□北京首都國際機場股份有限公司 董瓊 王萍/文

民航企業(yè)財務信息化建設經歷了“會計電算化”“財務管理信息化”“財務管理信息化＋財務報銷系統(tǒng)化”三個階段的發(fā)展，每個階段的迭代升級都對提高財務工作效率、推動企業(yè)規(guī)范化管理起到了積極作用，特別是第三個階段財務報銷系統(tǒng)化不僅提升了工作效率、還實現了預算管控，提升了財務管控力度。

隨著國家大數據戰(zhàn)略落地，數字化轉型、智能化進程加快，給民航企業(yè)財務系統(tǒng)智能化建設帶來了新的機遇，也提出了新的要求。本文旨在通過北京首都國際機場股份有限公司（以下簡稱“首都機場”）財務報銷系統(tǒng)智能化建設，探討建立業(yè)財融合的智能化財務報銷系統(tǒng)，實現全面預算管控，合同履約管理，一體化會計處理，靈活數據存儲，即時統(tǒng)計分析等功能。以期在財務深入業(yè)務的同時、提高財務人員工作效率，服務企業(yè)業(yè)務決策。

首都機場財務報銷管理現狀及問題

作為首都機場集團公司的龍頭企業(yè)，首都機場早在2014年10月在首都機場集團公司內率先上線了財務報銷系統(tǒng)，通過實現系統(tǒng)報銷審批，提高了工作效率；進行系統(tǒng)自動校核，提高了工作的準確性；推動預算管控前置，提高了財務管控力度。

隨著首都機場業(yè)務量逐年遞增，與支出相關的財務報銷審核壓力也隨之上升，報銷系統(tǒng)分析功能的欠缺也逐步顯現出來，隨著時間推移，財務系統(tǒng)呈現出老態(tài)龍鐘、力不從心的狀態(tài)，出現的問題主要集中在以下幾個方面：

一是單據審核量大，重復性強，造成財務人員重復性工作，年平均處理單據數量約為13000張、控制總預算達36000條，涵蓋費用報銷、外幣報銷、合同管理等業(yè)務。

二是業(yè)務類型復雜，人為判斷多，造成報銷業(yè)務種類繁多，情況復雜，報銷要件及審核要點分散，標準不統(tǒng)一。

三是系統(tǒng)關聯性弱，自動化程度低，與ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)）、預算及分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的關聯性不強，造成大量跨系統(tǒng)核對工作，降低了工作效率。

四是系統(tǒng)兼容性差，智能性不足，系統(tǒng)只能兼容IE瀏覽器，填單時人為判斷多，審核點沒有進行前置控制，造成頻繁退單，影響報銷進度。

五是系統(tǒng)功能欠缺，缺乏數據存儲和統(tǒng)計分析功能，造成財務無法高效的提取有效信息，無法對公司業(yè)務發(fā)展和管理決策提供有效支撐。

首都機場業(yè)財融合發(fā)展實踐

（一）全面調研，解決業(yè)務痛點

系統(tǒng)建設前期，首都機場財務部經過了4個月的產品市場調研、內部需求征集，并系統(tǒng)學習了公司各類制度，在充分了解各項業(yè)務的基礎上，深挖管理流程和運行效率上的痛點并加以解決。

1.業(yè)務流程標準化。對報銷業(yè)務進行全面分類梳理，明確各類業(yè)務的審核點、控制點以及報銷審核要件；對合同付款條款進行標準化規(guī)范，將合同驗收等關鍵節(jié)點嵌入財務付款審核流程中，并制定了合同系統(tǒng)與報銷系統(tǒng)進行集成的方案，實現了業(yè)務流程標準化。

2.報銷場景固定化。對各類報銷業(yè)務審核附件實行清單化管理，并對上傳附件進行場景化設置，通過設置報銷必上傳附件和可上傳附件，在報銷單填報環(huán)節(jié)規(guī)范報銷審核要件，減少財務審核過程的退單，提升報銷審批效率。通過整合，最終確定合同類報銷審批場景20個，非合同類報銷審批場景39個，使附件上傳模塊化、模板化，確保報銷場景固定化，保障了報銷附件的合規(guī)性、有效性、完整性。

3.單據填制系統(tǒng)化。財務智能化是推進業(yè)財融合的基礎，財務變革也激勵業(yè)務變革，有利于促進業(yè)務審批規(guī)范化、標準化并且系統(tǒng)化。由于業(yè)務變革涉及多部門、多業(yè)務系統(tǒng)，有較大協調難度，因此，強調做到“試點一個、成熟一個、上線一個”。此次報銷系統(tǒng)設計了一系列可以標準化、使用頻率較高的業(yè)務事項審批流程，實現在報銷系統(tǒng)審批并關聯到報銷單，減少了紙質單據的傳遞審批，既規(guī)范了業(yè)務流程，又提高了會簽審批效率。實現事項單填制系統(tǒng)化，制定了合同相關事項單5個：服務項目驗收單、一般產品驗收記錄、一般產品采購明細表、報銷會簽單、支付情況說明表；非合同類事項單6個：國內差旅費審批表、國內出差補貼申請表、國際差旅費審批表、國際伙食公雜簽批表、交通費審批匯總表、一般產品驗收記錄（非合同）；其他類事項單2個：勞務報酬稅金計算表、集團委托實施項目付款審批單；個人事務類事項單1個權限申請變更表（如圖1所示）。

圖1：各類事項單

4.數據壁壘被融化。為保障系統(tǒng)的有效互聯，充分消除業(yè)財融合壁壘，報銷系統(tǒng)進行了充分的接口設計，與預算管理系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)（企業(yè)管理解決方案）、資金管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)門戶、人力資源系統(tǒng)、固定資產管理系統(tǒng)實現了數據互通互聯，與采購平臺、實物資產管理系統(tǒng)、主數據管理系統(tǒng)均預留了標準接口，打通了全部相關系統(tǒng)之間的壁壘。

5.財務管理精細化。財務人員在進行單據審核時往往需要手工核驗發(fā)票，對應合同系統(tǒng)檢查報銷事項，在ERP系統(tǒng)進行賬務處理和審核，反復在多個系統(tǒng)操作、重復審批。智慧報銷系統(tǒng)解決了跨系統(tǒng)操作，實現了數據互聯互通，不僅提升了財務審批效率，同時進一步提升了財務管理精細化水平。

（二）融會貫通，實現精進管控

通過審核標準的梳理，提升了業(yè)務覆蓋面與趨同度，進而實現業(yè)務場景有系統(tǒng)可管、有數據可查；同時利用系統(tǒng)協同建設，使財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)打通，形成集群管理，進而實現跨系統(tǒng)管控。

在梳理痛點的基礎上，財務部在設計藍圖框架時考慮了以前年度審計指出的風險點，歸納總結了各類單據審核的要件和控制點，并將各控制點融入至各個業(yè)務場景。

通過數據協同管理理念的應用，打破了原有的業(yè)、財信息化脫節(jié)現狀，將財務智能化工作與業(yè)務工作緊密結合，提升財務服務職能，全面實現了業(yè)財有機融合；同時實現系統(tǒng)智能化，提高工作效率，提高用戶的使用體驗。

智慧報銷系統(tǒng)的建設，實現業(yè)財共生，融會貫通，以預算為起點，以履約觸發(fā)報銷，支付信息自動回寫到合同庫的閉環(huán)管理；進一步加強了業(yè)務管控，提高了報銷效率和資金利用率；解決了報銷流程長、審核節(jié)點多、業(yè)務與財務脫節(jié)等財務管控痛點。通過此次業(yè)務梳理、流程標準化，實現了報銷自動審核、自動控制和憑證自動生成，查詢功能也讓業(yè)務人員對自己經辦合同的履約、支付進度做到一目了然。增強了財務服務的溫度，提升了企業(yè)經營管理水平。

推進首都機場業(yè)財融合的思考

（一）業(yè)財共生，實現多維賦能

智慧報銷系統(tǒng)建設，應充分發(fā)揮財務與業(yè)務的協同，以業(yè)務端管控為財務控制的出發(fā)點和依據，圍繞實現業(yè)務過程管控、系統(tǒng)運行高效、人員操作智能、數據服務決策四個目標所開展。

1.強化合約管理，以履約發(fā)起報銷。智慧報銷系統(tǒng)智能化核心理念是基于合同控制付款，因此應在報銷系統(tǒng)建立合同庫，保障合同執(zhí)行和財務付款的融合融通，報銷系統(tǒng)的合同基礎信息及履約計劃通過合同系統(tǒng)自動獲取，執(zhí)行情況通過EPR系統(tǒng)自動獲取，與報銷系統(tǒng)的付款情況集成，自動生成合同臺賬。既方便業(yè)務人員、財務人員進行合同情況靈活查詢，又強化了合約管理。

這也要求企業(yè)在合同簽訂時，將付款條件及付款要件嵌入合同文本，由合同系統(tǒng)獲取的履約計劃依據報銷場景實際情況進行模板配置，通過規(guī)則內置，保障合同發(fā)起報銷的合規(guī)性與智能判斷，充分減少業(yè)務人員單據填寫負擔。依據履約計劃發(fā)起驗收及報銷，未到計劃報銷時間不能發(fā)起報銷，有效地強化了合同執(zhí)行。

2.增強系統(tǒng)集成，讓憑證自動生成。報銷系統(tǒng)與上、下游業(yè)務系統(tǒng)充分集成，增強業(yè)務數據與財務數據互聯互通，消除信息孤島，通過系統(tǒng)以事項審批單、必傳附件和可選附件的方式與合同進行強關聯，實現智能審核。報銷系統(tǒng)可以在預算控制、資金計劃控制、合同履約控制進行強關聯和強校驗，在保證數據準確安全的前提下，增強系統(tǒng)智能化控制機制，減少人為判斷風險。

通過系統(tǒng)集成，自動產生財務會計憑證，經財務審核即可完成財務制證，極大地節(jié)約財務人員的工作成本，提高工作效率。

3.加強分析管理，用數據支持決策。財務管理是經營管理的重要組成部分，一切生產經營活動都離不開財務數據的反映和調控。財務智能化工作始終密切圍繞管控、高效、智能、服務決策開展。實現將財務職能從傳統(tǒng)的記賬工作轉型為企業(yè)戰(zhàn)略決策，為管理控制提供支持。

智慧報銷系統(tǒng)的建設，要實現從業(yè)務到財務再到業(yè)務的閉環(huán)管理（如圖2所示），實現大數據采集存儲及智能分析功能，如報銷情況分析、合同執(zhí)行分析、供應商付款分析、資金使用分析等?？梢詾楣竟芾韺印⒒鶎訕I(yè)務部門提供大量的資料、數據，并按照時間順序，客觀、全面地對會計信息進行定量分析，進而綜合反映公司具體經營情況，為領導層決策提供多方面數據支持，為企業(yè)各項活動的開展提供會計信息。利用這些分析功能，可以分析公司近年支出的重點范圍，為下一年度預算編制提供數據支持，為公司戰(zhàn)略提供服務支持。可以進一步分析公司的投入產出比，并根據資金使用計劃為公司投融資決策提供數據支持。

圖2：業(yè)財一體化示意

4.自動獲取發(fā)票，對票據智能管理。報銷系統(tǒng)應與稅務局發(fā)票系統(tǒng)進行直連，自動獲取稅務局增值稅專用發(fā)票及電子票信息，并引入公司發(fā)票池，使公司所有增值稅發(fā)票與電子票在此過程中一次性完成發(fā)票的認領、驗偽查重，報銷時業(yè)務人員在報銷系統(tǒng)中找到需要報銷的發(fā)票并關聯報銷單，無需上傳發(fā)票，實現智能票據管理。

5.優(yōu)化報銷填單，使填單效率提高。強化財務智慧報銷系統(tǒng)與合同系統(tǒng)的關聯度，合同付款可實現由履約計劃發(fā)起驗收、報銷，報銷單中信息通過履約計劃自動獲取，大大減少了二次輸入信息量；非合同類報銷填單也可通過復制已有報銷單進行填報，以減少手工填寫，縮短填單時間，避免人為填寫錯誤，提高填單效率。

6.手機移動報銷，可隨時填單審批。實現移動端報銷、審批是智慧報銷系統(tǒng)建設追求的目標，通過手機拍照、在手機上傳附件并在移動端審批，可極大地方便各級管理人員擺脫場所限制和空間束縛，特別適合當前疫情影響下的靈活辦公方式，實現路徑可通過搭載企業(yè)微信移動端的掌上報銷模塊審批報銷系統(tǒng)中的各類單據；實現移動端發(fā)票影像采集、儲存，減少了移動端拍照轉換到電腦端的過程。填單人在任何地方都可以查詢單據的審核節(jié)點，可以實時查看數據信息。

（二）案無留牘，項目精準管理

報銷系統(tǒng)的機控替代人控、全面互聯應用、管理標準內嵌等管理理念均是為財務智慧化賦能的有益探索與成功實踐。在整個過程中，技術保障方面的關鍵點如下：

1.目標先行。在智慧報銷系統(tǒng)建設實施過程中，項目組始終貫徹目標先行的理念，深入了解需求，確定項目的總體提升目標，夯實財務信息化基礎。首先是遷移原有功能、接口、數據，保障現有內容完整移植；其次是從發(fā)展愿景與實際需求出發(fā)，補齊空缺，夯實財務信息化基礎，逐步實現支撐管理運營與決策分析的擴展應用；再次是加強系統(tǒng)集成能力，打通線間壁壘，實現網報系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)集成，形成財務管控信息化“網”。

2.規(guī)范數據?！皺C器判斷代替人為判斷，數據跑代替員工跑”是這次財務智能化提升最簡潔的總結，系統(tǒng)預制了各項規(guī)則，規(guī)避了填單錯誤，提高了業(yè)務人員的工作效率，減少了財務人員的無效審核。結構化數據歸集、報銷數據選擇寫入、補充關鍵信息、審核標準智能判斷提升了效率、降低了風險，實現了軟件升級的根本目標（如圖3所示）。統(tǒng)計數據顯示，智慧報銷系統(tǒng)上線以來，單張單據填寫時間節(jié)約35%，審核時間節(jié)約18%；單一業(yè)務自動生成憑證率為96%，對公支付總用時大大縮短。

圖3：報銷數據生產流程

（三）立足當前，管理精進不休

智慧報銷系統(tǒng)建設實現了公司的業(yè)財融合，提高了財務部門業(yè)務服務能力、標準化管理能力、資金利用能力、決策支持能力，歸納出一條可充分借鑒推廣的管理會計創(chuàng)新之路。通過此次業(yè)務梳理、流程標準化、財務業(yè)務融通融合，實現了業(yè)務財務全生命周期閉環(huán)管理?；厥醉椖康耐瓿?，對于整個項目管理有以下三點思考：

1.低成本也能實現大智慧。項目在選擇系統(tǒng)升級解決方案時，其中一個最主要的因素是低成本。2020年伊始，突如其來的新冠疫情席卷全球，全球生產經營受到很大的影響。為了全面落實民航局、集團公司“過緊日子”要求，首都機場降本增效，降低各類項目預算。盡管本方案成本低，其功能實現卻處處體現“大智慧”，實現了業(yè)務標準化、合同管理臺賬化、報銷場景化、業(yè)財一體化、核算與報銷集成智能化的“五化”目標。

2.系統(tǒng)建設必須互通互聯?！盎ヂ摶ネā蹦軌虺浞痔嵘龢I(yè)財融合能力，規(guī)范數據標準，有利于落實信息建設一體化，避免“信息孤島”。業(yè)務數據與財務數據的互通互聯，實現了基礎工作智能化，為靈活統(tǒng)計分析提供有效支持。

3.項目管理必須動態(tài)管控。通過報銷系統(tǒng)升級改造項目，正確運用PDCA循環(huán)工作模式開展項目管理，可以達到事半功倍的效果。同時，針對不同階段采用了動態(tài)項目風險管控措施，保障了項目的穩(wěn)步推進。在上線過程中，持續(xù)聽取用戶建議并改進和優(yōu)化場景和事項單，以實踐促提升，以用戶促發(fā)展，以保障促改進，根據業(yè)務持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化實時跟進，進一步促進了業(yè)務財務的雙向提升。

總之，智能化升級過程是落實財務服務職能和財務管理職能的重要手段之一，通過智能化賦能使業(yè)務和財務更加有機結合，創(chuàng)造更大價值，促進業(yè)務高質量發(fā)展。