民辦應(yīng)用型本科高校學(xué)籍管理工作改革研究與實踐

劉 石

(西安交通工程學(xué)院，西安 710300)

民辦應(yīng)用型本科高校作為我國特色高校類型之一，國家非常重視對于民辦應(yīng)用型本科高校的管理，除了積極鼓勵民辦應(yīng)用型本科高校的建設(shè)，民辦應(yīng)用型本科高校自身也在積極進(jìn)行內(nèi)部的管理改革，其中學(xué)籍管理作為民辦應(yīng)用型本科高校內(nèi)部管理的一個重要內(nèi)容，一直在不斷更新管理模式。學(xué)籍管理因具有復(fù)雜性和重要性，管理起來比較困難，各民辦應(yīng)用型本科高校也一直在建立適合學(xué)校內(nèi)部的學(xué)籍管理制度。

1 學(xué)籍管理

學(xué)籍管理是對已經(jīng)獲得學(xué)籍的學(xué)生從入學(xué)開始到各項成績考核評價等各個方面，按照國家關(guān)于學(xué)生學(xué)籍相關(guān)規(guī)定以及學(xué)生自身發(fā)展情況而實施的管理。高校的學(xué)生學(xué)籍管理是學(xué)校對于學(xué)生入學(xué)資格及學(xué)習(xí)情況的一種認(rèn)可，起到維護(hù)學(xué)校正常教學(xué)秩序及實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的重要作用。

學(xué)籍管理是教育單位管理工作中最重要的一部分，是學(xué)校根據(jù)國家要求，為了有效保證學(xué)生德智體美勞全面發(fā)展，按照一定的方法和程序記錄學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)，通過一定方式對學(xué)生進(jìn)行階段性的學(xué)習(xí)質(zhì)量考核和評價，并將考核結(jié)果記錄在冊，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、升學(xué)、留級、轉(zhuǎn)校、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等一系列操作的處理，還有學(xué)生在校的考勤記錄和獎勵、懲罰、處分等內(nèi)容。

學(xué)籍管理能夠保證學(xué)校教學(xué)管理的正常運行，是促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展和保證學(xué)生身心健康的重要管理體系。國家和學(xué)校一直都在致力于做好學(xué)籍管理建設(shè)，希望能夠建立一個高效、便捷的學(xué)籍管理系統(tǒng)，這樣有助于提高民辦應(yīng)用型本科高校的整體教育水平和管理水平。

2 民辦應(yīng)用型本科高校學(xué)籍管理存在的問題

學(xué)籍管理包括了一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)歷程及工作后根據(jù)需要進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷查詢管理等多方面內(nèi)容，管理內(nèi)容龐大復(fù)雜，在學(xué)籍管理中存在著些許問題。

2.1 學(xué)籍管理技術(shù)手段落后

一些民辦應(yīng)用型本科高校還是以紙質(zhì)填寫的形式來記錄學(xué)籍信息，學(xué)籍管理手段比較落后，技術(shù)手段單一化，多是以人工操作為主，由學(xué)籍管理部門人員或教師在紙質(zhì)文檔中進(jìn)行手動記錄，并將紙質(zhì)檔案放在專門的檔案管理室進(jìn)行儲存。學(xué)生在校的所有表現(xiàn)都是由學(xué)籍管理部門人員進(jìn)行匯總并記錄下來的，學(xué)籍管理工作量較大，人工操作速度慢、效率低，會造成重復(fù)勞動。雖然紙質(zhì)填寫學(xué)籍信息可以將學(xué)生所有個人信息全部體現(xiàn)在紙上，做到一目了然，但在查詢時需要逐個查找翻閱，整個過程繁瑣且容易出錯。在學(xué)籍出現(xiàn)變動時，在紙上涂改會導(dǎo)致表面雜亂不整潔，影響美觀，容易出現(xiàn)丟失及破損的情況。

2.2 對學(xué)籍管理的重視程度不夠

一些學(xué)籍管理人員責(zé)任心不夠，在操作上不仔細(xì)，可能造成學(xué)籍檔案出現(xiàn)錯誤，影響學(xué)生以后的升學(xué)和工作。部分民辦應(yīng)用型本科高校對學(xué)籍管理的重視程度不夠，學(xué)校管理層對于學(xué)籍管理的相關(guān)情況了解得不夠全面，這也是學(xué)籍管理制度落實不到位的原因之一。有些學(xué)生沒有意識到學(xué)籍檔案的重要性，學(xué)籍管理中包括一項學(xué)生學(xué)習(xí)自我評價，學(xué)生往往會直接在網(wǎng)上搜索相關(guān)評語照抄照搬，很少有學(xué)生能夠?qū)ψ约旱膶W(xué)習(xí)表現(xiàn)進(jìn)行認(rèn)真評價，只會寫一些受到的獎勵和表彰，并不會記錄受過的懲罰和處分，降低了學(xué)籍記錄的真實性。

2.3 學(xué)籍管理人員素質(zhì)有待提高

部分民辦應(yīng)用型本科高校聘用的學(xué)籍管理教師教育背景及專業(yè)不對口，學(xué)歷和工作經(jīng)驗都不夠，對學(xué)籍管理工作的內(nèi)容、規(guī)章制度不夠了解，缺乏有關(guān)學(xué)籍管理制度、條例等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，一旦出現(xiàn)學(xué)籍管理問題，缺少好的解決辦法，過于依靠查找相關(guān)條例來解決問題，會對學(xué)籍管理工作的進(jìn)展產(chǎn)生一定影響。民辦應(yīng)用型本科高校中仍存在不善于使用辦公軟件的學(xué)籍管理人員，使得學(xué)籍管理工作量增多，不利于學(xué)籍管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4 學(xué)籍管理制度不完善

一些民辦應(yīng)用型本科高校沒有建立完善的學(xué)籍管理制度或是建立的規(guī)定制度不符合學(xué)校的發(fā)展情況和學(xué)生自身特點，導(dǎo)致當(dāng)學(xué)籍管理出現(xiàn)問題時沒有明確的相關(guān)規(guī)定可以用來參考，影響了學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率。學(xué)籍管理制度不完善主要表現(xiàn)在對學(xué)籍管理制度的宣傳力度不夠，有些民辦應(yīng)用型本科高校對于學(xué)籍管理制度的宣傳很少甚至沒有，學(xué)生對于學(xué)籍管理制度更是了解不夠，無法在大學(xué)期間明確自己的權(quán)利和義務(wù)并使用學(xué)籍管理制度來維護(hù)自身合法權(quán)益。有些民辦應(yīng)用型本科高校的學(xué)籍管理理念人文關(guān)懷度不夠，忽視了學(xué)生對于學(xué)籍管理制度的建議或意見，使得學(xué)生沒有很好地融入到學(xué)籍管理中。

2.5 學(xué)籍管理未能與信息化發(fā)展有效結(jié)合

學(xué)籍管理工作體系內(nèi)容包含的信息量比較大，人工管理費時費力，而隨著大數(shù)據(jù)、云計算等計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，可以有效完成這種數(shù)據(jù)量比較大的工作。雖然民辦應(yīng)用型本科高校安裝了許多計算機設(shè)備，但并沒有將兩者充分結(jié)合來促進(jìn)學(xué)籍管理工作的高效進(jìn)行，這與部分高校缺乏專業(yè)的計算機技術(shù)人才有關(guān)，學(xué)籍信息化技術(shù)的運營管理能力有待加強。

3 民辦應(yīng)用型本科高校學(xué)籍管理工作的改革措施

3.1 引進(jìn)專業(yè)的學(xué)籍管理人才并加強教育培訓(xùn)

很多學(xué)籍管理人員工作經(jīng)驗不足，而且多是兼職或轉(zhuǎn)崗的教師，針對這種情況，民辦應(yīng)用型本科高校應(yīng)多開展關(guān)于學(xué)籍管理方面的相關(guān)培訓(xùn)，請專業(yè)人員來學(xué)校進(jìn)行講解并指導(dǎo)學(xué)籍管理工作，或者是安排相關(guān)人員去別的高校進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒其他有經(jīng)驗的高校的學(xué)籍管理工作流程和相關(guān)制度，回來后與本校師生進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，傳授管理知識。另外，還要積極招聘有相關(guān)管理經(jīng)驗的人才，提高相關(guān)人員的待遇，吸引更多的人才加入到學(xué)校學(xué)籍管理工作中來，壯大學(xué)籍管理人員隊伍。

要引進(jìn)專業(yè)的學(xué)籍管理人才主要需要做到以下幾點：(1)學(xué)籍管理工作是一項專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性的工作，非?？简瀸W(xué)籍管理部門人員的自覺性和責(zé)任心，需要學(xué)籍管理人員對學(xué)籍管理相關(guān)政策、制度及各項條例都非常了解，將學(xué)籍管理工作流程熟記于心；(2)民辦應(yīng)用型本科高校要尊重學(xué)籍管理人員在工作中發(fā)揮創(chuàng)造性，善于看到每個學(xué)籍管理人員的不同閃光點并發(fā)揮其特長；(3)學(xué)籍管理對學(xué)生自身利益非常重要，要求學(xué)籍管理人員在處理學(xué)籍管理方面的工作時要有著認(rèn)真負(fù)責(zé)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有必要加強教育及崗位職責(zé)培訓(xùn)；(4)民辦應(yīng)用型本科高校應(yīng)鼓勵學(xué)籍管理人員之間進(jìn)行相關(guān)學(xué)術(shù)研究及交流，獲得最新動態(tài)，激發(fā)相關(guān)管理人員對于學(xué)籍管理工作的熱情，為改進(jìn)學(xué)籍管理方法及提高學(xué)籍管理水平提供有效思路。

3.2 加大民辦高校學(xué)籍管理資金投入

一些民辦應(yīng)用型本科高校學(xué)籍管理手段落后的一個主要原因就是資金投入不足，一方面，學(xué)校沒有意識到學(xué)籍管理的重要性，不會積極主動投入過多的資金去開展學(xué)籍管理工作；另一方面，沒有多余的資金可以使用。針對這一情況，除了要提高民辦應(yīng)用型本科高校對于學(xué)籍管理工作的重視程度之外，國家也在積極扶持學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，尤其是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)，考慮到當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟狀況，更要加大教育經(jīng)費的投入，保證及時引進(jìn)軟硬件設(shè)施，提高相應(yīng)的技術(shù)手段。

3.3 制定并完善學(xué)籍管理制度

學(xué)籍檔案是隨著學(xué)生從升學(xué)到工作的變動而變動，伴隨學(xué)生的一生，它反映了學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)，這足以說明學(xué)籍的重要性。高校學(xué)籍管理十分復(fù)雜，并且工作量很大，由于涉及學(xué)生上學(xué)的相關(guān)問題，對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求很高。要想保證管理工作順利有序進(jìn)行，就要建立完善的管理機制，從根本上強化學(xué)校的學(xué)籍管理意識。

民辦應(yīng)用型本科高校要建立一套符合自身特色的學(xué)籍管理細(xì)則，詳細(xì)規(guī)定學(xué)籍管理工作中的規(guī)范要求，對于學(xué)籍管理工作中的每一項流程、每個環(huán)節(jié)都要給出具體的操作流程，細(xì)化管理內(nèi)容，讓學(xué)籍管理人員在進(jìn)行每一項工作時都有標(biāo)準(zhǔn)可以參考，做到依章辦事，明確自身的管理職責(zé)。

學(xué)校各部門應(yīng)積極配合學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，保證各部門之間相互協(xié)調(diào)、相互合作，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)籍管理細(xì)則的落實。同時，讓每位教師和學(xué)生都充分了解學(xué)籍管理細(xì)則，加大宣傳力度及教育培訓(xùn)力度，促進(jìn)學(xué)籍管理工作的順利進(jìn)行。

政府應(yīng)實施統(tǒng)籌管理，明確各地學(xué)籍管理規(guī)定，建立學(xué)籍管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌制定各類學(xué)籍管理的實施細(xì)則，并對各民辦應(yīng)用型本科高校的學(xué)籍管理工作實行動態(tài)監(jiān)管，跟蹤管理制度的落實情況，確保政府在高校學(xué)籍管理工作中的監(jiān)管引導(dǎo)地位。

3.4 將信息化技術(shù)與學(xué)籍管理相結(jié)合

當(dāng)前，民辦應(yīng)用型本科高校招生人數(shù)在大幅增加，學(xué)籍管理的工作量及工作強度都在逐漸增大，對于學(xué)生學(xué)籍信息查詢、更新及維護(hù)都提出了非常高的要求。傳統(tǒng)的學(xué)籍管理多是采用紙質(zhì)檔案，一方面，學(xué)校學(xué)生多，紙質(zhì)學(xué)籍?dāng)?shù)量龐大，在進(jìn)行學(xué)籍調(diào)取時不方便查找；另一方面，紙質(zhì)學(xué)籍的存儲需要較大空間，而且隨著年限的增長會出現(xiàn)紙質(zhì)老化等問題。信息化時代的快速發(fā)展給予了教育事業(yè)新的生機與活力，隨著信息化技術(shù)的普及，大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能開始廣泛應(yīng)用到辦公中，學(xué)校的各項工作也在體現(xiàn)著信息化的優(yōu)勢，在學(xué)籍管理方面，提高了學(xué)籍管理人員的工作效率，使得學(xué)生信息的更新更加方便快捷，還大大降低了學(xué)籍管理人員在工作時的出錯率以及學(xué)籍管理部門對于紙張的使用成本。學(xué)籍管理開始從紙質(zhì)版本轉(zhuǎn)變成電子版本，利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)存為電子檔案，然后直接在計算機上進(jìn)行分類存儲，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行學(xué)籍查找時只需根據(jù)學(xué)生名字或?qū)W號就能夠快速調(diào)出學(xué)生的檔案，極大地提高了學(xué)籍管理的便捷性和高效性，學(xué)生也不用擔(dān)心自己的學(xué)籍檔案會出現(xiàn)丟失或破損。

民辦應(yīng)用型本科高校應(yīng)建立線上學(xué)籍管理平臺或引進(jìn)學(xué)籍管理相關(guān)軟件，依托校園網(wǎng)構(gòu)建學(xué)籍管理平臺后，管理員可以直接線上進(jìn)行學(xué)籍檔案的移交和接收，還可以管理學(xué)生學(xué)籍信息，包括成績考核、學(xué)位學(xué)歷證書等內(nèi)容，并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化和升級。學(xué)生也可以借助校園網(wǎng)進(jìn)入學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)，隨時查看本人學(xué)籍的更新變動情況，也可以隨時下載學(xué)籍檔案。在學(xué)籍信息數(shù)字化之后，要注意信息安全，加強管理平臺和軟件維護(hù)，避免造成學(xué)籍信息的泄露。

4 結(jié)語

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)籍管理在民辦應(yīng)用型本科高校教學(xué)管理中的地位變得越來越重要。本研究通過對民辦應(yīng)用型本科高校學(xué)籍管理問題進(jìn)行分析并提出了學(xué)籍管理工作改革措施，為民辦高校進(jìn)行學(xué)籍管理提供一定的指導(dǎo)和幫助。民辦高校學(xué)籍管理工作一定要跟進(jìn)新形勢下的社會發(fā)展趨勢，將先進(jìn)技術(shù)引入到學(xué)籍管理中，做好學(xué)籍管理工作，提高民辦高校的教育管理水平。