摘? 要：后端對于前端的作用，在系統(tǒng)科學(xué)和心理學(xué)等許多領(lǐng)域中被稱為“反饋調(diào)節(jié)（控制）”，包含正、負(fù)反饋調(diào)節(jié)兩種形式，以“負(fù)反饋調(diào)節(jié)”為主。檔案工作中存在著前、后端關(guān)系及系統(tǒng)適應(yīng)的問題。此前檔案界所采用的“前端控制”概念有一定的缺陷，而“后端反饋調(diào)節(jié)”原理具有更堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和學(xué)術(shù)普遍性，更符合檔案工作的客觀實(shí)際。以檔案工作為核心，形成了兩個反饋調(diào)節(jié)過程：第一反饋調(diào)節(jié)過程是檔案管理端（后端）對檔案形成端（前端）的反饋調(diào)節(jié)過程;第二反饋調(diào)節(jié)過程是檔案利用端（后端）對檔案管理端（前端）的反饋調(diào)節(jié)過程。信息技術(shù)促進(jìn)了檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)”的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作;反饋調(diào)節(jié);負(fù)反饋調(diào)節(jié);正反饋調(diào)節(jié);前端控制

Abstract： The role of the backend to the headend is called 'Feedback Regulation（control）' in system science and psychology， including positive and negative feedback regulation， with 'negative feedback regulation' as dominant. There are problems of headend relationship，? backend relationship and system adaptation in archival work. The concept of 'headend control' previously adopted by the archival field has certain defects， while the principle of 'backend feedback regulation principle' has a more solid theoretical foundation and academic universality， which is more in line with the objective reality of archival work. Taking the archives work as the core， two feedback regulation processes have been formed： the first feedback regulation process is from the archives management end（backend） to the archives formation end（headend）. The second feedback regulation process is from the file utilization end（backend） to the file management end（headend）. Information technology has promoted the development of 'backend feedback regulation' in archival work.

Keywords： Archival work; Feedback regulation; Negative feedback regulation; Positive feedback regulation; Headend control

我們必須有這樣一種概念：檔案工作是所在業(yè)務(wù)工作（實(shí)踐活動）大循環(huán)系統(tǒng)的重要組成部分，并且是連接上下兩個循環(huán)過程、保持循環(huán)持續(xù)進(jìn)行和保證循環(huán)不斷上升的重要工具。它既有前端——本體業(yè)務(wù)端（實(shí)踐活動端，包括文件、零次文獻(xiàn)的形成與歸檔）;又有后端——后續(xù)業(yè)務(wù)端及檔案的利用端。而作為從事檔案管理的業(yè)務(wù)端，檔案工作是連續(xù)循環(huán)的業(yè)務(wù)活動過程的一個中間工作環(huán)節(jié)，所以它就有一個與前、后端的關(guān)系及循環(huán)系統(tǒng)的適應(yīng)與適配問題。具體而言，檔案工作中有兩種前后端關(guān)系：一是檔案工作之于前端業(yè)務(wù)工作（包括文書工作）的前后端關(guān)系;二是檔案工作之于后端業(yè)務(wù)工作（檔案利用）的前后端關(guān)系。無論是從檔案管理端（后端）到檔案形成端（前端），還是從檔案利用端（后端）到檔案管理端（前端），都要形成良好的反饋調(diào)節(jié)機(jī)制，形成順暢的反饋回路和閉環(huán)系統(tǒng)。因此，以檔案工作為核心，就形成了兩個反饋調(diào)節(jié)過程：第一反饋調(diào)節(jié)過程是檔案管理端（后端）對檔案形成端（前端）的反饋調(diào)節(jié)過程，反饋主體是檔案人員和檔案部門;第二反饋調(diào)節(jié)過程是檔案利用端（后端）對檔案管理端（前端）的反饋調(diào)節(jié)過程，反饋主體是檔案利用者和業(yè)務(wù)部門。在這兩個過程中，出現(xiàn)了反饋主體和反饋接收者角色的非同步轉(zhuǎn)換。

此前，關(guān)于檔案工作在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的系統(tǒng)適應(yīng)問題，相關(guān)理論有“文件生命周期理論”“前端控制理論”等，它們都有一定的合理性，但都有所不足。

檔案學(xué)中此前所說的“前端控制”，在系統(tǒng)科學(xué)（以控制論為主，也涉及系統(tǒng)論、信息論）、心理學(xué)、生物學(xué)和電氣工程學(xué)等領(lǐng)域中，被稱為“反饋調(diào)節(jié)”或“反饋控制”，并且，馬克思主義哲學(xué)辯證唯物主義在哲學(xué)認(rèn)識論（實(shí)踐論）等領(lǐng)域中也為各領(lǐng)域的“反饋調(diào)節(jié)”學(xué)說提供了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。它們具有更廣泛的學(xué)術(shù)意義和更普遍的實(shí)踐意義，“反饋調(diào)節(jié)”在各行各業(yè)被廣泛應(yīng)用，所以筆者在這一概念的基礎(chǔ)上提出了檔案學(xué)領(lǐng)域中的“后端反饋調(diào)節(jié)原理”。筆者所談的檔案工作中的反饋調(diào)節(jié)包含但不限于此前“前端控制理論”所涉及的內(nèi)容范疇，它具有更廣泛的時空范疇。

檔案學(xué)界此前對檔案工作中的“反饋調(diào)節(jié)（控制）”問題的研究文章很少，只有劉書旺[1]及李金峰、史江[2]等作者對這個問題略有涉及。本文將對這一問題展開較全面、較深入的論述。

1 從前端控制理論說起

1.1 檔案學(xué)“前端控制”理論的來源與基本內(nèi)涵。在中國檔案學(xué)界，“前端控制”（又稱“提前介入”）是一個特定的概念。理論層面的“前端控制”源于20世紀(jì)80年代超前控制思想的提出，[3]其后國內(nèi)外學(xué)者對相關(guān)學(xué)術(shù)內(nèi)容都有所涉及，并最終由中國學(xué)者正式提出。關(guān)于“前端控制”的來源及基本內(nèi)容，較早較完整的闡述者是馮惠玲教授。[4]她指出前端控制思想的最初來源：法國檔案學(xué)者 C·諾加雷明確指出“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身”。[5]

檔案信息化是“前端控制”理論提出的重要時代背景。國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》貫穿著這種“重新考慮”思想。它將“干預(yù)的時機(jī)”確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張“在文件形成前采取行動”。[6]《電子文件管理指南》（草案）將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個基本階段，這種劃分同現(xiàn)有的文件生命周期理論并非同一立論基礎(chǔ)，它所追蹤的不是文件內(nèi)在價值的變化軌跡，而是文件從孕育、生成到存在的過程。這個過程對于電子文件的控制具有重要的意義，它提示我們用聯(lián)系的眼光看待電子文件的“現(xiàn)實(shí)存在”，把過去分環(huán)節(jié)的階段性管理調(diào)整為“協(xié)同管理”，而這個“協(xié)同”的關(guān)鍵在于“使后工序出現(xiàn)的問題提前介入”，[7]即盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

關(guān)于對電子文件管理實(shí)行“前端控制”的必要性和內(nèi)涵，馮惠玲教授指出：

“（1）……通過系統(tǒng)設(shè)定及時采集必要的‘背景信息和‘元數(shù)據(jù)，有助于證實(shí)文件的形成過程和真實(shí)可靠性。（2）設(shè)計(jì)階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時機(jī)?！孪却_定歸檔范圍，判定保存價值，確定采集時間和采集方式，包括哪些文件需要保存‘草稿，哪些動態(tài)文件需要定期拷貝等，對于保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性具有決定性意義。（3）為確保保管起來的電子文件具有長期可利用性，需要事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如記錄載體、記錄格式等，還應(yīng)使系統(tǒng)及時地采集用于檢索的各種數(shù)據(jù)，以及在文件的恢復(fù)和解釋中所必要的各種數(shù)據(jù)。電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)采集通常從文件收發(fā)階段開始，……。（4）電子文件的利用要求也應(yīng)該在設(shè)計(jì)階段就予以考慮，……?？傊?，對電子文件的管理要‘從信息系統(tǒng)源頭做起，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段即考慮作為檔案保管的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，如果待系統(tǒng)應(yīng)用后再作改動往往費(fèi)錢又復(fù)雜，而且有時不可能實(shí)現(xiàn)。但是，強(qiáng)調(diào)前端控制并不意味著一切依賴于設(shè)計(jì)，檔案工作者在電子文件的形成和維護(hù)階段還有許多事要做，以彌補(bǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的缺陷，監(jiān)督系統(tǒng)的運(yùn)行和使管理活動得以延續(xù)，保證電子文件在其整個生命周期受到嚴(yán)密的控制?！盵8]

關(guān)于“前端控制”理論的來源和基本內(nèi)涵，任漢中教授也曾簡略概括道：“據(jù)論者介紹，‘前端控制的理論依據(jù)來自西方學(xué)者，法國學(xué)者諾加雷提到的是‘考慮‘進(jìn)行干預(yù)的時機(jī);國際檔案理事會電子文件委員會‘主張?jiān)谖募纬汕安扇⌒袆?。中國學(xué)者只是走得更遠(yuǎn)一點(diǎn)，直接提出‘前端控制?！岸丝刂普摰幕居^點(diǎn)是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。”[9]

1.2 “前端控制”理論內(nèi)涵的合理性與不足

1.2.1 “前端控制”理論內(nèi)涵的合理性。前端控制理論是以文件生命周期理論（文檔一體化）和全程控制（全程管理）原則為理論基礎(chǔ)，以電子文件、電子檔案的產(chǎn)生與發(fā)展為主要契機(jī)形成的，它的理論內(nèi)涵具有一定的合理性。

首先，它強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的整體性，特別是強(qiáng)調(diào)電子文檔管理系統(tǒng)的整體性和文件（檔案）生命周期全程管理;其次，它強(qiáng)調(diào)檔案部門作為系統(tǒng)的后端，為了整體的工作目標(biāo)，要參與、關(guān)心前端的工作，要參與整體系統(tǒng)的設(shè)計(jì);等等。

馮惠玲教授認(rèn)為：“‘前端控制是電子文件管理中非常重要的指導(dǎo)思想，設(shè)計(jì)階段對其全程管理具有決定性意義。歸檔范圍、歸檔要求、保管要求、利用要求、必要的背景信息采集等都應(yīng)該事先在電子文件管理系統(tǒng)中給予設(shè)定。

近年來，我國推行的文檔一體化管理，實(shí)際上就是前端控制思想的體現(xiàn)。在管理電子文件過程中，檔案工作者需要與相關(guān)人員進(jìn)行密切的合作，包括文書工作人員、文件形成者、其它檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)專家等。在合作中使檔案工作形成良好的運(yùn)行機(jī)制和環(huán)境適應(yīng)性。”[10]

以上這些思想是具有一定合理性的。

1.2.2 “前端控制”理論的不足?！扒岸丝刂啤崩碚撾m然具有合理性，但也有不足。因此，從產(chǎn)生開始，圍繞著該理論的爭論就沒有停止過。許多學(xué)者指出該理論具有種種不足。

關(guān)于“前端控制”理論的不足，任漢中教授曾指出三點(diǎn)：“首先，……按照社會分工的基本原理，只有當(dāng)電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案部門才有實(shí)際的管理權(quán)限。因此，‘前端控制是明顯的越權(quán)行為。其次，從檔案管理的基本原理來看，檔案的基本職能是維護(hù)歷史的真實(shí)，而不能從檔案管理的需要出發(fā)去干預(yù)原始?xì)v史記錄的產(chǎn)生和形成?！詈螅覀儜?yīng)該清晰地認(rèn)識到檔案工作的社會定位。檔案工作實(shí)質(zhì)上是撿拾人類社會生活中遺留下來的腳印，維護(hù)社會生活的真實(shí)歷史面貌，是一種相對滯后型的服務(wù)工作。我們工作的起點(diǎn)是在社會生活中的歷史事件結(jié)束之后，而不是出現(xiàn)在中端或前端，任何時候都不能干預(yù)歷史活動的自然生長過程，而影響歷史的真實(shí)性，更不用說管理與控制。”[11]

電子政務(wù)領(lǐng)域提出了源頭控制的思想。傅榮校教授認(rèn)為：“相對而言，前端控制是站在檔案館或者說是從檔案學(xué)角度進(jìn)行問題分析和對策性研究，是從文檔一體化管理出發(fā)規(guī)劃文件和檔案的管理流程。而在電子政務(wù)建設(shè)中，對于政務(wù)信息從源頭進(jìn)行控制不是單純的前端控制，而是流程重組以后管理行為與目的的自然展現(xiàn)。與僅僅從文檔一體化管理出發(fā)規(guī)劃文件和檔案的管理流程相比，這種源頭控制的思想具有更廣闊的視野和更強(qiáng)的輻射能力?！盵12]

筆者在這里補(bǔ)充三點(diǎn)：第一，“前端控制”理論有一個重要的邏輯前提，即“提前介入”。實(shí)際上，從本質(zhì)上講檔案工作“提前介入”是不存在的。就如同實(shí)踐與意識誰是第一性的問題一樣，從本質(zhì)上講，是先有實(shí)踐、后有意識，但意識可以在后續(xù)的實(shí)踐中“提前介入”。這種意識的所謂“提前介入”實(shí)際上是在“先有實(shí)踐，后有意識”的前提下發(fā)生的，從邏輯起點(diǎn)上講并不是“提前介入”。檔案工作與文件工作之間亦是如此。從文檔大生命周期而言，檔案工作之所以可以介入文件工作，是由于檔案工作者接觸到了此前的文件，積累了相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，有了評價和改良的基礎(chǔ)。所謂的檔案工作“提前介入”實(shí)際上是在此前發(fā)現(xiàn)文件工作問題的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，屬于后端反饋的范疇，只是這種后端反饋在后來的工作中表現(xiàn)為所謂的“提前”，它是一種積極的反饋方式。第二，“前端控制”理論的提出者把該理論主要局限于電子文檔管理的范疇中，似乎它是電子文檔管理的專屬理論。但檔案工作中的后端與前端的關(guān)系是始終存在的，反映這種關(guān)系的基本理論應(yīng)適用于各個時代的檔案工作。第三，檔案工作中的前后端關(guān)系問題，表面上是文件管理與檔案管理的關(guān)系問題，但本質(zhì)上是實(shí)踐活動中的前后端關(guān)系問題，它涉及到筆者近年一再強(qiáng)調(diào)的“實(shí)踐本體”的問題，我們看這個問題應(yīng)該有更深邃的眼光。

1.2.3 解決之道。從整個業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)而言，檔案工作有以下特點(diǎn)：第一，從它在系統(tǒng)的一個業(yè)務(wù)循環(huán)過程中所處的位置而言，檔案工作處于系統(tǒng)后端;第二，從具體的系統(tǒng)控制手段而言，檔案工作主要屬于事后控制;第三，從檔案工作部門在系統(tǒng)中所處的地位而言，它是輔助性部門，檔案工作者群體在系統(tǒng)中一般不屬于主導(dǎo)群體或強(qiáng)勢群體;第四，檔案部門所管理的檔案，是所屬單位經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)的集中所在，對本單位的實(shí)踐活動具有重要意義。它既代表過去，又面向未來。

基于以上特點(diǎn)，“前端控制”理論帶來的問題包括：檔案部門可以作為控制的主體嗎？系統(tǒng)后端對前端的影響是控制嗎？“前端控制”具有理論普遍性嗎？“前端控制”在實(shí)踐中行得通嗎？

為什么“前端控制”理論內(nèi)涵具有一定的合理性，但理論界卻有諸多爭議呢？筆者認(rèn)為，“前端控制”理論在此之前受到了較多的質(zhì)疑，其中重要的原因是其基本概念——“前端控制”不科學(xué)，沒有使用正確的通用的概念。雖然其基本思想并沒有太大的問題（一些具體的說法仍有可商榷之處），但“前端控制”這個概念及其邏輯前提——“提前介入”出現(xiàn)了問題（不可能存在真正的“提前介入”）。名不正則言不順，所以有一個需要“正名”的問題。

那么，后端對前端的積極參與和影響，用什么詞匯表達(dá)更合適呢？前端與后端的關(guān)系，說到底是整個系統(tǒng)的運(yùn)行與控制的問題。關(guān)于這個問題，我們首先考慮的是系統(tǒng)科學(xué)的理論。而系統(tǒng)科學(xué)闡述后端與前端的關(guān)系，其使用的核心詞匯是“反饋”。所以，筆者的解決之道就是系統(tǒng)科學(xué)“反饋調(diào)節(jié)（控制）”理論的借鑒與引入，即提出檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)（控制）原理”。

檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)（控制）”的理論要點(diǎn)是：

第一，基于實(shí)踐本體論，檔案工作處于邏輯在后的位置，它包括哪些管理對象以及這些管理對象的內(nèi)涵，都是由前端的業(yè)務(wù)活動決定的。同時，前端業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)也決定了后端檔案管理的方式、方法，如來源原則、事由原則無外乎是來源于業(yè)務(wù)活動的組織方式和內(nèi)容特點(diǎn)。

第二，檔案工作具有反饋（回授）功能。作為一個完整業(yè)務(wù)流程的后端，檔案工作雖然處于邏輯在后的地位，但按照系統(tǒng)論、控制論的觀點(diǎn)，后端具有反饋（Feedback，或稱回授）功能，即將系統(tǒng)的輸出返回到輸入端并以某種方式改變后續(xù)的輸入，形成直接存在因果關(guān)系的回路，進(jìn)而影響和改善系統(tǒng)功能。也就是說，檔案工作可以以后端反饋的方式影響前端并促進(jìn)整個系統(tǒng)的改進(jìn)與完善。

需要指出的是，筆者在這里提出的“反饋調(diào)節(jié)（控制）”理論，不只是包含了此前“前端控制”理論的合理成分，解決了它所面臨的邏輯困境，而且還提出新的更具本質(zhì)意義的內(nèi)涵。它不只是對“前端控制”理論的修正，更是對它的完善和超越。

2 檔案工作“后端反饋調(diào)節(jié)原理”的理論來源與理論基礎(chǔ)

檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)原理”理論萌生于筆者對檔案工作實(shí)踐的思考，即檔案工作本身是它的實(shí)踐來源或稱第一來源。但學(xué)術(shù)研究不能僅局限于實(shí)踐，也需要借鑒已有的理論成果，特別是相關(guān)的哲學(xué)學(xué)術(shù)成果，它們是檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)原理”理論的重要理論來源和理論基礎(chǔ)。

具體而言，系統(tǒng)科學(xué)、心理學(xué)、電氣工程學(xué)等領(lǐng)域中的“反饋調(diào)節(jié)理論”是其直接理論來源，而馬克思主義哲學(xué)的辯證唯物主義認(rèn)識論是其根本理論基礎(chǔ)，“合目的性原理”等哲學(xué)思想也為它提供了重要的理論支撐。

2.1 系統(tǒng)科學(xué)、心理學(xué)等的“反饋調(diào)節(jié)理論”。反饋調(diào)節(jié)（控制）理論來源于系統(tǒng)科學(xué)與心理學(xué)等。這一原理在人文社會科學(xué)領(lǐng)域，一般稱為“反饋調(diào)節(jié)原理”;在工程、機(jī)械等領(lǐng)域，多稱為“反饋控制原理”。檔案學(xué)屬于社會科學(xué)，所以筆者在這里使用“反饋調(diào)節(jié)原理”的概念。

心理學(xué)的相關(guān)研究涉及個性心理學(xué)、社會心理學(xué)、臨床心理學(xué)和健康心理學(xué)等心理學(xué)領(lǐng)域，強(qiáng)調(diào)個人或社會群體的心理調(diào)節(jié)。[13]系統(tǒng)科學(xué)對反饋調(diào)節(jié)理論的研究以控制論為主，兼及系統(tǒng)論和信息論，以生物系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、社會系統(tǒng)為主要研究對象，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)進(jìn)化與控制。[14]

系統(tǒng)科學(xué)理論中有三大進(jìn)化原理，分別為：系統(tǒng)開放原理（主要關(guān)注進(jìn)化前提問題）、系統(tǒng)反饋調(diào)節(jié)原理（主要研究系統(tǒng)適應(yīng)問題）、系統(tǒng)漸進(jìn)分化與中心化原理（主要關(guān)注系統(tǒng)演化發(fā)展問題），它們是系統(tǒng)科學(xué)哲學(xué)的重要研究內(nèi)容?！罢缲愃史浦赋龅?，重要的不僅在于研究實(shí)體的構(gòu)成成分，更在于研究它們?nèi)绾芜M(jìn)化發(fā)展?！盵15]

系統(tǒng)科學(xué)理論的三大進(jìn)化原理都與本文的研究有一定的關(guān)系，但其中主要的還是系統(tǒng)反饋調(diào)節(jié)原理。

所謂反饋，又稱回饋，是系統(tǒng)科學(xué)的基本概念之一，[16]指的是系統(tǒng)后端針對系統(tǒng)前端的輸出進(jìn)行反饋，將相關(guān)反饋信息返回到輸入端，比較系統(tǒng)輸出的結(jié)果與期望之間的偏差，通過消除偏差以改進(jìn)系統(tǒng)功能使之符合目標(biāo)要求的過程。即：在一個系統(tǒng)（包括物質(zhì)系統(tǒng)、生命系統(tǒng)和社會實(shí)踐系統(tǒng)，筆者這里研究的是社會實(shí)踐系統(tǒng)）中，系統(tǒng)本身的運(yùn)行結(jié)果，作為反饋信息反過來又可以用來監(jiān)控和矯正該系統(tǒng)的運(yùn)行，這種控制與調(diào)節(jié)方式被稱為反饋調(diào)節(jié)（控制）。

系統(tǒng)反饋本質(zhì)上是信息反饋，系統(tǒng)必須從它的內(nèi)外部環(huán)境中獲得信息，并依據(jù)分析這些信息與系統(tǒng)目標(biāo)之間的差距，來調(diào)整和修正自己的行為，以使差距縮小，從而達(dá)到目標(biāo)。反饋可以對系統(tǒng)運(yùn)行起到完善與控制作用，不斷提升系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行的良性循環(huán)。反饋是后端對前端的反作用，其特點(diǎn)是根據(jù)過去的情況來調(diào)整未來的行為，它以一種反作用力影響這個系統(tǒng)的實(shí)際過程或結(jié)果。反饋調(diào)節(jié)在生物體和社會體中普遍存在?！胺答佅到y(tǒng)”也稱“閉環(huán)系統(tǒng)”，這類系統(tǒng)具有閉合的回路結(jié)構(gòu)，各種社會、經(jīng)濟(jì)、管理等系統(tǒng)都是閉環(huán)系統(tǒng)。反饋過程是連續(xù)的，從系統(tǒng)運(yùn)行開始，就形成了連續(xù)的、循環(huán)的過程。

通過反饋機(jī)制，系統(tǒng)能夠在環(huán)境中維持自身的正常運(yùn)行與進(jìn)化。反饋也是系統(tǒng)進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和自我改進(jìn)的過程。貝塔朗菲指出：“由于‘學(xué)習(xí)，即把信息反饋進(jìn)系統(tǒng)中，反饋機(jī)制能‘反應(yīng)性地達(dá)到較高級組織狀態(tài)?！盵17]反饋調(diào)節(jié)可分為負(fù)反饋調(diào)節(jié)和正反饋調(diào)節(jié)。負(fù)反饋調(diào)節(jié)通過反饋否定性信息（反饋信號的極性與系統(tǒng)輸入信號的極性相反），發(fā)揮出使系統(tǒng)輸出與系統(tǒng)目標(biāo)之間的誤差逐漸減小、系統(tǒng)趨于完善的作用;正反饋調(diào)節(jié)通過反饋肯定性信息（反饋信號的極性與系統(tǒng)輸入信號的極性相同），發(fā)揮增強(qiáng)系統(tǒng)凈輸入信號的作用?？刂普撘载?fù)反饋調(diào)節(jié)為主要研究對象。

反饋調(diào)節(jié)是一種常用的系統(tǒng)調(diào)節(jié)與控制方法，普遍存在于物質(zhì)系統(tǒng)（自然界）、生命系統(tǒng)和社會系統(tǒng)中?，F(xiàn)在，這一原理已被廣泛地應(yīng)用到許多領(lǐng)域之中。

反饋調(diào)節(jié)貫穿于系統(tǒng)運(yùn)行的全過程，這是一個逐漸趨于目標(biāo)的過程，而且系統(tǒng)的目標(biāo)、運(yùn)行軌跡和運(yùn)行方式皆具有確定性，它會經(jīng)常根據(jù)反饋信息反復(fù)調(diào)整，使之臻于完善，并最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)。雖然每一次反饋調(diào)節(jié)都不會解決所有問題，都可能會有誤差，都不一定能起決定作用，但整個系統(tǒng)會有良好的靈活性、適應(yīng)性和精確性。這種反饋調(diào)節(jié)在不同的系統(tǒng)中作用大小不盡相同，在生物體中表現(xiàn)得更為明顯，許多生物體就是利用反饋調(diào)節(jié)來巧妙地維持自己的延續(xù)的，如微生物代謝中的酶活性的反饋調(diào)節(jié)和動物激素分泌的反饋調(diào)節(jié)等。

與生物體反饋調(diào)節(jié)的自然反應(yīng)特性不同，反饋調(diào)節(jié)在人和社會方面，則表現(xiàn)為一種心理反應(yīng)，因此它更為復(fù)雜。但其基本原理是相近的，如Carver C S和Scheier M F[18]提出的負(fù)性反饋模式，他們將負(fù)反饋調(diào)節(jié)理論應(yīng)用于個性心理學(xué)、社會心理學(xué)和健康心理學(xué)等心理學(xué)領(lǐng)域，認(rèn)為人類自我調(diào)節(jié)系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)與機(jī)制是差異減少反饋環(huán)或負(fù)性反饋環(huán)（the discrepancy-reducing feedback loop or negative feedback loop，圖1）。這一機(jī)制強(qiáng)調(diào)目標(biāo)和反饋之間的比較，并通過反饋達(dá)成那些旨在減少目標(biāo)和反饋之間差距的行為。

反饋控制的一個主要缺點(diǎn)是具有滯后性。反饋控制的主要作用，是通過發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為未來的實(shí)踐活動包括行為方式、制訂計(jì)劃和活動安排等提供借鑒。而從衡量結(jié)果、分析比較到制定糾偏措施及實(shí)施，需要一個過程，這個過程若不夠及時，就會造成不能挽回的損失，貽誤調(diào)整的最佳時機(jī)，增加控制的難度。此外，事后控制是通過信息反饋以及行動調(diào)節(jié)來保持系統(tǒng)穩(wěn)定性的，因而它要求反饋的速度必須快于受控對象的變化速度，否則反饋將失去作用，難以收到應(yīng)有的效果，甚至?xí)鸬椒醋饔?，發(fā)生系統(tǒng)震蕩，使系統(tǒng)處于不穩(wěn)定狀態(tài)。

反饋調(diào)節(jié)也會有失敗。這些失敗，首先來自于責(zé)任人對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的逃避、放棄或能力不及，其次來自于責(zé)任人降低標(biāo)準(zhǔn)。降低標(biāo)準(zhǔn)是一種人為的“標(biāo)準(zhǔn)—操作”不匹配狀態(tài)，它往往會導(dǎo)致系統(tǒng)功能的降低。

2.2 馬克思主義哲學(xué)辯證唯物主義認(rèn)識論（實(shí)踐論）原理。反饋，說到底是一種認(rèn)識活動。反饋調(diào)節(jié)過程，說到底是群體的一種認(rèn)識發(fā)展過程。其哲學(xué)認(rèn)識論的理論基礎(chǔ)主要是馬克思主義的辯證唯物主義認(rèn)識論，而且，前面所說的系統(tǒng)科學(xué)思想與馬克思主義思想具有高度的一致性，“系統(tǒng)思想是20世紀(jì)的馬克思主義思想形式?！盵20]毛澤東同志的《實(shí)踐論》是其中的代表性經(jīng)典作品。

以《實(shí)踐論》為代表的馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)識論與本文所談的檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)原理”有關(guān)的理論要點(diǎn)主要有：

2.2.1 實(shí)踐是社會的人在社會實(shí)際生活的一切領(lǐng)域中所參加的各種活動。毛澤東同志講道：“馬克思主義者認(rèn)為，人類的生產(chǎn)活動是最基本的實(shí)踐活動，是決定其他一切活動的東西。”[21]“人的社會實(shí)踐，不限于生產(chǎn)活動一種形式，還有多種其他的形式，階級斗爭、政治生活、科學(xué)和藝術(shù)的活動，總之社會實(shí)際生活的一切領(lǐng)域都是社會的人所參加的。因此，人的認(rèn)識在物質(zhì)生活以外，還從政治生活、文化生活中（與物質(zhì)生活密切聯(lián)系），在各種不同程度上，知道人與人的關(guān)系。”[22]

毛澤東同志指出“實(shí)踐的觀點(diǎn)是辯證唯物論的認(rèn)識論之第一的和基本的觀點(diǎn)。[23]”[24]馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)識論是基于實(shí)踐的，而檔案工作本身就是一種人類實(shí)踐活動，其認(rèn)識活動也是基于社會實(shí)踐本體[25]的認(rèn)識活動。所以，馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)識論作為一種指導(dǎo)思想，對檔案工作中的認(rèn)識活動具有很高的針對性和很強(qiáng)的契合度。

同時，用實(shí)踐的觀點(diǎn)看待檔案工作，我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作本身既是上述實(shí)踐活動的一種具體形式，又以保存實(shí)踐成果（也是實(shí)踐過程中人們認(rèn)識的成果）作為工作任務(wù)，所以它具有特殊的實(shí)踐意義，筆者稱之為“雙重實(shí)踐意義”。

2.2.2 實(shí)踐是認(rèn)識的來源。毛澤東同志講道：“人的認(rèn)識，主要地依賴于物質(zhì)的生產(chǎn)活動，逐漸地了解自然的現(xiàn)象、自然的性質(zhì)、自然的規(guī)律性、人和自然的關(guān)系;而且經(jīng)過生產(chǎn)活動，也在各種不同程度上逐漸地認(rèn)識了人和人的一定的相互關(guān)系。一切這些知識，離開生產(chǎn)活動是不能得到的?！@是人的認(rèn)識發(fā)展的基本來源?！盵26]

實(shí)踐產(chǎn)生經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造知識。“一切真知都是從直接經(jīng)驗(yàn)發(fā)源的。但人不能事事直接經(jīng)驗(yàn)，事實(shí)上多數(shù)的知識都是間接經(jīng)驗(yàn)的東西，……。”[27]“從認(rèn)識過程的秩序說來，感覺經(jīng)驗(yàn)是第一的東西，我們強(qiáng)調(diào)社會實(shí)踐在認(rèn)識過程中的意義，就在于只有社會實(shí)踐才能使人的認(rèn)識開始發(fā)生，開始從客觀外界得到感覺經(jīng)驗(yàn)。……認(rèn)識開始于經(jīng)驗(yàn)——這就是認(rèn)識論的唯物論?！盵28]檔案作為一種直接經(jīng)驗(yàn)——實(shí)踐直接創(chuàng)造的經(jīng)驗(yàn)價值，檔案工作以這種經(jīng)驗(yàn)價值作為管理對象。檔案工作者不能只是作為倉庫保管員，而應(yīng)成為價值發(fā)現(xiàn)者、反饋者。

2.2.3 實(shí)踐是認(rèn)識的目的和檢驗(yàn)真理的標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)踐既是認(rèn)識的目的，也是檢驗(yàn)真理的標(biāo)準(zhǔn)。在《實(shí)踐論》中毛澤東同志寫道：“人類認(rèn)識的歷史告訴我們，許多理論的真理性是不完全的，經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)而糾正了它們的不完全性。許多理論是錯誤的，經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)而糾正其錯誤。所謂實(shí)踐是真理的標(biāo)準(zhǔn)，所謂‘生活、實(shí)踐的觀點(diǎn)，應(yīng)該是認(rèn)識論底首先的和基本的觀點(diǎn)，理由就在這個地方。斯大林說得好：‘理論若不和革命實(shí)踐聯(lián)系起來，就會變成無對象的理論，同樣，實(shí)踐若不以革命理論為指南，就會變成盲目的實(shí)踐?！盵29]

將這種觀點(diǎn)運(yùn)用于檔案工作實(shí)踐，運(yùn)用于“后端反饋調(diào)節(jié)”，有兩個基本點(diǎn)：

第一，實(shí)踐是認(rèn)識的目的。檔案工作中的認(rèn)識對象既包括檔案工作本身也包括檔案所代表、所關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)工作實(shí)踐，認(rèn)識對應(yīng)的檔案工作實(shí)踐是檔案工作者認(rèn)識的基本目的，認(rèn)識對應(yīng)的社會實(shí)踐是檔案工作者認(rèn)識的根本目的，而反饋調(diào)節(jié)是反映檔案工作者社會實(shí)踐認(rèn)識成果的重要手段和途徑。

第二，實(shí)踐是檢驗(yàn)認(rèn)識的標(biāo)準(zhǔn)。檔案是人們實(shí)踐中形成的認(rèn)識結(jié)果，檔案管理者的管理活動及后來的利用者的利用活動，這些實(shí)踐活動必然客觀上對其形成了某種形式的檢驗(yàn)，而檢驗(yàn)結(jié)果也需要反饋給相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員。

2.2.4 “實(shí)踐—認(rèn)識”過程與檔案工作中的反饋調(diào)節(jié)過程的無限循環(huán)性。檔案工作的“調(diào)節(jié)反饋”過程具體體現(xiàn)在群體的“實(shí)踐—認(rèn)識”過程中，群體的“實(shí)踐—認(rèn)識”過程的種種屬性和具體內(nèi)容決定了檔案工作的“調(diào)節(jié)反饋”的種種屬性和具體內(nèi)容。

第一，檔案工作及其中的反饋調(diào)節(jié)是認(rèn)識運(yùn)動不可缺少的環(huán)節(jié)和鏈條。群體的認(rèn)識活動是各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)共同參與的，如列寧所說：“現(xiàn)實(shí)的各個環(huán)節(jié)的全部總和的展開（注意）=辯證認(rèn)識的本質(zhì)?！盵30]而從客觀實(shí)踐過程的具體事實(shí)來看，檔案工作自然是群體實(shí)踐活動、認(rèn)識活動的不可缺少的環(huán)節(jié)和鏈條。其反饋調(diào)節(jié)是它在群體的“實(shí)踐-認(rèn)識”循環(huán)中特有的作用形式。

第二，反饋調(diào)節(jié)是人的認(rèn)識運(yùn)動中矛盾與斗爭發(fā)展的產(chǎn)物。“客觀過程的發(fā)展是充滿著矛盾和斗爭的發(fā)展，人的認(rèn)識運(yùn)動的發(fā)展也是充滿著矛盾和斗爭的發(fā)展。一切客觀世界的辯證法的運(yùn)動，都或先或后地反映到人的認(rèn)識中來。”[31]實(shí)踐中的種種“矛盾和斗爭”必然也會反映到檔案工作中來，反映到檔案工作的反饋調(diào)節(jié)中來。

第三，檔案工作的反饋調(diào)節(jié)助力“實(shí)踐—認(rèn)識”活動的循環(huán)上升。毛澤東同志說：“實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識，這種形式，反復(fù)循環(huán)以至無窮，而實(shí)踐和認(rèn)識之每一循環(huán)的內(nèi)容，都比較地進(jìn)到了相對高一級的程度。這就是辯證唯物論的全部認(rèn)識論，這就是辯證唯物論的知行統(tǒng)一觀?！盵32]這是人類認(rèn)識的辯證發(fā)展過程。按照這一基本原理，在各種長期、連續(xù)的實(shí)踐活動中必須堅(jiān)持“實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識”的認(rèn)識路線，達(dá)到螺旋式上升的良性循環(huán)狀態(tài)。

對事物的正確認(rèn)識正是“馬克思主義者認(rèn)為人類社會的生產(chǎn)活動，是一步又一步地由低級向高級發(fā)展，因此，人的認(rèn)識，不論對于自然界方面，對于社會方面，也都是一步又一步地由低級向高級發(fā)展，即由淺入深，由片面到更多的方面”。[33]認(rèn)識運(yùn)動是逐漸深化，無限趨向于真理的。檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)”就是群體認(rèn)識“一步又一步地由低級向高級發(fā)展”的過程和結(jié)果，是檔案工作者在群體認(rèn)識提高過程中發(fā)揮作用的重要表現(xiàn)形式。

實(shí)踐本身是在循環(huán)上升中發(fā)展的，同時在實(shí)踐中人們的認(rèn)識也是循環(huán)上升地發(fā)展的?！皩?shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識”的過程具有反復(fù)性、無限性和不斷上升的特點(diǎn)，“對于過程的推移而言，人們的認(rèn)識運(yùn)動是沒有完成的”。[34]將“實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識”的形式循環(huán)往復(fù)直至無窮，從而實(shí)現(xiàn)每一次循環(huán)相比較前一次都進(jìn)入到了更高級的階段，認(rèn)識在不斷反復(fù)的過程中無限趨向真理。這個過程中各相連環(huán)節(jié)之間，作為一種認(rèn)識活動的表現(xiàn)形式，經(jīng)常性地發(fā)生著后端的反饋活動，它是這個循環(huán)無窮的實(shí)踐過程、認(rèn)識過程的有機(jī)組成部分。

第四，“實(shí)踐—認(rèn)識”過程的無窮性與反饋調(diào)節(jié)永遠(yuǎn)不會完結(jié)?！吧鐣?shí)踐中的發(fā)生、發(fā)展和消滅的過程是無窮的，人的認(rèn)識的發(fā)生、發(fā)展和消滅的過程也是無窮的。根據(jù)一定的思想、理論、計(jì)劃、方案以從事于變革客觀現(xiàn)實(shí)的實(shí)踐。一次又一次地向前，人們對于客觀現(xiàn)實(shí)的認(rèn)識也就一次又一次地深化?？陀^現(xiàn)實(shí)世界的變化運(yùn)動永遠(yuǎn)沒有完結(jié)，人們在實(shí)踐中對于真理的認(rèn)識也就永遠(yuǎn)沒有完結(jié)?！盵35]實(shí)踐之無窮，認(rèn)識發(fā)展之無窮，意味著反饋之無窮。

2.3 “合目的性原理”。目的性、閉合性和信息性是反饋調(diào)節(jié)三大基本特點(diǎn)，其中，目的性具有前提性意義。反饋調(diào)節(jié)的行為特征，主要表現(xiàn)在當(dāng)系統(tǒng)偏離所需要狀態(tài)或標(biāo)準(zhǔn)時，通過“負(fù)反饋調(diào)節(jié)”糾正偏差，使其回到預(yù)期狀態(tài)，這就是它的目的性。維納等人認(rèn)為：“一切有目的的行為都可以看作需要負(fù)反饋的行為?！盵36]目的性行為成為負(fù)反饋調(diào)節(jié)行為的另一種表達(dá)方式，這就使得反饋控制與“合目的性原理”在理論上建立起密切的聯(lián)系。所謂“合目的性”，就是指人的實(shí)踐活動是有目的的，是為了實(shí)現(xiàn)特定的目的、目標(biāo)而進(jìn)行的自覺行為。而為了達(dá)成目的，不斷地通過反饋調(diào)節(jié)來改善我們的工作，就成為一種必然性的選擇。在現(xiàn)代社會，控制論領(lǐng)域中的“合目的性原理”則表現(xiàn)為用來表示一切趨向于達(dá)成目標(biāo)的“負(fù)反饋調(diào)節(jié)”現(xiàn)象。

2.4“檔案實(shí)踐本體論”。我們在觀察、研究一個單位的檔案工作時，應(yīng)該將其置于一個什么樣的范疇呢——檔案工作自身？文檔連續(xù)體？整個立檔單位的全部業(yè)務(wù)活動？我們習(xí)慣于從檔案工作內(nèi)部看問題，也比較習(xí)慣在文檔連續(xù)體或文檔生命周期的范圍內(nèi)看問題，但我們在沒有習(xí)慣于在實(shí)踐母體（實(shí)踐本體）的范疇內(nèi)看問題。殊不知，實(shí)踐本體才是事物存在的基本時空范疇，實(shí)踐本體才是對檔案工作具有決定意義的存在。筆者提出的實(shí)踐本體論是考察檔案工作各個方面的理論出發(fā)點(diǎn)，也是談到檔案工作中循環(huán)反饋的理論基礎(chǔ)。即：我們是從人類實(shí)踐活動母體的角度和范疇去考察檔案工作的循環(huán)過程的。

3 檔案工作“后端反饋調(diào)節(jié)原理”的內(nèi)涵

3.1 檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)”基本關(guān)系式。檔案工作并不是一項(xiàng)獨(dú)立的人類實(shí)踐活動單元，而是各個獨(dú)立、完整的業(yè)務(wù)活動單元的組成部分，是各個獨(dú)立、完整的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的組成部分，而且這些獨(dú)立、完整的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般皆具有聯(lián)系性、循環(huán)上升性。檔案工作是每一個業(yè)務(wù)循環(huán)的最后一個環(huán)節(jié)、最后一道工序;同時，檔案工作系統(tǒng)并不是一個封閉系統(tǒng)，它存在于一個連續(xù)的業(yè)務(wù)循環(huán)系統(tǒng)中。在這個大的連續(xù)的業(yè)務(wù)循環(huán)中，它充當(dāng)著“連接器”“掛鉤”或“中繼站”的作用。因此，系統(tǒng)適配問題就成為做好檔案工作必須解決好的一個重大問題。檔案工作在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的循環(huán)過程中，既是前一個業(yè)務(wù)循環(huán)的后端，也是后一個業(yè)務(wù)循環(huán)的前端，在檔案工作中必須解決好這種系統(tǒng)前、后端之間的關(guān)系問題。而要解決這個問題，反饋調(diào)節(jié)是必不可少的，其基本關(guān)系式如圖2所示。

說明：

第一，這個關(guān)系式是基于實(shí)踐業(yè)務(wù)活動的，是基于業(yè)務(wù)活動生命周期的，而不是只基于文檔管理和文件生命周期的。檔案工作者必須要有大業(yè)務(wù)活動的概念，必須要有檔案工作是整個業(yè)務(wù)活動有機(jī)組成部分的觀念。

第二，檔案工作在這個關(guān)系式中處于中端的位置，既是終結(jié)，也是開始。意味著對于前端業(yè)務(wù)循環(huán)（檔案形成端）它是后端;對于后端新業(yè)務(wù)循環(huán)而言，它是前端。

第三，這個關(guān)系式是基于后端之于前端關(guān)系的，是一種負(fù)循環(huán)（反方向循環(huán)，←←），發(fā)生在正常的業(yè)務(wù)循環(huán)（→→）之后，即發(fā)生在“一個完整的業(yè)務(wù)活動循環(huán)→檔案工作→一個新的完整的業(yè)務(wù)活動循環(huán)”這個正循環(huán)之后。它是一種業(yè)務(wù)循環(huán)發(fā)生后的反饋行為。

第四，后端對前端具有正、負(fù)兩種反饋調(diào)節(jié)作用。正反饋通過后端對前端工作的肯定與贊賞起作用;負(fù)反饋通過后端對前端工作的否定與批評起作用，負(fù)反饋需要指出問題所在并提出改進(jìn)建議，從而對整個系統(tǒng)的運(yùn)行形成調(diào)節(jié)作用。系統(tǒng)科學(xué)、心理學(xué)較多地強(qiáng)調(diào)負(fù)反饋調(diào)節(jié)的作用，他們認(rèn)為對系統(tǒng)而言，負(fù)反饋調(diào)節(jié)具有更重要的意義。

第五，這個關(guān)系式的前半段，體現(xiàn)的是檔案工作對前端形成檔案的業(yè)務(wù)活動的反饋調(diào)節(jié)作用。首先直接體現(xiàn)為對前端文件管理的反饋調(diào)節(jié)作用。檔案管理來源于文件管理，文件管理是它的前提，檔案管理是文件管理的接續(xù)。作為后端，檔案管理通過反饋對文件管理（前端）產(chǎn)生影響，這種反饋主要是指后端具有對前端的評價權(quán)和請求權(quán)，通過評價提出適當(dāng)?shù)囊庖娀蚪ㄗh，或根據(jù)檔案工作需要對前端工作提出某種業(yè)務(wù)要求。但反饋調(diào)節(jié)不應(yīng)該只局限于對文件管理工作的反饋，而應(yīng)面向全部業(yè)務(wù)活動。特別是在數(shù)字時代，檔案大數(shù)據(jù)可以使我們對已完成的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行全面、深入的信息分析，檔案工作者可以對業(yè)務(wù)工作提供建設(shè)性的意見與建議。

第六，這個關(guān)系式的后半段，體現(xiàn)的是后端業(yè)務(wù)活動對檔案工作的反饋調(diào)節(jié)作用。作為前面的單一業(yè)務(wù)過程的末端，檔案工作同時也為下一個業(yè)務(wù)循環(huán)過程準(zhǔn)備了條件。它對后續(xù)工作具有重要的經(jīng)驗(yàn)價值，利用者通過利用前人留下的寶貴經(jīng)驗(yàn)作為開展后續(xù)業(yè)務(wù)活動的重要基礎(chǔ)。而利用者的利用體驗(yàn)反饋，可以成為檔案工作者改進(jìn)檔案工作的重要調(diào)節(jié)手段。

總之，檔案工作中存在兩個反饋過程：一是檔案工作作為后端對前端——檔案形成端的反饋過程，我們可以稱之為第一反饋過程。第一反饋過程的重點(diǎn)是檔案形成質(zhì)量反饋和業(yè)務(wù)信息分析結(jié)果反饋。二是檔案利用端對檔案工作端的反饋過程，我們可以稱之為第二反饋過程。第二反饋過程的重點(diǎn)是利用結(jié)果與利用體驗(yàn)反饋，它有利于檔案部門提高檔案服務(wù)水平。在這兩個反饋過程中，以檔案工作為中心，檔案形成端是始端，檔案工作端是中端，檔案利用端是終端或末端。

3.2 檔案后端反饋之檔案工作對前端業(yè)務(wù)循環(huán)的反饋調(diào)節(jié)

3.2.1 作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動循環(huán)末端（后端）的檔案工作的基本使命。這主要是檔案管理工作中的前半部分——收集、整理端對檔案工作的前端業(yè)務(wù)活動的反饋調(diào)節(jié)。

首先，我們必須明確一個問題：檔案工作是整個業(yè)務(wù)活動的一個組成部分，它處于整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的末端。作為整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的末端，對于所有業(yè)務(wù)活動而言，它都是后端。而檔案工作作為業(yè)務(wù)活動的后端，對于前端業(yè)務(wù)活動來說，有兩個基本使命：

第一，它所面對的是此前業(yè)務(wù)活動的原始符號記錄性結(jié)果，并將這些結(jié)果以檔案的方式加以固化和延續(xù)，這是人類原始經(jīng)驗(yàn)價值的積累與延續(xù)。

第二，它對前端的業(yè)務(wù)活動結(jié)果有檢驗(yàn)功能，并應(yīng)將這些檢驗(yàn)結(jié)果反饋給前端，以期改善整個系統(tǒng)的運(yùn)行。

在某種意義上講，業(yè)務(wù)活動形成的檔案的質(zhì)量就反映了業(yè)務(wù)活動的質(zhì)量;檔案的缺失，就是業(yè)務(wù)活動的缺失。檔案缺失有兩種情況：一種是業(yè)務(wù)活動正常進(jìn)行了，但檔案沒有形成，這只是符號記錄成果的缺失;另一種則更為嚴(yán)重，即該項(xiàng)活動根本就沒有進(jìn)行。以上兩種情況，無論哪種情況，就是業(yè)務(wù)活動的缺失。

3.2.2 目標(biāo)與結(jié)果具有差異的必然性導(dǎo)致反饋調(diào)節(jié)。檔案工作所處的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是一個具有動態(tài)目標(biāo)的系統(tǒng)。

首先，其目標(biāo)的動態(tài)性表現(xiàn)為系統(tǒng)功能的不斷改善與進(jìn)化以及系統(tǒng)目標(biāo)的不斷提升與進(jìn)化。為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)，應(yīng)建立并不斷完善一個科學(xué)、先進(jìn)、符合自身特點(diǎn)的工作系統(tǒng)，尋求達(dá)到目標(biāo)的有效途徑和科學(xué)手段。由于實(shí)踐活動本身具有動態(tài)屬性，其手段與目標(biāo)只能是動態(tài)發(fā)展的，只能是階段性的而非終極性的。

其次，由于受到能力和條件等的限制，人們不可能一次性地使自己的工作水平臻于完善。因此，各項(xiàng)工作距離目標(biāo)要求和對實(shí)踐活動客觀規(guī)律的認(rèn)識，必然存在差距甚至矛盾的地方。這些問題必然反映到工作結(jié)果上，即檔案工作者的工作對象上，所以它們有可能被檔案工作者發(fā)現(xiàn)。

3.2.3 反饋調(diào)節(jié)的直接對象與本質(zhì)對象。檔案工作者有責(zé)任將自己在工作中發(fā)現(xiàn)的問題反饋到前端，使前端不斷地調(diào)整自己的工作，消滅問題縮小差距。這個過程，就是反饋調(diào)節(jié)的過程。這種工作機(jī)制，就是反饋控制。當(dāng)然，檔案工作者發(fā)現(xiàn)的，主要是與檔案工作有關(guān)的問題，那些與檔案工作關(guān)系不大的問題，不易發(fā)現(xiàn)。

此前，當(dāng)談到檔案工作對前端的影響時，主要對象是前端的文書工作。但對文書工作的反饋調(diào)節(jié)，只是檔案工作對前端的反饋調(diào)節(jié)的直接對象。這種反饋調(diào)節(jié)并沒有反映事物的本質(zhì)，檔案工作對前端的反饋調(diào)節(jié)從本質(zhì)上來說，是對業(yè)務(wù)工作的反饋調(diào)節(jié)。在發(fā)現(xiàn)問題方面，也不只是發(fā)現(xiàn)文書制作方面的問題，而是還包括發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作方面的問題。

3.2.4 反饋調(diào)節(jié)的內(nèi)容。第一，檔案工作對文件管理的反饋調(diào)節(jié)（控制）。這部分內(nèi)容主要是檔案界此前所講的“提前介入”或“前端控制”。筆者在這里就不再對這些內(nèi)容進(jìn)行贅述了。第二，檔案工作對業(yè)務(wù)工作的反饋調(diào)節(jié)（控制）。檔案是各種業(yè)務(wù)活動的產(chǎn)物，它反映了以往的業(yè)務(wù)活動，也是總結(jié)業(yè)務(wù)活動經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。因此，檔案工作可以通過檔案信息分析回饋，對以往的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行反饋調(diào)節(jié)。但這種信息分析需要極強(qiáng)的相關(guān)業(yè)務(wù)能力和極高的數(shù)據(jù)處理能力作為支撐，所以在傳統(tǒng)的檔案工作中，這種針對業(yè)務(wù)工作本身的反饋調(diào)節(jié)很少發(fā)生。

當(dāng)今的檔案工作正在向更高層次的信息化、數(shù)智化轉(zhuǎn)型。這種轉(zhuǎn)型使得檔案工作針對業(yè)務(wù)工作的反饋調(diào)節(jié)不但是必要的，而且也是可能的。從思維科學(xué)和計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的進(jìn)展看，這種轉(zhuǎn)型正在必然地迅速地發(fā)生著。目前，檔案職業(yè)迅速信息化，檔案工作人員的信息分析職能越來越凸顯。檔案是非常寶貴的反映實(shí)踐活動的數(shù)據(jù)資源，檔案工作者充分利用這些數(shù)據(jù)資源，獨(dú)立地承擔(dān)起收集與分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的職責(zé)，加強(qiáng)檔案部門的信息功能，開展以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案信息分析工作，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，對業(yè)務(wù)活動診斷分析，找問題、看差距、發(fā)現(xiàn)規(guī)律，并把它們反饋給業(yè)務(wù)部門。這項(xiàng)工作就使得傳統(tǒng)的檔案部門的反饋調(diào)節(jié)工作上了一個新的臺階，促進(jìn)檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型。

3.3 檔案后端反饋之后端業(yè)務(wù)循環(huán)對檔案工作的反饋調(diào)節(jié)

3.3.1 檔案鏈接從A到B的業(yè)務(wù)循環(huán)。人類實(shí)踐活動本身是一個循環(huán)上升的過程，下一個循環(huán)建立在上一個循環(huán)的基礎(chǔ)之上。即A實(shí)踐循環(huán)的后端可以變?yōu)锽實(shí)踐循環(huán)的前端。因此，檔案作為此前積累的人類實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)，可以作為人類后續(xù)實(shí)踐活動循環(huán)的重要依據(jù)和起點(diǎn)，作為兩個循環(huán)的鏈接者。正如杜威所說：“所有的聯(lián)系都是由經(jīng)驗(yàn)，并在經(jīng)驗(yàn)之中實(shí)現(xiàn)的?！盵37]“我們是習(xí)慣于把經(jīng)驗(yàn)當(dāng)作出發(fā)點(diǎn)，當(dāng)作研究自然的方法，而且當(dāng)作是揭露自然真相的目標(biāo)的?！盵38]檔案的根本價值是人類原始符號記錄性經(jīng)驗(yàn)價值，[39]它是人類社會發(fā)展的基本經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)，這個根本價值在人類各項(xiàng)實(shí)踐活動中都有所體現(xiàn)。在具體的業(yè)務(wù)循環(huán)中，體現(xiàn)為它是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。

3.3.2 檔案利用者對檔案工作的反饋調(diào)節(jié)。后端業(yè)務(wù)工作對檔案工作的反饋調(diào)節(jié)主要表現(xiàn)為檔案利用者的反饋，包括利用者對檔案價值與質(zhì)量的反饋及檔案服務(wù)工作水平的反饋。很多時候檔案部門在服務(wù)利用的過程中，通過登記、交談、征求意見等方式收集利用信息。

目前，我們檔案學(xué)界關(guān)于檔案利用者心理與需求的研究較多，對檔案利用者的反饋關(guān)注的較少，但也有少量相關(guān)文章，其中包括一些利用者的感受和建議。如一位美國研究者說道“對于所有研究人員來說，時間是十分重要的”“進(jìn)入有些檔案館所需的繁瑣手續(xù)是另一個傷腦筋和費(fèi)時間的事”“希望有一個不受外界干擾、集中精力從事研究工作的環(huán)境”“一些城市檔案館藏有縣志和有關(guān)地區(qū)利用的檔案匯集”“我希望在促進(jìn)研究方法的培訓(xùn)上看到有更努力與積極的行動”[40]等;再如，一位黨史工作者在檔案內(nèi)容、檔案編目、檔案服務(wù)質(zhì)量方面都提出了很好的建議。[41]這種利用者的反饋在單位內(nèi)部的檔案工作者與利用者之間勢必會更為便捷、更為有效，因?yàn)閱挝粌?nèi)部的檔案工作者與利用者之間會更熟悉、溝通會更多、更及時。

檔案利用者反饋中，我們會特別重視一些特殊利用者的反饋，如單位領(lǐng)導(dǎo)的反饋。此外，還需要關(guān)注各種社會評價及管理機(jī)構(gòu)的評價反饋。

總的來說，后端利用者的反饋對調(diào)節(jié)檔案工作是重要的，它是做好檔案工作的重要調(diào)節(jié)手段。如果沒有這種反饋，檔案系統(tǒng)反饋回路阻斷，就會喪失反饋調(diào)節(jié)能力，檔案工作水平的提升就會受到負(fù)面影響。

3.4 在檔案工作中形成有效的閉環(huán)系統(tǒng)。反饋系統(tǒng)亦稱閉環(huán)系統(tǒng)。閉環(huán)是自然界與社會一切活動過程的基本模式。反饋調(diào)節(jié)的閉環(huán)系統(tǒng)模式是“系統(tǒng)狀態(tài)→反饋信息→作出反應(yīng)（決策）→改變系統(tǒng)狀態(tài)”，這是一個連續(xù)的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動模式。在這個閉環(huán)系統(tǒng)中，反饋信息來自于系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，它影響決策，并通過決策反過來影響系統(tǒng)狀態(tài)，而這個系統(tǒng)狀態(tài)又會影響到未來的決策。整個過程是循環(huán)的、連續(xù)的，與實(shí)踐活動過程相始終。

在反饋調(diào)節(jié)原理中，輸入端的原因?qū)е螺敵龆私Y(jié)果的產(chǎn)生，輸出端的結(jié)果又反作用于輸入端的原因，由此形成“原因——結(jié)果”的閉合回路。[42]反饋過程包括了感受、分析、信息傳遞和決斷等過程。高效反饋須具有以下特征：及時發(fā)現(xiàn)問題并形成反饋;反饋人員享有必要的權(quán)力和條件;所有相關(guān)在場者都能理解反饋的必要性和反饋信息的內(nèi)涵;建立有效的反饋制度，了解正確的反饋方法、途徑和步驟，形成高效的分析系統(tǒng)和處理系統(tǒng);等等。

反饋系統(tǒng)作為一個閉環(huán)系統(tǒng)，只有檔案部門完成了全部反饋過程，整個文檔工作流程、業(yè)務(wù)工作流程才能夠形成一個完整的工作閉環(huán)。在檔案工作第一反饋過程中，檔案部門是反饋者。

作為反饋者，首先要有發(fā)現(xiàn)問題的能力，其次要與前端建立順暢的溝通渠道，最后還要對前端的處理情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖粉櫯c督促。在第二循環(huán)過程中，檔案部門是被反饋者，其工作要點(diǎn)是積極主動地尋求反饋意見，并認(rèn)真對待、及時改進(jìn)工作。需要時，要把相關(guān)信息繼續(xù)向前端反饋。要使檔案工作系統(tǒng)具有較強(qiáng)的反饋調(diào)節(jié)能力，關(guān)鍵是要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)和確立完善的反饋調(diào)節(jié)機(jī)制。反饋不能總是臨時的、隨機(jī)的，而應(yīng)當(dāng)是制度性的、經(jīng)常性的，要把制度性、經(jīng)常性的反饋和隨機(jī)性、臨時性的反饋結(jié)合起來，形成一個互補(bǔ)的、完善的反饋機(jī)制。

3.5 電子檔案管理系統(tǒng)中的反饋調(diào)節(jié)

3.5.1 電子檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)與升級本身就是反饋調(diào)節(jié)的結(jié)果。不論從電子檔案管理系統(tǒng)的需求描述與功能設(shè)計(jì)角度講，還是從電子檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)與升級的角度講，它們都是前期檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行（傳統(tǒng)的或者是電子的）效果反饋的結(jié)果。工作人員都會根據(jù)此前檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行正反兩個方面的效果來開展工作。

3.5.2 系統(tǒng)本身應(yīng)具有反饋功能。以上所述檔案工作中所存在的反饋行為，都應(yīng)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中有所反映。所不同的是，反饋內(nèi)容更多地與軟件系統(tǒng)的具體功能、設(shè)計(jì)、文本、概念等有關(guān)，對象明確、技術(shù)性強(qiáng)。

3.5.3 新技術(shù)創(chuàng)造出新的反饋功能。除了傳統(tǒng)的反饋者的主動反饋外，電子檔案管理系統(tǒng)還會具備傳統(tǒng)階段不具備的反饋功能：

信息接收方可以進(jìn)行一種特殊的反饋信息接收，通過機(jī)器記錄、利用留痕、痕跡分析來了解后端工作者的行為特征，從而起到調(diào)節(jié)的作用。如檔案工作者可以通過利用者的利用記錄，了解各類檔案的利用情況，為檔案價值分析提供可靠依據(jù)。電子檔案管理系統(tǒng)可以增加一些智能反饋功能，如前面提到的大數(shù)據(jù)分析反饋信息等。信息化既可以提供高效的傳統(tǒng)反饋功能，也能夠提供前所未有的智能反饋功能。

在整個社會實(shí)踐活動的過程中，在“實(shí)踐、認(rèn)識、再實(shí)踐、再認(rèn)識”的實(shí)踐與認(rèn)識循環(huán)過程中，傳統(tǒng)時代的檔案工作者的參與度相對較低。但在數(shù)字時代，由于新工具的發(fā)明和使用，信息分析在實(shí)踐與認(rèn)識的循環(huán)過程中發(fā)揮了更重要的作用，檔案工作者將承擔(dān)起對各種實(shí)踐信息進(jìn)行的信息分析工作——檔案工作者人工的信息分析工作和更多的機(jī)器智能的信息分析工作，從而為業(yè)務(wù)工作提供更多的更深入的反饋信息。因此，在信息時代，檔案工作者在“實(shí)踐、認(rèn)識，再實(shí)踐、再認(rèn)識”的循環(huán)過程中，具有了新的重要的職責(zé)和地位。

在信息時代檔案工作的智能化“反饋調(diào)節(jié)”問題上，我們需要提到兩個個概念：“機(jī)器學(xué)習(xí)”與“即時反饋”。機(jī)器學(xué)習(xí)是檔案智能化管理的重要工具，而機(jī)器學(xué)習(xí)本質(zhì)上也是一種反饋調(diào)節(jié)，它可以通過經(jīng)驗(yàn)自動提升系統(tǒng)的智能化水平。如在檔案智能驗(yàn)收系統(tǒng)中，機(jī)器學(xué)習(xí)根據(jù)驗(yàn)收實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可以逐步提升智能化水平，甚至可能最終超越人類智能（如計(jì)算機(jī)棋類系統(tǒng)）?！凹磿r反饋”是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)反饋在很多情況下是實(shí)時的。

最后，需要說明的是，本文只是關(guān)于檔案工作“后端反饋調(diào)節(jié)原理”的初始之作，是提出問題并進(jìn)行理論基礎(chǔ)論證、基本概念和基本內(nèi)涵闡釋的作品。關(guān)于這一檔案學(xué)原理的深入、細(xì)致地闡釋，如對反饋源、反饋系統(tǒng)與模型、反饋環(huán)境、反饋方式、文檔一體化與反饋調(diào)節(jié)等問題的深入研究，則不是本文所能完成的任務(wù)，有待學(xué)者們的后續(xù)研究。希望通過本文的拋磚引玉，檔案學(xué)界關(guān)于這個問題會陸續(xù)產(chǎn)生越來越多的優(yōu)秀作品。

*鳴謝：本文初稿完成后，曾請閆靜（山東大學(xué)檔案學(xué)副教授，檔案學(xué)博士）、康勝利（廣西民族大學(xué)檔案學(xué)講師，法學(xué)博士）、劉卉芳（中山大學(xué)在讀檔案學(xué)博士）、顏晗（武漢大學(xué)在讀檔案學(xué)博士）四位青年才俊閱讀找錯，他們都提出了十分有益的建議與意見，對文章的修改起到了重要的作用。我的碩士研究生邢雨佳在本文寫作過程中做了一些圖書借閱、格式處理等輔助性工作。特此說明并致謝意。

*本文系新版《檔案學(xué)概論》理論創(chuàng)新系列論文之檔案工作中的“后端反饋調(diào)節(jié)原理”——兼談對“前端控制”理論的修正與完善;廣西民族大學(xué)引進(jìn)人才科研啟動項(xiàng)目“檔案學(xué)基礎(chǔ)理論體系重建”（2019SKQD01）成果。

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