郭文春

摘要：全宗卷是科學(xué)管理檔案館（室）藏檔案的重要工具，也是開發(fā)和利用檔案信息資源的重要手段，它反映了檔案館（室）在管理全宗時對實體和信息控制的程度。該文分析了全宗卷的作用和目前綜合檔案館館藏全宗卷管理存在的問題，從提高重視度、健全制度、加大收集力度、規(guī)范整理、建立全宗卷信息管理系統(tǒng)和提升利用效果六個方面提出完善全宗卷管理的對策措施。

關(guān)鍵詞：檔案館 全宗卷 管理

2018年，國家檔案局組織專家對全國47家副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)情況進(jìn)行了集中評價，其中全宗卷的建立情況是檔案保管與保護(hù)評價內(nèi)容之一。國家檔案局對評價情況分析指出：各檔案館普遍存在的問題之一是檔案保管保護(hù)工作中一些原有的制度規(guī)范和好的經(jīng)驗做法沒能得到很好的繼承，這一問題突出表現(xiàn)在全宗卷的管理上。由此可見，綜合檔案館在全宗卷管理方面還需要不斷地完善。

全宗卷是指由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。它形成于檔案館（室）日常檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，存儲了記述和反映全宗檔案及其發(fā)展變化的有關(guān)資料，是管理全宗的檔案，可謂“檔案的檔案”。

編寫全宗卷是檔案館（室）必須開展的一項基礎(chǔ)性工作。依據(jù)《全宗卷規(guī)范》（DA/T 12—2012），全宗卷的主要內(nèi)容包括以下幾項：全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類和綜合全宗卷。檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。全宗卷應(yīng)齊全、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。對于全宗卷的整理，應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。

全宗卷不僅是科學(xué)管理館（室）藏檔案的重要工具，更是開發(fā)和利用檔案信息資源的一種手段，其質(zhì)量高低反映了檔案館（室）在管理全宗時對實體和信息控制的程度。

1.全宗卷為查找檔案信息提供重要檢索途徑。目前，檔案檢索大都是以題名、關(guān)鍵字等為主要檢索詞，如果館藏不多，數(shù)據(jù)庫不大，檢索的速度會很快。而對于館藏量大、全宗數(shù)量多的檔案館，查詢檔案的速度和準(zhǔn)確度就會有“折扣”。而全宗卷在利用者查找檔案時可以發(fā)揮獨特的作用：全宗指南（全宗介紹）、組織沿革、大事記等全宗背景和檔案狀況，可以幫助利用者快速鎖定查找范圍，提高查準(zhǔn)率。

2.全宗卷為檔案的科學(xué)管理提供可靠依據(jù)。檔案管理的重要職責(zé)就是最大限度地延長檔案的壽命，而全宗卷中的保管類材料記錄了檔案安全、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制制作及檔案保管狀況分析和工作總結(jié)等，這些內(nèi)容提供了檔案的“身體健康狀況”和“疾病治療方案結(jié)果”，從而為制定檔案保管保護(hù)措施，改善保管保護(hù)環(huán)境，達(dá)到最終延長壽命提供了可靠依據(jù)。

3.全宗卷為編寫《檔案館指南》等提供原始資料。《檔案館指南》是全面介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和內(nèi)容，指導(dǎo)利用者查閱、利用檔案的工具書。依據(jù)《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3—1992），《檔案館指南》正文部分的核心內(nèi)容是館藏檔案介紹和館藏資料介紹，而這一部分原始資料來源于各個全宗的全宗卷，因此，全宗卷內(nèi)容的準(zhǔn)確完整程度決定了《檔案館指南》質(zhì)量的高低。

4.全宗卷為分析檔案的價值規(guī)律提供科學(xué)數(shù)據(jù)。全宗卷的利用類部分記錄了檔案館利用、開發(fā)檔案的相關(guān)信息情況，比如一個全宗的哪些案卷被查閱，查閱、利用后發(fā)揮的效用、成果是什么，是做憑證解決問題，還是編研成書、編為信息或作為展件。如果檔案館每年能將所有全宗的利用類信息集結(jié)在一起，梳理、分析出利用熱點、利用群體特點，就能分析出館藏“熱點”檔案和檔案利用規(guī)律，進(jìn)而可以為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、豐富館藏內(nèi)容提供科學(xué)數(shù)據(jù)。

通過調(diào)研并結(jié)合筆者自身經(jīng)驗，本文認(rèn)為綜合檔案館全宗卷管理中存在如下幾個方面的問題。

（一）對全宗卷管理的重要意義和作用認(rèn)識不充分

從國家檔案局對全國綜合檔案館全宗卷保管情況的分析來看，部分檔案館并未重視全宗卷管理，認(rèn)為全宗卷“可有可無”，對全宗卷的保管意義和作用研究不足，只重視檔案自身的管理，認(rèn)為在信息化時代，全宗卷“過時”了。筆者在網(wǎng)上對全宗卷管理進(jìn)行了相關(guān)搜索，發(fā)現(xiàn)有關(guān)內(nèi)容并不多，由此可見，大家對這項工作的關(guān)注度并不高。

（二）未建立健全全宗卷管理制度

雖然國家檔案局頒布了全宗卷相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但全宗卷管理是一項實踐性非常強(qiáng)的工作，相關(guān)規(guī)范要結(jié)合各館實際，才能發(fā)揮效用。然而，一直以來，部分檔案館并未制定本館的落實細(xì)則辦法，沒有具體操作程序和要求，造成全宗卷在實踐管理中缺少制度保障。

（三）全宗卷材料收集不齊全

在檔案室階段，部分檔案室不重視全宗卷的建立，造成全宗卷的“原生缺失”；檔案進(jìn)館后，部分檔案館對各項業(yè)務(wù)開展過程中形成的文件，沒有及時保留下來，造成全宗卷內(nèi)容“后生缺乏”，進(jìn)而使得全宗卷內(nèi)容不能反映整個全宗管理的全景情況。

（四）全宗卷整理不規(guī)范

全宗卷整理不規(guī)范主要涉及以下兩個方面：一是全宗卷材料分類不一致，如同一事由的材料由于時間先后、保管人不同，容易歸類不同；二是整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，全宗卷管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范最早形成于1995年，而有些檔案形成年代比較早，因此同一全宗的全宗卷整理方式不同，目錄格式也不同。

（五）全宗卷信息化管理程度不高

部分檔案館未運(yùn)用信息化手段管理全宗卷，或者未建立專門全宗卷管理信息系統(tǒng)，或者未在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立專門的全宗卷子系統(tǒng)。還有部分檔案館僅限于計算機(jī)目錄檢索，未對全宗卷開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更沒有全文檢索功能。

（六）全宗卷開發(fā)利用效果不明顯

部分檔案館將全宗卷“束之高閣”，對全宗卷管理還處在“只求有，不求用”的狀態(tài)，未認(rèn)識到全宗卷對檔案館各項業(yè)務(wù)工作的支撐和基礎(chǔ)性保障作用，不重視全宗卷內(nèi)容的信息挖掘和開發(fā)利用工作，未體現(xiàn)全宗卷的價值作用。

（一）提高對全宗卷管理的重視度

習(xí)近平總書記指出：檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。因此，每一名檔案工作者都要以高度的責(zé)任感和使命感履行好職責(zé)使命，管理好每一份檔案。全宗卷是檔案工作的“檔案”，是在管理檔案館（室）藏檔案過程中形成的，記錄了全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況。檔案工作者更要重視全宗卷的管理，規(guī)范管理好全宗卷，為科學(xué)管理檔案提供有力支撐。

（二）健全全宗卷規(guī)范制度

各綜合檔案館應(yīng)以制度為先導(dǎo)，制定規(guī)范，形成工作機(jī)制，確保全宗卷管理在規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的軌道上運(yùn)行。國家檔案局于1995年實施《全宗卷規(guī)范》，于2012年根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對原標(biāo)準(zhǔn)中的“全宗卷主要內(nèi)容”和“全宗卷的整理”做了較大修改，新增了“術(shù)語和定義”和“卷盒及目錄格式”兩章內(nèi)容；根據(jù)館（室）藏檔案管理工作的實際需要，新增了“綜合全宗卷”的內(nèi)容規(guī)定。全國部分綜合檔案館依據(jù)《全宗卷規(guī)范》，結(jié)合自身實際，相繼制定、出臺本館具體實施辦法。例如，天津市檔案館在收到國家檔案局業(yè)務(wù)評價意見反饋后，立即參考兄弟省市好的經(jīng)驗和做法，制定了《天津市檔案館全宗卷管理辦法（試行）》，完善了全宗卷八大類所需內(nèi)容，明確了各業(yè)務(wù)部門工作職責(zé)，規(guī)范了全宗卷整理標(biāo)準(zhǔn)。每年年初各業(yè)務(wù)部門向保管部門移交全宗卷材料，保管部門將其整理后裝入全宗卷，錄入系統(tǒng)，形成良好的工作閉環(huán)管理機(jī)制。

（三）加大全宗卷收集力度

全宗卷既然是檔案工作的“檔案”，就要力求齊全、完整、準(zhǔn)確，只有這樣才能全景記錄檔案的“前生今世”。要做到這點，各綜合檔案館就要抓好檔案室、檔案移交進(jìn)館和進(jìn)館后三個階段的工作。檔案室階段是全宗卷最先形成建立的階段，在此階段檔案人員要嚴(yán)格按照《全宗卷規(guī)范》收集、整理，這是確保全宗卷內(nèi)容齊全、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案被移交到檔案館時，接收人員除了接收案卷外，還要接收全宗卷。在檔案館階段，各綜合檔案館要及時將各業(yè)務(wù)部門形成的工作記錄收集到全宗卷中，將全宗卷文件的收集和規(guī)范整理作為保管工作的常態(tài)內(nèi)容之一。

（四）規(guī)范全宗卷整理

依據(jù)《全宗卷規(guī)范》或相關(guān)制度，各綜合檔案館要將全宗卷材料分類、編號、著錄。規(guī)范整理的目的是保證全宗卷材料有序化管理，便于檢索利用。在整理全宗卷時，檔案人員要保證同一事由的材料歸類一致，對于所有全宗卷要按一個標(biāo)準(zhǔn)整理，以保證編號、著錄方式統(tǒng)一，便于建立檢索系統(tǒng)，方便后期信息化管理。

（五）建立全宗卷信息管理系統(tǒng)

全宗卷文件是在管理全宗過程中形成的，涉及收管存用各項業(yè)務(wù)。以檔案保管部門為中心，接收進(jìn)來的檔案，經(jīng)整理、核對后被送進(jìn)庫房，全宗卷中的全宗介紹類、接收類、整理類和新技術(shù)類的部分文件就在此階段形成了；在庫房中對檔案進(jìn)行保管保護(hù)形成的清點、統(tǒng)計、搶救修復(fù)、庫房防護(hù)等資料；從庫房調(diào)出檔案，滿足窗口查閱、編研書籍、宣傳展覽等利用需求，形成了全宗卷中利用和鑒定部分的文件；館藏檔案經(jīng)數(shù)字化后形成了新技術(shù)應(yīng)用類文件。各綜合檔案館應(yīng)依托信息化手段，轉(zhuǎn)變?nèi)诰砉芾矸绞剑瑥膫鹘y(tǒng)實體管理向信息管理過渡，建立全宗卷信息管理系統(tǒng)，將各項業(yè)務(wù)連接在一起，真正實現(xiàn)原有紙質(zhì)全宗卷數(shù)據(jù)化，新產(chǎn)生全宗卷電子化，以達(dá)到全宗卷全過程管理全宗的目標(biāo)。

（六）提升全宗卷的利用效果

全宗卷收集齊全、規(guī)范整理的目的不僅僅是記錄館（室）藏全宗管理過程，更重要的是要有效地發(fā)揮作用。因此各綜合檔案館要充分運(yùn)用信息化手段，對全宗卷內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘，為檔案檢索、保管保護(hù)、資源開發(fā)利用等提供最基礎(chǔ)的保障，從而提升全宗卷效用。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》已經(jīng)明確提出“深化全宗卷編制工作”，該項工作是提高檔案資源質(zhì)量管控的重要手段。為此，各綜合檔案館要不斷深入研究，完善制度措施，緊盯全流程管理，規(guī)范、科學(xué)管理全宗卷，充分發(fā)揮全宗卷對檔案館各項業(yè)務(wù)工作的支撐和基礎(chǔ)性保障作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]周亞.關(guān)于機(jī)關(guān)檔案室建立全宗卷的幾點看法[J].四川檔案，2017（5）：26-27.

[2]王曉華.我們這樣整理全宗卷[J].山東檔案，2020（2）：76-77.

[3]孫麗凡.淺析“全宗卷”及其規(guī)范管理[J].蘭臺世界，2013（S1）：59-60.

[4]鄭金月.全宗卷及其編制[J].浙江檔案，2008（12）：52-53.

作者單位：天津市檔案館