羅瓊 劉敏
關鍵詞 企業(yè)辦公 計算機軟件 自動化管理 實踐應用
1引言
進入21 世紀以來,我國計算機技術蓬勃發(fā)展,為社會多個領域的發(fā)展提供了可靠的技術支撐。辦公自動化是企業(yè)廣泛應用的一種現(xiàn)代辦公形式,為企業(yè)提升管理水平奠定了良好基礎,也有益于企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益,增強市場競爭力,從而獲得更大的進步。合理應用計算機軟件是提升自動化辦公水平的重要基礎。為推廣計算機軟件,全面提升企業(yè)自動化辦公水平,本文從理論層面探究了計算機軟件的應用情況。
2辦公自動化概述
2.1定義
在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境下,提升辦公效率是企業(yè)立足之本,同時實現(xiàn)辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢之一。配備計算機硬件設施和軟件技術,能夠在企業(yè)內(nèi)部組建一個符合不同部門之間辦公需求和高效率運轉的處理系統(tǒng),進而協(xié)助企業(yè)職員利用該系統(tǒng)逐漸實現(xiàn)辦公一體化與智能化,從而及時有效地處理辦公活動中出現(xiàn)的各種問題,以顯著提升工作效率,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟價值。辦公自動化是指在高新技術的協(xié)助下,對整個企業(yè)不同部門之間進行“聯(lián)網(wǎng)”,以采集、存儲、分析及應用日常工作實踐中形成的各種數(shù)據(jù),進而促進網(wǎng)絡和信息資源的有機整合,提升資源利用效率[1] 。
2.2特點
為了達成辦公自動化目標,首先要考慮的問題是高效應用計算機基礎。其最大的特點便是高效互聯(lián),即在高端技術手段的支撐下,在企業(yè)內(nèi)部要構建高效聯(lián)結的智能化辦公模式,進而實現(xiàn)辦公自動化。為滿足現(xiàn)代企業(yè)在辦公方面的需求,要配置先進的設備,并組裝有關系統(tǒng)軟件,包括信息、儲存、資源共享系統(tǒng)等。辦公自動化以計算機、網(wǎng)絡通信技術為支撐,技術之間相互配合與協(xié)調,逐漸在企業(yè)內(nèi)部打造出由點到面的智能化辦公系統(tǒng)。辦公自動化最大的優(yōu)勢是“人機結合”,利用高新技術共享企業(yè)內(nèi)部的各類數(shù)據(jù)資源,可以提升其利用效率,明顯增加工作效能。
3計算機技術的應用價值
3.1優(yōu)化辦公環(huán)境,改進辦公流程
傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室設施基本擺放是單一的桌椅與文件資料,一旦工作量增加,將會導致辦公室環(huán)境凌亂不堪。在科技日新月異的時代背景下,計算機技術被引進企業(yè)辦公領域,其明顯改善了辦公環(huán)境,可以說計算機軟件引領人們逐漸步入自動化辦公的新時代。人們應用計算機軟件便能把工作所需資料及文件整體、安全的錄入計算機設備,進而提升工作質效。正因如此,辦公自動化體系的應用范疇呈現(xiàn)出不斷拓展的趨勢。
辦公自動化體系的特點主要表現(xiàn)在如下兩方面[2] :(1)同步進行。同一項目涵蓋多種不同的數(shù)據(jù)資料,人們應用互聯(lián)網(wǎng)能將其同步傳送至企業(yè)各個部門,從而使各個部門之間能夠同步分析、處理信息,一方面顯著提升了日常工作效率,規(guī)避傳統(tǒng)操作帶來的誤差,另一方面顯著縮短了工作時間;(2)可越過性?,F(xiàn)代企業(yè)布置的很多工作任務帶有明顯的自由性特征,人們應用計算機軟件辦公時可以選擇性越過局部任務,不一定非要參與全部工作。故而,從該角度進行分析可知,企業(yè)辦公自動化體系具備一定可越過性特點。
3.2降低管理成本
企業(yè)在傳統(tǒng)辦公實踐中,對辦公用品的實際需求量很大,對于企業(yè)而言這是一筆巨大支出。若企業(yè)能應用計算機軟件辦公,那么相應的管理工作自動化水平將會顯著提升,幫助企業(yè)明顯減少管理方面的費用支出。
合理應用計算機軟件,在提升企業(yè)工作效率的基礎上,還幫助企業(yè)省略了一些不必要的工作流程,如減少紙張的使用量,為我國環(huán)保事業(yè)發(fā)展做出一定貢獻。當前,企業(yè)辦公自動化主要在如下兩個方面可以減少成本[3] :(1)辦公成本。利用辦公自動化體系,使各個企業(yè)逐漸降低對傳統(tǒng)紙張的依賴程度。積極應用自動化辦公軟件,進而節(jié)省了辦公成本。例如,企業(yè)內(nèi)部不同部門之間進行交流與協(xié)作時,完全不用紙張去傳送信息,操作計算機軟件就能促進信息高效互動,明顯減少了紙張等物料耗用量,降低了時間成本;(2)交通成本。國內(nèi)很多企業(yè)運營規(guī)模龐大,在業(yè)務辦理實踐中,受區(qū)域客觀條件的制約,過去必須要通過利用交通運輸工具去開展材料的交接活動,交通運輸費用對于企業(yè)而言也是不少的開銷。而在辦公自動化體系的支持下,企業(yè)就能利用互聯(lián)網(wǎng)執(zhí)行資料的交接工作,因此企業(yè)的交通成本固然縮減。
3.3引領企業(yè)獲得更大的發(fā)展
將計算機軟件技術和企業(yè)辦公領域相融合,可以提升日常辦公管理的自動化、標準化水平,使企業(yè)辦公更具靈活性、自由化特征,不同部門或者人員之間的協(xié)調及溝通效率均有很大提升,真正幫助辦公人員脫離枯燥、單調的辦公環(huán)境及繁雜的辦公事務,從而使辦公人員的工作熱情更加高漲,挖掘出更大的創(chuàng)造潛力。
應用計算機軟件實現(xiàn)辦公自動化管理,對辦公人員的業(yè)務能力、職業(yè)素質等提出了更高的要求,他們應具備服務意識、風險精神,提升辦公自動化操作能力,形成合力,為現(xiàn)代企業(yè)進一步提升辦公自動化管理水平貢獻力量,從而增強企業(yè)的市場競爭力,逐漸實現(xiàn)健康、長效發(fā)展。
4辦公自動化管理策略
4.1文字處理軟件
目前WPS、Office 辦公文字處理軟件在企業(yè)內(nèi)部被廣泛應用。相較而言,Office 系列辦公軟件的功能更加全面,兼容性與操作性更強。WPS 軟件是中國金山公司自主研發(fā)的文字處理軟件,其具備辦公軟件最常用的文字、表格、演示功能以及PDF 閱讀等功能。
此外,WPS 軟件擁有內(nèi)存占用低、運行速度快、云功能多、免費提供文檔模板等優(yōu)勢。WPS 軟件支持閱讀與輸出PDF(.pdf)文件、具備整體兼容微軟Office 97 ~Office 2010 格式(doc/ docx/ xls/ xlsx/ ppt/ pptx 等) 特點。同時,WPS 軟件可以有效覆蓋Windows、Linux、Android、iOS 等諸多平臺。并且,WPS 移動版依托于Google Play 平臺,已經(jīng)覆蓋了50 多個國家與地區(qū)[4] 。gzslib202204022039將文字處理軟件用于辦公自動化管理領域,其體現(xiàn)出的價值主要有:一是協(xié)助職工提升文字編輯、打印等工作效率;二是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部普遍應用的文字處理軟件具有體積小、內(nèi)存占用量低等特點,配合應用U 盤等便攜式存儲產(chǎn)品,能夠備份及轉存企業(yè)辦公文件資料。
Office 軟件內(nèi)的Word 應用技巧主要包括:(1)快速定位光標。企業(yè)辦公應用WPS 文字處理軟件時,在存盤后關閉文檔會發(fā)現(xiàn)光標十分自然地出現(xiàn)在上次存盤時的記憶部位。但在Word 內(nèi),并沒有提供上述功能。當然,我們可以應用快捷鍵的方法直接定位光標,即打開Word 文檔時,按住“Shift+F5”,光標即可呈現(xiàn)在上次處理文字的部位。Word 軟件處理文字時能自動記錄最后三次處理文字的部位,按下“Shift+F5” 組合鍵便能直接調取這三次操作記憶,而再次按下“Shift+F5”組合按鍵,光標便能在以上三次編輯內(nèi)逐次切換;(2)字體嵌入。企業(yè)辦公人員可以不嵌入TrueType 字體,具體操作為單擊“工具—選項”命令,再選“保存”選項卡,取消“嵌入TrueType 字體”復選框,便可以降低Word 詞文檔的容量[5] ;(3)修復破損Word 文檔。辦公人員若發(fā)現(xiàn)提示“該文檔已被損壞”時,則無法正常打開需要編輯的文檔。此時如果沒有彈出修復窗口,可以用如下方法進行修復,即開啟菜單欄內(nèi)的“文件”,選擇“打開”,在彈出的對話框內(nèi)選擇需要進行修復的文件,按下對話框右下側“打開”按鈕旁的小三角,再在菜單內(nèi)選擇“打開幷修復”,最終文檔便會被修復且即時打開。
4.2通信及網(wǎng)絡共享軟件
在企業(yè)辦公領域應用的通信及網(wǎng)絡共享軟件較多,包括微信、QQ、E?Mail 郵件等,其在企業(yè)通信領域體現(xiàn)出了巨大的應用價值。對跨國、跨地區(qū)企業(yè)而言,企業(yè)內(nèi)部職工基本利用微信、E?Mail 郵件等進行溝通與交流。
上述通信軟件的價值不僅是能在企業(yè)內(nèi)部傳輸及發(fā)布消息,其自身還具備文件共享、遠程輔助等功能,進而顯著提升信息的接收與處理效率。合理應用通信軟件可以激發(fā)企業(yè)職工的工作熱情,全面提升辦公效率。在云計算技術蓬勃發(fā)展的背景下,更多的文件傳輸及文件共享軟件被開發(fā)與應用,如FTP、云盤等,合理應用這些軟件能為現(xiàn)代企業(yè)的辦公管理及數(shù)據(jù)存儲等帶來便利,提高企業(yè)的信息儲存及傳輸?shù)陌踩?,從而為企業(yè)管理帶來“質”的飛躍[6] 。
4.3數(shù)據(jù)存儲軟件
現(xiàn)代企業(yè)在日常辦公和管理工作中需要存儲數(shù)據(jù)信息,以為后期管理、經(jīng)營決策等提供可靠依據(jù)。
(1)軟件存儲。其優(yōu)點包括容易上手,操作流程簡單。但是,工作人員在分析與查找后期數(shù)據(jù)時會遇到很多阻礙。
(2)數(shù)據(jù)庫存儲。采用該存儲模式能明顯節(jié)省數(shù)據(jù)存儲的空間,為數(shù)據(jù)備份及分析工作的開展帶來便利。SQL Server 數(shù)據(jù)庫利用結構化查詢語操作與處理數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)。結構化查詢語為一種程序設計語言,即SQL 語言。在開發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫時,因為采用結構化查詢語無須考慮數(shù)據(jù)的具體存儲方式與內(nèi)容,故而便于用戶對數(shù)據(jù)庫展開相關操作。利用結構化查詢語還能實現(xiàn)嵌套應用,便于實現(xiàn)多種功能,如輔助某些功能的更新與拓展。SQL Server 數(shù)據(jù)庫的功能完備、性能優(yōu)異,能夠為企業(yè)辦公和管理工作提供較多的數(shù)據(jù)處理方法,幫助企業(yè)將敏感度較高的信息存儲在安全的空間內(nèi),并確保系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫提供不同數(shù)據(jù)之間具有關聯(lián)性的新存儲形式,便于企業(yè)結合結構特征有效處理各類信息。
(3)利用云盤、文件服務器等執(zhí)行數(shù)據(jù)存儲工作。其在數(shù)據(jù)分類、整理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出了更高的效能,提升了工作效率。為了研發(fā)一個運轉在全分布式Hadoop集群的數(shù)據(jù)云集,可以應用HDFS 分布式文件作為底層存儲方式, 即應用MySQL, HDFS Java API,MapReduce 等技術實現(xiàn)用戶注冊、登錄以及文件的查閱、傳輸、下載、刪減和數(shù)據(jù)分析功能。系統(tǒng)的功能模塊見圖1。
4.4其他計算機軟件
企業(yè)合理應用各類高端計算機軟件是實現(xiàn)辦公自動化管理的重要基礎,除了上文提及的三種計算機軟件之外,其他類型的計算機軟件應用范疇也有不斷拓寬的趨勢,以幫助企業(yè)辦公自動化管理水平得以進一步提升。比如,諸多企業(yè)采用了VPN 計算機軟件,該軟件具備經(jīng)濟性、可靠性等特征,能夠幫助企業(yè)更快速、精準地傳輸各種管理決策信息[7] 。此外,企業(yè)采用職工簽到、員工考勤軟件等,不僅明顯減少了人工整理數(shù)據(jù)的作業(yè)量,還能提升數(shù)據(jù)處理的精準度??傊?,企業(yè)應結合自身發(fā)展現(xiàn)狀,合理選用計算機軟件,幫助職工最大限度地提升工作質效,為企業(yè)發(fā)展壯大貢獻更多的力量。
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