計算機軟件應用在辦公自動化管理上的效果分析

羅瓊 劉敏

關鍵詞 企業(yè)辦公 計算機軟件 自動化管理 實踐應用

1引言

進入21 世紀以來，我國計算機技術蓬勃發(fā)展，為社會多個領域的發(fā)展提供了可靠的技術支撐。辦公自動化是企業(yè)廣泛應用的一種現(xiàn)代辦公形式，為企業(yè)提升管理水平奠定了良好基礎，也有益于企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益，增強市場競爭力，從而獲得更大的進步。合理應用計算機軟件是提升自動化辦公水平的重要基礎。為推廣計算機軟件，全面提升企業(yè)自動化辦公水平，本文從理論層面探究了計算機軟件的應用情況。

2辦公自動化概述

2.1定義

在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境下，提升辦公效率是企業(yè)立足之本，同時實現(xiàn)辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢之一。配備計算機硬件設施和軟件技術，能夠在企業(yè)內(nèi)部組建一個符合不同部門之間辦公需求和高效率運轉的處理系統(tǒng)，進而協(xié)助企業(yè)職員利用該系統(tǒng)逐漸實現(xiàn)辦公一體化與智能化，從而及時有效地處理辦公活動中出現(xiàn)的各種問題，以顯著提升工作效率，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟價值。辦公自動化是指在高新技術的協(xié)助下，對整個企業(yè)不同部門之間進行“聯(lián)網(wǎng)”，以采集、存儲、分析及應用日常工作實踐中形成的各種數(shù)據(jù)，進而促進網(wǎng)絡和信息資源的有機整合，提升資源利用效率[1] 。

2.2特點

為了達成辦公自動化目標，首先要考慮的問題是高效應用計算機基礎。其最大的特點便是高效互聯(lián)，即在高端技術手段的支撐下，在企業(yè)內(nèi)部要構建高效聯(lián)結的智能化辦公模式，進而實現(xiàn)辦公自動化。為滿足現(xiàn)代企業(yè)在辦公方面的需求，要配置先進的設備，并組裝有關系統(tǒng)軟件，包括信息、儲存、資源共享系統(tǒng)等。辦公自動化以計算機、網(wǎng)絡通信技術為支撐，技術之間相互配合與協(xié)調，逐漸在企業(yè)內(nèi)部打造出由點到面的智能化辦公系統(tǒng)。辦公自動化最大的優(yōu)勢是“人機結合”，利用高新技術共享企業(yè)內(nèi)部的各類數(shù)據(jù)資源，可以提升其利用效率，明顯增加工作效能。

3計算機技術的應用價值

3.1優(yōu)化辦公環(huán)境，改進辦公流程

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室設施基本擺放是單一的桌椅與文件資料，一旦工作量增加，將會導致辦公室環(huán)境凌亂不堪。在科技日新月異的時代背景下，計算機技術被引進企業(yè)辦公領域，其明顯改善了辦公環(huán)境，可以說計算機軟件引領人們逐漸步入自動化辦公的新時代。人們應用計算機軟件便能把工作所需資料及文件整體、安全的錄入計算機設備，進而提升工作質效。正因如此，辦公自動化體系的應用范疇呈現(xiàn)出不斷拓展的趨勢。

辦公自動化體系的特點主要表現(xiàn)在如下兩方面[2] ：（1）同步進行。同一項目涵蓋多種不同的數(shù)據(jù)資料，人們應用互聯(lián)網(wǎng)能將其同步傳送至企業(yè)各個部門，從而使各個部門之間能夠同步分析、處理信息，一方面顯著提升了日常工作效率，規(guī)避傳統(tǒng)操作帶來的誤差，另一方面顯著縮短了工作時間;（2）可越過性?，F(xiàn)代企業(yè)布置的很多工作任務帶有明顯的自由性特征，人們應用計算機軟件辦公時可以選擇性越過局部任務，不一定非要參與全部工作。故而，從該角度進行分析可知，企業(yè)辦公自動化體系具備一定可越過性特點。

3.2降低管理成本

企業(yè)在傳統(tǒng)辦公實踐中，對辦公用品的實際需求量很大，對于企業(yè)而言這是一筆巨大支出。若企業(yè)能應用計算機軟件辦公，那么相應的管理工作自動化水平將會顯著提升，幫助企業(yè)明顯減少管理方面的費用支出。

合理應用計算機軟件，在提升企業(yè)工作效率的基礎上，還幫助企業(yè)省略了一些不必要的工作流程，如減少紙張的使用量，為我國環(huán)保事業(yè)發(fā)展做出一定貢獻。當前，企業(yè)辦公自動化主要在如下兩個方面可以減少成本[3] ：（1）辦公成本。利用辦公自動化體系，使各個企業(yè)逐漸降低對傳統(tǒng)紙張的依賴程度。積極應用自動化辦公軟件，進而節(jié)省了辦公成本。例如，企業(yè)內(nèi)部不同部門之間進行交流與協(xié)作時，完全不用紙張去傳送信息，操作計算機軟件就能促進信息高效互動，明顯減少了紙張等物料耗用量，降低了時間成本;（2）交通成本。國內(nèi)很多企業(yè)運營規(guī)模龐大，在業(yè)務辦理實踐中，受區(qū)域客觀條件的制約，過去必須要通過利用交通運輸工具去開展材料的交接活動，交通運輸費用對于企業(yè)而言也是不少的開銷。而在辦公自動化體系的支持下，企業(yè)就能利用互聯(lián)網(wǎng)執(zhí)行資料的交接工作，因此企業(yè)的交通成本固然縮減。

3.3引領企業(yè)獲得更大的發(fā)展

將計算機軟件技術和企業(yè)辦公領域相融合，可以提升日常辦公管理的自動化、標準化水平，使企業(yè)辦公更具靈活性、自由化特征，不同部門或者人員之間的協(xié)調及溝通效率均有很大提升，真正幫助辦公人員脫離枯燥、單調的辦公環(huán)境及繁雜的辦公事務，從而使辦公人員的工作熱情更加高漲，挖掘出更大的創(chuàng)造潛力。

應用計算機軟件實現(xiàn)辦公自動化管理，對辦公人員的業(yè)務能力、職業(yè)素質等提出了更高的要求，他們應具備服務意識、風險精神，提升辦公自動化操作能力，形成合力，為現(xiàn)代企業(yè)進一步提升辦公自動化管理水平貢獻力量，從而增強企業(yè)的市場競爭力，逐漸實現(xiàn)健康、長效發(fā)展。

4辦公自動化管理策略

4.1文字處理軟件

目前WPS、Office 辦公文字處理軟件在企業(yè)內(nèi)部被廣泛應用。相較而言，Office 系列辦公軟件的功能更加全面，兼容性與操作性更強。WPS 軟件是中國金山公司自主研發(fā)的文字處理軟件，其具備辦公軟件最常用的文字、表格、演示功能以及PDF 閱讀等功能。

此外，WPS 軟件擁有內(nèi)存占用低、運行速度快、云功能多、免費提供文檔模板等優(yōu)勢。WPS 軟件支持閱讀與輸出PDF（.pdf）文件、具備整體兼容微軟Office 97 ～Office 2010 格式（doc/ docx/ xls/ xlsx/ ppt/ pptx 等） 特點。同時，WPS 軟件可以有效覆蓋Windows、Linux、Android、iOS 等諸多平臺。并且，WPS 移動版依托于Google Play 平臺，已經(jīng)覆蓋了50 多個國家與地區(qū)[4] 。gzslib202204022039

將文字處理軟件用于辦公自動化管理領域，其體現(xiàn)出的價值主要有：一是協(xié)助職工提升文字編輯、打印等工作效率;二是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部普遍應用的文字處理軟件具有體積小、內(nèi)存占用量低等特點，配合應用U 盤等便攜式存儲產(chǎn)品，能夠備份及轉存企業(yè)辦公文件資料。

Office 軟件內(nèi)的Word 應用技巧主要包括：（1）快速定位光標。企業(yè)辦公應用WPS 文字處理軟件時，在存盤后關閉文檔會發(fā)現(xiàn)光標十分自然地出現(xiàn)在上次存盤時的記憶部位。但在Word 內(nèi)，并沒有提供上述功能。當然，我們可以應用快捷鍵的方法直接定位光標，即打開Word 文檔時，按住“Shift+F5”，光標即可呈現(xiàn)在上次處理文字的部位。Word 軟件處理文字時能自動記錄最后三次處理文字的部位，按下“Shift+F5” 組合鍵便能直接調取這三次操作記憶，而再次按下“Shift+F5”組合按鍵，光標便能在以上三次編輯內(nèi)逐次切換;（2）字體嵌入。企業(yè)辦公人員可以不嵌入TrueType 字體，具體操作為單擊“工具—選項”命令，再選“保存”選項卡，取消“嵌入TrueType 字體”復選框，便可以降低Word 詞文檔的容量[5] ;（3）修復破損Word 文檔。辦公人員若發(fā)現(xiàn)提示“該文檔已被損壞”時，則無法正常打開需要編輯的文檔。此時如果沒有彈出修復窗口，可以用如下方法進行修復，即開啟菜單欄內(nèi)的“文件”，選擇“打開”，在彈出的對話框內(nèi)選擇需要進行修復的文件，按下對話框右下側“打開”按鈕旁的小三角，再在菜單內(nèi)選擇“打開幷修復”，最終文檔便會被修復且即時打開。

4.2通信及網(wǎng)絡共享軟件

在企業(yè)辦公領域應用的通信及網(wǎng)絡共享軟件較多，包括微信、QQ、E?Mail 郵件等，其在企業(yè)通信領域體現(xiàn)出了巨大的應用價值。對跨國、跨地區(qū)企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)部職工基本利用微信、E?Mail 郵件等進行溝通與交流。

上述通信軟件的價值不僅是能在企業(yè)內(nèi)部傳輸及發(fā)布消息，其自身還具備文件共享、遠程輔助等功能，進而顯著提升信息的接收與處理效率。合理應用通信軟件可以激發(fā)企業(yè)職工的工作熱情，全面提升辦公效率。在云計算技術蓬勃發(fā)展的背景下，更多的文件傳輸及文件共享軟件被開發(fā)與應用，如FTP、云盤等，合理應用這些軟件能為現(xiàn)代企業(yè)的辦公管理及數(shù)據(jù)存儲等帶來便利，提高企業(yè)的信息儲存及傳輸?shù)陌踩?，從而為企業(yè)管理帶來“質”的飛躍[6] 。

4.3數(shù)據(jù)存儲軟件

現(xiàn)代企業(yè)在日常辦公和管理工作中需要存儲數(shù)據(jù)信息，以為后期管理、經(jīng)營決策等提供可靠依據(jù)。

（1）軟件存儲。其優(yōu)點包括容易上手，操作流程簡單。但是，工作人員在分析與查找后期數(shù)據(jù)時會遇到很多阻礙。

（2）數(shù)據(jù)庫存儲。采用該存儲模式能明顯節(jié)省數(shù)據(jù)存儲的空間，為數(shù)據(jù)備份及分析工作的開展帶來便利。SQL Server 數(shù)據(jù)庫利用結構化查詢語操作與處理數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)。結構化查詢語為一種程序設計語言，即SQL 語言。在開發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫時，因為采用結構化查詢語無須考慮數(shù)據(jù)的具體存儲方式與內(nèi)容，故而便于用戶對數(shù)據(jù)庫展開相關操作。利用結構化查詢語還能實現(xiàn)嵌套應用，便于實現(xiàn)多種功能，如輔助某些功能的更新與拓展。SQL Server 數(shù)據(jù)庫的功能完備、性能優(yōu)異，能夠為企業(yè)辦公和管理工作提供較多的數(shù)據(jù)處理方法，幫助企業(yè)將敏感度較高的信息存儲在安全的空間內(nèi)，并確保系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫提供不同數(shù)據(jù)之間具有關聯(lián)性的新存儲形式，便于企業(yè)結合結構特征有效處理各類信息。

（3）利用云盤、文件服務器等執(zhí)行數(shù)據(jù)存儲工作。其在數(shù)據(jù)分類、整理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出了更高的效能，提升了工作效率。為了研發(fā)一個運轉在全分布式Hadoop集群的數(shù)據(jù)云集，可以應用HDFS 分布式文件作為底層存儲方式， 即應用MySQL， HDFS Java API，MapReduce 等技術實現(xiàn)用戶注冊、登錄以及文件的查閱、傳輸、下載、刪減和數(shù)據(jù)分析功能。系統(tǒng)的功能模塊見圖1。

4.4其他計算機軟件

企業(yè)合理應用各類高端計算機軟件是實現(xiàn)辦公自動化管理的重要基礎，除了上文提及的三種計算機軟件之外，其他類型的計算機軟件應用范疇也有不斷拓寬的趨勢，以幫助企業(yè)辦公自動化管理水平得以進一步提升。比如，諸多企業(yè)采用了VPN 計算機軟件，該軟件具備經(jīng)濟性、可靠性等特征，能夠幫助企業(yè)更快速、精準地傳輸各種管理決策信息[7] 。此外，企業(yè)采用職工簽到、員工考勤軟件等，不僅明顯減少了人工整理數(shù)據(jù)的作業(yè)量，還能提升數(shù)據(jù)處理的精準度?？傊?，企業(yè)應結合自身發(fā)展現(xiàn)狀，合理選用計算機軟件，幫助職工最大限度地提升工作質效，為企業(yè)發(fā)展壯大貢獻更多的力量。

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