人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化建設(shè)的思考

杜俊燕，張 芳*

（河北醫(yī)科大學(xué)第三醫(yī)院，河北 石家莊 050000）

在人事檔案管理以及人才服務(wù)體系建設(shè)過程中，運用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，不僅有助于提高工作效率和質(zhì)量，也能夠進(jìn)一步加強企業(yè)和事業(yè)單位自身的核心競爭力，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展所提出的要求。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合和匯總優(yōu)勢，能夠建立更為廣闊的管理空間，對人事檔案信息進(jìn)行有效的整理。同樣也可以實現(xiàn)精準(zhǔn)的測評，在短時間內(nèi)快速采集信息，以員工為中心，更好地制定合理的培訓(xùn)方案，從而滿足人才服務(wù)信息化建設(shè)的需求。

1 人事檔案管理工作及人才服務(wù)建設(shè)存在的困境

目前，越來越多的企業(yè)開始采用數(shù)字化以及信息化技術(shù)，進(jìn)行管理方式和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，在帶來便利的同時也存在一定的困境和阻礙。

1.1 數(shù)字化管理技術(shù)落后

在采用數(shù)字化管理技術(shù)的過程中，必須保障檢索的效率和質(zhì)量，相比較于傳統(tǒng)人工匯總和分類的管理模式，依靠數(shù)字化技術(shù)能夠辦理更多的信息檔案。相關(guān)人員在調(diào)取檔案信息的過程中，可以依靠關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，但同時也要不斷滿足時代發(fā)展的需求。確保人事檔案信息能夠及時更新，加強安全防護(hù)，避免重要的信息泄露，給相關(guān)人員帶來不便。

1.2 建設(shè)體系不夠完善

目前，一些企業(yè)在改革人事檔案管理模式的過程中，都開始采用數(shù)字化技術(shù)，相比較于西方發(fā)達(dá)國家，我國在這方面的相關(guān)研究較少，總體起步較晚，因此，所構(gòu)建的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系還沒有得到進(jìn)一步的完善。比如：基于數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息的儲存、錄入、掃描等各個環(huán)節(jié)，還沒有制定統(tǒng)一的明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此，在全國范圍內(nèi)難以實現(xiàn)有效的改革[1]。

1.3 信息安全存在風(fēng)險

在應(yīng)用科學(xué)技術(shù)開展人事檔案管理工作的過程中，可能會面臨信息安全方面的問題，主要是由于缺乏對系統(tǒng)功能的升級和維護(hù)措施，容易造成重要信息泄露和信息漏洞，這就會給人事檔案管理系統(tǒng)，帶來一定的風(fēng)險，不利于實現(xiàn)可持續(xù)數(shù)字化發(fā)展的目標(biāo)。一些網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子就容易借助這些漏洞，盜取人事檔案的重要信息，對這些問題未來也需要加強安全防護(hù)設(shè)施。

2 人事檔案數(shù)字化及人才服務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

技術(shù)理性相比較于人工操作能夠達(dá)到更高的效率和質(zhì)量，在當(dāng)前信息時代及網(wǎng)絡(luò)時代的背景下，采用信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理和人才服務(wù)信息化建設(shè)，能夠在更為廣闊的空間范圍內(nèi)，廣泛采集來往人員的數(shù)據(jù)信息。對于企事業(yè)單位來說，能夠詳細(xì)記錄人事有關(guān)的各方面信息數(shù)據(jù)，比如：某位員工的工作變動以及自我簡介信息，借助數(shù)字化技術(shù)有助于快速分析員工適合工作的領(lǐng)域和崗位，提高管理部門決策的科學(xué)性[2]。能夠在此基礎(chǔ)上制定更為科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，針對不同員工的實際情況，采取相應(yīng)的培訓(xùn)力度和模式，有助于提高員工的綜合素養(yǎng)，推動企事業(yè)單位的工作得到順利地開展。除此之外，對信息的精準(zhǔn)采集和分析，也有助于管理階層在短時間內(nèi)快速調(diào)取關(guān)鍵信息，對以往的工作情況進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步制定長遠(yuǎn)的發(fā)展方案和工作計劃。

3 推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)與人才服務(wù)信息化的對策研究

在管理日常檔案的過程中，首先要確保檔案信息的準(zhǔn)確性，在以往的工作模式中都是由人工進(jìn)行審核和檢驗，避免后續(xù)進(jìn)行二次校對。依靠數(shù)字化技術(shù)能夠進(jìn)行快速的分類和歸納，制定更為清晰的目錄，也能夠拓寬人才服務(wù)的內(nèi)容和范圍。

3.1 進(jìn)一步深化檔案管理模式的改革

檔案材料涉及的方面極其廣泛，不僅包括工作人員在自身崗位上工作的具體時間，還包括以往從事的崗位和主要工作領(lǐng)域，能夠?qū)@些信息進(jìn)行快速的匯總，從而對員工實現(xiàn)更加全面的測評。有助于為員工績效考核，提供更加直觀的參考依據(jù)，也便于企業(yè)制定更為合理的人才培訓(xùn)方案。對此，必須要根據(jù)實際情況，建立科學(xué)有效的檔案管理模式。首先要確保檔案信息的準(zhǔn)確性，借助數(shù)字化技術(shù)制定更為清晰的目錄，針對每位員工進(jìn)行檔案信息的核實，一旦發(fā)現(xiàn)有缺漏、失誤的情況，都需要及時進(jìn)行修改[3]。相關(guān)部門也要定期對人事檔案進(jìn)行二次檢查，確保檔案信息及時更新，避免給企事業(yè)單位的統(tǒng)一人事管理帶來不必要的麻煩。建立統(tǒng)一規(guī)范化的工作機制，有助于督促各個部門在自己的工作崗位上嚴(yán)格履行工作要求。按照流程開展這項工作，一旦發(fā)現(xiàn)信息有缺漏就需要及時進(jìn)行修改和重新輸入。必須要采取嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核實，以確保所有人事檔案信息的規(guī)范性。除此之外，相關(guān)部門也需要定期核實人事檔案數(shù)據(jù)庫，提高資料庫內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)性，為了推動人才服務(wù)信息化建設(shè)，可以采用身份驗證的方式進(jìn)行檢索。

3.2 確保管理制度能夠得到落實

為了促進(jìn)人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，人才服務(wù)實現(xiàn)信息化發(fā)展，要確保管理制度能夠得到有效的落實。對此必須要制定統(tǒng)一到信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，首先，針對信息技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)建設(shè)統(tǒng)一的規(guī)范，相關(guān)操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行工作。在采用人才信息化系統(tǒng)的過程中，也需要積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，加強各個部門之間的資源共享和交流，在需要的情況下，需要授予檔案信息調(diào)取的權(quán)利，借助統(tǒng)一的技術(shù)應(yīng)用平臺，有助于促進(jìn)各個部門和領(lǐng)域的分工協(xié)作，進(jìn)一步提高企事業(yè)單位的工作效率。在以往部門交接工作的過程中，往往會出現(xiàn)資源重復(fù)收集和匯總的問題，給企事業(yè)單位帶來一定的成本浪費的問題。對此，應(yīng)構(gòu)建更加方便快捷的信息檢索系統(tǒng)，加強對企業(yè)信息化建設(shè)相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)，確保他們能夠具備過硬的信息技術(shù)操作和應(yīng)用能力。圍繞企事業(yè)單位的信息化建設(shè)需求，構(gòu)建專門的信息技術(shù)專業(yè)機構(gòu)，聘請該領(lǐng)域的頂尖專業(yè)人員，對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。也有助于督促整個工作團(tuán)隊，嚴(yán)格按照統(tǒng)一化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步提高人才服務(wù)體系建設(shè)的效率。通過這種方式提高信息技術(shù)人才的職業(yè)素養(yǎng)。結(jié)合工作的實際情況也需要外聘一些培訓(xùn)專家，對檔案管理員工進(jìn)行多方位的培訓(xùn)，以便于提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

3.3 采取有效安全維護(hù)措施

首先，要對人事檔案的錄入工作進(jìn)行較為嚴(yán)格把控，并且要及時將錄入的人事檔案進(jìn)行審核與歸檔，要把人事檔案儲存地與相關(guān)事物辦公地點劃分清楚，根據(jù)實際需要進(jìn)行檔案是與檔案錄入是的建立，這樣才能夠更好地保障人事檔案的安全性，除了一些專職管理人員，能夠按照相關(guān)規(guī)定查閱人事檔案以外，其他人員一律不能隨意翻看這些人事檔案。其次，從事人事檔案管理的工作人員要樹立嚴(yán)格的保密意識與工作責(zé)任感，為了更好地保障人事檔案保密工作的落實，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況設(shè)立人性化的保密措施與規(guī)章制度，讓參與人事檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，還可以舉辦宣誓儀式，讓大家對人事檔案保密工作進(jìn)行承諾，嚴(yán)格落實人事檔案的安全保存與相關(guān)工作機制。再次，根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度建立作為完善的獎懲機制，要明確對泄露人事檔案，或造成嚴(yán)重后果的人員所進(jìn)行的處罰細(xì)則，以此來讓相關(guān)工作人員保持敬畏心理，更好地保障檔案管理工作的安全性。最后，在數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程當(dāng)中，要緊密依靠硬件設(shè)施的升級與完善，對于單位內(nèi)部所使用的保存系統(tǒng)與設(shè)備設(shè)施要根據(jù)實際情況，積極爭取更新維護(hù)的機會，面對所存在的安全威脅與問題，也要及時向技術(shù)人員反映做好防護(hù)措施，做好充分的檔案信息安全保障工作。除此之外，也需要促進(jìn)紙質(zhì)材料和電子材料之間的對接，確保內(nèi)容信息的完整性和一致性，加強各部門之間的協(xié)作和配合，推動人才服務(wù)朝向信息化和智能化方向得到發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化及信息化時代的背景下，數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在人事檔案管理和人才服務(wù)建設(shè)的過程中，明顯提升了檔案管理水平和人才服務(wù)的效率。在更為廣闊的空間范圍內(nèi)，能夠建立更加完善的檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同現(xiàn)代企業(yè)和單位發(fā)展的實際需求。但與此同時，也面臨信息安全和數(shù)據(jù)泄露的問題，必須要注重加強檔案信息安全管理，提高對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，將技術(shù)的控制權(quán)牢牢把握在企事業(yè)單位的手中。