基于信息化背景探究檔案管理工作存在的問題及應對措施

摘 要：在我國，事業(yè)單位檔案管理是重要的工作之一，其詳細記錄了單位建立以來的重要事件及其在發(fā)展中取得的成就，蘊含了豐富的經驗和正確的思想，為管理人員、工作人員、領導者高效開展業(yè)務工作提供了重要指導，大大提升了檔案管理水平。在信息時代下，各種形式的檔案不斷涌現，其中傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能適應時代的發(fā)展需要，在這種情況下強化檔案管理工作信息化建設是十分必要的。本文將詳細闡述信息化背景檔案管理工作中存在的問題以及具體的應對措施，相關觀點僅供參考。

關鍵詞：信息化背景;檔案管理;存在的問題;應對措施

隨著科技發(fā)展水平的提升，我國已進入數字信息新時代。在數字信息時代，各種先進的信息網絡技術廣泛應用于各個行業(yè)和領域，為人們的日常生產生活提供了極大便利。同時，隨著時代發(fā)展和進步，檔案管理工作也逐漸引入了數字化、信息化技術和設備，實現了傳統(tǒng)檔案管理模式向數字化管理模式的轉變。但是基于信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在一些問題，為此要制定有針對性的解決措施。

一、信息化背景下檔案管理工作基本特征

在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理向信息化方向發(fā)展，其主要具備以下幾個方面特點：

第一，以數字檔案館為核心，管理對象發(fā)生了變化。新時代背景下，電子檔案逐漸取代傳統(tǒng)紙質檔案。有關調查表明，大多數事業(yè)單位的檔案管理工作都以電子檔案為核心。電子文件與傳統(tǒng)紙質檔案的區(qū)別在于，其具有明顯的虛擬性，并且包含了多種豐富的功能。比如，壓縮傳輸功能、復制功能、拷貝功能等。

第二，從存儲到收集和利用，檔案管理的核心發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質檔案的保管、整理、收集等工作完成需要耗費大量的時間、物力和人力，工作效率較低。在信息時代，傳統(tǒng)紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，檔案管理者必須充分發(fā)揮網絡信息技術的作用，有效存儲、整理和收集檔案信息，進一步提升了檔案管理工作質量。

第三，順應現代社會的變遷，檔案管理的服務方式發(fā)生了變化。近二十年，我國各地對檔案調用的需求增多，僅僅使用借閱不同儲地的紙質檔案的方式不但費時費力，也難以從中獲取目標信息。隨著云計算、大數據在檔案管理領域的廣泛應用，相關人員能夠精準定位、查找某一專題或某一地域的部分檔案，還可與其他事業(yè)單位共享異地人事信息，極大地滿足了日益增長的閱檔、調檔、歸檔等需求。

二、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

現代化發(fā)展為人民生活提供了便利，也為檔案管理工作提供了全新的方法，其中包括辦公自動化和無紙化。這種變化為檔案的傳遞、整理和收集提供了有效支持，但是在實際檔案管理工作中出現了一些問題。

1.檔案管理工作意識不足

隨著時代的進步和發(fā)展，檔案管理工作內容和工作方式發(fā)生了一定轉變，雖然大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中引入了先進的數字化信息技術和設備，但是由于管理人員在思想意識方面沒有正確認知檔案管理工作的重要性，導致日常檔案管理工作中經常出現填寫不規(guī)范、漏填等問題，并且部分檔案管理人員僅僅會利用信息技術開展檔案歸檔和管理工作，這將嚴重影響事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和有序發(fā)展，阻礙檔案管理信息化水平的提高。

2.檔案管理基礎設備不健全

在信息時代背景下，事業(yè)單位要實現檔案管理信息化，必須要有效利用各種先進、專業(yè)化的信息技術和設備，但是有的事業(yè)單位由于資金有限，無法為檔案管理輔助設備采購提供足夠支持，這將導致檔案管理實際發(fā)展中缺乏先進的信息技術和設備，進一步延緩檔案管理信息化建設進程。雖然部分檔案管理部門購入了各種先進的技術和設備，但是由于檔案管理人員信息化技術水平低，對專業(yè)知識掌握不足，因此無法在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術和設備優(yōu)勢。同時，相關信息技術人員開發(fā)的檔案管理軟件無法滿足檔案管理信息化建設基本需求。

3.檔案管理軟件缺乏科學性

我國各個地區(qū)發(fā)展程度不同，因此信息化程度也會有所區(qū)別。一方面，檔案管理軟件不統(tǒng)一。各地事業(yè)單位檔案部門使用的計算機軟件不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一完善的信息管理軟件，導致在日常管理工作中很多工作事項需要本人到檔案所在地區(qū)辦理，無法遠程獲取相關資料。同時，在檔案信息管理工作中無法全部使用電腦完成，這在一定程度上延緩了檔案管理工作進程。另一方面，檔案管理工作嚴重缺乏標準化。受到歷史原因的影響，檔案中會存在遺失文件的問題，遺失文件處理缺乏統(tǒng)一標準，并且將各種檔案錄入到各個地區(qū)缺乏明細、統(tǒng)一標準。再加上各個地區(qū)交流密切程度不同，在檔案管理方面存在較大區(qū)別，這在一定程度上加重了檔案管理工作無法有效協(xié)調和統(tǒng)一的問題，不利于檔案信息化管理的有序開展。

4.檔案管理制度不完善

一般情況下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作中經常會出現檔案運輸、檔案換機構管理這兩種情況，在一定程度上增加檔案管理的難度。主要表現為工作職責分工不明確，缺乏有效、良好的檔案管理措施。首先，職責分工不明確。相關調查表明，當前我國大部分事業(yè)單位沒有制訂完善的檔案管理制度，因此經常會出現檔案換機構管理、檔案運輸中重復收錄信息的現象，這種現象的出現，不僅會嚴重浪費人力資源，還會造成檔案信息資源浪費。其次，缺乏有效的檔案管理措施。由于事業(yè)單位缺乏完整的檔案管理系統(tǒng)，在日常檔案管理工作中只是簡單存儲和堆疊文件。當文件需要使用時，將其移交或轉發(fā)，只在臨時需要時整理相關文件。

5.對檔案管理工作缺乏應有的重視

目前，大部分事業(yè)單位錯誤地認為在檔案管理工作中只要保證檔案不丟失即可，沒有必要投入大量的資金和精力，造成這種錯誤認識的主要原因是檔案管理工作的開展不會給事業(yè)單位發(fā)展帶來較大影響。但事實上，檔案管理與國計民生有著密切關系，由于對檔案管理工作缺乏足夠重視，因此檔案管理制度的制定存在較大問題，不能充分、深入了解國家相關法律法規(guī)，導致事業(yè)單位檔案管理制度不夠健全和完善，在具體工作開展中不能滿足國家相關要求，最終給事業(yè)單位帶來無法挽回的損失，嚴重情況下會影響服務對象的經濟利益，這對于事業(yè)單位健康發(fā)展來說十分不利。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化策略

為了實現事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化，提升檔案管理工作質量和效率，為群眾提供高質量的服務。在信息化背景下，事業(yè)單位要在開展檔案管理工作中做到以下幾點：

1.形成良好的檔案管理信息化意識

隨著時代飛速發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式無法緊跟時代發(fā)展潮流，更不能滿足新時代背景下檔案管理工作實際需求。為此，在具體的檔案管理工作中，要科學應用數字信息化技術和先進設備，并在此基礎上形成良好的檔案管理信息化意識。檔案管理作為一項基礎性工作，其實際的開展情況直接影響著事業(yè)單位發(fā)展水平。在信息化背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，要借用信息技術的同時，充分體現信息化。首先，事業(yè)單位領導人員要著重培養(yǎng)檔案管理人員信息化管理意識。其次，領導人員要不斷健全和完善檔案管理制度，為后續(xù)檔案管理信息化建設有序開展提供必要幫助。最后，提升檔案管理人員綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)，不僅要讓檔案管理人員掌握信息化工作技巧，使他們認識到開展檔案管理工作的重要性，通過參加培訓和自主學習活動，組織檔案管理人員學習信息技術。最重要的是做好人才把關工作，在招聘檔案管理人員過程中，盡量尋找具有豐富檔案管理知識、懂信息技術和專業(yè)技術的人才。這樣不僅可以提升檔案管理隊伍的專業(yè)性，而且可以從根本上提升檔案管理工作水平。

2.加大檔案管理信息化建設資金投入

事業(yè)單位檔案信息化建設是一項長期、復雜的工作，不是一蹴而就的，需要耗費大量時間、精力、人力，以及需要投入各種先進的信息化技術與設備。在具體檔案管理工作中，檔案管理部門要與國家相關部門深入分析和交流，從而在檔案管理信息化建設工作中獲得專項財政資金。此外，檔案管理部門要有效發(fā)揮群眾力量，通過引入充足的社會資金，提高檔案管理信息化建設水平。同時，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中，要認識到不僅要配置檔案管理專業(yè)人員，還要重點引進先進的技術人才。同時，在引進先進技術人才的前提下，要加強內部人才培養(yǎng)和再教育，提高檔案管理人員的管理能力和信息技術人員的技能水平。例如，某事業(yè)單位領導人員認識到了檔案管理信息化建設是必然趨勢，為此與國家相關部門積極交流，爭取到了專項財政資金，通過利用專項資金購買先進設備和應用信息技術后，該單位檔案管理工作支出比上年節(jié)省了30%，并且節(jié)約了更多人力、物力和財力投入到其他工作中。

3.積極升級檔案管理軟件

為了實現檔案信息互通，必須要開發(fā)或者購買一個通用的檔案管理軟件。對于檔案管理軟件要真正做到集信息搜索、信息應用、信息收集等于一體的功能軟件。特別是在互聯網技術應用范圍不斷擴大的背景下，要將檔案管理軟件與人民群眾的基本需求有效結合。讓人民群眾可以在家中上傳和驗證相關信息，而軟件后臺將人們上傳的信息進行有效分析、存儲、歸類，為后續(xù)搜索和應用工作的順利開展提供便利。事業(yè)單位應及時對群眾普及信息化操作，提高數據上傳與驗證的效率;對管理人員開展定期集中培訓，令他們增強使用信息化檔案管理軟件的能力，積極了解與掌握相關信息技術，如防火墻技術與殺毒技術。此外，檔案管理軟件應將保障人民信息安全作為首要開發(fā)與應用原則，通過實時更新修復系統(tǒng)漏洞，精準清除因病毒木馬感染而產生的信息泄露風險，不斷提高檔案管理安全系數，為事業(yè)單位的檔案信息安全保駕護航。

4.建立完善的檔案管理信息化制度

事業(yè)單位在實現檔案管理信息化建設的同時，檔案管理人員必須認識到檔案信息安全的重要意義。如果不能保證檔案信息的安全性和可靠性，檔案管理的工作質量就是零。要有效保證檔案信息化的安全性和可靠性，檔案管理人員要結合國家相關法律法規(guī)建立完善的檔案管理信息化制度。比如，事業(yè)單位可以利用國家頒布的新標準，制定完整的檔案管理信息化體系，為檔案資源的信息安全提供必要的保障。對未經授權、通過非法手段獲取檔案資源和信息的用戶，實施嚴厲處罰措施，必要時追究法律責任。事業(yè)單位還可通過建設精細化管理流程與數字化檔案平臺實現異地信息的即時上傳、歸檔、共享，令當前的檔案管理制度逐步建立兼容多種類、多形式信息資源的普適性標準，為高質量、高效率的數據管理體系搭建整體框架。在滿足以上要求的基礎上，檔案管理制度的信息化還需依靠一支專業(yè)知識與操作技能兼?zhèn)涞娜瞬抨犖?，從檔案管理到平臺建設，高素質的檔案管理與維護人員在其中同樣發(fā)揮著極為重要的作用。

5.提高對檔案管理工作的重視度

為提升對檔案管理工作的重視度，事業(yè)單位領導要轉變管理觀念，增強檔案管理意識。首先，事業(yè)單位要把檔案管理融入日常工作，從根本上調動檔案管理人員主動性和積極性，增強他們信息管理與收集能力。其次，為了提升工作人員對檔案管理工作的重視度，事業(yè)單位要制定一套完善的考核體系，充分挖掘年輕員工的潛力，激發(fā)他們的工作熱情，不斷提高管理行為規(guī)范化水平，實現檔案管理的科學化、規(guī)范化。最后，事業(yè)單位要加強檔案管理安全，安排專業(yè)人員負責檔案管理，制定完備的保密協(xié)議和合理的查閱條件，防止無關人員進入查閱檔案。同時，要制定科學的外部環(huán)境加固措施，防止出現機密檔案外泄現象。

四、事業(yè)單位檔案信息化建設的重要意義

首先，有利于滿足檔案工作轉型發(fā)展需求。目前，我國檔案管理信息化建設已經進入快速發(fā)展時期，檔案利用范圍不斷擴大，方式不斷優(yōu)化，各方面的發(fā)展要求事業(yè)單位要及時轉變檔案管理理念，加快檔案管理數字化進程，實現檔案管理主動轉型升級。

其次，是滿足公共信息需求的重要手段。當前，我國社會主要矛盾已經轉化為人民群眾日益增長的需求與不充分不平衡發(fā)展之間的矛盾。公共服務機構和普通民眾對檔案信息需求日益強烈，要不斷提高檔案管理效率，客觀上加快檔案管理信息化進程，充分發(fā)揮檔案信息社會服務價值。

最后，有利于構建和諧社會。隨著改革開放的不斷深入和社會經濟發(fā)展水平的提高，檔案管理信息化逐漸滲透到社會生活的方方面面。使用檔案的人數逐年增加，檔案在保護人民合法權益、化解社會矛盾等方面發(fā)揮著積極作用，有利于維護社會穩(wěn)定，完善社會資源結構。

五、結語

綜上所述，在信息時代，發(fā)展和建設檔案管理信息化是重要趨勢，也是時代發(fā)展的結果。為此，在日常工作中，事業(yè)單位要結合自身檔案管理情況，采取有效的檔案管理措施，積極引進先進的技術和設備，從而實現檔案管理信息化建設穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：山東省鄒平市公共就業(yè)和人才服務中心）

作者簡介：孫鵬（1972—），男，漢族，山東高青人，本科，副研究館員，研究方向：人事檔案和人力資源。