對醫(yī)院財務會計電算化的內(nèi)部控制的認識

趙玉杰

（白山市中心醫(yī)院，吉林 白山 134300）

隨著社會的不斷進步，醫(yī)院需要在不斷的競爭中站穩(wěn)腳跟，實現(xiàn)醫(yī)療水平以及財務管理方面的升級，確保自身能夠在時代浪潮下以強有力的競爭實力走在前列。由于醫(yī)院是以公益性為主導的單位，所以要在不斷的時代更迭下獲得強有力的競爭實力，做好經(jīng)濟方面的支撐勢在必行。要做好經(jīng)濟方面的支持，重視財務內(nèi)部控制十分重要[1]。在會計電算化逐步應用并取得理想效果的情況下，醫(yī)院要想實現(xiàn)財務內(nèi)部控制的升級，充分運用電算化達到財務管理方面的升級，是當下較為可行的提升方法。強調(diào)會計電算化的基本含義，在充分明確其重要性的情況下思考目前醫(yī)院會計電算化存在的問題，針對這些問題進行研究，指定更加符合醫(yī)院發(fā)展策略的內(nèi)部控制優(yōu)化辦法，并在財務管理方面實現(xiàn)革新，才能最終確保相關改變措施能獲得理想的效果。以明確會計電算化基礎內(nèi)容、強調(diào)醫(yī)院電算化制度、技能及管理方面存在的問題、針對問題提出解決方案的思路踐行財務會計電算化內(nèi)部控制改革之路，本文將在此框架下即將進行相關探討，希望對有關人員提供參考。

一、會計電算化基礎知識

會計電算化是傳統(tǒng)會計朝著電子化、技術化、信息化進步的一個必然趨勢[2]。它指代的是利用電子計算機進行財務實務處理的一系列工作。其特點是以電子計算機為主體，充分依托現(xiàn)代電子技術和信息技術，將有關技術應到會計實務工作的簡稱。會計電算化簡而言之是計算機在會計數(shù)據(jù)處理中的應用體現(xiàn)[3]。長久以來，會計人員要進行相關財務工作，所涉及的報賬、算賬、查賬等都是通過手工的方式來完成的。隨著計算機的發(fā)明以及相關軟件的進步，會計人員開始用計算機做賬，這體現(xiàn)出會計數(shù)據(jù)處理方式的一次偉大革新。

會計電算化具備著相應的優(yōu)勢也存在著不可避免的缺陷，但總體來說，其優(yōu)勢是大于缺陷的[4]。特別是在會計事務的處理上，電算化可以帶來以下優(yōu)勢。①能夠提升會計工作的效率和準確性。使用計算機進行記賬、算賬、查詢等，計算機能快速反應相關要求并有效調(diào)取所需資料，與以往財務人員需要經(jīng)過漫長的查找、繁瑣的計算來講，電算化可以提供更為準確、高效的幫助，讓財務工作提升效率和準確性。②可實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的自動化處理。計算機可按照相關程序?qū)?shù)據(jù)進行高效、精準的處理，可有效避免人為計算的干擾和錯誤，讓與數(shù)據(jù)相關的部分可以依據(jù)會計人員的要求實現(xiàn)自動化處理。③可有效降低人員勞動強度。由于計算機具有強大的計算以及檢索能力，所以在會計相關工作中借助電算化的幫助，財務人員可以有效減小勞動強度，釋放出更多的勞動精力去處理其他事情[5]。會計電算化所體現(xiàn)的缺陷主要是在適應性問題上以及數(shù)據(jù)安全問題上，若想將會計電算化在醫(yī)院中充分運用，需注意相關問題，以提升電算化運用的廣泛性和安全性。

二、醫(yī)院會計電算化內(nèi)部控制概述

醫(yī)院要想將會計電算化的作用充分體現(xiàn)出來，讓其有效的服務于醫(yī)院內(nèi)部，就需要做好會計電算化在醫(yī)院內(nèi)部的有效融入，提升會計電算化的適應性[6]。進行會計電算化內(nèi)部控制就是醫(yī)院為提高其適應能力展開的相應方式[7]。整個內(nèi)部控制需要保證電算化信息系統(tǒng)的安全運行，讓醫(yī)院財產(chǎn)安全得到保障，并且在符合相關國家法規(guī)的情況下，醫(yī)院要進一步提高會計信息的質(zhì)量，讓會計電算化與醫(yī)院內(nèi)部體系進行有效融合。在這一過程中需要強調(diào)醫(yī)院的會計電算化信息系統(tǒng)應該是一個人機結合的系統(tǒng)，系統(tǒng)必須依托醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)進行完善，并且系統(tǒng)要符合計算機信息處理的標準化和規(guī)范化。簡而言之，在醫(yī)院內(nèi)部實施會計電算化，它本身就是會計內(nèi)部控制的工具，是醫(yī)院內(nèi)部會計控制的制度化、程序化體現(xiàn)。

之所以要強調(diào)醫(yī)院會計電算化應該是一個人機結合的系統(tǒng)，是因為醫(yī)院電算化內(nèi)部控制可以分為兩個側重。第一個側重是以組織措施為主的一般控制，這一類控制其主導權往往在財務人員的身上；第二個側重是以計算機系統(tǒng)程序為主的應用控制，這一部分主要依托于計算機完成相應的數(shù)據(jù)處理、資料整合等，其主導地位體現(xiàn)在計算機應用上。電算化內(nèi)部會計控制的方式是以計算機控制為依托，結合人工控制完成相應的工作，故此，人機結合的重要性需要被充分重視起來。

三、醫(yī)院會計電算化存在的問題

1.數(shù)據(jù)安全性差

目前醫(yī)院一些常用的財務軟件存在數(shù)據(jù)保密不足的問題，并且這一問題難以得到有效解決。醫(yī)院現(xiàn)有的方法主要是對軟件本身進行有效防護，其方法主要有以下幾種。在相關人員進入系統(tǒng)時提示需要相關身份認證才能進入，認證方式可以時用戶口令、用戶密碼、聲音監(jiān)測、指紋支持等。另外還可以對用戶相應權限進行設置，確保無關人員擁有權限后隨意修改資料等。但上述方式存在的問題是不能真正意義上的起到數(shù)據(jù)保密的作用。只要相關技術人員稍微具備一點數(shù)據(jù)庫知識，就可以使用相應方法繞開會計軟件的防護措施，直接對數(shù)據(jù)庫文件進行讀寫、修改，甚至對數(shù)據(jù)庫真實文件進行增減或刪除。一旦進行了上述操作，會計數(shù)據(jù)的真實性就會受到阻礙，其可靠性也會大打折扣。另外，如果會計數(shù)據(jù)保存于由特殊材料制成的硬盤中，特殊材料還會受到火災、地震等環(huán)境因素的影響，亦或是盜竊、黑客攻擊等現(xiàn)實事件的影響，造成數(shù)據(jù)丟失或損毀。

2.秩序混亂，工序復雜

受限于以往的會計處理模式，醫(yī)院長久以來要完成相應會計數(shù)據(jù)處理和儲存工作，其全責劃分最終會落到各科室上。由各科室選擇人員對科室內(nèi)的數(shù)據(jù)進行整合、搜集，隨后交由財務人員進行相應處理。在這一過程中，財務人員要想獲得完整的財務數(shù)據(jù)，必須要加強與各科室人員之間的溝通與工作銜接，科室也需要分配出指定人員與財務人員進行工作銜接。在實現(xiàn)會計電算化后，系統(tǒng)突出的特點是會計數(shù)據(jù)處理的自動化集中化。在權責高度集中的情況下，需要將手工操作的多個崗位進行合并，精簡進行數(shù)據(jù)搜集的人員。精簡下就需要指定人員擁有較強的安全意識，數(shù)據(jù)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，并且能有效與各科室之間實現(xiàn)對接，避免秩序混亂的情況發(fā)生。但在會計電算化應用初期，許多人員受自身專業(yè)能力、對計算機運用的熟悉程度等因素影響，往往會出現(xiàn)不適應的現(xiàn)象。導致手工會計數(shù)據(jù)搜集轉變?yōu)橛嬎銠C數(shù)據(jù)處理的過程時出現(xiàn)秩序混亂，線上操作不熟悉的情況出現(xiàn)，從而認為線上處理工序復雜，產(chǎn)生抗拒心理，無法將會計電算化的優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來。

3.內(nèi)部監(jiān)管和管理制度不健全

由于醫(yī)院財務會計電算化的應用還處在積極落實、合理嘗試的階段，所以相關制度的建立還存在著一定的滯后性和局限性[8]。醫(yī)院如果想要提升內(nèi)部控制的效果，建立健全合理的監(jiān)督體系，成立相應的管理制度是十分有必要的[9]。管理制度的成立其作用主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面，管理制度能夠作為工作的指引方針，讓相關人員了解工作的開展需要遵循怎樣的規(guī)則、需要達到怎樣的效果、需要注意怎樣的制度。受制度的指引與約束，相關人員的工作才能不散漫、有目標、有限制、有引導。另一方面，制度的成立能夠配合績效考核對人員的工作完成情況進行評估。以制度為指引，以績效考核為方法，人員能夠在遵守制度規(guī)定的情況下合理、有效地完成自己的工作，其工作效果才能被體現(xiàn)出來，促進醫(yī)院內(nèi)部會計電算化的落實。內(nèi)部監(jiān)管的落實其目的在于通過監(jiān)管對相關人員的工作情況進行監(jiān)督，確保工作的執(zhí)行力、正確性和相應效果。另外，如果監(jiān)管制度應用較為全面且廣泛，也能對相關人員的違規(guī)操作起到警示作用。但就目前情況來分析，醫(yī)院在健全管理制度和落實監(jiān)管上存在相應短板，由此延伸出來的問題比較突出，使得醫(yī)院會計電算化難以取得理想的成果。另外，受醫(yī)院對制度層面不重視的影響，該問題難以得到有效的改善，并且呈現(xiàn)出負面發(fā)展的趨勢。

四、醫(yī)院財務會計電算化內(nèi)部控制優(yōu)化措施

1.實現(xiàn)內(nèi)部控制組織化，強化內(nèi)控力度

要想內(nèi)部控制有效的運行下去，實現(xiàn)內(nèi)部控制組織化意義重大[10]。原因是因為內(nèi)部控制其目的就是讓財務科的職務劃分更加合理，通過合理的分工讓相關人員各司其職，共同為實現(xiàn)會計電算化做出努力。在這個過程中，內(nèi)部控制的關鍵就在于實現(xiàn)財務科室內(nèi)有效的職務分工，讓組織控制收效更加顯著。在進行職責劃分后還可以將監(jiān)管制度、管理制度進一步做深入落實，在相關人員職責范圍內(nèi)對其工作表現(xiàn)進行監(jiān)管，可以合理規(guī)避欺詐舞弊的行為，讓財務會計成果更加具備可信度。為更好地實現(xiàn)相關制度、監(jiān)管的落實，醫(yī)院可以制定交接班的制度、職務輪崗換位制度、定期匯報制度、匿名舉報制度等等，力求通過相應制度的規(guī)范與限制提升組織控制的力度，讓財務會計方面徇私舞弊的現(xiàn)象得到控制，提升日常工作的運行能力和效率。

2.優(yōu)化系統(tǒng)和操作存在的問題

目前大部分醫(yī)院不具備自行開發(fā)所需軟件的能力，所以電算化財務管理系統(tǒng)及相關軟件需要進行購買才能獲得[11]。在購買時需要選擇符合國家有關部門制定的標準并且系統(tǒng)能夠滿足醫(yī)院日常管理的需求。采購人員首先需考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，其次需要選擇操作便攜快速且易于上手的系統(tǒng)，以確保相關人員能快速熟悉操作流程，盡快實現(xiàn)會計電算化工作。再者，在篩選系統(tǒng)時還需要選擇售后服務具備保障 軟件公司提供的產(chǎn)品，確保系統(tǒng)或軟件在遇到問題時能夠獲得快速且有效的解決。最后，基于醫(yī)院實際使用需求提出軟件或系統(tǒng)方面的相應要求，讓軟件提供者能夠按照醫(yī)院要求進行系統(tǒng)個性化定制。個性化定制后的系統(tǒng)能夠更好地符合醫(yī)院使用的習慣，讓相應操作得到簡化，從而減輕個人員使用的難度，實現(xiàn)快速上手。

3.提升人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德

會計電算化系統(tǒng)需要通過相應工作者來進行合理的操作[12]。不論系統(tǒng)設計如何、質(zhì)量如何，如果相關工作者不能發(fā)揮作用，不去執(zhí)行相應制度，不按照規(guī)定進行相應工作，惡意篡改數(shù)據(jù)，那么內(nèi)部控制則不能達到預期的效果。強調(diào)對人員專業(yè)水平的提升，重視相關人員職業(yè)道德和個人素養(yǎng)的培養(yǎng)，其重要性不言而喻。在技術水平方面，首先財務工作者要具備財務方面的知識與技能，能夠通過自身專業(yè)能力完成財務方面的各類工作。其次，財務人員還需與時俱進，具備計算機方面的使用能力，掌握相應技巧，熟悉計算機操作和工作處理，能夠充分利用電算化處理優(yōu)勢完成相關財務會計工作。最后，財務人員還需具備較強的學習能力，能夠通過學習掌握先進的知識、實用的技巧等，通過不斷的學習提升自己的專業(yè)能力，更好地服務于醫(yī)院。

除了重視專業(yè)技能，對職業(yè)素養(yǎng)、個人素質(zhì)進行強調(diào)也很重要。因為具備較強職業(yè)道德的人會因為自身堅持的原則去約束自己的行為，嚴格遵守職業(yè)道德約束，不進行有害醫(yī)院方的事情。而要做到既定人員職業(yè)素養(yǎng)方面的提升，進行合理的培養(yǎng)勢在必行。在培養(yǎng)上，首先要給予正向的觀念引導，讓人員樹立起正確的三觀；其次，要注重個人素養(yǎng)方面的熏陶，讓人員能夠在良好的環(huán)境下慢慢改善自身的壞習慣。通過塑造良好的環(huán)境，給予人員正向的影響，對改善并樹立起健康的職業(yè)意識有重要促進作用。

結語

對醫(yī)院內(nèi)部控制進行優(yōu)化，使得財務會計電算化運用更加成熟，這一過程勢必會遇到各種各樣的問題，受到相應阻礙。產(chǎn)生問題是一個必然的過程，在遇到問題后，相關人員需放平心態(tài)，積極尋求解決辦法并將辦法良好落實，已達到解決問題的作用。同時，人員可經(jīng)由問題的發(fā)現(xiàn)與解決總結經(jīng)驗并進行舉一反三，確保最終成果能夠達到預期。