淺析會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性

陳夢(mèng)非 遼寧省沙地治理與利用研究所

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷創(chuàng)新，企業(yè)和單位的會(huì)計(jì)管理水平提出了更高的要求，只有會(huì)計(jì)管理工作實(shí)現(xiàn)優(yōu)化提升，才能幫助企業(yè)和單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)突出地位。會(huì)計(jì)檔案具有記錄性和價(jià)值性等特點(diǎn)，在日常企業(yè)和單位會(huì)計(jì)管理工作中占據(jù)著突出的作用。圍繞著相關(guān)會(huì)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行全面了解、全面分析，然后詳細(xì)記錄，這對(duì)會(huì)計(jì)工作和管理工作實(shí)施都有重要的影響。國(guó)內(nèi)的會(huì)計(jì)管理水平和國(guó)外相比，還存在著一定的差距，面對(duì)這種情況，需要從思想層面認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要，這樣才能夠幫助做好會(huì)計(jì)工作。

一、會(huì)計(jì)檔案的突出特點(diǎn)和重要作用

（一）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案，它的特點(diǎn)包含專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性、發(fā)展性這四大特點(diǎn)。

1.專業(yè)性

會(huì)計(jì)檔案都是圍繞著單位會(huì)計(jì)工作所展開的，具有獨(dú)特的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，所以會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案從載體上分為了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬鋪、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他會(huì)計(jì)核算以及在會(huì)計(jì)管理過程中手工填制的會(huì)計(jì)資料[1]。另外一種形式就是以數(shù)據(jù)存在的非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，例如在財(cái)務(wù)工作中產(chǎn)生于財(cái)務(wù)系統(tǒng)上的處理過程或結(jié)果性數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案的。會(huì)計(jì)檔案以及相關(guān)儲(chǔ)存在磁盤、光盤、磁帶內(nèi)的電子檔案。在會(huì)計(jì)檔案中，憑證、賬簿和報(bào)表都具有表格的特點(diǎn)，它們有固定的填寫格式，通過數(shù)據(jù)來反映單位經(jīng)營(yíng)的狀況。會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保護(hù)也有著鮮明的特點(diǎn)，這就構(gòu)成屬于會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

2.廣泛性

凡是能獨(dú)立核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位、行政機(jī)構(gòu)，會(huì)開展一系列的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，其中的會(huì)計(jì)檔案主要是聯(lián)系企業(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料，所以涵蓋面十分廣泛。在這個(gè)過程中形成的會(huì)計(jì)檔案也要設(shè)置專門的檔案管理部門進(jìn)行保存，會(huì)計(jì)檔案具有廣泛的特點(diǎn)。

3.嚴(yán)密性

會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)密性也是十分突出的，會(huì)計(jì)部門通常會(huì)在會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生數(shù)量龐大的會(huì)計(jì)資料，這些資料之間聯(lián)系密切，由原始憑證到記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證填寫會(huì)計(jì)賬薄，最后要根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿出具會(huì)計(jì)報(bào)告，所有的資料聯(lián)系十分密切，它們的產(chǎn)生也有一系列流程。會(huì)計(jì)檔案和其他檔案資料相比，內(nèi)部的規(guī)律性極強(qiáng)，從中能感受到任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從開始到結(jié)束的全過程。在這個(gè)過程中，會(huì)計(jì)檔案的整體性得到了保障。只有這樣才能幫助單位圍繞這些快檔案做出綜合理性的分析，每個(gè)單位都有自己獨(dú)特的會(huì)計(jì)檔案，所以這些檔案對(duì)于外部而言是處于相對(duì)保密的狀態(tài)，因此會(huì)計(jì)檔案具有嚴(yán)密性的特點(diǎn)。

4.發(fā)展性

會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展性伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系日益密切，例如傳統(tǒng)以現(xiàn)金為主的交易方式，已經(jīng)轉(zhuǎn)化為當(dāng)前的數(shù)字支付、手機(jī)審批。這樣的情況下，會(huì)計(jì)檔案也出現(xiàn)一系列的變化，電子發(fā)票、電子匯款單等現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)運(yùn)而生，這些讓會(huì)計(jì)檔案的形式不斷豐富。同時(shí)隨著新時(shí)期內(nèi)單位相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的變化，新的經(jīng)濟(jì)類型出現(xiàn)也需要新型的會(huì)計(jì)檔案，這對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和形式有一定的影響，所以會(huì)計(jì)檔案具有發(fā)展性的特點(diǎn)。

（二）會(huì)計(jì)檔案的突出作用

1.總結(jié)經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)驗(yàn)，奠定參考基礎(chǔ)

會(huì)計(jì)檔案是對(duì)反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和收支情況的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)所進(jìn)行的基本數(shù)據(jù)分析，最終會(huì)得出一個(gè)全面的評(píng)價(jià)。圍繞著結(jié)論可以對(duì)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)管理工作，會(huì)計(jì)工作提出建議和對(duì)策，還可以借助會(huì)計(jì)檔案做好會(huì)計(jì)分析，為單位未來的發(fā)展計(jì)劃提供準(zhǔn)確的參考會(huì)計(jì)檔案中，真實(shí)詳細(xì)地記錄了單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的收支過程。尤其是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類單位，在這個(gè)過程中涉及到了全年的物資成本、人力成本、生產(chǎn)成本和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況。通過這些專業(yè)的數(shù)據(jù)，可以幫助單位在制定今后預(yù)算出算時(shí)有更加科學(xué)、專業(yè)的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.便于開展核算工作，落實(shí)責(zé)任

當(dāng)前政府職能的轉(zhuǎn)變，由機(jī)關(guān)事業(yè)單位所帶頭的政務(wù)公開、財(cái)務(wù)公開制度深入發(fā)展，各種貪污腐敗的現(xiàn)象已經(jīng)無處遁形。廉潔二字在現(xiàn)階段的事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)深入人心。在這個(gè)過程中會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)挝粌?nèi)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所取得成績(jī)進(jìn)行相關(guān)的分析，也可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)出來的問題，這樣就能幫助單位自身做好核查[2]。另外通過會(huì)計(jì)憑證能夠查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家的政策、制度。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)集體及個(gè)人經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最原始的記錄，一旦后期出現(xiàn)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，就可以會(huì)計(jì)檔案作為一手資料，幫助案情梳理，明確責(zé)任歸屬，透過會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)資料，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

3.綜合經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，做好保障

會(huì)計(jì)檔案具有突出的史料價(jià)值，以史為鑒，才能幫助單位以堅(jiān)定的步伐邁向更加光明的未來。作為單位內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的珍貴史料記載，會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)研究過程中相當(dāng)突出。單位內(nèi)整理的會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)楦鞣N經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供原始憑據(jù)，也可以對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況進(jìn)行客觀真實(shí)的評(píng)價(jià)，它具有特殊的參考價(jià)值。圍繞著國(guó)家的宏觀經(jīng)濟(jì)政策方面來看，國(guó)家制定相關(guān)計(jì)劃時(shí)，一定要研究相關(guān)單位在會(huì)計(jì)檔案中所展現(xiàn)出來的情況，這樣才能夠幫助決策更加科學(xué)化、專業(yè)化的制定。否則脫離了快檔案中所記錄的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息，盲目地制定決策，就會(huì)導(dǎo)致決策無法貼近單位發(fā)展的實(shí)際情況。

二、會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)企業(yè)和單位會(huì)計(jì)工作的突出意義

（一）提升工作效率

現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)檔案工作中，做好檔案管理工作能夠幫助會(huì)計(jì)工作高效率的落實(shí)。在單位日?；顒?dòng)中，各類交易他都不是一次性完成的，而是通過多筆交易才能達(dá)成。這個(gè)時(shí)候通過跨級(jí)檔案來發(fā)揮突出作用，全面、直觀、明確的展現(xiàn)整個(gè)交易的完成進(jìn)度和完成比例。借助這些歷史跨越檔案信息，可以為會(huì)計(jì)工作做出有效的指導(dǎo)，幫助提高會(huì)計(jì)工作的整體效率。

（二）提供依據(jù)保障

會(huì)計(jì)檔案對(duì)會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)查都起到積極的推動(dòng)作用。會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)稽查都離開會(huì)計(jì)檔案作為依據(jù)。在企業(yè)和單位開展的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策中，需要大量真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息，會(huì)計(jì)的紙質(zhì)版檔案能夠作為會(huì)計(jì)查實(shí)的書面證明資料，數(shù)據(jù)版的資料則更方便于核查單位做好檢查統(tǒng)計(jì)工作。兩種檔案形式共同記錄著跨單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，對(duì)這兩種檔案進(jìn)行重視，能幫助單位后期各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算和資產(chǎn)清查活動(dòng)的開展。在這些原始依據(jù)下，推動(dòng)相關(guān)工作的落實(shí)更有科學(xué)性[3]。

三、會(huì)計(jì)檔案管理存在突出問題

現(xiàn)階段，圍繞會(huì)計(jì)檔案管理主要存在的問題就是思想層面缺乏重視，沒有完善的管理制度作保障，檔案因保管不當(dāng)出現(xiàn)了漏損問題。這些情況直接給企業(yè)和單位會(huì)計(jì)工作的順利開展帶來了消極影響。

（一）思想層面缺乏重視

在當(dāng)前單位中，會(huì)計(jì)檔案管理工作十分重要，但在現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理中，大部分的單位、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視，因?yàn)橹饔^意識(shí)上的認(rèn)知，從上而下就缺乏了對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。久而久之，會(huì)計(jì)工作可以打印管理，不能實(shí)現(xiàn)密切聯(lián)系，影響企業(yè)和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在財(cái)務(wù)管理過程中，最主要的就是會(huì)計(jì)檔案管理，但這個(gè)細(xì)節(jié)很容易被企業(yè)和單位的會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)人員所忽略?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)和單位意識(shí)到了檔案管理重要性，但是在實(shí)際財(cái)務(wù)管理工作中，會(huì)計(jì)管理人員缺乏對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、整理、歸納和總結(jié)，久而久之，造成會(huì)計(jì)檔案管理室去專業(yè)化和規(guī)范化，最終的管理效果也無法得到提升。這些情況都是因?yàn)樗枷雽用鎸?duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠所導(dǎo)致的。

（二）制度層面缺乏完善

在會(huì)計(jì)檔案管理中，普遍缺乏完善的管理制度，這些情況直接影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的專業(yè)發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案管理本身并不會(huì)給企業(yè)和單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以大部分的企業(yè)和單位僅關(guān)注資金層面管理，忽略了會(huì)計(jì)檔案管理工作。這主要是因?yàn)樗麄兯枷肷蠜]有產(chǎn)生認(rèn)知，在具體行動(dòng)上就缺乏相關(guān)的制度進(jìn)行落實(shí)，這樣的情況直接造成會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作也受到企業(yè)的關(guān)注，但是圍繞著會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的過程中還存在著非常突出的現(xiàn)象。部分單位和企業(yè)沒有完善的管理制度，即使有些單位有會(huì)計(jì)檔案管理制度，但缺乏完善性，缺乏針對(duì)性，沒有結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行制定，只是根據(jù)宏觀的會(huì)計(jì)檔案管理制度來進(jìn)行實(shí)施。這樣的情況下缺乏對(duì)檔案的立卷歸檔嚴(yán)格保護(hù)。也無法根據(jù)制度的要求來做好檔案的查閱，不能快速找到檔案。因?yàn)橹贫炔煌晟疲斐烧w會(huì)計(jì)檔案管理過程中，會(huì)計(jì)人員的工作效率無法得到提升。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)損漏

會(huì)計(jì)檔案的資料形成需要一定時(shí)間的積累，然而現(xiàn)階段因?yàn)閱挝粯I(yè)務(wù)的發(fā)展、單位搬遷、庫房改建，會(huì)造成一部分快檔案無法得到有效的保管出現(xiàn)缺漏的情況。甚至有些紙質(zhì)檔案在保管過程中，因保管不當(dāng)出現(xiàn)損毀，這些情況都會(huì)影響到會(huì)計(jì)管理工作的順利開展[4]。另外伴隨著會(huì)計(jì)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，大部分的單位沒有對(duì)信息化的含義進(jìn)行明確認(rèn)定，只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案進(jìn)行管理。這樣的簡(jiǎn)單形式轉(zhuǎn)化無法讓會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)揮積極的作用，造成現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案的管理信息化程度不高。

以上會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)了這些問題，除了本身的制度、思想不動(dòng)時(shí)之外，還與會(huì)計(jì)人員綜合能力有限、綜合素質(zhì)參差不齊有密切的關(guān)系。正是因?yàn)檫@些情況，給單位的發(fā)展帶來極大的影響。

四、優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效途徑

（一）思想層面加強(qiáng)認(rèn)知

對(duì)于會(huì)計(jì)管理工作中出現(xiàn)的問題，首先需要企業(yè)和單位從思想層面加強(qiáng)認(rèn)知，內(nèi)部做好全面的宣傳，讓企業(yè)全體人員可以認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，并在從企業(yè)和單位內(nèi)部自上而下的讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行重視，這樣才能進(jìn)一步的讓員工層面形成會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)知。在這樣的認(rèn)知下，企業(yè)和單位經(jīng)營(yíng)過程中要通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)注、會(huì)計(jì)檔案的使用來突出會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性。作為企業(yè)和單位的領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)計(jì)檔案管理人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)管理工作。企業(yè)和單位要追加對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的投資，這樣才能幫助企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理中實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作優(yōu)化發(fā)展，帶動(dòng)企業(yè)和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在這個(gè)過程中，單位和企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要響應(yīng)國(guó)家相關(guān)政策，發(fā)揮模范帶頭作用，讓會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，真正的落實(shí)在每一個(gè)員工心中。

（二）科學(xué)的制定會(huì)計(jì)管理制度

圍繞著制度制定層面，要建立健全完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理制度要依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案管理法、會(huì)計(jì)檔案管理辦法等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合企業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際來進(jìn)行制定。不同企業(yè)單位的性質(zhì)、特色不同，發(fā)展世界經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)都有所不同，所以在制定相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度過程中，一定要與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)制度進(jìn)行完善[5]。這樣才能夠幫助會(huì)計(jì)管理制度真正的發(fā)揮作用。在這個(gè)過程中，圍繞著會(huì)計(jì)檔案的借閱工作，通過制度明確規(guī)定，對(duì)于電子和書面兩種資料的記錄形式、制約制度都要做好管理。另外圍繞著不同類型的快檔案要進(jìn)行分類，分年度的整理，這樣才能夠避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案遺漏和錯(cuò)放等問題，提高會(huì)計(jì)管理工作綜合質(zhì)量，在尋找這些資料時(shí)，能夠快速的找到相關(guān)資料。企業(yè)和單位在完善檔案管理制度的過程中，還要通過制定來積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，幫助會(huì)計(jì)檔案管理制度能夠得到持續(xù)的優(yōu)化。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理的嚴(yán)格審查

圍繞著會(huì)計(jì)檔案的管理，要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案存放的庫房進(jìn)行排查，這里存放的大多是一些紙質(zhì)檔案。另外在當(dāng)前信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，這些電子信息資料做好統(tǒng)一的保管。圍繞會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范，企業(yè)和單位要給會(huì)計(jì)檔案管理人員提供相關(guān)的學(xué)習(xí)平臺(tái)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓他們可以不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)快檔案管理中的各項(xiàng)方法、經(jīng)驗(yàn)。為會(huì)計(jì)管理工作的發(fā)展提供保障。此外對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員也要做好綜合培訓(xùn)，企業(yè)和單位要想長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，不僅需要具備資金，還需要大量的人才。人才作為企業(yè)和單位發(fā)展的內(nèi)在推動(dòng)力，在當(dāng)前時(shí)代企業(yè)和單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員，需要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)來提高自身的素養(yǎng)，人員培訓(xùn)要圍繞著常態(tài)化、制度化方向發(fā)展，這樣才能夠不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理員的綜合意識(shí)，讓他們能夠做好對(duì)快檔案管理，靈活地應(yīng)用信息技術(shù)幫助會(huì)計(jì)檔案管理朝著安全化方向邁進(jìn)。除此之外，對(duì)于人才的儲(chǔ)備，除了對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn)之外，還要透過線上線下平臺(tái)招聘更多優(yōu)秀的人才加入企業(yè)，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展有著突出的作用。會(huì)計(jì)檔案管理與會(huì)計(jì)工作之間的聯(lián)系密切，會(huì)計(jì)工作開展需要以會(huì)計(jì)檔案資料為基礎(chǔ)，因此圍繞著會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在問題并提出相關(guān)的途徑幫助其優(yōu)化。這樣才能幫助企業(yè)。朝著科學(xué)化、專業(yè)化方向發(fā)展，讓企業(yè)和單位的發(fā)展目標(biāo)良性調(diào)整。現(xiàn)階段隨著信息化辦公方式的開展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理又提出了新的要求，也給會(huì)計(jì)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在這樣的情況下，會(huì)計(jì)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整，認(rèn)識(shí)其重要性，這樣才能幫助會(huì)計(jì)檔案管理，在企業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮突出的價(jià)值。