事業(yè)單位人事檔案管理及其人才戰(zhàn)略

鄧強

（黑龍江省民福醫(yī)院 黑龍江海倫 152300）

人力資源檔案管理不僅收集和存儲事業(yè)單位歷史數(shù)據(jù)，也是事業(yè)單位進步和發(fā)展的重要參考，人事資源管理者可向電子管理人員查詢員工的數(shù)據(jù)信息。而在目前新時代信息技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，人力資源檔案管理通過創(chuàng)新的工作流程得到進一步加強，在不斷更新和探索的過程中，對人的管理系統(tǒng)進行了優(yōu)化，有利于人力資源管理工作的落實。在信息時代的背景下，數(shù)據(jù)集成的巨大潛力和檔案的巨大價值使檔案管理及人才戰(zhàn)略調(diào)整成為必然趨勢［1-2］。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理方式不夠科學

在我國目前大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作的進行過程中，存在的最主要問題便是人事檔案管理的方式不夠科學，且并非所有的管理部門都能夠給予整個單位積極正確的工作導向。許多管理部門的管理人員都傾向于將單位的整體任務(wù)分配給特定的某一部門或者是某一個人，這樣的做法忽視了部門間的互動性及整個單位的凝聚性。在管理過程中，更好的方法是將任務(wù)分配給一個整體，讓這個團體在工作中互相磨合增加彼此間的凝聚力；或者交給不同的部門，讓他們共同完成一項工作任務(wù)，這樣可以構(gòu)成協(xié)同化工作模式，以便這些不同部門的員工之間能夠受益，并適應(yīng)人的本質(zhì)和工作能力方面的差異。

然而，許多地區(qū)和政府對于事業(yè)單位會有不同的技術(shù)需求和財政支持，這也會直接影響人事檔案數(shù)據(jù)在實際工作中的具體應(yīng)用。首先，事業(yè)單位管理設(shè)施的安裝存在差異。針對財力雄厚的工廠而言，通常需要使用標準硬件，如配備全套設(shè)備和強大系統(tǒng)的計算機和打印機，工作質(zhì)量和效率是實時、有效的，并且基于其便利的工作流程和操作內(nèi)容，豐富了人力資源檔案管理人員使用人力資源檔案的經(jīng)驗。由于公共機構(gòu)之間缺乏及時溝通和具體責任的劃分，導致財政資源匱乏、硬件設(shè)備低、系統(tǒng)不完善和設(shè)備質(zhì)量不高等問題的出現(xiàn)。而在軟件數(shù)據(jù)方面，一些公共機構(gòu)仍然使用原始的人力資源文件格式落實相關(guān)管理工作，因為缺乏實踐經(jīng)驗，所以無法體現(xiàn)人事管理工作的實際作用，缺乏崗位職能履行意識［3-4］。

1.2 人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

人事檔案管理是一項項目驅(qū)動、專業(yè)化、集約化的工作，需要高素質(zhì)的專業(yè)人員，但是，這一特征往往被很多單位忽視。個人數(shù)據(jù)管理需要具有高度綜合技能和管理素養(yǎng)的人員，單位內(nèi)部的管理者需要掌握人力資源數(shù)據(jù)管理方面的IT和相關(guān)專業(yè)技能和知識，確保個人數(shù)據(jù)管理的實效性及規(guī)范性，同時保證人力資源數(shù)據(jù)得到充分利用，達到實際價值最大化的目的。然而，許多公共機構(gòu)面臨著一系列問題，如行政人員的老齡化和管理效率低，受到年齡問題的影響，可能無法快速掌握管理信息管理技術(shù)，這直接導致人力資源管理質(zhì)量和效率低下，并增加人力資源工作量［5-6］。

1.3 對人事檔案管理工作的體系有待完善

除人事檔案管理總體規(guī)劃薄弱外，人事檔案管理體系也不夠清晰。在實施人事檔案管理之前，需要明確單位的整個人事檔案管理體系，這是管理單位人事記錄的先決條件，單位最終使用基于該體系的管理系統(tǒng)。目前，我國行政管理體制存在的最大問題是行政管理者對自身行政管理體制的實施缺乏深入的了解。例如，許多管理者過分強調(diào)員工，忽視了對人力資源的評估；負責管理單位人事記錄的員工更加關(guān)注自己的日常工作，并直接將相關(guān)工作分配給同事；管理手冊中沒有對人員績效和職業(yè)規(guī)劃進行的全面分析，也沒有明確的人事記錄管理系統(tǒng)。

1.4 大數(shù)據(jù)時代的到來對人事檔案管理工作的影響

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人事檔案管理開始在管理技術(shù)和人事檔案管理方面進行創(chuàng)新，提供了一個感受大數(shù)據(jù)好處的機會。眾所周知，公共服務(wù)的發(fā)展有賴于完善的人事檔案管理體系，而人事檔案管理是其中最重要的部分。在這方面，有關(guān)部門應(yīng)建立科學數(shù)據(jù)庫，目的是進行科學管理，同時確保管理流程的清晰性及人事檔案管理計劃的保密性和靈活性，使文件中的信息不斷更新。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理為保護人們的智力勞動和他們的權(quán)益提供了新的機會和堅實基礎(chǔ)。當前，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，使用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)管理文件的政府機構(gòu)必須動員工人的力量，改變以往的管理方式，突出大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的優(yōu)勢。在文件管理中，使用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的一個重大變化是生產(chǎn)力顯著提高，員工更加專注。然而，在改進人事檔案管理方面仍然存在一些障礙，主要原因是缺少人力和財力資源。要解決這些問題，必須根據(jù)實際情況采取適當?shù)拇胧?，只有消除這些不良影響因素，人事檔案管理才能開啟信息化的道路，提高工作效率。

2 人事檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 人事檔案管理手段的創(chuàng)新

在公共機構(gòu)實際運行過程中，老員工習慣傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，受到年齡等方面的影響，其學習新知識、新技術(shù)的能力較差，學習意識薄弱，無法提高自身的檔案管理能力，不適應(yīng)新時期的學習環(huán)境，這種情況在所有公共機構(gòu)中都很常見。在知識時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，每個機構(gòu)和員工都必須逐步將信息技術(shù)植入日常工作并實施實際應(yīng)用。為了順應(yīng)時代的發(fā)展，有必要實施人事登記信息管理。因此，公共機構(gòu)需要采取措施，充分了解信息對單位員工的好處，鼓勵落實信息管理，建立相應(yīng)的晉升機制，培養(yǎng)符合新時代要求的高水平人才，提高事業(yè)單位員工的整體素質(zhì)和技能，提高個人數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。

與過去相比，今天的世界整體金融體系發(fā)生了許多變化，這就要求企業(yè)領(lǐng)導人對新經(jīng)濟形態(tài)的特點有清醒的認識，不斷調(diào)整人力資源體系，以適應(yīng)新時代的特點；或制定新的人事管理制度，滿足現(xiàn)階段發(fā)展需求。同時，領(lǐng)導人員還必須考慮企業(yè)的文化特征，并對每個事業(yè)單位不同于其他企業(yè)的獨特文化進行全面評估，事業(yè)單位文化的整合也是科學管理體系的基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位必須做好應(yīng)對緊急情況的準備。類似的評估方法可用于更好地與單位員工合作，并為內(nèi)部員工提供信息和培訓。在長期發(fā)展的背景下，應(yīng)該給予員工足夠的激勵，合理增加員工數(shù)量，在業(yè)務(wù)流程中明確有助于業(yè)務(wù)發(fā)展的管理目標，實現(xiàn)業(yè)務(wù)上下統(tǒng)一。在大數(shù)據(jù)和信息時代，管理高管記錄必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、深化改革，這就需要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，并引入新的人事檔案管理方法。人事檔案管理的創(chuàng)新不僅簡化了人事檔案管理流程，也使人事檔案管理更加規(guī)范、完整、現(xiàn)代化和獨立，并能提高組織的質(zhì)量、功能和效率。在信息和大數(shù)據(jù)時代，必須摒棄傳統(tǒng)的、簡單的高管管理方式，逐步學會使用科學信息，執(zhí)行數(shù)據(jù)和記錄。

2.2 提高工作人員的業(yè)務(wù)能力

負責處理個人案件員工的能力直接影響個人案件的整體管理水平，檔案管理人員不僅要有扎實的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強的管理能力和服務(wù)知識。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理人員加強檔案法律法規(guī)學習，努力提高其人事檔案管理的技能，提高員工檔案管理的安全性，做好檔案傳遞工作，強化檔案管理意識，提高持續(xù)培訓水平，完善制度設(shè)計，建立適當?shù)倪\行機制。高管人員也應(yīng)該定時對工作人員進行培訓，學以致用，因材施教，注重實效。鑒于近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，如今，許多擔任決策職位的社會福利管理人員缺乏信息技術(shù)學習與應(yīng)用意識，無法使用它來收集和整合數(shù)據(jù)，這就要求事業(yè)單位對這些人進行培訓，以提高他們的IT 技能，讓每個管理者獨立地將數(shù)據(jù)與信息技術(shù)進行比較。

文件管理將直接影響政府機構(gòu)的發(fā)展，但速度較慢，將在未來的長期發(fā)展中發(fā)揮重要作用。許多政府機構(gòu)的高級主管沒有意識到文件管理的重要性，缺少對文件管理的關(guān)注，導致文檔管理不斷趨于形式化。文件創(chuàng)新必須從改變管理員思維方式開始，使其認識到加強檔案管理與管理分離的重要性，建立有職業(yè)經(jīng)理人的獨立工作單位和部門。每年都要安排長期初學者參加培訓，學習相關(guān)課程，使其能夠更好地將理論知識應(yīng)用到實際工作中，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，確保檔案工作質(zhì)量。為了轉(zhuǎn)變舊觀念，全面發(fā)展行政檔案管理，需要選擇高素質(zhì)的復合型行政檔案管理人員。

2.3 加強重視

此外，事業(yè)單位必須制定嚴格的評估和管理方法，作為衡量業(yè)績的基準和依據(jù)。事業(yè)單位的教育包括在不同領(lǐng)域?qū)γ课粏T工進行培訓，并為每位員工制定不同的工作標準，以提供明確的培訓。建立嚴格規(guī)范的崗位評價體系，明確員工滿意度指標。當然，事業(yè)單位也應(yīng)該得到明確的評估，員工的行為應(yīng)該受到嚴格的控制和監(jiān)督，盡可能避免出現(xiàn)個人腐敗問題。如果下級人員發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導層存在腐敗，他們可以匿名舉報，并及時對舉報人進行徹底調(diào)查。如果發(fā)現(xiàn)報告有效，應(yīng)認真對待該事件，并成立信息收集小組，以防止專家欺詐。除了評估專家，報告事業(yè)單位的人員應(yīng)為每個候選人投票，并根據(jù)投票數(shù)決定檢查員的評估方法是否可行。所有公司或機構(gòu)應(yīng)加強宣傳活動，定期審查相關(guān)員工檔案管理措施和其他政策文件，并為員工檔案管理員提供培訓。通過網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)媒體等現(xiàn)代媒體，積極探索檔案知識管理的話題，提高個人檔案管理的敏感性，及時更新和修改檔案，有效促進檔案發(fā)展，為研究人員提供更有價值的信息，提高文件開發(fā)和使用的價值。

2.4 提高人事檔案管理觀念

經(jīng)營者應(yīng)當確保建立有效、可靠的信息和人事檔案管理制度，及時準確地識別信息獲取及傳遞等流程中的風險因素，充分利用聯(lián)檢組內(nèi)外監(jiān)督機制，確保內(nèi)外監(jiān)督的互補性。如果公關(guān)部的文件管理延遲，這意味著該組織的行政人員缺少對文件管理的重視，只有管理者更加重視文檔管理，整個文檔管理才能井然有序地進行。負責文件管理的行政人員要認識到文件管理的重要性，并對其進行嚴格監(jiān)督，建立與個人案件相關(guān)的系統(tǒng)，并定期監(jiān)控個人案件，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時糾正。人事檔案管理人員接收有關(guān)人事檔案管理法律方面的信息和評估也很重要，以便其能夠執(zhí)行任務(wù)。

在文件管理中，歸檔文化是不可忽視的，應(yīng)重視對歸檔文化的學習與利用。此外，在計算期內(nèi)納入預(yù)算的資金和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備問題也很重要，有利于員工實現(xiàn)晉升目標，提升控制水平，達到強化預(yù)算有效性的目的。可以通過管理政府機構(gòu)的人事記錄來改善對網(wǎng)站的訪問，提供機構(gòu)員工檔案管理信息的網(wǎng)站，應(yīng)當為有關(guān)人員提供必要的檔案服務(wù)，為管理人事檔案提供信息檢索服務(wù)。內(nèi)容豐富的高管管理網(wǎng)站不僅要更新改造，同時也應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)的強大資源來適應(yīng)快速發(fā)展的社會環(huán)境，這種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)將成為支持政府機構(gòu)文檔管理信息的重要方法和途徑，這種模式不僅有利于信息資源的轉(zhuǎn)移，而且可以更有效地響應(yīng)不斷變化的時代和需求。

2.5 完善與事業(yè)單位人事檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

在工作流管理模式中，各種網(wǎng)絡(luò)功能發(fā)揮著重要作用，在這種高科技管理方式下，改善網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)條件至關(guān)重要，這是因為管理員必須管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，因此，設(shè)備管理及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施質(zhì)量直接影響文檔管理程序。為了通過網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)解決空間問題，需要在各種設(shè)施上投入大量資金，并針對網(wǎng)絡(luò)設(shè)置不同的功能模塊。為了達到高效文件管理的目的，必須及時引進新設(shè)備，此外，為了使機器正常工作，應(yīng)該及時更換設(shè)備中的零部件。公共機構(gòu)的活動應(yīng)從以下兩點開始：一是注重文件管理的深度，切實完善各種文件管理體制，制定具體實施方案，制定各種文件管理內(nèi)容，使文件管理體系更加高效；二是檔案管理員應(yīng)加強對所有設(shè)施的維護，更加關(guān)注網(wǎng)絡(luò)軟件，仔細研究所有軟件安裝的適應(yīng)性和可行性。

3 結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新背景下，由于管理者需要通過對新技術(shù)的深入學習來掌握新技術(shù)，生產(chǎn)單位系統(tǒng)中的國家人事記錄管理避免不了會面臨障礙。如果相關(guān)管理人員能夠正確地掌握新的管理方法和信息技術(shù)，事業(yè)單位的發(fā)展進步將會非?？?。將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于各組織，不僅可以節(jié)約系統(tǒng)服務(wù)的儲存時間，還可以節(jié)省更多的文件存儲空間，有利于提高事業(yè)單位的人事檔案管理效率，充分發(fā)揮人才戰(zhàn)略的實際效用。