根據(jù)《杭州市建設(shè)工程聲像檔案移交工作有關(guān)事項(xiàng)的通知》,杭州市域所有場(chǎng)館均按照要求移交聲像檔案,結(jié)合亞運(yùn)工程檔案的特點(diǎn),制定具體化、個(gè)性化的收集歸檔方法,對(duì)于后期亞運(yùn)工程檔案資源的調(diào)取、查閱、利用及共享工作實(shí)現(xiàn)最大化的助推[6]。
一是工程檔案管理應(yīng)實(shí)行崗位責(zé)任制。將各層次、各體系的工程檔案管理人員納入考核,將檔案工作納入工程建設(shè)合同制管理體系,確保亞運(yùn)工程檔案工作與工程建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展,全力保障做好亞運(yùn)工程檔案工作。二是不斷完善檔案管理體系。通過將檔案考核工作納入目標(biāo)管理、增加績效考核指標(biāo)等手段,進(jìn)一步強(qiáng)化亞運(yùn)工程檔案收集、整理、保管與利用工作,確保亞運(yùn)工程檔案更加完善、完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)[7]。
在加強(qiáng)一般檔案、電子文件檔案收集的同時(shí),注重非官方、非標(biāo)準(zhǔn)的亞運(yùn)工程檔案征集,如采取多種方式向社會(huì)各界廣泛征集散存的有特殊意義、有檔案價(jià)值的亞運(yùn)工程建設(shè)資料,做到應(yīng)收盡收,如重大工程活動(dòng)、一些重要會(huì)議的照片、視頻、音頻。歸檔收藏這類特殊意義的亞運(yùn)工程檔案的目的不是將其束之高閣,而是要達(dá)到既充分保護(hù),又合理利用的目的[8]。
政府相關(guān)主管部門應(yīng)提前規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì),制定關(guān)于重大專題檔案,如大型賽事工程管理類檔案的基本規(guī)范制度,明確工程檔案的重要地位,工程檔案工作主體的職責(zé)和義務(wù),實(shí)現(xiàn)集個(gè)性化與標(biāo)準(zhǔn)化于一體的專項(xiàng)工作規(guī)范流程。
3.4.1成果展覽及學(xué)術(shù)研討。一是利用收集歸檔進(jìn)館的亞運(yùn)工程檔案合理分類,結(jié)合各類亞運(yùn)紀(jì)念、慶?;顒?dòng)等組織各種專題特展;二是編輯出版亞運(yùn)工程檔案圖冊(cè)、圖集,聯(lián)合相關(guān)機(jī)構(gòu)或出版社發(fā)行關(guān)于杭州亞運(yùn)工程檔案的紀(jì)念品或書籍;三是組織關(guān)于杭州亞運(yùn)工程檔案的學(xué)術(shù)交流研討活動(dòng),為其他賽事工程檔案管理工作提供交流的平臺(tái),讓亞運(yùn)工程檔案發(fā)揮長效,歷久彌新。
3.4.2 建立檔案專題網(wǎng)站。建議相關(guān)主管部門研發(fā)亞運(yùn)工程檔案專題網(wǎng)站,網(wǎng)站集保存、開發(fā)、利用的一體化開放式查檔平臺(tái),將亞運(yùn)工程檔案及“項(xiàng)目建設(shè)全生命周期”真實(shí)、完整的以“電子檔案”、數(shù)字化的形式線上傳承。檔案專題網(wǎng)站可關(guān)聯(lián)到杭州亞運(yùn)會(huì)官方網(wǎng)站中工程建設(shè)內(nèi)容,不僅可以從中總結(jié)、提煉出亞運(yùn)會(huì)體育賽事承辦知識(shí),還可從中提煉出如重大工程建設(shè)等各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作方法,為其他大型賽事的籌備工作貢獻(xiàn)豐富有效的經(jīng)驗(yàn)借鑒,更將是檔案工作“功在當(dāng)代,利在千秋”的具體實(shí)踐。