王潔菲
摘要:數(shù)字檔案館作為新型檔案信息組織管理形式,是數(shù)字時代檔案工作提質升級的關鍵依托,其生態(tài)位提升關乎數(shù)字檔案館生態(tài)能級的躍升乃至檔案事業(yè)生態(tài)空間的擴充。在分析數(shù)字檔案館生態(tài)位內(nèi)涵的基礎上,構建和剖析了包含“態(tài)”“勢”“能”三個維度的數(shù)字檔案館生態(tài)位模型及其形成與演化機理,并結合現(xiàn)實情況從資源、機制、技術、能效四個方面梳理了當前數(shù)字檔案館生態(tài)位發(fā)展的主要困境,提出數(shù)字檔案館生態(tài)位提升路徑。
關鍵詞:數(shù)字檔案館 生態(tài)位 生態(tài)能級
Abstract: Digital archives, as a new form of ar? chive information organization and management, is the key support for the quality and upgrading of ar? chives work in the digital age. The improvement of its niche is related to the improvement of the ecological level of digital archives and the expansion of the eco? logical space of archival undertaking. On the basis of analyzing the connotation of the niche of digital ar? chives, this research constructs and analyzes the niche model of digital archives and its formation and evolution mechanism, which includes the three dimen? sions of "ecostate""ecorole" and "capability". Combined with the actual situation, this paper combs the main difficulties of the current digital archives niche develop? ment from the four aspects of resources, mechanism, technology and energy efficiency, and puts forward the path to improve the digital archives niche.
Keywords: Digital archive; Ecological niche; Eco? logical energy level
大數(shù)據(jù)時代,數(shù)字化社會浪潮從源頭上改變了檔案事業(yè)發(fā)展的生態(tài)環(huán)境與秩序,檔案資源形態(tài)從“模擬態(tài)”向“數(shù)字態(tài)”“數(shù)據(jù)態(tài)”不斷轉變,檔案工作空間從“實體空間”向“數(shù)字空間”“數(shù)據(jù)空間”加速遷移,在適應“數(shù)字化生存”的進程上,數(shù)字檔案館作為數(shù)字檔案資源的主要“棲息地”及生存運動場所,其建設升級成為數(shù)字時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向與關鍵抓手。從《檔案法》、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃等一系列政策中強調(diào)開展數(shù)字檔案館建設,到國家、地方、組織發(fā)布《數(shù)字檔案館建設指南》等一系列指導性文件,再到國家檔案局評選認定“國家級數(shù)字檔案館”“全國示范數(shù)字檔案館”等一系列實踐,均可看出,數(shù)字檔案館在數(shù)字時代檔案事業(yè)生態(tài)中的地位愈加突出。如何進一步提升數(shù)字檔案館生態(tài)位,發(fā)揮數(shù)字檔案館在管控信息、服務大局、賦能治理中的基礎性、進階性作用,是檔案界必須思考的重要問題。
(一)數(shù)字檔案館生態(tài)位內(nèi)涵
在生態(tài)學中,生態(tài)位是描述生物在環(huán)境中占據(jù)的特定位置,指在“特定生態(tài)系統(tǒng)中,生物(可以是個體、物種、種群)與環(huán)境及其他生物相互作用過程中所形成的相對地位與作用”[1]。依據(jù)生態(tài)學中的生態(tài)位定義,結合數(shù)字檔案館建設與發(fā)展的實際,可以將數(shù)字檔案館生態(tài)位定義為:“數(shù)字檔案館(個體、種群、群落)在一定時空區(qū)域內(nèi)依據(jù)自身的檔案信息資源規(guī)模、基礎設施、信息服務、社會影響等因素,在各種社會組織、社會信息系統(tǒng)中形成的特定位置?!盵2]
從該定義中不難分析出:第一,數(shù)字檔案館生態(tài)位的高低首先由數(shù)字檔案館主體的綜合實力決定,包括自身建設狀況和能力水平等;第二,數(shù)字檔案館生態(tài)位是一種相對生態(tài)位,既相對于一定時空環(huán)境而言,也相對于一定參照對象而言;第三,數(shù)字檔案館生態(tài)位因主體能動性和客觀環(huán)境條件等因素變化而具有動態(tài)性。
(二)數(shù)字檔案館生態(tài)位構成
生態(tài)位態(tài)勢理論中認為:“從個體到生物圈,無論是自然還是社會中的生物單元都具有態(tài)和勢兩個方面的屬性。態(tài)是指生物單元的狀態(tài),勢是指生物單元對環(huán)境的現(xiàn)實影響力或支配力?!盵3]但在數(shù)字檔案館生態(tài)位中,除“態(tài)”“勢”之外,由于數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)歸根結底是組織生態(tài)系統(tǒng)和人工生態(tài)系統(tǒng),“人為”賦予數(shù)字檔案館之“能”占據(jù)重要方面。所以必須單獨提出并突出“能”的作用并將其提至與“態(tài)”“勢”同等之地位。故而,數(shù)字檔案館生態(tài)位包括“態(tài)”“勢”“能”三個維度,綜合決定數(shù)字檔案館的生態(tài)位。
1.數(shù)字檔案館生態(tài)位之“態(tài)”。數(shù)字檔案館生態(tài)位之“態(tài)”是指數(shù)字檔案館在一定時空環(huán)境下的自身狀態(tài),即數(shù)字檔案館在過去發(fā)育成長以及與環(huán)境相互作用積累的結果,包括“絕對態(tài)”和“相對態(tài)”兩大方面?!敖^對態(tài)”指數(shù)字檔案館自身的發(fā)展水平及其內(nèi)部各要素的發(fā)展狀態(tài),如數(shù)字檔案館目前數(shù)據(jù)庫建設規(guī)模、基礎設施狀況、職能業(yè)務范圍等?!跋鄬B(tài)”指數(shù)字檔案館在一定環(huán)境條件下與其他數(shù)字檔案館或同類型信息部門或信息系統(tǒng)(如大數(shù)據(jù)局、政務信息系統(tǒng))相比較而言所處于的狀態(tài)。
2.數(shù)字檔案館生態(tài)位之“勢”。數(shù)字檔案館生態(tài)位之“勢”是數(shù)字檔案館與外部環(huán)境間的相互影響力、支配力、驅動力。一是數(shù)字檔案館之于外部環(huán)境之“勢”。數(shù)字檔案館憑借自身能力水平對國家、社會、個人產(chǎn)生貢獻力、支撐力、影響力,這些力量的大小、強弱乃至正負,均直接影響數(shù)字檔案館生態(tài)位。二是外部環(huán)境之于數(shù)字檔案館之“勢”。隨著信息技術的發(fā)展,數(shù)字檔案館的管理和服務模式會不斷發(fā)生變化,倒逼數(shù)字檔案館朝著智慧型、知識型方向發(fā)展,出現(xiàn)生態(tài)位變化。
3.數(shù)字檔案館生態(tài)位之“能”。數(shù)字檔案館生態(tài)位之“能”是指數(shù)字檔案館的能力,是數(shù)字檔案館生態(tài)位維度中最具能動性、活躍性的部分,其影響往往是最為迅速和明顯的。一是數(shù)字檔案館針對數(shù)字檔案資源的“收”“存”“管”“用”等基礎業(yè)務能力;二是數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源服務能力,包括跨界共享、資源互通、數(shù)據(jù)整合等;三是數(shù)字檔案館技術能力,包括技術引進、技術適配、技術應用等;四是數(shù)字檔案館建設管理人才隊伍的人員能力,包括技術掌握、數(shù)據(jù)素養(yǎng)等。
(三)數(shù)字檔案館生態(tài)位形成與演化機理
“態(tài)”“勢”“能”作為數(shù)字檔案館生態(tài)位的主要構成,是數(shù)字檔案館生態(tài)位形成與演化的主要自變量。如圖1所示,空間任意選定原點O,過點O作三條互相垂直的Ot軸(“態(tài)”軸)、Os軸(“勢”軸)、On軸(“能”軸),三條軸的正方向分別代表趨優(yōu)、趨利、趨強的正狀態(tài),反方向分別代表趨劣、趨弊、趨弱的負狀態(tài)。
1.數(shù)字檔案館生態(tài)位形成機理。在圖1中,假設存在某數(shù)字檔案館D,根據(jù)對該數(shù)字檔案館“態(tài)”“勢”“能”現(xiàn)狀的分析評估,得出其生態(tài)位三個維度值分別為t1、s1、n1,由此即可確定D1點在三維坐標系中的具體位置,也即該數(shù)字檔案館的生態(tài)位;區(qū)域A則表示該數(shù)字檔案館在現(xiàn)有“態(tài)”“勢”“能”條件下所能適應并發(fā)揮作用的生態(tài)能級幅域范圍,也即該數(shù)字檔案館在當前生態(tài)位力所能及的作用空間。
2.數(shù)字檔案館生態(tài)位演化機理。受客觀環(huán)境和主體能動的雙重影響,數(shù)字檔案館“態(tài)”“勢”“能”在原先階段基礎上發(fā)生正方向或負方向變動,數(shù)字檔案館生態(tài)位即發(fā)生位移,數(shù)字檔案館生態(tài)作用空間自然也會相應擴充或壓縮。在圖1所示模型中,假設數(shù)字檔案館D生態(tài)位三個維度值從t1、s1、n1分別演進至t2、s2、n2,此時其生態(tài)位從D1點轉變至D2點,生態(tài)位發(fā)生顯著提升;同時,其生態(tài)作用空間從區(qū)域A擴充至區(qū)域B,作用空間增大,生態(tài)能級提升。在模型中,當?shù)竭_頂點Dmax時,此時數(shù)字檔案館Dmax生態(tài)位三個維度的值達到最大,該數(shù)字檔案館處于頂級發(fā)展水平,生態(tài)位達到最高,即處于理想生態(tài)位[4]的狀態(tài)。
此外,在數(shù)字檔案館生態(tài)位演化進程中,會出現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)位偏移現(xiàn)象。如圖1所示,當數(shù)字檔案館生態(tài)位達到D1時,其生態(tài)位三個維度值t1、s1與n1相對而言并不均衡,其反映到現(xiàn)實中可能呈現(xiàn)的是該數(shù)字檔案館目前在良好的社會環(huán)境下有足夠的數(shù)字檔案信息資源,但卻因其數(shù)字檔案館管理主體的業(yè)務水平不高、工作能力不足,導致其生態(tài)位處于不平衡的狀態(tài)。當數(shù)字檔案館生態(tài)位所對應的生態(tài)空間域為近正方體時(即數(shù)字檔案館生態(tài)位達到D2時),其“態(tài)”“勢”“能”能夠匹配,此時該數(shù)字檔案館是處于一種良性的發(fā)展模式,生態(tài)位處于不偏不倚的平衡狀態(tài)。當生態(tài)位所對應的域不是正方體時,即數(shù)字檔案館生態(tài)位發(fā)生偏移,那么就要相應地提高某一個或兩個維度值使其達到良性狀態(tài)。
(一)數(shù)字轉型與數(shù)據(jù)質量的欠配
在數(shù)字轉型時代,數(shù)據(jù)逐漸成為不同業(yè)務場景的原始記錄形式,“檔案管理對象也發(fā)生著由模擬態(tài)到數(shù)字態(tài)再到數(shù)據(jù)態(tài)的轉變,數(shù)據(jù)管理開始成為檔案工作的新常態(tài)”[5]。數(shù)據(jù)質量是數(shù)字檔案館生態(tài)位的關鍵,是數(shù)字檔案館檔案數(shù)據(jù)規(guī)范管理與有效開發(fā)的基礎?!皺n案數(shù)據(jù)質量包括兩方面:一是檔案數(shù)據(jù)自身的質量,主要指檔案數(shù)據(jù)的真實完整,準確可靠,關聯(lián)可用程度等;二是檔案數(shù)據(jù)的過程質量,包括數(shù)據(jù)存儲質量,傳輸質量,運行質量和利用質量等?!盵6]當前,數(shù)字檔案館中檔案數(shù)據(jù)質量不容樂觀,往往會陷入“數(shù)據(jù)豐富,信息貧乏”的境地,制約數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)質量的因素包括檔案數(shù)據(jù)結構復雜、格式不一、系統(tǒng)異構、標準差異等。
(二)跨界互通與機制失調(diào)的抵觸
大數(shù)據(jù)時代,“數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮是一個讓數(shù)據(jù)‘動起來的過程。而數(shù)據(jù)流通形式的創(chuàng)新,同樣也是數(shù)據(jù)價值創(chuàng)造模式的創(chuàng)新”[7]。就檔案數(shù)據(jù)來說,檔案數(shù)據(jù)流通不僅是檔案數(shù)據(jù)生態(tài)中的正?,F(xiàn)象,更是檔案數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)的必然路徑。由數(shù)據(jù)“流通”到數(shù)據(jù)“共享”“整合”“共治”等,必然涉及雙方及多方的“跨界”。在一個成熟、完整、全景的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)圈內(nèi),檔案數(shù)據(jù)的跨界流通包括兩個方面:一是“跨檔案部門之界的流通”,指檔案數(shù)據(jù)在檔案行業(yè)內(nèi)部的流通傳遞;二是“跨信息部門之界的流通”,指檔案數(shù)據(jù)在檔案部門與其他數(shù)據(jù)管理部門之間的流通共享。然而由于缺乏整體性、統(tǒng)一性的機制規(guī)劃和治理安排,檔案行業(yè)內(nèi)部存在檔案數(shù)據(jù)共建共享步伐不一致、手段不協(xié)調(diào)的情況,與其他數(shù)據(jù)管理部門在政務數(shù)據(jù)資源歸檔管理、數(shù)據(jù)開放等管理職責劃分上尚不夠明晰,影響數(shù)字檔案館中檔案數(shù)據(jù)的跨界互通。
(三)科技依賴與技術猶豫的沖突
數(shù)字檔案館實質是序化的數(shù)字信息空間,對硬件設施、操作系統(tǒng)等依賴性較強。當前,我國數(shù)字檔案館整體發(fā)展尚處于建設階段,在技術的選用方面不夠成熟。一是檔案人員的技術素養(yǎng)?!凹夹g的‘新不是它存在的根本,‘技術的使用才是能夠證明它存在并且發(fā)展著的關鍵。”[8]科技化程度不斷提高的檔案行業(yè)中,不同能力水平的檔案工作者學習和使用高新技術的效果必然會有一定差異,進而會影響數(shù)字檔案館的運行管理和服務效果。二是在數(shù)字檔案館的建設過程中,對維護檔案信息的真實性、完整性、可靠性及保密性方面有著較高的要求,檔案人員在技術選擇上會存在猶豫不決、不敢妄為的心理。
(四)成本投入與能效產(chǎn)出的矛盾
館藏檔案的數(shù)字化、電子文件歸檔與移交系統(tǒng)、檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設等,數(shù)字檔案館的這些建設會投入大量的人、財、物。數(shù)字檔案館大投入、大消耗與小回報、小效益之間的矛盾,究其原因有兩方面。一是自身屬性原因,即“態(tài)”方面的因素。由于數(shù)字檔案館的建設與運行是一項“燒錢工程”,數(shù)字檔案館的效益“能見度差,難以計量”[9],因此往往在一個部門或者一個組織當中,會顯得微不足道。二是服務能力原因,當前我國大部分數(shù)字檔案館沒有完全實現(xiàn)智能化的雙向互動與溝通,這就使得用戶的實際需求無從說起、無處可說,造成用戶對數(shù)字檔案館的期望值不高。
(一)推進自身能力建設,破解本領困境
一方面,相對于“態(tài)”“勢”因素在影響數(shù)字檔案館生態(tài)位演化過程中的“慢熱”與“平緩”,能力因素則介入和生效得比較“積極”與“敏捷”,所以從能力建設思路出發(fā)促進數(shù)字檔案館生態(tài)位提升是主要抓手,成效也最為快速和凸顯;另一方面,數(shù)字檔案館生態(tài)位“態(tài)”“勢”“能”相互作用、彼此促進,其中“能”維的建設發(fā)展也會成為“態(tài)”“勢”發(fā)展變化的自變量,并且“能”維趨強在很大程度和很大比例上會帶動“態(tài)”維趨優(yōu)、“勢”維趨利,繼而從整體上驅動數(shù)字檔案館生態(tài)位朝正向提升,因此,能力建設在某種意義上是“元”建設和“元”動力。
第一,推進數(shù)字檔案館基礎能力建設。所謂基礎能力,即與數(shù)字檔案館建設基本要求相匹配的應有、必備能力,也是奠定數(shù)字檔案館生態(tài)位的基本能力。一是提升數(shù)字檔案信息資源建設能力,做好電子文件、數(shù)字檔案、檔案數(shù)據(jù)的采集、積累、管理與質量控制,構建數(shù)量豐富、形式多樣、類型多元、質量可靠的數(shù)字檔案資源庫。二是提升數(shù)字檔案館業(yè)務開展能力,完善數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)和服務平臺建設,最大程度發(fā)揮數(shù)字檔案館基本功能。三是提升數(shù)字檔案館工具應用能力,從寬度上拓展技術工具的應用范圍,從深度上提升技術工具的應用層級。四是提升數(shù)字檔案館建設管理人才隊伍素質能力,主體對數(shù)字檔案館生態(tài)位演化的積極態(tài)度會促使其做出相應決策來推動數(shù)字檔案館生態(tài)位的整體進化。五是提升數(shù)字檔案館制度規(guī)范建設實施能力,建立管理性、業(yè)務性和技術性標準規(guī)范于一體的數(shù)字檔案館制度規(guī)范與實施體系。
第二,推進數(shù)字檔案館進階能力建設。所謂進階能力,即促使數(shù)字檔案館創(chuàng)新化、特色化、智慧化建設的高階性能力,借以推動數(shù)字檔案館向新型化發(fā)展。一是“更新”能力建設,根據(jù)時代發(fā)展、政策走向、技術變遷等客觀環(huán)境對數(shù)字檔案館建設中的相關要素進行動態(tài)調(diào)整、變換升級,達到與時俱進的效果。二是“引新”能力建設,持續(xù)關注數(shù)字(據(jù))信息資源建設管理的新理念、新技術、新方法,結合數(shù)字檔案館建設目標要求,進行科學選優(yōu)引進。三是“拓新”能力建設,在數(shù)字檔案館建設的前期基礎上,瞄準社會需求、用戶心理動向,創(chuàng)新性地開發(fā)新功能,提供新服務。
(二)增強內(nèi)外互聯(lián)互通,破解機制困境
除了自身能力水平等絕對性因素對數(shù)字檔案館生態(tài)位演化產(chǎn)生的絕對影響之外,數(shù)字檔案館的相對狀態(tài)和比較地位也限定著其生態(tài)位的演化發(fā)展。一方面,在整個數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中,每個數(shù)字檔案館個體均無法獨立、割裂、斷層式存在,單個數(shù)字檔案館的生態(tài)位不可避免地受到其他數(shù)字檔案館個體以及所處的數(shù)字檔案館種群、群落的影響與規(guī)制。另一方面,在整個社會的大信息生態(tài)系統(tǒng)中,數(shù)字檔案館同政務信息系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等同類型信息平臺均為不可或缺的生態(tài)節(jié)點,數(shù)字檔案館的生態(tài)位與生態(tài)空間會在與其他信息平臺的合作與競爭中奠定與演化。通過數(shù)字檔案館內(nèi)外合作式競爭與資源共享,激發(fā)數(shù)字檔案館內(nèi)外因子的活力,從而達到“共生放大效應”[10]。
第一,增強數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部互聯(lián)互通,主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案館個體、種群、群落之間,通過數(shù)字檔案信息資源、技術資源、制度資源和用戶資源的互補性聚合,建立資源共建共享機制;統(tǒng)一數(shù)字檔案館建設規(guī)范,打破系統(tǒng)異構;建立遠程查詢,做到“檔案工作‘不斷檔,檔案服務‘不打烊”[11],實現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)位內(nèi)部協(xié)同提升。
第二,加強數(shù)字檔案館與外部信息系統(tǒng)的跨界互聯(lián)互通,突出表現(xiàn)在數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館、數(shù)字博物館、政府部門等社會信息系統(tǒng)之間相互協(xié)調(diào)、和諧共生,共同組成社會信息生態(tài)系統(tǒng)。例如,浙江省數(shù)字檔案館與婚姻登記處系統(tǒng)的無縫對接,服務窗口在受理補辦婚姻證明時,能經(jīng)過浙江檔案服務網(wǎng)發(fā)動“容缺查檔”申請,實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路,群眾少跑腿”,從而獲得用戶的滿意度和認可度。
(三)強化檔案服務賦能,破解效益困境
數(shù)字檔案館生態(tài)位的形成與演進,盡管是受“態(tài)”“勢”“能”三維度中多重因素的共同影響,但歸根結底還是依靠數(shù)字檔案館所能發(fā)揮的實際效能和實在效益來鞏固和拓展。因此,推動數(shù)字檔案館生態(tài)位提升,關鍵還要使數(shù)字檔案館生態(tài)效能得到放大、凸顯、展現(xiàn),通過強化檔案服務賦能,提升服務能級。
第一,深化數(shù)字檔案館服務內(nèi)容。雖然數(shù)字檔案館建設提升了檔案信息化水平,但是以檔案原始信息提供獲取為主要內(nèi)容的數(shù)據(jù)“傳遞式利用”在數(shù)字檔案館服務中占據(jù)很大比重,服務內(nèi)容歸于淺顯和表面?!半S著大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案數(shù)據(jù)資源將更加豐富多彩,用戶信息需求將更加復雜多樣,提供更為深層次的檔案信息服務內(nèi)容才是檔案館的生存之道”[12],更是數(shù)字檔案館生態(tài)位提升的必由之路。因此,必須推動數(shù)字檔案館檔案信息服務內(nèi)容向“開發(fā)式利用”轉變,提供深層化、精準化、知識化、智庫型服務,全面提升檔案服務品質。
第二,拓寬數(shù)字檔案館服務范圍。一方面,數(shù)字檔案館是在依托傳統(tǒng)檔案館資源和積累的基礎上建立起來的,傳統(tǒng)檔案館的“內(nèi)向型”服務范圍可能繼承和延伸到數(shù)字檔案館中,制約了數(shù)字檔案館的服務場域;另一方面,長期以來檔案館“供給導向”的服務模式,同樣制約了檔案信息服務的范圍和水平,導致數(shù)字檔案館社會影響力嚴重不足。所以,數(shù)字檔案館應當強化以“用戶為中心,服務為主導”的理念,推動數(shù)字檔案信息資源服務向多領域、寬層次輸出,拓展數(shù)字檔案館的服務對象和服務空間。
第三,暢通數(shù)字檔案館服務渠道。數(shù)字檔案館網(wǎng)絡服務平臺是數(shù)字檔案館服務的主要渠道,“應根據(jù)不同服務對象和現(xiàn)有網(wǎng)絡結構,構建三個服務平臺,即基于局域網(wǎng)的檔案信息服務平臺、基于政務網(wǎng)的檔案信息服務平臺和基于公眾網(wǎng)的檔案信息服務平臺”[13]。同時,通過數(shù)字檔案館間互聯(lián)互通打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺。
隨著數(shù)字轉型趨勢和競爭環(huán)境的日益加快和激烈,數(shù)字檔案館必須合理確定并根據(jù)環(huán)境的變化適時調(diào)整自己的生態(tài)位,獲得并持久維持自身的核心競爭力,適應不斷變化的社會生態(tài)環(huán)境的發(fā)展,在社會組織共生互利的基礎上實現(xiàn)信息資源的共建共享,促進信息資源的合理配置、科學管理和有效利用,進而促進信息生態(tài)系統(tǒng)平衡、健康發(fā)展,同時,檔案人員也應該以聯(lián)系、發(fā)展的眼光看待自身生態(tài)位的位移、演進,推動數(shù)字檔案館生態(tài)位實現(xiàn)提升和有效運行。
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作者單位:上海大學文化遺產(chǎn)與信息管理學院