因地制宜求實效 整合資源顯活力

陳曉婷 趙超

出生醫(yī)學證明檔案是“人生第一檔”，是重要的民生檔案。近兩年來，根據(jù)江蘇省委辦公廳、省衛(wèi)生健康委、省檔案館《關于印發(fā)〈江蘇省出生醫(yī)學證明檔案管理辦法〉的通知》（蘇辦檔字〔2019〕15號）以及省衛(wèi)生健康委、省檔案館《關于印發(fā)〈江蘇省出生醫(yī)學證明檔案管理實施方案〉的通知》（蘇衛(wèi)婦幼 〔2019〕22號）精神，泗洪縣檔案館主動作為，強化檔案收集、整理、接收流程管控，創(chuàng)新工作思路和工作機制，高質(zhì)量做好檔案整理接收進館工作。

創(chuàng)新與實踐

出生醫(yī)學證明檔案的整理接收是一項系統(tǒng)工程，涉及多個部門，加強各部門之間的協(xié)作是做好該項工作的必要條件。泗洪縣檔案館積極爭取縣衛(wèi)生健康局等部門支持，形成合力，多措并舉，至2021年6月底，全縣2020年以前的出生醫(yī)學證明檔案220000余件（卷）全部移交進館，電子掃描件和目錄全部導入縣檔案館檔案綜合管理平臺，提前完成任務。

1. 檔案整理集約高效

泗洪縣出生醫(yī)學證明文件材料分散在數(shù)十家醫(yī)療機構，其中縣婦幼保健院數(shù)量最多。這數(shù)十家醫(yī)療機構中，有很多是私立性質(zhì)機構，檔案工作基礎薄弱?？h婦幼保健院長時期內(nèi)是全縣承擔出生醫(yī)學證明審核簽發(fā)工作的唯一機構。根據(jù)實際情況，經(jīng)與縣衛(wèi)生健康局協(xié)調(diào)，決定將全縣出生醫(yī)學證明檔案整理工作交由縣婦幼保健院承擔，縣內(nèi)其他具有助產(chǎn)技術服務資質(zhì)的醫(yī)療機構負責將本單位的出生醫(yī)學證明材料收集齊全，及時向縣婦幼保健院移交?？h婦幼保健院通過招標，委托具有相應資質(zhì)的第三方公司具體承擔檔案整理和數(shù)字化加工工作。

選擇縣婦幼保健院負責檔案整理工作，主要基于如下考慮：一是全縣出生醫(yī)學證明審核簽發(fā)工作，2017年9月以前全部由該院負責（2017年10月以后則是部分負責），在出生醫(yī)學證明檔案管理中，該院對其他醫(yī)療機構具有一定的引導作用。該院積累的出生醫(yī)學證明檔案多，并且對檔案做了初步的整理編目，現(xiàn)在整理檔案有較好的基礎。二是該院整體檔案工作業(yè)務水平較高。醫(yī)院領導對檔案工作較為重視，配備了專兼職檔案員，并根據(jù)主管局安排對各醫(yī)院出生醫(yī)學證明檔案工作進行指導，促進檔案規(guī)范化管理。三是該院檔案管理工作較為規(guī)范，檔案人員定崗定責，檔案基礎業(yè)務較為扎實，有比較豐富的出生醫(yī)學證明材料管理經(jīng)驗，且出生醫(yī)學證明檔案實現(xiàn)了專庫、專人保管。

2. 指導方式靈活多樣

在出生醫(yī)學證明材料向縣婦幼保健院移交期間，縣檔案館業(yè)務人員通過會議指導和個別上門指導相結合的方法進行指導。重點指導材料是否按歸檔范圍應收盡收齊全，以及手續(xù)是否齊全，保證歸檔出生醫(yī)學證明材料質(zhì)量。在移交文件材料環(huán)節(jié)，主要指導雙方完善交接手續(xù)，對缺失的文件材料做好登記確認。

在檔案整理階段，因承擔實施的只有婦幼保健院一家單位，故采取定期上門指導，對檔案整理編目、掃描制定業(yè)務標準并做出示范，跟蹤掌握整理進度，幫助解決檔案整理業(yè)務問題。

3. 清點核對嚴密細致

縣檔案館與縣婦幼保健院協(xié)商確定出生醫(yī)學證明檔案進館的具體時間，以便安排人員及時進行接收清點核對。出生醫(yī)學證明檔案此前從未進館，需進館檔案數(shù)量多的情況，我們把目錄作為進館清點核對工作的重點。在首批檔案移交進館前，縣檔案館即根據(jù)業(yè)務指導時掌握的情況，明確了清點核對的注意事項，將檔案和目錄可能存在的問題及解決辦法逐項列出并打印成冊，清點時嚴格遵照執(zhí)行。這樣既保證了標準統(tǒng)一，又提高了工作效率。

4. 檔案移交平穩(wěn)有序

為便于交接雙方工作調(diào)度，縣檔案館與縣婦幼保健院協(xié)商，采取分批移交檔案的辦法，前一批次移交清點核對結束后，再進行下一批次移交。由于組織有力，配合有序，歷時一個半月完成全部檔案移交進館。

經(jīng)驗與思考

出生醫(yī)學證明檔案目前沒有全國通行的管理規(guī)范，其工作機制的構建在不同省市、不同地區(qū)都不太一樣。構建工作機制必須著眼于促進本地出生醫(yī)學證明檔案管理，充分考慮當?shù)爻錾t(yī)學證明文件材料形成、運轉(zhuǎn)流程和基層醫(yī)療機構檔案工作實際，堅持從實際出發(fā)。

1. 因地制宜，集中管理

按照省業(yè)務主管部門文件要求，出生醫(yī)學證明檔案移交接收實行“屬地為主、層級為輔”原則，原則上縣（市、區(qū)）級國家綜合檔案館接收縣（市、區(qū)）級及以下醫(yī)療機構的出生醫(yī)學證明檔案，各醫(yī)療機構負責本單位的出生醫(yī)學證明檔案的規(guī)范化整理工作。從泗洪縣實踐來看，出生醫(yī)學證明檔案的整理移交，重點難點是整理。這并不是檔案整理的技術難度大，而是如果一味強調(diào)“誰形成，誰整理”，不顧及基礎條件，整理工作分散于各醫(yī)療機構進行，推進難度較大，勢必成為制約工作發(fā)展的瓶頸。

據(jù)泗洪縣官方統(tǒng)計，至2019年末，全縣有醫(yī)院52家（不包括診所、基層衛(wèi)生室），實有床位數(shù)5292張，婦幼保健院1家。這52家醫(yī)院絕大多數(shù)具有助產(chǎn)技術服務資質(zhì)并開展接產(chǎn)業(yè)務，都形成出生醫(yī)學證明檔案，但各單位檔案數(shù)量懸殊，管理水平差別很大。小醫(yī)院檔案管理工作普遍重視程度不夠，基礎薄弱，檔案管理機制、人員較不穩(wěn)定，檔案數(shù)字化工作更是難以開展。為破解這一難題，泗洪縣根據(jù)實際情況，在縣域內(nèi)指定一家檔案數(shù)量大、檔案工作基礎較好的醫(yī)療保健機構統(tǒng)一整理全縣出生醫(yī)學證明檔案，不失為一個好的辦法。

思路一變天地寬。將全縣出生醫(yī)學證明檔案集中交由一家負責整理，明顯的好處是：檔案整理具體工作可以交給有資質(zhì)的檔案服務公司來承擔，檔案整理質(zhì)量和進度易管控，業(yè)務指導的工作壓力也大為減輕，相關醫(yī)療機構也省去了整理檔案的麻煩，整體工作效率高，可謂一舉多得。

2. 質(zhì)量第一，強化指導

檔案整理質(zhì)量對于檔案管理總體工作的優(yōu)化，具有直接而廣泛的影響。集約化整理檔案，必須以保證整理質(zhì)量為前提。這里所謂檔案整理質(zhì)量分為兩個方面：一方面是檔案要齊全完整，另一方面是檔案整理編目要規(guī)范。要做到檔案齊全完整，業(yè)務指導工作是重要推手。檔案部門勤說多跑，強化指導力量，是推動相關單位將文件材料收集齊全的行之有效的辦法。出生醫(yī)學證明檔案只有一種保管期限，其載體、內(nèi)容都比較單純，分類、排序簡單，只要預先確定好各類材料的排列次序，實際整理時對號入座即可，不像文書檔案需要熟悉立檔單位工作內(nèi)容和工作程序才能準確分類。這就為集約化整理檔案提供了先天條件，實際上這也是泗洪縣采用集約化整理的一個重要因素。盡管如此，檔案整理編目質(zhì)量意識仍須臾不可松懈，要通過加大業(yè)務指導頻率，給檔案整理編目質(zhì)量再加上一道保險。

在出生醫(yī)學證明檔案進館過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些因年代較久檔案不齊全問題，少部分居民的出生醫(yī)學證明檔案甚至只有《出生醫(yī)學證明存根》一頁紙，其他材料則查無所蹤。對此，泗洪縣將根據(jù)省有關管理辦法，做好相關業(yè)務培訓，進一步提高各方認識，加大工作力度，夯實工作基礎。