李月嬌
摘 要:國資委101號文中要求,央企集團的內(nèi)控監(jiān)督評價工作需三年覆蓋全部職能部門及分子公司,需要采取各級單位自評的形式滿足此覆蓋度要求,同時為了滿足新階段的內(nèi)控管理工作充分嵌入業(yè)務(wù)流程前端的要求,需要建立業(yè)務(wù)部門內(nèi)控管理自我造血機制,筆者基于此背景,結(jié)合所處企業(yè)實際內(nèi)控管理情況,開發(fā)并應(yīng)用了一套內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化評價工具,滿足了相應(yīng)法規(guī)和行業(yè)發(fā)展要求。
關(guān)鍵詞:內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具;內(nèi)控要求前置與嵌入;內(nèi)控自評
《關(guān)于加強中央企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)與監(jiān)督工作的意見》文件于2019年底由國資委發(fā)布,在健全內(nèi)控體系建設(shè)、強化內(nèi)控執(zhí)行、加強信息化管控、加大內(nèi)控監(jiān)督評價力度、全面提升內(nèi)控體系有效性五個方向共十六個方面對中央企業(yè)的內(nèi)部控制工作提出了新的要求。比如對于具體業(yè)務(wù)的流程管理制度,在其制定、審定的時候,就嵌入內(nèi)控管理的要素要求;如要求企業(yè)每年實施內(nèi)控全面自我評價,以業(yè)務(wù)流程的規(guī)范設(shè)計及有效運行為重點,對內(nèi)控建設(shè)及管理體系的有效性進行客觀的評價,準(zhǔn)確揭示企業(yè)經(jīng)營過程中存在的內(nèi)控缺陷,形成自評報告。這對大型集團性央企的內(nèi)控工作提出了新的要求和挑戰(zhàn),如何利用有限的內(nèi)控管理資源開展流程建設(shè)和內(nèi)控自評,滿足內(nèi)控要求前置性和覆蓋度的要求,是亟需解決的課題。本文基于筆者所處的大型制造業(yè)央企集團的業(yè)務(wù)環(huán)境,對于內(nèi)控管理現(xiàn)狀進行了梳理分析,對內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具的開發(fā)和應(yīng)用進行了詳細(xì)闡述。
一、流程建設(shè)與內(nèi)控管理現(xiàn)狀
自五部委于2008年頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引生效執(zhí)行以來,內(nèi)控體系建設(shè)及評價工作在以上市公司、央企、大型民企為首的各大中型企業(yè)逐步發(fā)展,方興未艾。有內(nèi)控規(guī)范及指引做基礎(chǔ),內(nèi)控工作開展的形式多種多樣,本質(zhì)卻無外乎通過對已處于運行中、成熟狀態(tài)下的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計及運行情況進行審核,發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)控缺陷,繼而優(yōu)化和改善流程。此種方式下的內(nèi)控工作發(fā)展到現(xiàn)在,也逐步顯現(xiàn)了一些管理現(xiàn)狀上的問題:
1.內(nèi)控管理部門與業(yè)務(wù)部門脫節(jié),內(nèi)控矩陣與業(yè)務(wù)實際開展存在“兩層皮”的情況
實務(wù)中,企業(yè)的內(nèi)控管理部門往往單獨設(shè)立在分管內(nèi)控工作的管理部門,獨立于企業(yè)一線業(yè)務(wù)部門,通常由內(nèi)控管理部門通過業(yè)務(wù)調(diào)研的方式建立起企業(yè)一線業(yè)務(wù)的內(nèi)控矩陣,其中明確了各業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及控制活動描述,再基于此內(nèi)控矩陣由內(nèi)控管理部門主導(dǎo)開展年度或?qū)m椀膬?nèi)部控制評價工作。這種方式的問題在于,如果企業(yè)的內(nèi)控管理IT系統(tǒng)化程度較低、內(nèi)控信息化和數(shù)字化規(guī)劃較落后,需要采用手動更新的方式,對內(nèi)控風(fēng)險矩陣進行更新,不僅需要耗費大量的人力和時間,也難以做到內(nèi)控矩陣的實時更新,實際情況是能做到每年一次的更新就已經(jīng)是很好的情況了,因此內(nèi)控矩陣的更新頻率往往遠低于實際業(yè)務(wù)模式的變化頻率,這就導(dǎo)致內(nèi)控管理部門開展內(nèi)控評價工作的依據(jù)-內(nèi)控矩陣是脫離了企業(yè)實際的業(yè)務(wù)情況的,以此為依據(jù)開展的內(nèi)控評價的評價結(jié)果很難說是可靠的、客觀的、科學(xué)的,與實際業(yè)務(wù)開展存在“兩層皮”,難以對實際業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控有效性情況給出準(zhǔn)確客觀的評價。
2.內(nèi)控管理仍屬于事后監(jiān)督模式,存在滯后性
即便是對于內(nèi)控管理信息化程度較高的企業(yè),信息手段的輔助可以滿足適應(yīng)一線業(yè)務(wù)迭代快的情況,使得內(nèi)控矩陣可以做到與實際業(yè)務(wù)開展情況同步更新,通常的做法是,第一步將內(nèi)控風(fēng)險矩陣初始化在信息系統(tǒng)中,根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)的邏輯設(shè)定定期或不定期推送需要一線部門進行矩陣更新的任務(wù),由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況更新相關(guān)業(yè)務(wù)流程的流程描述,識別流程關(guān)鍵控制點,判定業(yè)務(wù)風(fēng)險;第二步,內(nèi)控管理部門從部門維度、風(fēng)險維度、時間維度等,定期或動態(tài)向業(yè)務(wù)部門推送基于關(guān)鍵控制活動的內(nèi)控自評價任務(wù),或發(fā)起專項內(nèi)控評價工作任務(wù),實時內(nèi)控測試,識別流程中的內(nèi)控缺陷,再針對發(fā)現(xiàn)的缺陷制定整改措施。但本質(zhì)上這種做法仍然是對業(yè)務(wù)開展情況的事后監(jiān)督,沒有實現(xiàn)將內(nèi)控要求前置到業(yè)務(wù)模式更新發(fā)布和實際開始執(zhí)行之前。
3.內(nèi)控管理的要求沒有形成一套明確、清晰的標(biāo)準(zhǔn)
《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引中明確,內(nèi)控控制的實施與建立,需要遵循以下幾項基本原則:全面性、適應(yīng)性、制衡性、重要性和成本效益原則。內(nèi)控管理相關(guān)要求需要貫穿業(yè)務(wù)過程、覆蓋全范圍,同時關(guān)注重點業(yè)務(wù)和高風(fēng)險領(lǐng)域,在機構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配等方面相互制約,隨企業(yè)環(huán)境變化加以調(diào)整,控制成本適中。但在實務(wù)中,對于某一具體的業(yè)務(wù)開展內(nèi)控評價時,僅上述這些原則難以明確對于具體到某一關(guān)鍵控制活動設(shè)計及執(zhí)行的要求,每個企業(yè)對于規(guī)范明確的內(nèi)控原則均有自己的解讀,因此也就未形成明確、清晰的標(biāo)準(zhǔn)化要求。
二、國家法規(guī)、國資委文件要求
1.《關(guān)于加強中央企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)與監(jiān)督工作的實施意見》即第101號文件于2019.10由國資委印發(fā),文件中明確提出了中央企業(yè)及其所屬公司需將內(nèi)控體系、風(fēng)險管理和合規(guī)管理要求嵌入業(yè)務(wù)流程。其中相關(guān)條款的描述和要求,(1) 建立健全內(nèi)控體系,進一步提升管控效能:①優(yōu)化內(nèi)控體系中的關(guān)鍵要點包括:a.建立健全以合規(guī)管理為重點、風(fēng)險管理為導(dǎo)向的內(nèi)控體系;b.將風(fēng)險管理和合規(guī)管理要求嵌入業(yè)務(wù)流;c.實現(xiàn)強內(nèi)控、防風(fēng)險,促合規(guī)的管控目標(biāo)。②強化集團管控中的關(guān)鍵要點包括:a.央企主要領(lǐng)導(dǎo)人員是內(nèi)控體系監(jiān)管工作第一責(zé)任人,負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;b.央企應(yīng)明確專職部門統(tǒng)籌內(nèi)控體系,負(fù)有工作責(zé)任;c.落實各業(yè)務(wù)部門內(nèi)控體系有效運行責(zé)任,即負(fù)有運行責(zé)任;d.內(nèi)部審計部門要加強內(nèi)控體系監(jiān)督檢查工作,準(zhǔn)確揭示風(fēng)控體系建設(shè)及管理過程中的問題,即負(fù)有監(jiān)督責(zé)任。③完善管理制度中的關(guān)鍵要點包括:a.全面梳理內(nèi)控、風(fēng)險和合規(guī)管理相關(guān)制度;b.及時將法律法規(guī)等外部監(jiān)管要求轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度,強調(diào)全面性;c.在企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程制度的制定過程中嵌入統(tǒng)一的內(nèi)控管理要素的要求,確定高風(fēng)險業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程關(guān)鍵環(huán)點的控制活動要求和風(fēng)險應(yīng)對措施,此處強調(diào)的是針對具體的業(yè)務(wù)制度;d.將違規(guī)投資經(jīng)營責(zé)任追究內(nèi)容納入企業(yè)管理制度。④健全監(jiān)督評價體系中的關(guān)鍵要點包括:a.統(tǒng)籌管理風(fēng)險、合規(guī)和內(nèi)控的監(jiān)督評價工作,將合規(guī)、風(fēng)險管理制度納入內(nèi)控體系監(jiān)督評價;b.制定定性與定量結(jié)合的內(nèi)控缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)評價標(biāo)準(zhǔn)。(2)強化內(nèi)控體系執(zhí)行,提高重大風(fēng)險防控能力:①加強重點領(lǐng)域日常管控中的關(guān)鍵要點包括:a.聚焦關(guān)鍵高風(fēng)險業(yè)務(wù)、重點領(lǐng)域、國有資產(chǎn)管理重要環(huán)節(jié),認(rèn)真識別流程缺陷,及時研判并制定整改措施;b.在投資并購、改革改制重組等重大經(jīng)營事項決策前開展專項風(fēng)險評估,編制風(fēng)險評估報告(含風(fēng)險應(yīng)對措施和處置預(yù)案)。②加強重要崗位授權(quán)管理和權(quán)力制衡中的關(guān)鍵要點包括:重要領(lǐng)域的關(guān)鍵人員在職責(zé)權(quán)限和審批程序,實現(xiàn)不相容崗位分離。③健全重大風(fēng)險防控機制中的關(guān)鍵要點包括:a.積極采取措施強化企業(yè)防范化解重大風(fēng)險全過程管控;b.加強經(jīng)濟運行動態(tài)、大宗商品價格以及資本市場指標(biāo)變化檢測,提高對經(jīng)營環(huán)境變化、發(fā)展趨勢的預(yù)判能力;c.結(jié)合內(nèi)控體系監(jiān)督評價工作中發(fā)現(xiàn)的經(jīng)營管理缺陷和問題,綜合評估企業(yè)內(nèi)外部風(fēng)險水平,有針對性地制定風(fēng)險應(yīng)對方案。
2.《關(guān)于做好2020年中央企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)與監(jiān)督》的工作通知即44號文于2019年底由國資委發(fā)布,是對101號文共組要求的具體落實文件。通知明確了內(nèi)控建設(shè)與監(jiān)督的方向,從內(nèi)控管理、風(fēng)險管理和合規(guī)管理的整合角度,提出內(nèi)控組織機構(gòu)、制度體系、重大風(fēng)險監(jiān)控、信息化管控、監(jiān)督檢查等維度的工作要求。文件的關(guān)鍵點在于(1) 加強組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全內(nèi)控工作體系,建立健全企業(yè)內(nèi)控體系是中央企業(yè)管理提升的重要基礎(chǔ),是促進中央企業(yè)守住不發(fā)生系統(tǒng)性風(fēng)險底線、加快實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的有力舉措,對增強國有經(jīng)濟競爭力、創(chuàng)新力、控制力、影響力、抗風(fēng)險能力具有十分重要的意義。各中央企業(yè)要高度重視內(nèi)控體系建設(shè)與監(jiān)督工作,加強組織領(lǐng)導(dǎo),落實企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人員內(nèi)控體系監(jiān)管工作第一責(zé)任人職責(zé),盡快明確專門職能部門或機構(gòu),配備必要專門人員,建立使全上下貫通、全面覆蓋的內(nèi)控工作體系,形成領(lǐng)導(dǎo)有力、職責(zé)明確、流程清晰、規(guī)范有序的工作機制。(2) 完善制度體系,促進內(nèi)控體系規(guī)范有效運行,各央企要以“強內(nèi)控、防風(fēng)險、促合規(guī)”為目標(biāo),進一步全面梳理并整合風(fēng)險、合規(guī)及內(nèi)控的相關(guān)外部要求,形成并完善內(nèi)控缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險評估管理標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)評價管理標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建協(xié)同融合、相互補充的風(fēng)控合規(guī)監(jiān)督管理體系。聚焦高風(fēng)險業(yè)務(wù)、重點領(lǐng)域、國有資產(chǎn)管理運營的重要環(huán)節(jié),全面梳理企業(yè)內(nèi)控管理制度,識別流程缺陷,對未體現(xiàn)國家監(jiān)管規(guī)定,缺乏內(nèi)控要素管控及風(fēng)險應(yīng)對措施,如:不符合授權(quán)審批控制、不相容職務(wù)相分離等要求,內(nèi)控體系監(jiān)督評價體系建設(shè)、制度規(guī)定設(shè)立不健全等情形,要盡快整改完善。
以上內(nèi)容均要求企業(yè)需要通過將外部法規(guī)內(nèi)化、內(nèi)控管理要素及要求融合嵌入等措施,進一步完善企業(yè)流程管理制度。具體來說就是企業(yè)需要全面梳理并整合風(fēng)險、合規(guī)及內(nèi)控的相關(guān)外部要求,轉(zhuǎn)化為企業(yè)自己內(nèi)部制度;在日常業(yè)務(wù)流程制度的制定過程中嵌入統(tǒng)一的內(nèi)控管理要素及要求,確定重點領(lǐng)域、關(guān)鍵點的控制要求及風(fēng)險應(yīng)對措施。
國資委連續(xù)發(fā)文,充分表明三個事實,一是監(jiān)管機構(gòu)意識到了融合的迫切性、重要性;二是中央企業(yè)的內(nèi)部控制體系不只是企業(yè)是否想完善的事情,已上升到必須實施的局面,還要進一步落實責(zé)任追究,與薪酬績效和干部管理掛鉤,力度非常強;三是現(xiàn)階段高質(zhì)量發(fā)展的大背景下,中央企業(yè)需要在快速發(fā)展的同時,“強內(nèi)控、防風(fēng)險、促合規(guī)”,為國家高質(zhì)量發(fā)展保駕護航,完成歷史使命。
三、內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具開發(fā)過程及產(chǎn)出
基于上述對內(nèi)控管理現(xiàn)狀的分析,筆者結(jié)合所處企業(yè)內(nèi)控管理工作的實際情況和業(yè)務(wù)特點,開發(fā)了內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具用以在流程文件發(fā)布之前進行前置審核,以及用于業(yè)務(wù)部門內(nèi)部控制自我評價工作,統(tǒng)一了流程審核與評價標(biāo)準(zhǔn),同時具備可操作性,初步實現(xiàn)了為業(yè)務(wù)賦能的目標(biāo)。
1.《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引的相關(guān)要求
根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,企業(yè)應(yīng)建立與實施業(yè)務(wù)流程中的內(nèi)部控制,以提高經(jīng)營效率和效果。在流程建設(shè)與自我評價過程中,應(yīng)遵循以下基本原則:
為了對業(yè)務(wù)部門在進行流程建設(shè)及自我評價時更具指導(dǎo)性,我們將以上基本原則進行了分析和轉(zhuǎn)化。使業(yè)務(wù)部門可以從原則性要求、關(guān)鍵控制點完整性/有效性要求以及是否存在“過度控制”三個方面加以運用。
2.內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具框架
該工具針對業(yè)務(wù)流程的設(shè)計評價,包含三部分內(nèi)容,即流程整體的內(nèi)控要求、流程中環(huán)節(jié)/關(guān)鍵控制點的內(nèi)控要求、流程適度控制的要求,其中具體的細(xì)分原則見“表2.內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具框架”。
下面對于細(xì)分原則的含義進行詳細(xì)闡述:
(1) 目標(biāo)實現(xiàn)原則:①避免流程描述顆粒度過粗,具有業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)性;②流程描述業(yè)務(wù)范圍小于或偏離目標(biāo)業(yè)務(wù)范圍。
(2) 職責(zé)一致/權(quán)責(zé)清晰原則:流程中部門職責(zé)部分需與21號文一致,有清晰的職責(zé)分工,流程中體現(xiàn)的均是最新的組織機構(gòu)。
(3) 相關(guān)流程一致/合規(guī)性原則:業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)流程間不應(yīng)存在沖突,業(yè)務(wù)流程應(yīng)符合相關(guān)外部法律法規(guī)的要求。
(4) 適應(yīng)性原則:流程需與公司內(nèi)外部環(huán)境相適應(yīng),并根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化情況及時加以調(diào)整。
(5) 內(nèi)控流程或流程關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的存在性/有效性原則:①流程不缺失;②關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)不缺失;③關(guān)鍵控制活動有效設(shè)定。
(6) 透明原則:流程涉及的具體規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)隨流程主文件公開。
(7) 存檔原則:①流程描述是否明確各環(huán)節(jié)形成的過程文件名稱、形式、傳遞過程;②流程中提及的過程文件是否均體現(xiàn)存檔要求及合理的存檔期間。
(8) 監(jiān)督原則:涉及人、財、物、核心技術(shù)、商業(yè)機密的流程應(yīng)建立定期的監(jiān)督機制。
(9) 涉密信息保護:流程若涉及向相關(guān)方提供信息,應(yīng)設(shè)置科學(xué)的保密要求。
(10)不相容職務(wù)相分離原則/多眼原則:授權(quán)與執(zhí)行、審核與執(zhí)行、執(zhí)行與記錄分離。
(11)授權(quán)審批控制原則:①需授權(quán)的業(yè)務(wù)設(shè)定了有效的授權(quán)控制;②設(shè)定了審批控制;③審批層級設(shè)定合理;④審批時限要求明確。
(12)集體審議與決策控制原則:三重一大及其他重要事項,可能影響公司及部門戰(zhàn)略目標(biāo)達成的重要事項。
(13)信息技術(shù)控制原則:業(yè)務(wù)開展應(yīng)盡量系統(tǒng)化,關(guān)注數(shù)據(jù)災(zāi)備、系統(tǒng)權(quán)限、系統(tǒng)環(huán)境及信息安全管理。
(14)預(yù)算控制原則:業(yè)務(wù)活動納入預(yù)算管理、編制過程有依據(jù)、結(jié)果有復(fù)核機制、執(zhí)行偏差率有控制機制、執(zhí)行結(jié)果有考核機制。
(15)財產(chǎn)保護原則:涉及資產(chǎn)的流程包含資產(chǎn)記錄、保管、定期盤點、限制接近、科學(xué)投保、價值管理等內(nèi)容。
(16)時限明確原則:流程中應(yīng)設(shè)定關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作的具體時限要求。
(17)效率性原則:控制范圍、程度、頻率、時限要求適當(dāng)、不過度。
(18)經(jīng)濟性原則:控制成本低于損失成本。
3.內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具評分標(biāo)準(zhǔn)
按上述描述,內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具通過這三方面的評價,對特定業(yè)務(wù)流程給出相應(yīng)的流程成熟度得分。下面對該工具的評分標(biāo)準(zhǔn)給予詳細(xì)闡釋。
為滿足內(nèi)控要求業(yè)務(wù)前置性要求,將三方面共十八項原則按性質(zhì)劃分為流程評分否決項、流程評分賦分項、流程評分參考項。不滿足否決項的原則,則視為該流程不予通過,需業(yè)務(wù)部門重新制定并編制流程;參考項原則不對流程評分產(chǎn)生影響;流程環(huán)節(jié)在賦分項原則上,符合或不涉及為1分,不符合為0分,根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為5個成熟度等級,見“表3.內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具評分標(biāo)準(zhǔn)”。
四、內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具的應(yīng)用
五、結(jié)論
企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程,其重要意義是保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展、監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險的發(fā)生、有助于企業(yè)戰(zhàn)略實施。良好的企業(yè)內(nèi)控體系能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險因素,幫助業(yè)務(wù)人員采取相應(yīng)的措施去應(yīng)對這些風(fēng)險因素,可以幫助管理者客觀地評估當(dāng)前的經(jīng)營狀況,幫助管理者制定合適的經(jīng)營戰(zhàn)略和策略。企業(yè)內(nèi)控體系可以增強財務(wù)報表內(nèi)容的真實性和完整性,財務(wù)報表的使用對象不僅是股東和其他外部投資者,還包括企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理人員,準(zhǔn)確真實的財務(wù)報表可以使管理者更好地了解企業(yè)的實際情況,從而在最初就做出更多相關(guān)的決策。
內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化工具的開發(fā)和應(yīng)用,使得流程建設(shè)時就充分考慮了流程的關(guān)鍵控制點與關(guān)鍵內(nèi)控要素的緊密結(jié)合,在設(shè)計之初便滿足相關(guān)內(nèi)控要求,也有助于推進“評建結(jié)合、重在建設(shè)、以評促建”的內(nèi)控管理模式,提升企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的內(nèi)控管理水平,合理保證業(yè)務(wù)開展的效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略,最終讓內(nèi)部控制真正發(fā)揮其作用。
參考文獻:
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